Relatif à la démarche d'amélioration continue de la qualité (DACQ) et à la responsabilité sociétale de notre organisation (RSO)
Entre :
L’Adapei88, N° SIREN 775717366, dont le Siège social est situé 9 rue Antoine Hurault – 88 000 EPINAL représentée par
D'UNE PART
ET
L’Organisation Syndicale C.F.D.T. Santé Sociaux 88 représentée par
D'AUTRE PART
Table des matières
TOC \o "1-3" \h \z \u Article 1 : Définition et objectifs de la DACQ et de la RSO PAGEREF _Toc216441922 \h 4
Article 2 : Les acteurs de la DACQ et de la RSO PAGEREF _Toc216441923 \h 5
2.1. La participation aux démarches DACQ et RSO PAGEREF _Toc216441924 \h 5 2.2. Le suivi de la DACQ PAGEREF _Toc216441925 \h 5 2.2.1 Les "référents DACQ" et les "coordonnateurs DACQ " PAGEREF _Toc216441926 \h 5 2.2.2 Les Teams DACQ PAGEREF _Toc216441927 \h 6 2.2.3 Le comité de pilotage RSO Qualité Gestion des Risques PAGEREF _Toc216441928 \h 6 2.2.4 Le comité stratégique RSO Qualité Gestion des Risques PAGEREF _Toc216441929 \h 7 2.2.5 La revue de Direction PAGEREF _Toc216441930 \h 7 2.2.6. Le Comité de suivi PAGEREF _Toc216441931 \h 8 2.2.7. Les instances représentatives du personnel PAGEREF _Toc216441932 \h 8
Article 3 : Les moyens de la DACQ PAGEREF _Toc216441933 \h 9
3.1 Les Recommandations de Bonnes Pratiques Professionnelles (RBPP) PAGEREF _Toc216441934 \h 9 3.2. La fiche DACQ, les plaintes et réclamations, et les déclarations d’EI/EIG PAGEREF _Toc216441935 \h 9 3.2.1 La fiche DACQ PAGEREF _Toc216441936 \h 9 3.2.2 Le formulaire de plaintes et réclamations PAGEREF _Toc216441937 \h 9 3.2.3 La déclaration d’événements indésirables (EI) et événements indésirables graves (EIG) PAGEREF _Toc216441938 \h 9 3.3. Les évaluations PAGEREF _Toc216441939 \h 10 3.3.1 L’auto-évaluation PAGEREF _Toc216441940 \h 10 3.3.2 L’évaluation HAS (Haute Autorité de Santé) PAGEREF _Toc216441941 \h 10 3.4. Les plans d’actions PAGEREF _Toc216441942 \h 11 3.4.1. Le plan d’actions «dispositif territorialisé, établissement ou service » PAGEREF _Toc216441943 \h 11 3.4.2. Le plan d’actions « Dispositif global» PAGEREF _Toc216441944 \h 12 3.4.3. Le plan d’actions « Adapei88 » PAGEREF _Toc216441945 \h 12 3.5. La gestion documentaire PAGEREF _Toc216441946 \h 12
Article 4 : Suivi et pilotage de la DACQ PAGEREF _Toc216441947 \h 13
4.1 Les réunions DACQ PAGEREF _Toc216441948 \h 13 4.2. Les réunions d’équipe et les réunions institutionnelles PAGEREF _Toc216441949 \h 13 4.3. Evaluation annuelle de la DACQ et de la RSO PAGEREF _Toc216441950 \h 13
Article 5 : Conservation et archivage PAGEREF _Toc216441951 \h 14
Article 6 : Durée et entrée en vigueur de l’accord PAGEREF _Toc216441952 \h 14
Article 7 : Révision PAGEREF _Toc216441953 \h 14
Article 8 : Formalités de dépôt et publicité PAGEREF _Toc216441954 \h 15
PREAMBULE Dans le cadre de son Projet Associatif et au regard de ses orientations, consciente de l'enjeu majeur pour les personnes accompagnées, mais aussi pour sa reconnaissance, son développement et la pérennité des dispositifs, établissements et services qu'elle gère, l'Adapei88 est engagée dans une Démarche d'Amélioration Continue de la Qualité, appelée DACQ, et une démarche de Responsabilité Sociétale des Organisations, appelée RSO.
