9 /Information et formation au système de vote électronique PAGEREF _Toc224151202 \h 11
10 /Durée de l’accord et renouvellement PAGEREF _Toc224151203 \h 11
11 /Suivi et clause de rendez-vous PAGEREF _Toc224151204 \h 11
12 /Révision PAGEREF _Toc224151205 \h 11
13 /Dénonciation PAGEREF _Toc224151206 \h 12
14 /Dépôt et publicité PAGEREF _Toc224151207 \h 12
Entre les soussignés :
Les sociétés composant l’UES ADVENS :
La société ADVENS, société par actions simplifiée, au capital de 440.250 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Lille Métropole sous le numéro 433 428 018, dont le siège social est situé 32, rue Faidherbe à Lille (59800), représentée par Monsieur David BUHANXXX, agissant en qualité de Directeur Général, ayant tous pouvoirs aux fins des présentes
La société HOLDING ADVENS III, société par actions simplifiée à associé unique, au capital de 12.816.101,80 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Lille Métropole sous le numéro 900 999 558, dont le siège social est situé 32, rue Faidherbe à Lille (59800), représentée par Monsieur David BUHANXXX, agissant en qualité de Directeur Général, ayant tous pouvoirs aux fins des présentes
Ci-après dénommées « l’UES » ou « l’UES ADVENS » ou « la Direction » D’une part,
Et :
La CFDT, représentée par Monsieur Romain DALMARDXXX, en sa qualité de délégué syndical
Ci-après « l’organisation syndicale représentative » ou « le délégué syndical » D’autre part,
Ensemble, « les parties »
Il est arrêté et convenu ce qui suit :
Préambule
Compte tenu de l’organisation du travail en vigueur dans l’UES ADVENS et compte tenu de l’expérience réussie du recours au vote électronique au sein de l’UES, la mise en place d’un système de vote électronique offre les meilleures facilités et conditions de participation à tout scrutin organisé au sein des entreprises composant l’UES. C’est ainsi que la Direction et l’organisation syndicale représentatives au niveau de l’UES ADVENS se sont rencontrées au cours d’une réunion qui s’est tenue le 12 mars 2026 afin de définir le cadre général des modalités de recours au vote électronique. Dans ce contexte, compte tenu de sa fiabilité et de sa praticité, il a été choisi de mettre en place, de manière exclusive de tout autre moyen de vote, le procédé de vote électronique pour chaque élection des représentants du personnel au Comité Social et Économique. Il a également été décidé de recourir au vote électronique, de manière exclusive de tout autre moyen de vote, dans le cadre des référendums d’entreprise et de consultations des collaborateurs menés au sein de l’UES ADVENS, et plus largement dans le cadre de scrutin organisés au sein des entreprises composant l’UES ADVENS sur le fondement du code du travail. Dans ce cadre, les Parties précisent que par le terme « votant », il faut entendre les électeurs pour les scrutins organisés dans le cadre des élections professionnelles ou tout salarié ayant droit de vote dans le cadre des autres scrutins organisés au sein de l’UES. Conformément aux dispositions du Code du travail, ce système de vote électronique comporte des garanties et modalités spécifiques dont : Anonymat et secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un votant en particulier ; Sincérité et intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par le votant et bulletin enregistré dans l’urne électronique ; Unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ; Confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ; Intervention d’un prestataire extérieur chargé de l’organiser ; Information par voie de notice des salariés utilisant le vote électronique ; Sécurisation du vote au moyen de :
Chiffrement et cryptage ;
Codes d’accès confidentiels pour chacun des votants ;
Création de clés de chiffrement ; Existence d’un dispositif de secours pour parer à toute panne ou tout dysfonctionnement.
Plus généralement, le système retenu sera mis en place dans le respect des dispositions du code du travail, dont notamment les articles R. 2314-5 et R. 2324-8.
