ACCORD RELATIF A LA REGLEMENTATION DU COMITE ECONOMIQUE ET SOCIAL
Entre
La Société
4flow France, société par actions simplifiée au capital de 50 000 euros, sise 24-26 rue de la Pépinière – 75008 PARIS, immatriculée auprès du Registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 895 384 451, représentée par son Directeur Général, XXX, ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes,
Ci-après désignée par « la Direction » D’une part, Et Les membres titulaires du Comité Social et Economique (CSE), élus à la majorité des suffrages exprimés lors du scrutin du 15 décembre 2023 :
YYY
ZZZ
Ci-après désignés par « les élus »
PREAMBULE
Conformément aux dispositions légales et conventionnelles, la Société a procédé à la mise en place de ses instances représentatives du personnel sous la forme d’un Comité Social et Économique. La Direction en a informé le personnel par voie d’affichage le 3 octobre 2023. La Direction a convoqué, par courrier recommandé avec accusé de réception en date du 4 octobre 2023, toutes les organisations syndicales représentatives à une réunion de négociation fixée le 24 octobre 2023. Aucune organisation syndicale ne s’étant présentée à cette réunion la direction s’est vue contrainte de fixer unilatéralement les conditions de déroulement du scrutin. Le premier tour des élections devait se tenir par scrutin électronique ouvert du 30 novembre 2023 à 6h00 au 1er décembre 2023 à 16h00. Compte tenu de la carence de candidature syndicale au 1er tour, un second tour de scrutin a été organisé du 14 décembre 2023 à 6h00 au 15 décembre 2023 à 16h00.
Les résultats ont été proclamés le 18 décembre 2023.
Les parties du présent accord ont souhaité organiser la représentation du personnel afin de concilier le respect de la loi en vigueur et la réalité de l’organisation de l’entreprise, ceci afin de garantir un dialogue social efficace et adapté à notre organisation. Notre entreprise cherche à répondre en priorité à l’impératif de sécurité de notre personne, à notre obligation de qualité de service pour notre clientèle et à la rigueur de gestion indispensable à la pérennité de nos organisations.
Le CSE est un élément essentiel du dialogue social au sein de notre entreprise, ses membres remplissent une fonction importante dans nos organisations et rendent compte à leurs mandants. Les mandats ne sauraient en aucune façon être un obstacle à l’épanouissement professionnel et aux évolutions de carrière.
A l’issue de plusieurs réunions sur ces thématiques, les parties ont convenu des dispositions suivantes :
ARTICLE 1 : PERIMETRE DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)
Le présent accord s’applique au sein de la société 4FLOW France SAS. Le CSE aura vocation à exercer l’ensemble de ses attributions au bénéfice des collaborateurs relevant de ce périmètre d’implantation.
ARTICLE 2 : COMPOSITION DU CSE
A. Mandats des membres élus du CSE
Conformément aux dispositions de l’article L.2314-33 du Code du travail, la durée maximale des mandats des élus au CSE est fixée à quatre ans. Le protocole préélectoral peut fixer une durée de mandat différente (de 2 à 4 ans).
Le protocole unilatéral préélectoral signé le 24 octobre 2023 fixe la durée du mandat à 3 ans.
En application des dispositions de l’article L.2314-33 du code du travail, le nombre de mandats successifs des membres des CSE n’est pas limité par cet accord.
B. Employeur
L’employeur est membre de droit du CSE qu’il préside ou dont il peut déléguer la présidence à son représentant. Il peut se faire assister, lors des réunions, de collaborateurs qui ont voix consultative. Le nombre total de représentants de l’employeur ne peut dépasser le nombre de représentants du personnel.
ARTICLE 3 : FONCTIONNEMENT DU CSE
A. Périodicité et organisation des réunions
Conformément aux textes en vigueur, le CSE de l’entreprise se réunit une fois par mois, soit 12 fois par an, sauf réunions extraordinaires.
L’ordre du jour est établi conjointement par le président et/ou son représentant et au moins un des membres du CSE. Il est communiqué aux membres du CSE au moins 2 jours calendaires avant la réunion, sauf circonstances exceptionnelles. Les consultations rendues obligatoires par une disposition législative, réglementaire ou par un accord collectif sont inscrites de plein droit à l’ordre du jour par le président et/ou son représentant et au moins un des membres du CSE. La convocation fixant la date et le lieu de la réunion et reprenant l’ordre du jour, ainsi que les questions des élus est adressée aux membres titulaires du CSE. Elle est signée par le président et/ou son représentant. D’une manière générale, la date de la réunion suivante est confirmée au cours de la réunion.