La politique qualité de l'Adapei88 s'appuie sur la Déclaration Universelle des Droits de l'Homme, la Charte des Droits et Libertés de la Personne Accueillie et les Recommandations de Bonnes Pratiques Professionnelles de la HAS, les normes de sécurité, le cadre législatif et règlementaire inhérent aux personnes accompagnées et aux salariés, le CPOM, le projet associatif, les projets de dispositifs, d’établissements ou de services, les projets personnalisés d’accompagnement des personnes accompagnées. Elle est validée en CA et révisée tous les 5 ans sur la temporalité du projet associatif. La politique RSO de l’Adapei88 s’appuie sur la norme ISO 26000 et sur les réglementations en vigueur sur le champ de la RSO. Elle est validée en CA et révisée tous les 5 ans sur la temporalité du projet associatif.
Article 1 : Définition et objectifs de la DACQ et de la RSO La démarche DACQ peut être définie comme l'ensemble des dispositions organisationnelles, matérielles, humaines et documentaires mises en œuvre au sein de l’Adapei88, du siège social, d’un dispositif territorialisé (Enseignement – Travail – Habitat et Vie Sociale – Coopération et Coordination renforcées) ou d’un établissement ou service pour améliorer la qualité des prestations délivrées aux personnes accompagnées et les conditions de travail des salariés. La démarche RSO peut être définie comme l’ensemble des dispositions prises pour améliorer les impacts positifs et diminuer les impacts négatifs des activités de l’Adapei88 sur les trois piliers du développement durable que sont le pilier social/sociétal, le pilier environnemental et le pilier économique. La RSO peut être considérée comme une extension de la Qualité, parce qu’elle recherche la pérennité de l’organisation dans un environnement complexe sur le long-terme, donc à garantir la qualité d’accompagnement sur le long-terme. Elles s’appuient toutes deux sur l’analyse des risques et des opportunités et le dialogue avec les parties prenantes internes et externes pour identifier les enjeux, déterminer les objectifs prioritaires et les actions à mettre en œuvre.
Les démarches d'amélioration continue de la qualité et de RSO ont pour objectifs de :
Répondre aux besoins et attentes des personnes accompagnées en les faisant pleinement participer, ainsi que les familles et représentants légaux, les administrateurs et les salariés, à l'élaboration des différentes réponses.
Anticiper sur les enjeux sociaux/sociétaux, environnementaux et économiques à moyen et long-terme et s’y adapter
clarifier les missions et responsabilités de chacun.
harmoniser les pratiques professionnelles.
gérer et réduire les dysfonctionnements et les situations à risques.
valoriser le professionnalisme des équipes en externe.
Améliorer la qualité de vie au travail de l’ensemble des professionnels de l’Association.
Fluidifier la coopération et l’articulation entre les ESMS Adapei88.
Développer ou consolider les partenariats.
renforcer les relations avec les autorités de tarification.
Faciliter la communication intra et extra-Association.
Article 2 : Les acteurs de la DACQ et de la RSO Ce sont l’ensemble des acteurs (personnes accompagnées, familles et représentants légaux, administrateurs, salariés), tarificateurs, prestataires et partenaires qui interviennent et contribuent à l’accompagnement des personnes et à la maîtrise des enjeux de responsabilité sociétale.