Objet et champ d’application
Cet accord a pour objet de prévoir le recours exclusif au vote électronique (à l’exclusion du vote papier à bulletin secret sous enveloppe) dans le cadre des scrutins organisés au sein de l’UES ADVENS (élections professionnelles, référendum d’entreprise, consultations des collaborateurs …) et d’en définir les principales modalités. Il s’applique à l’ensemble des salariés des sociétés composant l’UES ADVENS. Prestataire
La conception et la mise en œuvre du système de vote électronique seront confiées à un prestataire choisi par l’UES ADVENS et respectant les dispositions prévues par le code du travail relatives au vote électronique ainsi que les principes généraux du droit électoral, sur la base du présent accord et d’un cahier des charges transmis au prestataire par l’UES ADVENS. Ce cahier des charges sera également annexé, selon les cas, au protocole d’accord préélectoral ou au protocole d’organisation des référendums d’entreprise ou consultations de salariés ou à toute documentation équivalente. Il sera également tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et mis en ligne sur l’intranet de l’entreprise (Sharepoint). Le prestataire devra concevoir et mettre en place un système de vote électronique sur la base de ce cahier des charges respectant les prescriptions légales et réglementaires, et notamment les articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail, dans le respect des principes généraux du droit électoral, qui sont notamment :
L’authentification du votant ;
L’intégrité du vote (identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré) ;
L’anonymat du vote (impossibilité de relier un vote émis à un électeur) ;
L’unicité du vote (impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin) ;
La confidentialité et le secret du vote ;
Le respect des conditions de conservation des documents électoraux.
Par ailleurs, les parties rappellent que la confidentialité des données transmises et la sécurité des opérations de vote sont primordiales. Le prestataire externe choisi devra, en particulier, assurer le respect des principes suivants : La confidentialité des données transmises par la Direction pour l’organisation du scrutin, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales ; La sécurité et la confidentialité de l’adressage des moyens d’authentification des salariés leur permettant de procéder au vote ; La sécurité de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Dans ce cadre, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système du vote électronique qu’il propose devra avoir été soumis à une expertise indépendante destinée notamment à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail. Le rapport établi par l’expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL). En outre, l’employeur informe les organisations syndicales représentatives au niveau de l’UES de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.
Respect de la loi « Informatique et Libertés »
La mise en œuvre et le fonctionnement du système de vote électronique s’inscriront dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » et de ses textes d’application. Pour les seules nécessités des opérations de vote (notamment l'établissement des listes électorales ou de votants), la Direction sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel des sociétés composant l’UES ADVENS.
Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Le vote électronique se déroulera, pour chaque scrutin, pendant une période délimitée. Les votants auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou via tout terminal usuel disposant d’une connexion interne en se connectant au site de vote. Tout votant atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter dûment justifiée pourra se faire assister par un électeur de son choix. Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral ou tout autre protocole relatif à l’organisation du scrutin concerné, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Communication des listes électorales et des listes de candidats
La transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections ou du protocole relatif à l’organisation du scrutin concerné, est faite à la date prévue par ledit protocole. Leur transmission permet de délivrer à chaque votant un moyen d’authentification unique et de le lui faire parvenir afin de s’identifier sur le site de vote. Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront ainsi traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ». Dans le cadre des élections professionnelles, les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral. Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote et seront reproduites telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs. Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral. Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats le cas échéant.
Déroulement des opérations de vote
Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des votants suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l'entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.
Modalités d’accès au serveur de vote
A partir du fichier des listes électorales fourni par la Direction, le prestataire génèrera aléatoirement un moyen d’authentification sécurisé et unique pour chaque votant, qui garantit la confidentialité du vote. Lors des élections professionnelles, ce moyen d’authentification pourra également être valable en cas de second tour. Les modalités de transmission de ce moyen d’authentification seront fixées et adaptées avec le prestataire, au regard notamment des préconisations de la CNIL, et précisées dans le protocole d’organisation du scrutin. L’authentification de l’électeur sur le site de vote se fera à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote. Une fois connecté, l'électeur se verra présenter :
les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants, pour les scrutins organisés dans le cadre des élections professionnelles.
