(suppression image) SET TYPEDOC "VA" VAACCORD COLLECTIF RELATIF A LA CONFIDENTIALITE DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU SEIN DE LA SOCIETE YVELIN ENTRE LES SOUSSIGNES :
La Société YVELIN, société par actions simplifiées dont le siège est situé 355 rue Vendémiaire – le Belem– 34 967 MONTPELLIER,
Ci-après dénommée « La Société » D’une part, ET :
L’organisation syndicale CFDT,
D’autre part.
Ci-après désignées ensemble les « parties signataires».
PREAMBULE La Loi n° 2013-504 du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l'emploi a souhaité mettre en place des outils devant permettre un meilleur partage de l’information entre l’employeur et les représentants des salariés.
Il s’agit de permettre aux représentants du personnel présents dans la société d’être en mesure de mieux comprendre la stratégie de la société et les enjeux qui lui sont attachés.
Dans ce but, le législateur a rendu obligatoire la création d’une
Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales (ci-après « BDESE ») au sein des entreprises, à charge pour ces dernières de mettre à disposition des représentants du personnel les informations devant leur être communiquées, au sein de cette BDESE.
En outre, il est rappelé qu’en application des dispositions de l’Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, les entreprises peuvent, par voie d’accord collectif, aménager en partie le contenu des informations mises à disposition au sein de cette base de données.
Ainsi, le présent accord a précisément vocation à préciser l’organisation et le contenu de la BDESE dans le respect des dispositions légales applicables.
En tout état de cause, il est rappelé que conformément aux dispositions de l’article L.2315-3 du code du travail, les membres des instances représentatives du personnel sont tenus à une obligation de discrétion vis-à-vis des informations qui leur sont communiquées dans l’exercice de leur fonction.
Les parties entendent préciser que le présent accord ne saurait faire obstacle à l’exercice, par le CSE, de son droit d’alerte ou de celui des membres du CSE individuellement. Par conséquent,
le présent accord collectif a pour objet de régler l’ensemble des problématiques liées à la confidentialité des données de l’entreprise dans le cadre :
des données mises à disposition au sein de la BDESE ; des données communiquées dans le cadre des procédures d’information et consultation (ponctuelles et récurrentes) des instances représentatives du personnel.
SOMMAIRE
TOC \o "1-3" \h \z \u CHAPITRE 1. BASE DE DONNEES ECONOMIQUES, SOCIALES ET ENVIRONNEMENTALES PAGEREF _Toc143094026 \h 4
1.1.ORGANISATION, ARCHITECTURE ET CONTENU DE LA BDESE PAGEREF _Toc143094027 \h 4 1.2.LE NIVEAU DE MISE EN PLACE DE LA BDESE PAGEREF _Toc143094028 \h 5 1.3.MODALITES D’ACCES PAGEREF _Toc143094029 \h 5 1.4.LE SUPPORT PAGEREF _Toc143094030 \h 6 1.5.MODALITES DE CONSULTATION ET D’UTILISATION PAGEREF _Toc143094031 \h 6 1.6.L'INTEGRATION EVENTUELLE DES INFORMATIONS PONCTUELLES PAGEREF _Toc143094032 \h 6 1.7.L'INTEGRATION DES INFORMATIONS LIEES AUX CONSULTATIONS RECURRENTES PAGEREF _Toc143094033 \h 7 1.8.CONFIDENTIALITE PAGEREF _Toc143094034 \h 7
CHAPITRE 2. DONNÉES COMMUNIQUÉES AUX INSTANCES REPRÉSENTATIVES DU PERSONNEL PAGEREF _Toc143094035 \h 8
CHAPITRE 3. DISPOSITIONS DIVERSES PAGEREF _Toc143094038 \h 9
3.1.DUREE - ENTREE EN VIGUEUR PAGEREF _Toc143094039 \h 9
3.2.CONDITIONS DE SUIVI ET CLAUSE DE RENDEZ-VOUS PAGEREF _Toc143094040 \h 9
3.3.REVISION OU DENONCIATION DE L’ACCORD PAGEREF _Toc143094041 \h 9
3.4.DEPOT ET PUBLICITE PAGEREF _Toc143094042 \h 10
CHAPITRE 1. BASE DE DONNEES ECONOMIQUES, SOCIALES ET ENVIRONNEMENTALES Les Parties au présent accord prennent acte du rôle central donné par la loi du 17 août 2015 à la Base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) comme outil de partage des informations et des documents aux représentants du personnel. La base de données économiques, sociales et environnementales doit permettre aux représentants du personnel d’exercer utilement leurs compétences respectives. Il est précisé que la BDESE en place au sein de la Société est nécessairement évolutive et suivra le cadre légal en vigueur.
ORGANISATION, ARCHITECTURE ET CONTENU DE LA BDESE
Créé par la loi relative à la sécurisation de l'emploi du 14 juin 2013, la BDESE mise à jour régulièrement, rassemble l'ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes.
Ces informations comportent en particulier des indicateurs relatifs à l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, notamment sur les écarts de rémunération.