Compte tenu de l’organisation particulière de l’entreprise, la direction et les élus s’accordent pour ne pas limiter l’organisation des réunions en distanciel. Le lieu de la réunion, et le cas échéant, les éléments nécessaires à la connexion en distanciel, sont communiqués sur la convocation.
Les séances des CSE peuvent être précédées d’une réunion préparatoire qui s’imputera sur le crédit d’heures de ses membres.
Il est précisé que le temps passé en réunion du CSE sur convocation de l’employeur sera payé comme temps de travail effectif, et ne s’imputera pas sur le crédit d’heures de délégation des membres du personnel du CSE.
Un bilan régulier de l’activité des élus sera présenté en CSE.
B. Déroulement des réunions
Si la réunion traite des sujets de santé, sécurité et conditions de travail, la réunion s’ouvrira sur ces sujets. La participation du médecin du travail et d’une personne représentant l’inspection du travail est possible, conformément aux textes en vigueur.
La réunion traite ensuite des sujets évoqués sur la convocation. La Direction présente les éléments, les élus peuvent intervenir, commenter et poser leurs questions.
La dernière partie de la réunion est consacrée aux questions des élus concernant des points individuels ou des questions collectives. Les questions doivent être présentées au moins 2 jours calendaires avant la réunion par écrit. Les questions figurent sur la convocation à la réunion. La Direction répond par écrit soit lors de l’élaboration du procès-verbal soit dans les 6 jours ouvrables après la réunion à la demande des élus.
La durée maximale d’une réunion est la demi-journée, soit 4 heures.
Il est possible d’aborder ou de poser des questions sur des sujets ne figurant pas sur les convocations. Les membres du CSE (employeur et élus) se réservent toutefois le droit de reporter leur réponse à la séance prochaine, le sujet ou la question devant alors figurer sur la convocation.
Un Procès-Verbal de réunion reprend tous les éléments de la réunion. Il est rédigé par les élus avec le soutien de la Direction et/ou son représentant et est signé par les membres du CSE (au moins un élu et au moins un membre de la Direction) avant diffusion dans l’entreprise. Il prend la forme d’un support écrit synthétique reprenant l’ordre du jour, le résultat des consultations et les problématiques abordées. Il est établi à l’issue de la réunion pour servir de mémorandum aux représentants du CSE. Le procès-verbal est un document officiel
qui vient acter les échanges verbaux tenus et dresser un constat.
La Direction et les élus peuvent s’accorder conjointement sur la signature et la communication du PV de la réunion avant la réunion suivante. Lors de la réunion suivante, le CSE confirmera le procès-verbal de la réunion ou apportera des remarques et modifications sur le procès-verbal de la réunion précédente.
Les membres du CSE s’accordent à utiliser le système de signature électronique mis en place dans l’entreprise pour la signature des PV et des accords d’entreprise.
Dans le cas où les effectifs de l’entreprise dépassaient 50 salariés pendant plus de 12 mois consécutifs, un avenant à cet accord précisera les modalités de désignation des membres du bureau du CSE, ainsi que leurs responsabilités, notamment celles du secrétaire du CSE quant à la rédaction des procès-verbaux.
C. Consultations du CSE
Conformément aux textes en vigueur, il n’y a pas de consultation récurrente obligatoire du CSE pour les entreprises de moins de 50 salariés. Toutefois cet accord collectif cherche une application sur le long terme et encadre donc ces négociations dans le cas où l’effectif de l’entreprise vient à dépasser 50 salariés pendant plus de 12 mois consécutifs.
1) Délais maximum de consultation du CSE
Pour l'ensemble des consultations pour lesquelles la loi n'a pas fixé de délai spécifique, le délai maximal dans lesquels les avis du CSE sont rendus est fixé à 20 jours calendaires. Toutefois, en cas d'intervention d'un expert, ce délai est porté à 45 jours calendaires. Ces délais courent à compter de la communication par l'employeur des informations en vue de la consultation ou de leur mise à disposition dans la base de données économiques et sociales. A l'expiration de ces délais, le CSE est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif.
