Accord d'entreprise n°3-2023 portant sur l'utilisation du vote électronique comme moyen exclusif de vote aux élections de 2023 des représentants du personnel du Comité Social et Economique
Application de l'accord Début : 24/08/2023 Fin : 31/12/2023
Entre : La société A’LIENOR EXPLOITATION, représentée par son Président D’une part,
Et Les organisations syndicales : C. F. D. T., représentée par son délégué syndical UNSA AUTOROUTES, représentée par son délégué syndical D’autre part,
PRÉAMBULE La direction et les organisations syndicales représentatives souhaitent mettre en place un vote électronique par Internet généralisé et exclusif afin de simplifier l’organisation des élections, de sécuriser le processus électoral et de favoriser la participation des salariés.
Les parties signataires du présent accord décident conjointement d’avoir de recours à ce mode de vote pour les élections professionnelles 2023, à l’occasion desquelles les délégations du personnel du Comité Social et Économique (ci-après « CSE ») seront renouvelées.
Le présent accord s’inscrit dans le cadre des dispositions du code électoral et du code du travail relatives au vote électronique et des principes fixés par la CNIL.
C’est dans ces conditions que les parties signataires ont acté des dispositions suivantes.
ARTICLE I : Objet – Champ d’application Le présent accord a pour objet :
D’autoriser le recours au vote électronique pour l’élection des membres des délégations du personnel du CSE au sein de la société A’liénor qui interviendra au second semestre 2023.
De définir les principales modalités de fonctionnement du système de vote. Elles seront détaillées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral visé ci-après à l’article IV-B.
Il s’applique à l’ensemble des électeurs appelés à prendre part à ce processus électoral.
ARTICLE II : Principes généraux Le vote électronique mis en œuvre dans le cadre du présent accord devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :
L’anonymat, la confidentialité et le secret du vote (= impossibilité de relier un vote émis à un électeur),
L’intégrité et la sincérité du vote (= identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré),
L’unicité du vote (= impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin),
La publicité du scrutin.
ARTICLE III : Modalités de mise en œuvre du vote électronique
III – A : Caractère exclusif du vote électronique Les parties signataires conviennent de recourir au vote électronique via Internet. Par conséquent, tout vote à bulletin secret sous enveloppe, physique ou par correspondance, est exclu.
III – B : Recours à un prestataire extérieur spécialisé Afin de garantir la sincérité et la sécurité des opérations électorales ainsi que la confidentialité du scrutin, les parties signataires conviennent de confier la conception et la mise en place du vote électronique à un prestataire extérieur spécialisé (ci-après « le prestataire »). ARTICLE IV : Préparation des opérations électorales IV – A : Présentation du système de vote électronique Le prestataire pressenti, si les organisations syndicales en font la demande, présentera son système de vote électronique à l’occasion de la négociation relative au protocole d’accord préélectoral visé ci-dessous.
IV – B : Protocole pré-électoral La direction et les organisations syndicales intéressées se réuniront afin de négocier un protocole d’accord préélectoral. À défaut d’accord, la direction organisera le processus électoral dans le respect des dispositions prévues par le code du travail.
Le protocole d’accord préélectoral actera du choix du prestataire et comportera, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu.
IV – C : Listes électorales Les listes électorales (listes des électeurs et éligibles) seront affichées sur les lieux de travail et communiquées aux organisations syndicales ayant participé à la négociation du protocole préélectoral, pour vérification, dans les conditions prévues par ledit protocole.
Sous la responsabilité de la direction des ressources humaines, qui a en charge le contrôle de leur conformité, ces listes électorales seront transmises au prestataire aux fins d’être intégrées dans le système de vote électronique.
IV – D : Listes de candidats – Logo – Professions de foi des organisations syndicales Les listes des candidats, les éventuels logos et professions de foi seront, selon ce qui sera convenu dans le protocole d’accord préélectoral :
Soit remis par les organisations syndicales à la direction des ressources humaines qui, après vérification, les transmettra au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique,
Soit saisis en ligne par les organisations syndicales, sur une plateforme sécurisée placée sous la responsabilité du prestataire.