Les éléments d'information transmis de manière récurrente au CSE sont mis à la disposition de leurs membres dans la base de données et cette mise à disposition actualisée vaut communication des rapports et informations aux CSE. Ces informations sont notamment les suivantes : l’investissement social (emploi, évolution et répartition des contrats précaires, des stages et des emplois à temps partiel, formation professionnelle et conditions de travail), l’investissement matériel et immatériel ; l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l'entreprise, comprenant les indicateurs de l'index égalité et ceux relatifs à la répartition femmes-hommes au sein des équipes dirigeantes ; les fonds propres et l’endettement ; l’ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants ; les activités sociales et culturelles ; la rémunération des financeurs ; les flux financiers à destination de l'entreprise, notamment aides publiques et crédits d'impôts ; les conséquences environnementales de l'activité de l'entreprise. De plus, la BDESE recueille à destination des membres du CSE : toutes les informations qui leur sont transmises de manière récurrente dans le cadre des procédures d'information et contenues dans des rapports et bilans qui leur sont communiqués périodiquement ; toutes les informations données à l’occasion de consultations qui les concernent. Les informations figurant dans la base de données portent sur l'année en cours, sur les deux années précédentes et, telles qu'elles peuvent être envisagées, sur les trois années suivantes. Ces informations sont présentées sous forme de données chiffrées ou, à défaut, pour les années suivantes, sous forme de grandes tendances. L'employeur indique, pour ces années, les informations qui, eu égard à leur nature ou aux circonstances, ne peuvent pas faire l'objet de données chiffrées ou de grandes tendances, pour les raisons qu'il précise. Les Parties conviennent par ailleurs que les informations liées aux consultations ponctuelles du CSE feront l'objet d’un envoi par mail avec l’ordre du jour et d'une mise à disposition via la BDESE.
LE NIVEAU DE MISE EN PLACE DE LA BDESE
La BDESE est constituée au niveau de l’entreprise. Elle comporte les informations mises à la disposition du CSE. Elle sera alimentée par le service des Ressources Humaines et la Finance.
MODALITES D’ACCES
La BDESE doit permettre aux représentants du personnel d’exercer utilement leurs compétences respectives. Les Parties conviennent ainsi des principes suivants : Au niveau de l’entreprise : les membres du CSE et les délégués syndicaux sont habilités à accéder à la BDESE et bénéficient d’un accès à toutes les rubriques de la base, au niveau de la société.
Les représentants syndicaux ont également accès aux informations de la BDESE.
La BDESE est accessible en permanence (à l'exception d'éventuels problèmes techniques et des périodes de maintenance dont la planification sera portée, dans la mesure du possible, à la connaissance des utilisateurs dans un délai raisonnable). Il est précisé que la notion de permanence imposée par la loi ne peut s'entendre comme une obligation de rendre la base de données accessible 24 h / 24 et 7 jours sur 7.
LE SUPPORT
La BDESE est accessible sur
Sharepoint via le compte nominatif windows.
Ces informations ne sauraient être communiquées à un tiers quel qu'il soit.
MODALITES DE CONSULTATION ET D’UTILISATION
La connexion à la BDESE s'effectue à partir d'un ordinateur mis à disposition dans l'entreprise mais également en situation de télétravail.
Les bénéficiaires de la BDESE disposent d’un droit d’accès individuel, les habilitations sont gérées par le service informatique sur demande des Ressources Humaines.
L'accès à la BDESE est autorisé pour la durée pendant laquelle le salarié concerné bénéficie d'un mandat de représentation sociale ou syndicale lui donnant droit aux informations prévues par la loi, les règlements ou le présent accord. L'accès est donc retiré en cas de perte du mandat quel qu'en soit le motif. En cas de problème de connexion, le bénéficiaire peut contacter le support informatique ou un responsable habilité et identifié dont les références de contact lui sont communiquées. En cas d'indisponibilité globale et prolongée du système d'information, une solution de substitution pourra alors être mise en œuvre. Le bénéficiaire, pour son usage dans le cadre de son mandat, a la possibilité de récupérer ou d'imprimer les informations communiquées. Il est précisé que les documents sont mis en ligne sous format PDF et ne peuvent faire l’objet d’un usage conduisant à une altération du document initial tant dans sa forme que dans son contenu. Ils peuvent être consultés et imprimés. L'accès à la BDESE étant strictement personnel, il ne peut pas non plus être délégué à un tiers pour quelque raison que ce soit, quel que soit son titre, mandat ou son appartenance à l’entreprise.
L'INTEGRATION EVENTUELLE DES INFORMATIONS PONCTUELLES
Les éléments d'information sont régulièrement mis à jour. Les bénéficiaires de la BDESE sont informés de l'actualisation de ces informations de la manière suivante : par une notification automatique par courriel lors de chaque modification ou insertion de documents.
L'INTEGRATION DES INFORMATIONS LIEES AUX CONSULTATIONS RECURRENTES
Les informations relatives aux trois consultations récurrentes de la BDESE seront mises à jour : s’agissant de la consultation sur la politique sociale, tous les ans ; s’agissant de la consultation sur la situation financière, tous les ans ; s’agissant de la consultation sur les orientations stratégiques, tous les ans
A chaque mise à jour de la BDESE, une notification automatique par courriel
sera adressée aux personnes habilitées à y accéder.
