ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES
ENTRE :
L’UES ALHENA composée des sociétés :
La société AFRANETT AGENCE FRANCAISE DE NETTOYAGE, société à responsabilité limitée immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 784 487 282 et dont le siège social est situé 19 allée de l’Europe à Clichy (92110),
La société ALHENA PARTICIPATIONS, société par actions simplifiée, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 439 424 433 et dont le siège social est situé 19 allée de l’Europe à Clichy (92110),
La société AQUANET SERVICES société par actions simplifiée immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 332 788 124 et dont le siège social est 19 allée de l’Europe à Clichy (92110),
La société COMPAGNIE FRANCAISE D'ENTRETIEN ET DE MAINTENANCE - COFREM, société par actions simplifiée immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 409 234 797 et dont le siège social est situé 19 allée de l’Europe à Clichy (92110),
L’ensemble des sociétés ci-dessous étant représentées par Monsieur xxxxxxxxxx, agissant en qualité de Directeur des relations sociales, dûment habilité aux fins des présentes,
Ci-après dénommée « l’UES »
D’une part,
ET
Les Organisations syndicales représentatives suivantes :
Monsieur Xxxxxxxxxxxxxx, délégué syndical CFDT
Monsieur Xxxxxxxxxxxxxx, délégué syndical CFTC
Ci-après dénommées « les Organisations syndicales »
D’autre part,
Il a été convenu ce qui suit :
PREAMBULE
L’UES AFRANETT, AQUANET, COFREM et les organisations syndicales représentatives ont conclu le 25 mai 2023 un accord relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles.
En raison de l’élargissement du périmètre de l’UES par accord du 26 juin 2024, l’UES ALHENA qui comporte désormais quatre sociétés, a souhaité, par le présent accord, réitéré sa volonté de mettre en place le vote électronique pour les élections professionnelles du CSE.
Les Parties se sont rencontrées afin d’envisager le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles.
Les Sociétés ont pris contact avec ALMA CONSULTANT (SAS ALMA CONSULTANT, RCS Créteil n°897 824 256, 5 Avenue du Général De Gaulle, 94160 Saint-Mande), spécialisée dans les opérations de vote afin de lui confier la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges, figurant en annexe du présent accord, respectant les prescriptions réglementaires (article R2314-6 du Code de travail).
Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes (article R2314-6 du code de travail).
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (article R2314-7 du code de travail).
Avec les organisations syndicales et après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.
CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD
Cet accord trouve à s’appliquer aux entreprises composant l’UES ALHENA.
OBJET DE L’ACCORD
Cet accord acte du recours au vote électronique sur internet pour les élections professionnelles du Comité social et économique (ci-après désigné « CSE ») de l’UES ALHENA.
MODALITÉS D’ORGANISATION DES OPÉRATIONS
Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote électronique.
Le choix du vote électronique se fait à l’exclusion de toute autre modalité de scrutin et notamment du vote papier.
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral et notamment :
L’authentification de l’électeur,
L’intégrité du vote (identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré)
L’anonymat du vote (impossibilité de relier un vote émis à un électeur)
L’unicité du vote (impossibilité de voter plusieurs fois pour le même scrutin)
La confidentialité et le secret du vote
Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail pour les salariés munis d’un accès internet ou lorsque le site est doté d’un poste en libre accès.
Dans le cadre de chaque élection des salariés, les parties signeront un protocole électoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition et le nombre de sièges selon les établissements pour les élections.
Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par la société ALMA CONSULTANT, mandatée pour ce faire par la Direction.
Expertise indépendante
Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, ALMA CONSULTANT doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :
D’une part, de la Délibération CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
D’autre part,
du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles.
du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Économique.
du Règlement Général sur la Protection des Données (n°2016/679 du 14/04/2016).
Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant une expérience dans l’analyse des systèmes de vote et avoir suivi une formation auprès de la CNIL.
Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL.
Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la CNIL et remis aux organisations syndicales.
Information et formation au système de vote électronique
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.
À cet égard, chaque salarié recevra une notice d’information détaillée (article R2314-12 du code de travail).
Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres des bureaux de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu lors du scellement de l’urne (article R2314-12 du code de travail).
Dispositif de secours
Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE
Établissement des fichiers
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines.
Les listes de candidats sont établies pour chaque scrutin et instance par chaque organisation syndicale, ou directement par les candidats libres lors du second tour, et transmises à la Direction dans le respect des délais qui seront fixés par chaque protocole préélectoral.
Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF sans lien hypertexte et sur une ou deux pages de format A4 (210x297cm).
Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format (cadre de l’image de 200x200 pixels).
À la réception de ces listes, la Direction des Ressources Humaines les transmettra au prestataire afin qu’il en assure le traitement en les intégrant dans le système de vote électronique.
Le contrôle de conformité de cette liste importée sur le système est effectué sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines.