2) Périodicité et modalités des consultations récurrentes du CSE
Ce paragraphe portant sur les réunions récurrentes obligatoires du CSE, il n’entrera en vigueur que si l’effectif de l’entreprise dépasse 50 salariés pendant plus de 12 mois consécutifs.
Le CSE est consulté tous les 3 ans et rend un avis unique sur : - les orientations stratégiques de l'entreprise, selon les modalités définies par les dispositions de l’article L.2312-24 du Code du travail, lorsqu’elles ne sont pas contraires aux dispositions du présent accord, - la situation économique et financière de l'entreprise, selon les modalités définies par les dispositions de l’article L.2312-25 du Code du travail, lorsqu’elles ne sont pas contraires aux dispositions du présent accord - la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi, selon les modalités définies par les dispositions des articles L.2312-26 et suivants du Code du travail, lorsqu’elles ne sont pas contraires aux dispositions du présent accord
En vue de la consultation sur la situation économique et financière de l'entreprise, l'employeur met à la disposition du CSE les informations prévues aux rubriques de la BDESE, telles que visées dans le paragraphe ci-après. Il est rappelé que la périodicité de cette consultation de dispense pas l’employeur de partager régulièrement ces informations aux membres du CSE, notamment lors des réunions ordinaires ou au moment où le groupe partage ses résultats et objectifs.
D. Responsabilité civile et personnalité morale
Dans les entreprises de moins de 50 salariés, le CSE n’a pas de personnalité juridique propre. Dans les entreprises de plus de 50 salariés, le CSE est doté d’une personnalité civile et gère son patrimoine. Vis-à-vis de ses relations avec les tiers (action en justice, passage de contrats…), le CSE doit être valablement représenté par délégation expresse. En l’absence d’une telle délégation par une délibération préalable du CSE, aucun membre du CSE n’est habilité à le représenter.
ARTICLE 4 : MOYENS DU CSE
A. Heures de délégations
Chaque titulaire bénéficiera d’un volume d’heures individuelles de délégation en considération de l’effectif de l’entreprise à la date du premier tour des élections, conformément à l’article R. 2314-1. Ce nombre d'heures peut être augmenté en cas de circonstances exceptionnelles.
La Direction n’impose pas la prise d’heures sur une journée ou une demi-journée pour les salariés à l’heure. Pour les salariés au forfait jour, le crédit d’heures est regroupé en demi-journées.
B. Répartition et cumuls d’heures de délégations
Seuls les titulaires bénéficient d’heures de délégation. Les membres du CSE peuvent toutefois se répartir entre eux les heures de délégation. Cette répartition peut se faire entre titulaires mais aussi avec les membres suppléants qui ne bénéficient pas d'heures de délégation. Ces répartitions doivent être communiquées à la Direction de l’entreprise et au service des Ressources Humaines par écrit au plus tard 8 jours calendaires avant la date prévue de leur utilisation. Le courrier (électronique) doit mentionner clairement le nom de l’élu titulaire qui transfert ses heures de délégation, le nombre d’heures ainsi transféré et le représentant bénéficiant de ce transfert.
Il est possible de reporter d’un mois sur l’autre les heures de délégation dans la limite de 12 mois consécutifs, sans que cela ne puisse conduire un membre à disposer dans le mois de plus d’une fois et demie le crédit d’heures de délégation dont il bénéficie.
Ne sont pas déduits du crédit d’heures et également payé comme temps de travail effectif :
- Le temps passé en réunion sur convocation de la direction, - Le temps passé par les membres du CSE aux enquêtes menées après un accident grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave, - Le temps passé à la recherche de mesures préventives dans toute situation d’urgence et de gravité, notamment lors de la mise en œuvre de la procédure d’alerte en cas de danger grave et imminent.
C. Suivi des heures de délégation
Pour tout motif de délégation, et dans le seul but d’optimiser l’organisation du service, les représentants du personnel devront informer par tout moyen écrit leur hiérarchie, sauf cas de force majeure, quarante-huit heures avant leur absence prévisible de leur poste de travail. Conformément au paragraphe précédent, dans le cas d’utilisation d’heure cumulée ou transférée, ce délai est porté à 8 jours calendaires.
Les représentants du personnel peuvent utiliser leur crédit d'heures tant durant leur horaire habituel de travail qu'en dehors de cet horaire. Il est rappelé que si les heures de délégation peuvent être utilisées en dehors du temps de travail, cette utilisation doit être justifiée par les nécessités des mandats du salarié. Les heures de délégation sont payées comme temps de travail, éventuellement majorées si elles conduisent le salarié à réaliser des heures supplémentaires, au même titre que les heures supplémentaires des autres salariés de l’entreprise, tel que prévu par la loi et les accords en vigueur.