CONFIDENTIALITE
La BDESE contient des données sensibles et confidentielles concernant la société YVELIN. Ces données et la durée de la confidentialité des données concernées sont indiquées dans la BDESE. Chaque représentant du personnel ayant un accès personnalisé à la BDESE ne peut en aucun cas divulguer ces informations. Les membres du CSE et les délégués syndicaux sont en effet tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l'employeur. À ce titre, ils s’engagent expressément à ne pas divulguer à des tiers les données à caractère confidentiel contenues dans la BDESE. Il est précisé qu’une information ne peut être considérée comme confidentielle si elle est déjà largement connue du public ou des salariés de l’entreprise. En revanche, une information présente un caractère confidentiel si sa divulgation est de nature à nuire à l’intérêt de l’entreprise. Les données revêtant un caractère confidentiel seront présentées comme telles par la Société au moyen de l’apposition d’un intitulé comportant le terme « confidentiel » sur les documents concernés. La seule mention du terme « confidentiel », quelle qu’en soit la forme, suffit à caractériser le caractère confidentiel de l’information. En particulier, les informations suivantes sont notamment réputées confidentielles : secret de fabrication ; situation de l’actif réalisable et disponible ; compte de résultat prévisionnel ; tableau de financement ; plan de financement prévisionnel ; Les documents n’ayant pas de limitation de confidentialité dans la durée porteront la mention « confidentiel à durée indéterminée ».
CHAPITRE 2. DONNÉES COMMUNIQUÉES AUX INSTANCES REPRÉSENTATIVES DU PERSONNEL
OBLIGATION DE CONFIDENTIALITÉ
Il est rappelé que les membres des instances représentatives du personnel, élus ou mandatés, sont tenus à une obligation de discrétion dans le cadre de l’exercice de leur fonction.
Dans ces conditions, toute information revêtant un caractère confidentiel et présentée comme confidentielle par l’employeur en raison d’un risque d’atteinte aux intérêts de la société ne pourra :
être portée à la connaissance des salariés, comme du grand public, sans l'autorisation expresse de la Direction ; faire l'objet de révélation et/ou diffusion extérieure au périmètre de l'entreprise, notamment par voie de presse, médias et/ou mise en ligne sur Internet, sans l'accord exprès écrit de l'entreprise elle-même.
Tel est le cas notamment des informations communiquées lors des négociations d’entreprise, ou encore des informations communiquées aux membres du CSE dans le cadre des informations-consultations ponctuelles ou récurrentes.
Les parties entendent rappeler que de manière générale, cette obligation de discrétion s’applique à l’ensemble des personnes amenées à avoir connaissance d’informations confidentielles, et notamment, les membres du CODIR ainsi que du COMOP, en application de leurs obligations contractuelles.
SANCTIONS
L’importance associée à cette obligation de confidentialité est rappelée entre les parties. Ainsi, toute violation de celle-ci compte tenu des enjeux majeurs auxquels est confrontée l’entreprise, sera susceptible d’être considérée comme un exercice anormal du mandat, débordant sur le terrain disciplinaire, dans les conditions prévues par le règlement intérieur. En outre, l’entreprise se réserve le droit d’engager toute action lui permettant de demander des dommages et intérêts au responsable de la divulgation. CHAPITRE 3. DISPOSITIONS DIVERSES
DUREE - ENTREE EN VIGUEUR
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Sa date d’entrée en vigueur est fixée, d’un commun accord, au jour de sa signature.
CONDITIONS DE SUIVI ET CLAUSE DE RENDEZ-VOUS
En cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible d'impacter significativement ou de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir dans un délai de 3 mois après la parution de ces textes, afin d'adapter au besoin lesdites dispositions.
REVISION OU DENONCIATION DE L’ACCORD
Toute modification du présent accord devra faire l’objet de la signature d’un avenant portant révision du présent accord dans les conditions légales en vigueur. Le présent accord comme ses éventuels avenants à venir pourront être dénoncés par l’une ou l’autre des parties signataires, sous réserve de respecter un préavis fixé à 3 mois. La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception à chacune des parties signataires ou adhérentes, et adressée en copie à la DREETS. Au cours du préavis de dénonciation, une négociation devra être engagée à l’initiative de la partie la plus diligente pour déterminer les éventuelles nouvelles dispositions applicables.
DEPOT ET PUBLICITE
Le présent accord sera déposé, dans les formes et délais légaux, en deux exemplaires dont une version déposée sur la plateforme de téléprocédure Téléaccords. Un exemplaire sera également déposé au secrétariat-greffe du Conseil de prud'hommes de Paris. Un exemplaire original sera établi pour chaque partie signataire. Il sera affiché sur le site intranet
réservé à l'information du personnel et tenu à la disposition des salariés.
Enfin, le présent accord devra faire l’objet d’une publication en ligne, sans mentionner les noms et prénoms des signataires, conformément à l’article R. 2231-1 du Code du travail.
Fait à Montpellier, le 12 février 2024 En deux exemplaires, un pour chaque partie.