IV – E : Programmation du site internet de vote Le prestataire assurera la programmation des pages web de vote.
Les logos et professions de foi des organisations syndicales seront affichés sur le site de vote. Leur format sera défini par le protocole d’accord préélectoral.
Les listes de candidats seront présentées par ordre alphabétique.
Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Il permettra toutefois de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée, étant rappelé que le panachage est interdit dans le cadre des élections professionnelles. Il devra également proposer le vote blanc.
IV – F : Formation Préalablement aux opérations de test et de scellement (IV-G), le prestataire retenu dispensera une formation relative à ce système de vote aux membres du bureau de vote ainsi qu’aux représentants des listes de candidats qui le souhaiteront.
La date et les modalités d’organisation de cette session de formation seront déterminées dans le protocole d’accord préélectoral.
IV – G : Test du système de vote électronique Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-15 du code du travail, la cellule d'assistance technique visée à l’article VI-C, en présence du bureau de vote et des représentants des listes de candidats, procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et du système de dépouillement et vérifiera que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
Lors de cette session publique, une « clé de déchiffrement » sera générée au profit de chaque membre du bureau de vote, selon le processus adopté par le prestataire. Ces « clés de déchiffrement » seront indispensables pour lancer le dépouillement dans les conditions prévues ci-après à l’article VII-B.
La date et les modalités d’organisation de cette session de tests seront convenues dans le protocole d’accord préélectoral.
ARTICLE V : Déroulement des opérations de vote V – A : Information des électeurs La direction et les organisations syndicales signataires s’accordent sur l’importance de communiquer largement sur le vote électronique pour inciter les salariés à participer au scrutin.
Les modalités de cette communication, qui inclura la notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales prévue par l’article R.2314-12 du code du travail, seront fixées par le protocole d’accord préélectoral. V – B : Transmission du matériel de vote Conformément à la délibération de la CNIL du n° 2019-053 du 25 avril 2019, chaque électeur recevra à son domicile, avant le premier tour des élections, un courrier simple qui lui sera adressé par le prestataire et qui fera état de :
L’adresse Internet du site de vote,
Son code d’accès au site de vote, généré de manière aléatoire pour garantir la confidentialité de son choix.
Ces informations lui permettront d’accéder au site de vote où il lui sera demandé de créer un mot de passe. Le délai d’envoi de ce courrier au domicile des électeurs sera défini par le protocole d’accord préélectoral.
Plusieurs informations personnelles, censées être connues de l’électeur seul, seront nécessaires pour valider ce mot de passe. Une de ces informations, dénommée « code de défi », qui sera définie dans le protocole d’accord préélectoral, devra également être renseignée par l’électeur pour valider définitivement son vote.
Ces moyens personnels d’authentification (code d’accès au site de vote, mot de passe et « code de défi ») seront valables pour les deux tours.
En cas de perte ou de non réception de ces moyens personnels d’authentification, l’électeur pourra en obtenir de nouveaux selon une procédure définie dans le protocole d’accord préélectoral.
V – C : Accès au site internet de vote L’adresse Internet du site de vote (dite «URL») sera déterminée dans le protocole d’accord préélectoral. Elle sera précisée dans le courrier comportant le code d’accès au site de vote.
Pour faciliter les opérations de vote depuis un smartphone, une tablette, ou tout autre équipement informatique nomade, un « QR Code » pouvant être flashé sera intégré dans ce courrier. Ce «QR Code» permettra un accès direct au site de vote, sans saisie de l’«URL ».
V – D : Lieu et temps de scrutin – Modalités de vote Comme prévu par l’article R.2314-14 du code du travail, le vote électronique se déroulera, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée qui sera précisée par le protocole d’accord préélectoral. Les électeurs seront informés des dates et des heures d’ouverture et de fermeture des scrutins.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel ordinateur relié à Internet depuis leur domicile ou un autre lieu hors de l’entreprise, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Le vote depuis un « smartphone », une tablette ou tout autre équipement informatique nomade relié à Internet sera également possible.