D. Budget du CSE
Conformément aux textes en vigueur, le CSE d’une entreprise dont l’effectif est inférieur à 50 salariés ne dispose pas de budget.
Dans le cas où les effectifs de l’entreprise dépassaient 50 salariés pendant plus de 12 mois consécutifs, un avenant à cet accord précisera les moyens de financement du CSE, notamment le budget dédié au fonctionnement et le budget dédié aux œuvres sociales.
E. Local et Moyen d’Affichage
Compte tenu de la répartition particulière des effectifs de l’entreprise, la mise à disposition d’un local n’est matériellement pas envisageable. La Direction met en revanche à disposition le matériel (imprimante, papier…) nécessaire au fonctionnement du CSE. Par ailleurs, les membres du CSE peuvent disposer d’une salle dans les locaux de l’entreprise pour assurer leurs entretiens et se réunir. Enfin, les moyens de communication interne : Teams, Viva Engage peuvent être utilisés à des fins d’affichage pour le CSE. Un panneau dédié au CSE pourra également être mis en place dans le bureau de l’entreprise. *
F. Formation des membres du CSE
Les membres du CSE bénéficient d'une formation dans les domaines de la santé, de la sécurité et des conditions de travail. La formation est d'une durée de :
5 jours lors de leur 1er mandat,
3 jours en cas de renouvellement de leur mandat.
Le temps consacré à la formation est pris sur le temps de travail. Le temps de formation n'est pas déduit des heures de délégation. Le salarié est rémunéré par l'employeur. Le financement de cette formation est pris en charge par l'employeur. L'employeur prend en charge les frais de déplacement des membres du CSE dans la limite du tarif de seconde classe SNCF pour le trajet le plus court entre l'établissement et le lieu de formation. Les frais de séjour sont pris en charge par l'employeur jusqu'à un montant fixé pour les missions de fonctionnaires.
Dans le cas où l’effectif de l’entreprise dépasse 50 salariés pendant plus de 12 mois consécutifs, les membres titulaires du CSE ont également droit à une formation économique.
Les membres titulaires du CSE élus pour la 1re fois bénéficient d'un stage de formation économique d'une durée maximale de 5 jours. Lorsque le membre du CSE a exercé son mandat pendant 4 ans consécutif ou non, il bénéficie à nouveau d'un stage de formation économique d'une durée maximale de 5 jours.
Le financement de cette formation est pris en charge par le CSE.
Le temps consacré à la formation est pris sur le Congé de formation économique, sociale, environnementale et syndicale (CFESES). Le temps de formation n'est pas déduit des heures de délégation.
G. Expertises pour le CSE Le CSE peut recourir à un expert conformément aux dispositions légales dont le financement est conforme aux dispositions légales.
H. Liberté de déplacement
Les membres du CSE et les représentants syndicaux au CSE peuvent, durant les heures de délégation, se déplacer hors de l’établissement.
Si des frais doivent être engagés pour un déplacement exceptionnel sur un site, les élus doivent demander l’accord à la direction pour une prise en charge éventuelle, notamment tant que le CSE n’a pas de budget de fonctionnement dédié. La politique relative aux déplacements professionnels dans l’entreprise s’applique.
Ils peuvent également, durant les heures de délégation, circuler librement dans l’établissement et y prendre tous les contacts nécessaires à l’accomplissement de leur mission, notamment auprès d’un salarié à son poste de travail, sous réserve de ne pas apporter de gêne importante à l’accomplissement du travail des salariés et dans le respect des règles de sécurité de l’établissement.
ARTICLE 5 : RENOUVELLEMENT DU CSE
Si lors du renouvellement de l’instance, il est constaté que l’effectif de l’entreprise atteint un nouveau palier pendant 12 mois, ou que le palier des élections précédentes n’a pas été atteint pendant 12 mois, les prérogatives du CSE seront automatiquement et sans formalité adaptées à l’effectif de l’entreprise.
ARTICLE 6 : BASE DE DONNEES ECONOMIQUE, SOCIALE ET ENVIRONNEMENTALE
Dans le cas où les effectifs de l’entreprise dépassaient 50 salariés pendant plus de 12 mois consécutifs, une Base de Données Economique, Sociale et Environnementale sera mise en place. Un avenant à cet accord précisera les modalités de son architecture, de son contenu et la périodicité de mise à jour des documents.