2.1. La participation aux démarches DACQ et RSO
Ces démarches ne peuvent vivre qu'à travers leur appropriation et leur enrichissement par : - les personnes accompagnées, les familles et représentants légaux qui peuvent s'exprimer dans le cadre de ces démarches pour participer à l'amélioration de la qualité et des impacts de l’Adapei88 (fiche DACQ - enquête de satisfaction – groupe de parole – réclamations….). - les professionnels de l'Adapei88 qui analysent leurs pratiques professionnelles, les fonctionnements et organisations et proposent des améliorations ; mais également, repèrent, proposent des solutions aux dysfonctionnements et aux écarts relevés ; et participent à la mise en œuvre des actions décidées. - les autorités de tarification et de contrôle qui évaluent l’action de l’Adapei88 sur le territoire et dans les missions qui lui sont confiées à travers le CPOM, le dialogue de gestion, l’évaluation et le renouvellement des autorisations. - les clients, les prestataires et partenaires par l’évaluation des conventions et des prestations et des enquêtes de satisfaction et la co-construction de pratiques durables. L’ensemble des objectifs et actions déterminés pour mettre en œuvre les démarches de Qualité Gestion des Risques et de Responsabilité Sociétale seront enregistrées dans le module plan d’action du logiciel qualité AGEVAL et suivis au travers de ce module par les équipes DACQ présentes sur l’ensemble de l’Adapei88. 2.2. Le suivi de la DACQ 2.2.1 Les "référents DACQ" et les "coordonnateurs DACQ " Pour faire vivre la démarche DACQ et atteindre les objectifs visés, chaque dispositif territorialisé sera doté :
De référents DACQ salariés et personnes accompagnées
De coordonnateurs DACQ.
Le "référent DACQ " est désigné, en priorité, sur la base du volontariat pour une durée minimum de trois ans renouvelables. Le référent DACQ désigné est destinataire d’une fiche de mission qu’il signe. Un appel à candidature sera effectué tous les 3 ans. A défaut de volontaire, un salarié sera désigné par la Direction du dispositif territorialisé. La candidature pour la mission de « référent DACQ » ou la démission doivent obligatoirement être notifiées par écrit à la Direction du dispositif, de l’établissement ou du service. En cas de démission de cette mission, un appel à candidature sera réalisé auprès des professionnels pairs du dispositif dans un délai de 2 mois. En cas d’absence supérieure à 4 mois d’un référent , il sera envisagé dans la mesure du possible son remplacement dans le cadre de cette mission sur la durée de l’absence. La direction du dispositif territorialisé est en charge de la désignation du remplaçant.
Le "référent DACQ" veille au bon déroulement de la démarche d'amélioration continue de la qualité, la fait vivre au quotidien. Il aide à la compréhension des outils qualité, à la sensibilisation à la démarche Qualité des personnels du dispositif territorialisé, des personnes accompagnées et des familles et via sa participation aux réunions DACQ.
Le « référent DACQ» dispose de 2 h un mois sur 2 pour préparer les différentes réunions DACQ. La prise de ces heures est subordonnée à une demande d’autorisation préalable formulée par écrit auprès de la Direction du dispositif territorialisé qui prendra les mesures nécessaires afin d’assurer la continuité de service.
Les "coordonnateurs DACQ" (D/DA et CSE/CA) assurent la coordination de la démarche Qualité, ils sont garants du traitement des fiches DACQ, des événements indésirables et des plaintes et réclamations, ils sont garants de la mise en œuvre et du suivi des plans d’action au sein du dispositif territorialisé, au sein du dispositif global et au niveau transversal Adapei88. Les coordonnateurs DACQ sont destinataires d’une fiche de mission qu’ils signent. 2.2.2 Les Teams DACQ Pour pérenniser la dynamique de Qualité gestion des risques, créer une culture commune au sein de l’Adapei88 et faire communauté, les Teams DACQ se réunissent :
Les Teams DACQ Dispositifs (Enseignement – Travail – Habitat – Coopération et coordination renforcées) composées de référents DACQ et coordonnateurs DACQ. Animées par 2 cadres hiérarchiques représentants leurs pairs. 1 fois par semestre. Mise en œuvre et suivi de plan d’actions au niveau du dispositif.
La Team DACQ Adapei88 composée de référents DACQ, de coordonnateurs DACQ, et de l’assistante de la direction générale. Animée par la Direction générale. 1 fois par an. Mise en œuvre et suivi de plan d’actions au niveau global.