Dans le respect des contraintes d’exploitation, les électeurs pourront voter sur leur lieu de travail ou à proximité, pendant le temps de travail au sein des locaux de la société. À cette fin, la société A’liénor Exploitation mettra à la disposition des salariés du matériel informatique, avec une connexion Internet, dans des conditions fixées par le protocole d’accord préélectoral.
V – E : Déroulement du vote À l’aide du code d’accès, du mot de passe et du «code de défi», l’électeur pourra se connecter puis voter en toute confidentialité. Par conséquent, toute personne ne disposant pas simultanément de ces trois informations ne pourra pas voter.
Son identification sera assurée par un serveur extérieur dédié, qui vérifiera son identité et garantira donc l’unicité de son vote.
L’électeur aura la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter, par exemple une première fois pour le scrutin des titulaires, puis lors d’une autre connexion, pour le scrutin des suppléants.
Une fois connecté, l’électeur se verra proposer les bulletins de vote correspondant exclusivement à son établissement et à son collège, tant pour l’élection des titulaires que des suppléants.
Lorsque l’électeur accèdera aux listes de candidats et exprimera son vote, son choix apparaîtra clairement à l’écran. Il pourra être modifié avant validation.
Après validation, son vote, crypté, sera stocké dans une urne électronique.
La saisie des moyens d’identification vaudra signature de la liste d’émargement, et ce dès l’enregistrement du vote. Cette saisie clôturera définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé. La transmission du vote et l’émargement feront l’objet d’un accusé de réception que l’électeur aura la possibilité de conserver. Il pourra être téléchargé à tout moment par l’électeur depuis le site de vote.
Les électeurs votant sur le lieu de travail et souhaitant conserver cet accusé de réception, car ne pouvant le télécharger ultérieurement depuis leur domicile ou un autre lieu en dehors de l’entreprise, devront se munir d’un matériel de stockage (ex : clé USB) pour permettre son enregistrement. Ils pourront solliciter un membre de l’encadrement ou une secrétaire pour obtenir une impression de l’accusé de réception.
V – F : Assistance téléphonique et en ligne au bénéfice des électeurs Un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs ou de réexpédier un nouveau code d’accès et/ou mot de passe, dans les conditions précisées dans le protocole d’accord préélectoral.
Le numéro de téléphone ainsi que les heures d’ouverture et de fermeture de ce service seront définis dans le protocole d’accord préélectoral et précisés dans les documents d’information mis à la disposition des salariés.
Une « aide en ligne » sera également présente sur le site Internet de vote.
ARTICLE VI : Contrôle du processus électoral
VI – A : Protection des données personnelles En lien avec le prestataire en charge du processus électoral, le Délégué à la Protection des Données (DPD) d’A’liénor Exploitation s’assurera du respect des règles de protection des données personnelles concernant le vote électronique et de l’accomplissement des formalités déclaratives dans le registre des activités de traitement. Le dispositif sera instruit en procédure dite « 3 visas » (Architecture, Sécurité du système d’information et Protection des données).
VI – B : Expertise indépendante Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, il est rappelé que le prestataire doit, en application de l’article R.2314-9 du code du travail, être en mesure de justifier d’une expertise indépendante de son dispositif de vote électronique répondant aux exigences:
De la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;
Des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;
Du décret du 29 décembre 2017 relatif au CSE pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique à répondre aux principes de confidentialité des données, de sincérité du scrutin, d’anonymat du vote, de sécurité, de contrôle et de transparence des opérations de vote. Elle doit être réalisée par un expert indépendant habilité.
Les conclusions de la dernière expertise ayant conclu à la conformité du système de vote électronique de la société prestataire retenue seront adressées aux organisations syndicales qui en feront la demande dans le cadre de la négociation du protocole d’accord préélectoral.