Modalités des élections
En présence des représentants des listes candidates, des membres du ou des bureaux de vote, de représentants de la Direction, le prestataire procédera avant l’ouverture du vote, à un test en réel du système de vote électronique, au vidage de l’urne électronique et au scellement de l’urne électronique.
Afin d'assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur une période déterminée conformément au calendrier défini dans le protocole électoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (Ordinateur, tablette, smartphone), de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Bulletins de vote
Le prestataire assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
Le prestataire reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la Direction des Ressources Humaines avec le cas échéant les professions de foi des listes correspondantes.
Le nom des listes seront présentées sur une seule et même page dans l’ordre précisé sur le protocole électoral.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. Les professions de foi mises en ligne seront de même format.
Modalités d’accès au serveur de vote
Les modalités d’envoi des codes d’accès au site de vote électronique seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral de manière à assurer la confidentialité de ces informations.
Pendant toute la durée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre une assistance téléphonique ou d’envoyer un mail afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote, notamment en cas de perte ou d’oubli des codes d’accès au site de vote.
En cas de perte ou d’oubli des codes d’accès au site de vote. L’assistance téléphonique sera disponible 24h/24 et 7j/7.
Cellule d’assistance technique
L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Cette cellule sera présente :
A la recette test complète du système de vote
Au scellement des urnes avant élections
Scellement et descellement lors du dépouillement des urnes
D’autre part les membres de cette cellule auront accès à l’état de fonctionnement du système de vote et au contrôle du scellement pendant toute la durée des élections.
Elle comprend 1 à 2 représentants de la direction des Ressources Humaines, 1 à 2 représentants du bureau de vote et 1 représentant du prestataire.
Cellule de scellement et descellement
Cette cellule sera formée au vote électronique et aux modalités de dépouillement par le prestataire lors du test en réel.
Pour l’ensemble des instances cette cellule sera composée de trois électeurs désignés avant la date du scrutin par la Direction. Ces membres pourront être des membres des bureaux de vote. La présidence appartiendra au plus ancien. La cellule pourra être assistée dans ses opérations par un salarié représentant le service RH.
Cette cellule aura en charge :
Scellement des urnes
Descellement des urnes
Bureaux de vote
Les modalités de désignation et de fonctionnement des bureaux de vote seront définies par la Direction.
Les bureaux de vote sont appelés à contrôler, à signer et à proclamer les résultats qui leur seront transmis par le prestataire et devront être composés de 3 électeurs (un président et deux assesseurs) par instance par collège. Sauf opposition des organisations syndicales signataires de cet accord, l’UES pourra créer un bureau de vote unique et commun aux différents collèges du CSE.
Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-6 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Les membres des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, les taux de participation et les listes d’émargement.
CLÔTURE ET RÉSULTATS
Clôture
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne électronique, les listes d’émargements, et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Décompte et attribution des sièges
Le système de vote électronique est scellé après la clôture du scrutin et avant le descellement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture.
La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau en cas de besoin.
Délais et recours et destruction des données
Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
À l’expiration de ces délais, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
DISPOSITIONS FINALES
Entrée en vigueur et durée de l’accord
L’accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le jour de sa signature.
Faculté d’adhésion
Toute organisation syndicale représentative au niveau de l’entreprise non-signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement conformément à l’article L. 2261-3 et suivants du Code du travail.
Cette adhésion ne pourra pas être partielle et concernera obligatoirement l’ensemble des termes de l’accord.
Révision
Le présent accord pourra, le cas échéant, être révisé pendant sa période d’application dans le respect des dispositions prévues par les articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.
Au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette demande de révision, les parties devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte.
Ces dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un avenant.
L’avenant se substituera alors de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifie dès lors qu’il aura été conclu et déposé conformément aux dispositions légales.
Dénonciation
Le présent accord pourra également être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires dans les conditions prévues par l’article L. 2261-9 et suivants du Code du travail et moyennant le respect d’un délai de préavis de trois mois.
Cette dénonciation devra être notifiée à l'ensemble des autres signataires par lettre recommandée avec accusé de réception. Dans ce cas, la Direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.
Dépôt et publicité
Le présent accord est établi en 4 exemplaires pour notification à chaque syndicat représentatif.
Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure « TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l'article D. 2231-7 du Code du travail.
En application des dispositions de l’article L. 2231-5 du Code du travail, l’accord sera notifié à chacune des organisations syndicales représentatives au sein de la Société.
Conformément à l'article D. 2231-2 du Code du travail, un exemplaire sera également déposé au Greffe du Conseil de Prud'hommes de du lieu de conclusion.
Le présent accord sera affiché sur les tableaux réservés à l’information des salariés des sociétés constituants l’UES.
Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l'objet des mêmes mesures de dépôt et de publicité.
Fait à Clichy, le 31/07/2024
Pour les sociétés ALHENA PARTICIPATIONS, AFRANETT, AQUANET et COFREM composant l’UES ALHENA :
Monsieur xxxxxxxxxxxxxx, Directeur des Relations Sociales