2.2.3 Le comité de pilotage RSO Qualité Gestion des Risques Il se réunit entre 4 et 10 fois par an selon la densité des sujets à traiter. Il est composé de la Directrice Générale et le Directeur Général Adjoint, au moins un proche aidant (administrateur ou non), au moins un représentant des personnes accompagnées, la directrice RSO Qualité Gestion Des Risques, le Responsable Sécurité Patrimoine, un référent citoyenneté, la chargée de mission H2A, un référent DACQ pour chacun des 4 dispositifs DHVS, DT, Enseignement et PCCR/Siège, un directeur pour chacun des 4 dispositifs DHVS, DT, DIAME et PCCR/Siège, l’assistante de direction du siège, et des invités si nécessaire. Il a pour rôle de contribuer à ce que le fonctionnement des démarches de RSO et DACQ soient cohérentes d’une part avec les orientations et les politiques associatives, et d’autre part avec les contraintes et opportunités des différentes parties prenantes impliquées. Il a un rôle décisionnel concernant la méthodologie de déploiement des démarches RSO et Qualité Gestion des risques. Il a un rôle consultatif pour tout autre sujet concernant le fonctionnement de la RSO et de qualité et gestion des risques qui serait inscrit à l’ordre du jour, par exemple concernant les thématiques de communication/sensibilisation/formation, documentation… Il suit et fait remonter la bonne adaptation sur le terrain des dynamiques RSO et qualité gestion des risques 2.2.4 Le comité stratégique RSO Qualité Gestion des Risques Le comité stratégique se réunit trois fois par an. Il est composé de la Direction Générale, des directeurs du siège, du président ou d’un représentant dûment mandaté, du ou des délégués syndicaux et de 2 représentants du CSE dont au moins 1 membre qui siège à la CSSCT. Un appel à candidature sera effectué auprès des membres du CSE. La désignation sera effectuée en CSE pour 3 ans. En cas de vacance définitive de poste en cours d’exercice, à plus de 6 mois du renouvellement, un nouvel appel à candidature sera relancé.
Il élabore et propose des axes stratégiques pour la politique Qualité Gestion des Risques et la politique RSO avant validation au conseil d’administration, pour une durée de 5 ans. Il élabore la méthode d’analyse des enjeux et des risques sur l’ensemble du périmètre Adapei88. Il suit l’état d’avancement des objectifs et actions prioritaires des politiques RSO et Qualité et gestion des risques. Il contribue à préparer la revue de direction. 2.2.5 La revue de Direction La Direction Générale et l'Association s'engagent à promouvoir et garantir la mise en œuvre de ces Politiques Qualité Gestion des Risques et RSO par la convocation d’une revue de Direction, composée des membres du CoDir Général et du Bureau, au minimum une fois par an (en février). La revue de Direction procède à la revue du système de management de la qualité et de la RSO mis en place, afin de s’assurer qu’il est toujours approprié, adapté, efficace et en accord avec les orientations stratégiques du projet associatif de l’Adapei88.
La revue de direction doit être planifiée et réalisée en prenant en compte : a) l’état d’avancement des actions décidées à l’issue des revues de direction précédentes ; b) les modifications des enjeux externes et internes pertinents pour le système de management de la qualité et de la RSO ; c) les informations sur la performance et l’efficacité du système de management de la qualité et de la RSO, y compris les tendances concernant : 1) la satisfaction des personnes accompagnées et les retours d’information des parties prenantes pertinentes ; 2) le degré de réalisation des objectifs qualité et RSO ; 3) la performance des processus et le degré de qualité des prestations ; 4) les plaintes et réclamations, EI/EIG et réponses correctives et préventives apportées 6) les résultats des différents audits (auto-évaluation, évaluation, autres) ; d) l’adéquation des ressources ; e) l’efficacité des actions mises en œuvre face aux risques et opportunités ; f) les opportunités d’amélioration. - sur la base de l’analyse globale des enjeux et des risques, elle définit les objectifs et actions prioritaires échelonnés sur les 5 ans et les révise annuellement.