La BDESE rassemble les informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l'employeur met à disposition du CSE. Elle est tenue sur un support informatique, selon les outils mis à disposition de l’entreprise. La base de données est accessible en permanence aux membres de la délégation du personnel au CSE. Ceux-ci sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations contenues dans la BDESE revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles. Ils sont informés de l'actualisation de la BDESE par mail. Dans ce cadre, il appartient à chaque membre ainsi qu’aux délégués syndicaux de faire connaître à la Direction l’adresse électronique à laquelle cette information lui sera communiquée. Conformément aux règles de sécurité informatique, il est préférable d’utiliser une adresse e-mail interne personnelle.
ARTICLE 7 : DISPOSITIONS DIVERSES
A. Formalités de dépôt
Le présent accord, conformément aux dispositions de l’article L.2231-6 du Code du Travail, fera l’objet d’un dépôt auprès de la DREETS-DDETS compétente, à partir du site de dépôt des accords collectifs d’entreprise. Une copie de l’accord sera également transmise au Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Paris (27 Rue Louis BLANC - 75484 PARIS CEDEX 10) après notification à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise. B. Publicité Les parties signataires sont informées qu’en application des dispositions de l’article L.2231-5-1 du Code du Travail, cet accord sera rendu public et versé dans une base de données nationale accessible en ligne. Après la conclusion du présent accord, les parties pourront acter qu'une partie de l'accord ne doit pas faire l'objet de cette publication. Cet acte sera joint à l’accord lors de son dépôt.
A défaut, une des organisations signataires pourra demander, à ce que le présent accord soit publié dans une version rendue anonyme.
C. Application de l’accord
Le présent accord est appliqué dès sa signature par les membres du CSE. Il est signé pour une durée indéterminée. Conformément à l'article L. 2261-3 du code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement. L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DIRECCTE.
D. Dénonciation de l’accord
Le présent accord peut être dénoncé, en totalité ou partiellement, à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires dans les conditions fixées par le code du travail, moyennant un délai de préavis de 3 mois.
Le présent accord collectif est soumis au droit français.
Il est établi en langue française et anglaise. Seule la version française fait foi.
AGREEMENT RELATING TO THE REGULATION OF THE ECONOMIC AND SOCIAL COMMITTEE
Between The Company
4flow France, a simplified joint stock company under French law with a share capital of 50 000 euros, having its registered address located at 24-26 rue de la Pépinière – 75008 PARIS (France), registered with the Trade and Companies Register of Paris (France) under No. 895 384 451, represented by its Managing Director, XXX, having full power for the purpose hereof,
Hereafter “the Management” Of the one part And The full members of the Social and Economic Committee (CSE), elected by a majority of votes cast during the ballot of December 15, 2023:
YYY
ZZZ
Hereinafter referred to as “the employee representatives”
PREAMBLE
In accordance with legal and conventional provisions, the Company has set up its staff representative bodies in the form of a Social and Economic Committee (CSE).
Management informed staff of this by posting on October 3, 2023. Management convened, by registered letter with acknowledgment of receipt dated October 4, 2023, all representative union organizations to a negotiation meeting scheduled for October 24, 2023.
As no trade union organization showed up at this meeting, Management was forced to unilaterally set the conditions for holding the vote.
The first round of elections was to be held by open electronic ballot from November 30, 2023, at 6:00 a.m. to December 1, 2023, at 4:00 p.m. Given the lack of union candidates in the first round, a second round of voting was organized from December 14, 2023, at 6:00 a.m. to December 15, 2023, at 4:00 p.m.
The results were declared on December 18, 2023.
The parties to this agreement wished to organize staff representation to reconcile compliance with the law in force and the reality of the company's organization, to guarantee effective social dialogue adapted to our organization. Our company seeks to respond as a priority to the imperative of personal safety, to our obligation of quality of service for our customers and to the rigor of management essential to the sustainability of our organizations.
The CSE is an essential element of social dialogue within our company, its members fulfill an important function in our organizations and report to their constituents. Mandates cannot be an obstacle to professional and career development.
Following several meetings on these themes, the parties agreed on the following provisions:
ARTICLE 1: SCOPE OF THE SOCIAL AND ECONOMIC COMMITTEE (CSE)
This agreement applies within the company 4FLOW France SAS. The CSE will be intended to exercise all its responsibilities for employees within this scope of implementation.
