ACCORD RELATIF A LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES (BDES)
AU SEIN DE L'UES AFPA
Négocié entre :
1/ L’Agence Nationale pour la Formation Professionnelle des Adultes - AFPA, Etablissement public à caractère industriel et commercial Dont le siège social est situé 3 rue Franklin – Tour Cityscope – 93100 MONTREUIL
2/ La Société AFPA Entreprises, Société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU) au capital de 10.000 € Dont le siège social est situé 3 rue Franklin – Tour Cityscope – 93100 MONTREUIL
3/ La Société AFPA Accès à l’Emploi Société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU) au capital de 10.000 € Dont le siège social est situé 3 rue Franklin – Tour Cityscope – 93100 MONTREUIL
Composant l’Unité Economique et Sociale (UES) AFPA, ci-après UES AFPA Représentées par ****, DRH, expressément mandaté pour la négociation et la signature du présent accord
D’une part,
Et,
Les Organisations Syndicales représentatives au sein de l’UES AFPA :
- le Syndicat national CFE-CGC du personnel de la Formation Professionnelle des Adultes
- le Syndicat national CFDT du personnel de la Formation Professionnelle des Adultes
- le Syndicat national CGT du personnel de la Formation Professionnelle des Adultes
- la section fédérale FO du personnel de la Formation Professionnelle des Adultes
D’autre part,
Les signataires du présent accord conviennent des dispositions ci-après.
PREAMBULE
La loi n° 2015-994 du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l'emploi a modifié en profondeur les consultations et informations récurrentes devant être transmises au Comité Social et Economique, et qui sont réalisées sur la base des informations contenues dans la base de données économiques et sociales (BDES) créée par la loi n° 2013-504 du 14 juin 2013.
L'article 8 de l'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 a fait évoluer le texte d’origine en ouvrant la possibilité de négocier un accord collectif permettant de définir de nombreuses modalités liées à la BDES.
C’est dans ce contexte que les parties sont convenus de se réunir afin de faire évoluer la BDES actuelle, conformément aux dispositions de l’article L 2312-21 du Code du travail et portant notamment sur :
L'organisation, l'architecture et le contenu de la base de données économiques et sociales ;
Les modalités de fonctionnement de la base de données économiques et sociales, notamment les droits d'accès et le niveau de mise en place de la base dans les établissements distincts, son support, ses modalités de consultation et d'utilisation.
En application de l’article précité, la BDES comporte au moins les données suivantes : l'investissement social, l'investissement matériel et immatériel, l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’agence, les fonds propres, l'endettement, l'ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants, les activités sociales et culturelles, la rémunération des financeurs, les flux financiers à destination de l'entreprise.
Cette évolution de la BDES s’accompagne d’une modernisation de l’outil informatique sécurisé, support des éléments d’information nécessaire aux consultations et informations récurrentes.
TITRE I – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION
ARTICLE 1 - OBJET
La base de données économiques et sociales rassemble l’ensemble des informations nécessaires aux trois consultations annuelles obligatoires à savoir :
1° Les orientations stratégiques de l'entreprise ;
2° La situation économique et financière de l'entreprise ;
3° La politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi.
Compte tenu de l’unicité de politique générale conduite et applicable au sein du périmètre de l’UES AFPA et conformément au titre IV de l’accord relatif au CSEE et CSEC du 19 novembre 2019, les trois consultations annuelles précitées ont lieu au niveau du Comité Social et Economique Central (CSEC).
Toutefois, en raison de leurs spécificités, les informations suivantes font l’objet d’une consultation au niveau des Comités Sociaux et Economiques d’Etablissement (CSEE) sur le périmètre considéré :
Le DUERP (Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels)
Programmes annuels de préventions des risques et des conditions de travail
Congés et aménagement du temps de travail
Le bilan social pour les établissements de plus de 300 salariés
Les CSEE sont informés des données nationales portant sur les consultations précitées dès lors que l’avis est rendu par le CSEC de l’UES.
En outre, sont également mises à disposition dans la BDES les informations récurrentes transmises aux instances.
Dans cette perspective et outre le contenu légal de la BDES, les parties conviennent d’intégrer à celle-ci, l’ensemble des informations transmises aux instances (CSEC/CSEE) afin de tirer tout le profit de la mise en place d’une base de données unique.
ARTICLE 2 - CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord s’applique sur le périmètre de l’UES AFPA.
TITRE II – ORGANISATION DE LA BDES
ARTICLE 3 – ARBORESCENCE ET CONTENU
Dispose d’une BDES :
chaque établissement distinct composant l’UES AFPA au sein duquel est constitué un CSEE (14 établissements distincts)
l’UES AFPA au sein de laquelle est constituée un CSEC.
Chaque BDES est organisée à partir d’un système de gestion informatisé mis à disposition par l’agence avec une architecture commune aux différentes bases.