2.2.6. Le Comité de suivi Le suivi de l’accord sera réalisé dans le cadre d’une réunion organisée une fois par an, au mois de mars, avec la commission unique du CSE, en même temps que le suivi des indicateurs des accords Égalité professionnelle et GEPP. La commission sera chargée de suivre la mise en œuvre du présent accord, et le cas échéant de proposer des mesures d’ajustements nécessaires. 2.2.7. Les instances représentatives du personnel Les instances représentatives du personnel sont parties prenantes de la DACQ et de la RSO par leur participation au Comité de suivi et au comité stratégique. Les instances représentatives du Personnel sont informées des démarches DACQ et RSO, pour les éléments relevant de leur champ de compétences, à l'occasion des réunions dédiées à ces instances.
Article 3 : Les moyens de la DACQ 3.1 Les Recommandations de Bonnes Pratiques Professionnelles (RBPP) Les recommandations de bonnes pratiques professionnelles (RBPP) pour le secteur social et médico-social sont des propositions développées méthodiquement pour permettre aux professionnels du secteur de faire évoluer leurs pratiques afin d’améliorer la qualité des interventions et de l’accompagnement. Elles ne sauraient dispenser les professionnels d’exercer leur discernement dans l’élaboration et le choix de l’accompagnement qu’ils estiment le plus approprié, en fonction de leurs propres constats et des attentes des personnes accompagnées. Elles ont pour objectif de mettre à la disposition des professionnels exerçant dans les dispositifs, établissements et services sociaux et médico-sociaux des repères, des orientations, des outils, pour : ‒ développer les organisations, les actions et les postures permettant de proposerl’accompagnement le mieux adapté dans des circonstances données‒ mettre en œuvre la démarche d’amélioration continue de la qualité Les RBPP sont appropriées par les professionnels de l’Adapei88 via les formations internes, les thématiques de travail au sein du dispositif, les réunions institutionnelles et d’équipe. Elles sont consultables dans AGEVAL dans les différentes versions proposées (synthèse et recommandation). 3.2. La fiche DACQ, les plaintes et réclamations, et les déclarations d’EI/EIG 3.2.1 La fiche DACQ La fiche DACQ a pour vocation de permettre aux professionnels, aux administrateurs, ainsi qu’aux personnes accompagnées et aux représentants légaux et/ou familles, de faire remonter des propositions d’amélioration pour une évolution positive dans les champs de l’accompagnement, du fonctionnement, de l’organisation, l’hygiène et la sécurité, les relations extérieures-partenariats. 3.2.2 Le formulaire de plaintes et réclamations Le formulaire de plaintes et réclamations a pour vocation de permettre aux administrateurs, ainsi qu’aux personnes accompagnées et aux représentants légaux et/ou familles, de faire remonter des plaintes et réclamations. 3.2.3 La déclaration d’événements indésirables (EI) et événements indésirables graves (EIG) Le formulaire de déclaration d’EI/EIG dans le module déclarations d’IMAGO-DU ou AGEVAL a pour vocation de permettre aux professionnels de faire remonter les dysfonctionnements rencontrés dans le cadre de l’accompagnement, du fonctionnement, de l’organisation, l’hygiène et la sécurité, les relations extérieures-partenariats. L'analyse, le traitement et le suivi des fiches DACQ, des plaintes et réclamations et des déclarations des EI/EIG se font dans chaque dispositif , établissement et service par les coordinateurs DACQ soit :
dès réception des EI/EIG et plaintes et réclamation s’il y a constat d’urgence, en lien avec les référents DACQ
lors de la réunion DACQ bimestrielle.