Les bulletins de vote correspondant au choix proposé aux électeurs pour les autres scrutins.
Il pourra alors procéder à son choix. Son choix devra alors apparaître clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique. La liste d’émargement enregistre les données suivantes : nom et prénom du votant, collège d’appartenance (le cas échéant), heure et date du vote. Elle n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin. Cette confirmation clôt définitivement l’accès au scrutin pour lequel le vote vient d’être réalisé. La transmission du vote et l’émargement feront l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. En cas de perte, d’oubli ou de non-réception du moyen d’authentification personnel et unique, les votants pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée. Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste dans le cadre des élections professionnelles pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation en temps réel. En revanche, pendant la période de scrutin, aucun résultat partiel ne sera accessible à quiconque.
Bulletins de vote
Le prestataire assure la présentation et la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote. Dans le cadre des élections professionnelles, il assurera également au préalable l’intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs. Ces listes seront présentées sur un seul et même écran, dans l’ordre alphabétique. Le chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique devra répondre aux exigences de la CNIL et garantir un chiffrement sans interruption dès l’émission du vote.
Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par l'article R. 2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification du votant sont séparés. L'opinion émise par le votant est ainsi chiffrée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des votants. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations de vote. Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique, de manière à prouver de façon irréfutable que seuls les membres du bureau de vote ont connaissance de ces clés, à l’exclusion de toute autre personne. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des votants, les clés de chiffrement et de déchiffrement de et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu'au personnel habilité du prestataire, chargé de la gestion et de la maintenance du système. Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. Par ailleurs, l’employeur ou le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.
Cellule d’assistance technique
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle aura notamment pour mission, en présence des représentants des listes de candidats, de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée, par le prestataire, par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système sera scellé par le prestataire ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Information et formation au système de vote électronique
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. À cet égard, chaque votant recevra une notice d’information détaillée en amont du scrutin, relative au déroulement des opérations de vote. Par ailleurs, Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Durée de l’accord et renouvellement
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Le présent accord prend effet au lendemain de l’accomplissement des formalités de dépôt et de publicité. Il se substitue à toute disposition conventionnelle, engagement unilatéral ou usage antérieur ayant le même objet, et notamment à la décision unilatérale de l’employeur en date du 4 mai 2022.
Suivi et clause de rendez-vous
Un suivi de l'accord est réalisé par l'entreprise et l’organisation syndicale signataire de l'accord tous les 4 ans, à l’occasion de l’organisation des élections professionnelles.
Révision
Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision conformément aux dispositions légales et réglementaires. La partie signataire qui souhaite procéder à une révision de l’accord devra en informer l’autre partie signataire par LRAR en indiquant le motif et l’objet de la révision.
Dénonciation
Le présent accord pourra être dénoncé conformément aux dispositions légales et réglementaires, sous réserve du respect d’un préavis d’une durée de trois mois. La dénonciation devra être notifiée par son auteur à aux autres signataires de l’accord et déposée dans les conditions prévues par le code du travail.
Dépôt et publicité
Le présent accord sera notifié à chacune des organisations syndicales représentatives au niveau de l’UES. Le présent accord donnera lieu à un dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du code du travail, auprès de la DREETS compétente, via la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail. En parallèle, l'accord sera déposé par la Direction au Greffe du Conseil de prud’hommes compétent. Il sera en outre anonymisé en vue de son dépôt dans la base des données numériques des accords collectifs. Une version de cet accord sera publiée sur le site intranet ressources humaines (notamment Sharepoint) de la société ADVENS et de la société HOLDING ADVENS III.
Fait à Lille, le 17 mars 2026,
Pour l’UES ADVENS, Représentée par Monsieur David BUHANXXX en qualité de Directeur Général,
Pour la CFDT, Représentée par Monsieur Romain DALMARDXXX, en qualité de délégué syndical,