ARTICLE 2: COMPOSITION OF THE CSE
A. Mandates of elected members of the CSE
In accordance with the provisions of article L.2314-33 of the Labor Code, the maximum duration of the mandates of employee representatives at the CSE is set at four years. The pre-election protocol may set a different term of office (from 2 to 4 years).
The unilateral pre-electoral protocol signed on October 24, 2023, sets the duration of the mandate at 3 years.
In application of the provisions of article L.2314-33 of the labor code, the number of successive mandates of CSE members is not limited by this agreement.
B. Employer
The employer is de facto a member of the CSE which he chairs or whose chairmanship he can delegate to his representative. He may be assisted, during meetings, by collaborators who have a consultative voice. The total number of employer representatives cannot exceed the number of staff representatives.
ARTICLE 3: OPERATION OF THE CSE
A. Periodicity and organization of meetings
In accordance with the texts in force, the company's CSE meets once a month, or 12 times a year, except for extraordinary meetings.
The agenda is established jointly by the president and/or his representative and at least one of the members of the CSE. It is communicated to the members of the CSE at least 2 calendar days before the meeting, except in exceptional circumstances. Consultations made obligatory by a legislative or regulatory provision or by a collective agreement are automatically included on the agenda by the president and/or his representative and at least one of the members of the CSE. The notice setting the date and place of the meeting and listing the agenda, as well as the questions from employee representatives, is addressed to the full members of the CSE. It is signed by the president and/or his representative.
Generally, the next meeting date is confirmed during the meeting.
Given the company's organization, management and employee representatives agree not to limit the organization of remote meetings. The location of the meeting, and if applicable, the elements necessary for remote connection, are communicated on the invitation.
CSE sessions may be preceded by a preparatory meeting deducted from its members' hours credit.
It is specified that the time spent in CSE meetings at the invitation of the employer will be paid as actual working time and will not be deducted from the delegation hours credit of CSE staff members.
A regular report on the activity of employee representatives will be presented to the CSE.
B. Conduct of meetings
If the meeting deals with health, safety and working conditions topics, the meeting will open with these topics. The participation of the occupational physician and a person representing the labor inspectorate is possible, in accordance with the texts in force.
The meeting then deals with the subjects mentioned in the invitation. Management presents the elements, employee representatives can intervene, comment and ask questions.
The last part of the meeting is devoted to questions from employee representatives concerning individual points or collective questions. Questions must be submitted at least 2 calendar days before the meeting in writing. The questions appear on the meeting notice. The Management responds in writing when drawing up the minutes or within 6 working days after the meeting at employee representatives' request.
The maximum duration of a meeting is half a day, or 4 hours.
It is possible to discuss or ask questions on subjects not included in the invitations. The members of the CSE (employer and employee representatives), however, reserve the right to postpone their response to the next meeting, the subject or question must then appear on the invitation.
Meeting minutes include all the elements of the meeting. It is written by employee representatives with the support of Management and/or its representative and is signed by the members of the CSE (at least one employee’s representative and at least one member of Management) before distribution within the company. It takes the form of a synthetic written document covering the agenda, the results of the consultations and the issues addressed. It is established at the end of the meeting to serve as a memorandum for the CSE representatives. The minutes are an official document which records the verbal exchanges held and draws up a report.
The management and employee representatives can jointly agree on the signing and communication of the minutes of the meeting before the next meeting. At the next meeting, the CSE will confirm the minutes of the meeting or make comments and modifications to the minutes of the previous meeting.
The members of the CSE agree to use the electronic signature system set up in the company for the signing of minutes and company agreements.
If the company's workforce exceeds 50 employees for more than 12 consecutive months, an amendment to this agreement will specify the terms of appointment of the members of the CSE office, as well as their responsibilities, particularly those of the secretary of the CSE regarding drafting minutes.
C. CSE consultations
In accordance with the texts in force, there is no compulsory recurring consultation of the CSE for companies with fewer than 50 employees. However, this collective agreement seeks a long-term application and therefore governs these negotiations if the company's workforce exceeds 50 employees for over 12 consecutive months.