Toute déclaration d’EI/EIG ou plainte ou réclamation doit être enregistrée dans IMAGO-DU et/ou AGEVAL (selon les procédures en vigueur) et faire l’objet d’une réponse argumentée via le circuit de traitement, quand bien-même la réponse serait le non traitement de la déclaration. 3.3. Les évaluations 3.3.1 L’auto-évaluation L’auto-évaluation est conduite par le dispositif, l’établissement ou le service lui-même, à raison de 2 auto-évaluations sur la période de 5 ans avant évaluation HAS. Elle interroge la pertinence, l’impact et la cohérence des actions mises en œuvre au regard des missions imparties et des prestations servies d’une part, et des besoins et attentes des personnes accompagnées d’autre part. Elle mesure les écarts entre les objectifs fixés et les effets des actions pour les personnes accompagnées. Elle s’appuie sur une analyse documentaire, l’observation des pratiques et le recueil d’informations des différents acteurs. Il s’agit d’une démarche collective et participative. 3.3.2 L’évaluation HAS (Haute Autorité de Santé) L’évaluation HAS est réalisée par un organisme externe à l’Association et porte une appréciation sur la qualité des prestations délivrées aux personnes accompagnées. Cette évaluation, « centrée sur la personne accompagnée, ses souhaits, ses besoins et son projet, est conçue pour promouvoir une démarche d’amélioration continue de la qualité qui favorise un meilleur accompagnement délivré aux personnes accueillies.» L’évaluation HAS repose sur un référentiel national, unique et homogène à l’ensemble des établissements et services sociaux et médico-sociaux.
Quatre valeurs fondamentales sont portées par le référentiel d’évaluation de la qualité :
le pouvoir d’agir de la personne ;
le respect des droits fondamentaux ;
l’approche inclusive des accompagnements ;
la réflexion éthique des professionnels.
Ce référentiel comporte 9 thématiques (la bientraitance et l’éthique - Les droits de la personne accompagnée - l’expression et la participation de la personne - la co-construction et la personnalisation de son projet d’accompagnement - l’accompagnement à l’autonomie -l’accompagnement à la santé - la continuité et la fluidité des parcours des personnes - la politique ressources humaines de l’ESSMS - la démarche qualité et gestion des risques) qui seront toutes évaluées selon le triptyque : personnes accompagnées – professionnels – gouvernance du dispositif, d l’établissement ou du service. Les méthodes d’évaluation retenues sont les suivantes :
la méthode de « l’accompagné traceur » : Elle consiste en un échange avec une personne accompagnée, puis avec les professionnels qui l’accompagnent afin de recueillir leurs points de vue sur les pratiques mises en œuvre. Elle permet, à partir du croisement des regards, d’apprécier la qualité des pratiques au quotidien.
la méthode du traceur ciblé, pour les professionnels : l’évaluateur va organiser des entretiens avec différents professionnels de la structure pour investiguer les différentes thématiques explorées par le référentiel.
la méthode de l’audit système qui consiste à s’entretenir avec la gouvernance d’une structure pour évaluer l’organisation mise en place et s’assurer de sa maitrise par les professionnels sur le terrain.
Elle a lieu tous les 5 ans, selon une planification validée par les autorités ayant délivré les autorisations (ARS – CD88).
3.4. Les plans d’actions Les plans d’actions sont présents à 3 niveaux : 3.4.1. Le plan d’actions «dispositif territorialisé, établissement ou service » Il est enregistré dans le module plan d’actions d’AGEVAL et alimenté par les évaluations antérieures, les auto-évaluations et évaluations HAS , les fiches DACQ, les déclarations d’EI/EIG, les plaintes et les réclamations, le projet de dispositif territorialisé, d’établissement ou de service et reprend les objectifs et les actions de RSO….. Il est suivi par les coordonnateurs DACQ. Il est complété du plan d’actions :
du DUERP : Le document unique d’évaluation des risques doit permettre d’identifier et de classer par niveau de gravité les risques auxquels sont soumis les salariés, ceci en vue de mettre en place des actions de prévention.
La mise à jour du DUERP est réalisée à l’occasion de chaque accident du travail. Il est obligatoirement révisé au moins une fois par an lors des réunions DACQ organisées au sein du dispositif territorialisé, de l’établissement ou du service.
du registre des traitements RGPD.
Dans le cadre de la mise en conformité au règlement général sur la protection des données (RGPD), l’Association tient une documentation interne complète sur le traitement des données personnelles et s’assure que le traitement de ces données respecte les obligations légales. Le registre de traitement des données créé à la suite de l’audit RGPD datant du 2nd trimestre 2025 fait l’objet d’un suivi lors des réunions DACQ organisées au sein des dispositifs, établissements ou services.