Les parties signataires du présent accord reconnaissent expressément que les exigences prévues par l’article R.2314-9 du code du travail se trouvent ainsi remplies pour le processus électoral 2023 de la société A’liénor Exploitation.
VI – C : Cellule d’assistance technique A’liénor Exploitation mettra en place, conformément aux dispositions de l’article R. 2314-10 du code du travail, une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Elle comprendra des représentants d’A’liénor Exploitation et de la société prestataire ayant en charge l’organisation des élections professionnelles.
La cellule d'assistance technique, outre le test du système de vote électronique et du système de dépouillement (voir article IV-G), contrôlera, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement du dispositif de vote en présence du bureau de vote et des représentants des listes de candidats, dans les conditions fixées par le protocole d’accord préélectoral.
VI – D : Bureau de vote Pour assurer le bon déroulement des opérations électorales, et en contrôler la régularité, un bureau de vote unique pour l’ensemble des scrutins sera mis en place.
Les modalités de désignation de ce bureau de vote, qui comportera un président et deux assesseurs, seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral.
Le bureau de vote pourra notamment contrôler :
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, étant rappelé que cette possibilité sera également reconnue à la cellule d’assistance technique,
Périodiquement, le scellement des urnes, après ouverture du vote et jusqu’à la clôture du scrutin,
En temps réel, le taux de participation, étant rappelé, conformément aux dispositions de l’article R.2314-16 du code du travail, qu’aucun résultat partiel ne pourra être généré pendant le déroulement du vote.
Le taux de participation sera également accessible à la direction des ressources humaines et à un représentant de chaque organisation syndicale ayant présenté au moins une liste de candidats.
Le bureau de vote aura aussi en charge le lancement des opérations de dépouillement et la proclamation des résultats, dans les conditions fixées ci-après aux articles VII-B et C.
En cas de dysfonctionnement informatique (ex : infection virale, intrusion), le bureau de vote aura compétence, après avoir recueilli l’avis de la direction et des organisations syndicales ayant présenté des candidats, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde avec l’appui de la cellule d’assistance technique, et pour décider, le cas échéant, de la suspension des opérations de vote.
VI – E : Prestataire La mise en œuvre du système de vote électronique sera, s’agissant des moyens informatiques, opérée sous le contrôle des représentants du prestataire retenu, en lien avec la direction de l’ingénierie et des systèmes d’information (ci-après « DISI ») d’APRR et le service maintenance d’A’liénor Exploitation.
Toutes les mesures seront prises pour permettre au prestataire de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité.
Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition de la direction des ressources humaines, de la DISI et des membres du bureau de vote.
ARTICLE VII : Clôture et résultats VII – A : Clôture du scrutin La clôture du scrutin interviendra, pour le premier et l’éventuel second tour, automatiquement à l’heure convenue dans le protocole d’accord préélectoral. Le site de vote ne sera alors plus accessible pour voter.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement, conformément aux dispositions de l’article R. 2314-8 du code du travail.
VII – B : Opérations de dépouillement Le dépouillement ne sera possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui ont été générées.
Les sièges, dont le nombre et la répartition seront fixés par le protocole d’accord préélectoral, seront automatiquement attribués aux listes en présence conformément aux dispositions du code du travail et du code électoral.
À l’issue du dépouillement du premier tour, le système de vote électronique sera scellé jusqu’à l’éventuel second tour afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats. Il sera pareillement scellé à l’issue du second tour.
VII – C : Proclamation des résultats et signature des procès-verbaux Le bureau de vote procèdera à la proclamation des résultats à l’issue du scrutin, pour chaque tour. Il validera et paraphera les procès-verbaux dont une copie sera remise et/ou adressée par voie électronique aux organisations syndicales ayant présenté au moins un candidat.