1) Maximum deadlines for consultation of the CSE
For all consultations for which the law has not set a specific deadline, the maximum period within which the CSE's opinions are rendered is set at 20 calendar days. However, if an expert intervenes, this period is extended to 45 calendar days. These deadlines run from communication by the employer of the information for consultation or from its availability in the economic and social database. At the end of these deadlines, the CSE is deemed to have been consulted and to have issued a negative opinion.
2) Periodicity and terms of recurring CSE consultations
This paragraph concerns the obligatory recurring meetings of the CSE, it will only come into force if the company's workforce exceeds 50 employees for more than 12 consecutive months.
The CSE is consulted every 3 years and issues a single opinion on: - the strategic orientations of the company, according to the terms defined by the provisions of article L.2312-24 of the Labor Code, when they are not contrary to the provisions of this agreement, - the economic and financial situation of the company, according to the terms defined by the provisions of article L.2312-25 of the Labor Code, when they are not contrary to the provisions of this agreement - the company's social policy, working conditions and employment, according to the terms defined by the provisions of articles L.2312-26 et seq. of the Labor Code, when they are not contrary to the provisions of this agreement
With a view to consulting on the economic and financial situation of the company, the employer makes available to the CSE the information provided for in the sections of the BDESE, as referred to in the paragraph below. It is reminded that the frequency of this consultation does not exempt the employer from regularly sharing this information with the members of the CSE, particularly during ordinary meetings or when the group shares its results and objectives.
D. Civil liability and legal personality
In companies with fewer than 50 employees, the CSE does not have its own legal personality. In companies with more than 50 employees, the CSE has a legal personality and manages its assets. Regarding its relations with third parties (legal action, signing contracts, etc.), the CSE must be validly represented by express delegation. In the absence of such a delegation by prior deliberation of the CSE, no member of the CSE is authorized to represent it.
ARTICLE 4: MEANS OF THE CSE
A. Delegation hours
Each holder will benefit from a volume of individual delegation hours considering the company's workforce on the date of the first round of elections, in accordance with article R. 2314-1. This number of hours may be increased in exceptional circumstances.
Management does not require hours to be taken over a day or half a day for hourly employees. For employees on the day package, the hour credit is grouped into half-days.
B. Distribution and accumulation of delegation hours
Only full members benefit from delegation hours.
The members of the CSE can, however, divide the delegation hours among themselves. This distribution can be done between full members but also with substitute members who do not benefit from delegation hours. These distributions must be communicated to the management of the company and to the Human Resources department in writing no later than 8 calendar days before the planned date of their use. The (electronic) mail must clearly mention the name of the employee’s representative who transfers his delegation hours, the number of hours thus transferred and the representative benefiting from this transfer.
It is possible to postpone the hours of delegation from one month to the next within the limit of 12 consecutive months, without this leading to a member having more than one and a half times the credit of hours of delegation from which he benefits.
Are not deducted from the hour credit and paid as actual working time:
Time spent in meetings convened by management,
The time spent by members of the CSE on investigations carried out after a serious accident or repeated incidents revealing a serious risk,
The time spent seeking preventive measures in any emergency and serious situation, particularly when implementing the alert procedure in the event of serious and imminent danger.
C. Monitoring of delegation hours
For any reason for delegation, and with the sole aim of optimizing the organization of the service, staff representatives must inform their superiors by any written means, except in cases of force majeure, forty-eight hours before their anticipated absence from their position of work. In accordance with the previous paragraph, in the case of use of cumulative or transferred time, this period is extended to 8 calendar days.
Staff representatives can use their hour credits both during their usual working hours and outside of these hours. Please note that if delegation hours can be used outside of working hours, this use must be justified by the needs of the employee's mandate. Delegation hours are paid as working time, possibly increased if they lead the employee to work overtime, in the same way as overtime hours of other employees of the company, as provided for by law and agreements in force.
D. CSE budget
In accordance with the texts in force, the CSE of a company with fewer than 50 employees does not have a budget.
In the event that the company's workforce exceeds 50 employees for more than 12 consecutive months, an amendment to this agreement will specify the means of financing the CSE, specifically budget dedicated to operations and the budget dedicated to social works.
E. Meeting Room and Means of Display
Given the distribution of the company's workforce, the provision of premises is not physically possible. However, the Management provides the equipment (printer, paper, etc.) necessary for the operation of the CSE. Furthermore, members of the CSE can have a room on the company premises to hold their interviews and meet.
Finally, internal communication means: Teams, Viva Engage can be used for display purposes for the CSE. A panel dedicated to the CSE could also be set up in the company office.