Certaines de ces actions peuvent être renvoyées vers les plans d’action Dispositif ou Adapei88 quand elles les concernent, pour un traitement généralisé de la problématique évoquée. Il est présenté de manière adaptée au CVS du dispositif territorialisé ou de l’établissement au moins 1 fois par an. 3.4.2. Le plan d’actions « Dispositif global» Il est enregistré dans le module plan d’actions d’AGEVAL et alimenté par les évaluations antérieures, les auto-évaluations et évaluations HAS, les fiches DACQ, les réclamations, le projet des dispositifs, le CPOM….. Il est suivi par la Team DACQ. Il existe un plan d’actions par dispositif. Certaines de ces actions sont renvoyées vers les plans d’action dispositif territorialisé, établissement ou service ou Adapei88 quand elles les concernent. 3.4.3. Le plan d’actions « Adapei88 » Il est enregistré dans le module plan d’actions d’AGEVAL et alimenté par les évaluations antérieures, les auto-évaluations et évaluations HAS, les fiches DACQ, les réclamations, le projet des dispositifs, le CPOM, les politiques et orientations associatives et stratégiques, les accords d’entreprise….. Il est suivi par la Team DACQ Adapei88. Certaines de ces actions sont renvoyées vers les plans d’actions du dispositif territorialisé, de l’établissement ou service ou Dispositif quand elles les concernent, pour un traitement au niveau approprié.
3.5. La gestion documentaire Afin d'uniformiser les pratiques, elle est mise en place via les logiciels AGEVAL et JALIOS : -Le module DOCUMENTS géré dans AGEVAL par le service RSO Qualité Gestion des risques. Il centralise :
les documents de référence en matière législative, et réglementaire, de documents support pour la réalisation des accompagnements dans le secteur médico-social (RBPP – référentiel d’évaluation…).
l’ensemble des processus, procédures, instructions, protocoles et formulaires qui doivent être connus et suivis dans les dispositifs territorialisés, établissements et services Adapei88.
- les plans d’actions, et les déclarations d’EI/EIG et plainte et réclamations, sont enregistrés dans AGEVAL dans le module PLAN D’ACTIONS et dans le module DECLARATION, et sont gérés par les cadres hiérarchiques, chacun sur son périmètre ; - les comptes rendus des réunions DACQ des établissements et services, des dispositifs, de l’Adapei88 ainsi que les lettres de mission de référents et des coordonnateurs DACQ sont enregistrés dans la gestion documentaire de JALIOS.
Article 4 : Suivi et pilotage de la DACQ 4.1 Les réunions DACQ Chaque dispositif territorialisé nomme les référents DACQ au sein de leur dispositif, conformément au nombre de référents précisé dans l’annexe n°1. La réunion DACQ est bimestrielle. Siègent à la Team DACQ Dispositif : un référent par dispositif territorialisé désigné, les chefs de service ou chefs d’atelier et 2 directeurs (ou DA) animateurs représentants leurs pairs. La réunion est semestrielle. Siègent à la Team DACQ Adapei88 : un référent, un cadre intermédiaire et un directeur ou DA désignés par dispositif, l’assistante de direction Siège et la Direction Générale qui anime. La réunion est annuelle. Le but de ces réunions est la définition, la mise en œuvre et le suivi des plans d'actions arrêtés à chaque niveau. Chaque réunion doit faire l'objet d'un compte-rendu qui doit être archivé dans le « Suivi de la DACQ » (Jalios).
4.2. Les réunions d’équipe et les réunions institutionnelles Un point DACQ est mis à l’ordre du jour des réunions d’équipe en fonction du besoin et à chaque réunion institutionnelle pour informer les salariés des actions mises en œuvre, des actions nouvelles dans le dispositif territorialisé, l’établissement ou service. 4.3. Evaluation annuelle de la DACQ et de la RSO En janvier de l’année N+1, à chaque niveau, une synthèse est effectuée sur le nombre de fiches DACQ traitées, de déclarations d’EI/EIG, de plaintes et réclamations, leur typologie, le plan d’action élaboré, le nombre de nouvelles actions, le nombres d’actions traitées… au cours de l'année écoulée. Cette synthèse sera intégrée dans le rapport d’activité de l’ERRD (Etat Réalisé des Recettes et des Dépenses déposé au plus tard le 30 avril de l’année N+1 auprès des autorités de tarification et de contrôle) et communiquée à la Direction Générale pour être traitée en revue de Direction (en février de l’année N+1).