ARTICLE VIII : Sécurité et confidentialité VIII – A : Anonymat et confidentialité des suffrages Conformément aux dispositions des articles R. 2314-6 et 7 du code du travail, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales seront enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Il sera donc impossible de rapprocher un bulletin de vote d’un salarié figurant sur la liste d’émargement.
Les données du vote feront l’objet d’un chiffrement, dès l’émission sur le poste de l’électeur et jusqu’au dépouillement. Elles ne seront donc jamais lisibles.
Le fichier dénommé «contenu de l’urne électronique» recensera les votes exprimés par voie électronique. Afin de garantir la confidentialité du vote, les données de ce fichier feront l’objet d’un chiffrement et ne comporteront aucun lien permettant l’identification des électeurs.
VIII – B : Contenu des fichiers Les données devant être enregistrées seront :
Pour les listes électorales : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise pour les salariés, date de mise à disposition pour les salariés des entreprises extérieures qui souhaitent voter au sein de l’entreprise utilisatrice A’liénor Exploitation, emploi, date de naissance, collège, lieu de prise de poste, genre, mentions électeur/éligible;
Pour le fichier des électeurs : civilité, nom et prénom des électeurs, collège, lieu de prise de poste, « code de défi », coordonnées (adresse postale), date de naissance, genre ;
Pour les listes et les fichiers des candidats : nom et prénom des candidats, collège, « titulaire » ou « suppléant », appartenance syndicale le cas échéant, genre;
Pour les listes d’émargement : nom et prénom des électeurs, date et heure d’émargement, collège, lieu de prise de poste ;
Pour les résultats : nom et prénom des candidats, « élu », nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, genre.
VIII – C : Dispositif de secours Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. Le prestataire choisi devra satisfaire à cette exigence.
VIII – D : Clé de chiffrement Au terme de la session de test et de scellement du dispositif de vote, trois clés de déchiffrement seront générées publiquement par le dispositif informatique.
Cette génération des clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président et ses deux assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personnel.
Chaque membre du bureau de vote créera un mot de passe, connu de lui seul, permettant d’activer sa clé de déchiffrement le jour du dépouillement. Ces clés seront indispensables pour lancer le dépouillement.
Pour parer à toute éventualité (perte de la « clé de déchiffrement », évènement affectant un ou plusieurs membre(s) du bureau de vote…), un commissaire de justice sera présent à l’issue de la session de test et de scellement du dispositif de vote. Chaque clé de déchiffrement sera copiée, placée sous scellé et conservée au sein de son étude. Ce dispositif de secours lui permettra de se substituer, en cas de besoin, aux membres du bureau de vote absents le jour du dépouillement.
VIII – E : Délais de recours et destruction des données Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive.
À l’expiration de ces délais, l’entreprise procèdera à la destruction des fichiers supports. À cette échéance, et sans avis contraire de l’entreprise, le prestataire procèdera à la destruction complète et de manière automatique de l’ensemble des éléments du système de vote et des fichiers supports.
ARTICLE IX : Date d’effet – Adhésion – Révision – Dénonciation Le présent accord est conclu pour une durée déterminée. Il prend effet à la date de sa signature et est conclu au titre du processus électoral 2023. Il cessera de produire ses effets dès après l’élection des membres des CSE.
Toute organisation syndicale non signataire pourra y adhérer conformément aux dispositions du code du travail.
Le présent accord pourra être révisé dans les formes et conditions prévues par le code du travail.
ARTICLE X : Dépôt légal En application des dispositions du code du travail, le présent accord (accompagné du cahier des charges ci-après reproduit en annexe) sera déposé de manière dématérialisée sur la plateforme en ligne « Téléaccords » en vue de sa transmission à la direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) des Landes. Un exemplaire sera également transmis au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de Mont de Marsan.
Cet accord sera porté à l’affichage général sur le tableau d’affichage de la direction. Il sera notifié aux organisations syndicales représentatives. Une copie sera remise aux membres des CSE
Ces formalités permettent de satisfaire aux dispositions de l’article R.2314-5 du code du travail.