F. Training of CSE members
CSE members benefit from training in health, safety and working conditions.
The training lasts: - 5 days during their first term, - 3 days in the event of renewal of their mandate.
The time spent on training is taken from working time. Training time is not deducted from delegation hours. The employee is paid by the employer. The financing of this training is covered by the employer.
The employer covers the travel costs of CSE members within the limit of the second class SNCF fare for the shortest journey between the establishment and the training location.
Living expenses are covered by the employer up to a fixed amount for civil servant missions.
If the company's workforce exceeds 50 employees for more than 12 consecutive months, CSE members are also entitled to economic training.
CSE members elected for the first time benefit from an economic training course lasting a maximum of 5 days. When the member of the CSE has exercised his mandate for 4 consecutive years or not, he again benefits from an economic training course of a maximum duration of 5 days.
The financing of this training is covered by the CSE.
The time devoted to training is taken from the Economic, Social, Environmental and Union Training Leave (CFESES). Training time is not deducted from delegation hours.
G. Expertise for the CSE
The CSE may use an expert in accordance with legal provisions whose financing complies with legal provisions.
H. Freedom of movement
Members of the CSE and union representatives at the CSE may, during delegation hours, travel outside the establishment.
If expenses must be incurred for exceptional travel to a site, employee's representatives must request approval from management for possible coverage, particularly as long as the CSE does not have a dedicated operating budget. The group policy related to business trips is applicable.
They can also, during delegation hours, move freely within the establishment and make all the contacts necessary to carry out their mission, with an employee at their workstation, provided that they do not bring any significant interference with the performance of employees' work and in compliance with the establishment's safety rules.
ARTICLE 5: RENEWAL OF THE CSE
If during the renewal of the committee, it is noted that the company's workforce reaches a new level for 12 months, or that the level of the previous elections has not been reached for 12 months, the prerogatives of the CSE will be automatically and without formality adapted to the company's headcount.
ARTICLE 6: ECONOMIC, SOCIAL AND ENVIRONMENTAL DATABASE
In the event that the company's headcount exceeds 50 employees for more than 12 consecutive months, an Economic, Social and Environmental Database will be set up. An amendment to this agreement will specify the terms of its architecture, its content and the frequency of updating the documents.
The BDESE gathers the information necessary for consultations and recurring information that the employer makes available to the CSE. It is held on an IT medium, according to the tools made available to the company. The database is permanently accessible to members of the CSE. They are bound by an obligation of discretion regarding the information contained in the BDESE which is of a confidential nature and presented as such. They are informed of the update of the BDESE by email. In this context, it is up to each member and the union delegates to inform Management of the email address to which this information will be communicated. In accordance with IT security rules, it is preferable to use a personal internal email address.
ARTICLE 7: MISCELLANEOUS PROVISIONS
A. Deposit formalities
This agreement, in accordance with the provisions of article L.2231-6 of the Labor Code, will be filed with the competent DREETS-DDETS, from the site for filing company collective agreements. A copy of the agreement will also be sent to the Secretariat of the Registry of the Paris Industrial Tribunal (27 Rue Louis BLANC - 75484 PARIS CEDEX 10) after notification to all representative trade union organizations in the company.
B. Publication
The signatory parties are informed that in accordance with the provisions of article L.2231-5-1 of the Labor Code, this agreement will be made public and entered into a national database accessible online. After the conclusion of this agreement, the parties may decide that any part of the agreement should not be the subject of this publication. This act will be attached to the agreement when it is filed.
If none, one of the signatory organizations may request that this agreement be published in an anonymized version.
C. Application of the agreement
This agreement is applied upon signature by the members of the CSE. It is signed for an indefinite period. In accordance with article L. 2261-3 of the labor code, any trade union organization of employees representative in the company, which is not a signatory of this agreement, may subsequently join it. Membership will take effect from the day following that of its filing with the registry of the competent industrial tribunal and with the DREETS-DDETS.
D. Termination of the agreement
This agreement may be denounced, in whole or in part, at any time by either of the signatory parties under the conditions set by the labor code, subject to a notice period of 3 months.
This company agreement is subject to French law.
It is drawn up in French and English. Only the French version is authentic.
13/02/2024
…………………………………........ Titulaire du CSE YYY
…………………………………........ Titulaire du CSE ZZZ
…………………………………........ Directeur Général – Président du CSE XXX