Article 5 : Conservation et archivage Les différentes mises à jour des plans d’actions sont archivées afin de suivre les évolutions intervenues. Les déclarations du module déclaration d’AGEVAL sont conservées pour une période de 1 an sauf si leur traitement n’a pas été finalisé. Passé ces délais, les plans d’action et les déclarations sont archivés. Les objectifs créés dans le module plan d’action d’AGEVAL sont conservés pendant 5 ans après leur date d’échéance. Au-delà de cette durée, ils seront supprimés par le directeur de l’ESMS concerné. Cette action n’est pas automatisée. Les déclarations du module déclaration d’AGEVAL sont archivées après leur clôture, une fois par an au premier janvier. Elles sont conservées dans l’outil pendant une durée de 5 ans à compter de la date de clôture du traitement, sauf hypothèse d’engagement d’une action judiciaire. Au-delà de cette durée, les déclarations seront supprimées par le service qualité. L’archivage et la suppression ne sont pas automatisés. Article 6 : Durée et entrée en vigueur de l’accord Le présent accord est conclu pour une période de 3 ans à compter du 01/01/2026. Les parties conviennent de se rencontrer dans le cadre des négociations annuelles obligatoires de l’année 2028 pour juger de l’opportunité et des éventuelles mesures à prendre dans le cadre du renouvellement du présent accord. Article 7 : Révision Le présent accord est révisable dans les conditions prévues par les dispositions légales et réglementaires (article L. 2261-7-1 du Code du travail), sauf demande commune des parties. Toute demande de révision est obligatoirement accompagnée d’une rédaction nouvelle concernant le (ou les) article(s) soumis à révision et notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception ou contre décharge à chacune des parties. Au plus tard dans le délai de 3 mois à partir de la réception de cette lettre, les parties doivent s’être rencontrées en vue de la rédaction d’un nouveau texte. Le présent accord reste en vigueur jusqu’à la conclusion du nouvel accord. L'avenant portant révision de tout ou partie d'une convention ou d'un accord se substitue de plein droit aux stipulations de la convention ou de l'accord qu'il modifie (article L. 2261-8 du Code du travail). Il est opposable, dans des conditions de dépôt prévues à l'article L. 2231-6, à l'ensemble des employeurs et des salariés liés par la convention ou l'accord.
Article 8 : Formalités de dépôt et publicité Le présent accord sera porté à la connaissance de l’ensemble des salariés de la manière suivante : Le secrétariat de la Direction Générale enverra un mail (avec en objet « Communication Direction Générale – Accord d’entreprise) à l’ensemble des salariés sur leur boîte mail professionnelle, afin de les informer de l’existence de cet accord et de son insertion dans la Gestion Documentaire (I :). Le présent accord est établi en 3 exemplaires originaux : - un exemplaire pour remise à l’Organisation Syndicale signataire, - un exemplaire pour l’employeur - un exemplaire destiné au greffe du Conseil de Prud’hommes d’Epinal. Le présent accord sera déposé dépôt en ligne sur la plateforme de télé procédure du Ministère du Travail, après anonymisation des noms et prénoms des signataires de l’accord pour la version publiable. Ce dépôt ainsi que celui auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes d’Epinal seront effectués par l’employeur. Fait à Epinal, le 18 décembre 2025
Pour l’Adapei88
Les Organisations Syndicales
Annexe : Liste des Documents associés
Fiche DACQ Lettre de mission du référent DACQ Lettre de mission du coordonnateur DACQ Compte-rendu réunion DACQ Procédure de déclaration des plaintes et réclamations Procédure de déclaration des EI/EIG Formulaire plainte et réclamation Formulaire EI/EIG