Par le présent accord, la Direction s’engage à aller au-delà des dispositions légales listées par l’article R 2312-9 du Code du travail en ajoutant :
L’agenda social,
Les rapports d’expertise rendus, le cas échéant, dans le cadre des trois consultations annuelles obligatoires,
Les éventuels rapports d’expertise dans le cadre de consultations ponctuelles
Les données d’utilité sociale,
Les dossiers de réunions des CSEC/CSEE
Les comptes rendus des commissions des CSEC/CSEE
Les informations fournies dans le cadre des négociations au niveau de l’UES Afpa.
Ces données pourront être complétées en fonction des accords mis en place ultérieurement à la date de signature du présent accord.
Afin de faciliter l’appropriation de la BDES et la recherche des données, il est convenu l’arborescence ci-après.
ITEMS
DONNEES
NIVEAU
PERIODICITE
Situation économique et financière de l’UES Etats financiers annuels (comptes clos des 2 derniers exercices, budget de l’année en cours) Rapports de gestion Rapport général et spécial des commissaires aux comptes Etats de la trésorerie Flux financiers Rapport d’expertise, le cas échéant BDES CSEC pour Information-Consultation sur la situation économique et financière
BDES CSEE pour information après communication des informations au CSEC et après recueil d’avis sur la situation économique et financière au niveau du CSEC Annuelle Orientations stratégiques Orientations stratégiques (dont COP) Orientation de la formation professionnelle GPEC BDES CSEC pour Information-Consultation sur les orientations stratégiques. BDES CSEE pour information après communication des informations au CSEC et après recueil d’avis sur les orientations stratégiques au niveau du CSEC Annuelle Politique sociale, conditions de travail et l'emploi Bilan social au niveau de l’UES Bilan social d’établissement (CSEE de + de 300 salariés) Rapport sur l’emploi au niveau de l’UES Rapport sur le temps partiel au niveau de l’UES Rapport sur l’emploi des personnes en situation de handicap au niveau de l’UES Rapport de situation comparée entre les femmes et les hommes au niveau de l’UES Tableau des subventions versées aux CSEE et au CSEC (fonctionnement et ASC) Documents Uniques d’évaluation des risques professionnels (DUERP) Programmes annuels de prévention des risques professionnels et d’amélioration des conditions de travail (PAPRIPACT) Documents relatifs aux congés et aménagement du temps de travail Rapport d’expertise, le cas échéant
BDES CSEC pour Information-Consultation relative à la politique sociale (données nationales)
BDES CSEE pour l’Information-Consultation relative au Bilan social d’établissement (CSEE + de 300 salariés), aux DUERP, PAPRIPACT, congés et aménagement du temps de travail au niveau des CSEE
BDES CSEE pour information sur la politique sociale (données nationales) et après recueil d’avis sur la politique sociale au niveau du CSEC
Annuelle
Sauf DUERP/PAPRIPACT : selon les mises à jour Médecine du travail Rapport annuel du médecin du travail de chaque établissement BDES CSEE : pour information sur le rapport du médecin du travail Annuelle Informations trimestrielles Evolution générale des commandes et l’exécution des programmes de production Eventuels retards de paiement des cotisations sociales Evolution des effectifs et de la qualification des salariés par sexe Etats de la trésorerie BDES CSEC : information sur les données nationales
BDES CSEE : information sur les données nationales et données d’établissement Trimestrielle Utilité sociale Suivi des indicateurs d’utilité sociale de l’UES (bilan) BDES CSEC : information sur les données nationales
BDES CSEE : information sur les données nationales Annuelle Réunions du CSEC Documents relatifs aux informations et information-consultations (hors consultations récurrentes) Procès-verbaux approuvés Eventuels rapports d’expertise (consultations ponctuelles) BDES CSEC Pour chaque réunion Réunions du CSEE Documents relatifs aux informations et information-consultations (hors consultations récurrentes) Procès-verbaux approuvés Eventuels rapports d’expertise (consultations ponctuelles) BDES CSEE Pour chaque réunion Agenda social Agenda social BDES CSEC BDES CSEE Semestrielle Négociations au niveau de l’UES Informations fournies dans le cadre des négociations et notamment celles recensées dans l’accord sur le séquencement et l’organisation des négociations au sein de l’UES BDES CSEC BDES CSEE En fonction de l’agenda social Commission santé sécurité et conditions de travail Compte-rendu/travaux de la commission fournis par le secrétaire adjoint BDES CSEC pour la CSSCTC BDES CSEE pour la CSSCTE En fonction des réunions de commissions Autres commissions obligatoires et facultatives Compte-rendu/travaux de la commission fournis par le président de la commission BDES CSEC pour les commissions centrales BDES CSEE pour les commissions d’établissement En fonction des réunions des commissions Accords et décisions unilatérales applicables au sein de l’UES Afpa Accords Décisions unilatérales BDES CSEC BDES CSEE En fonction des dates de signature
ARTICLE 4 – INFORMATIONS
Toutes les informations mises à disposition dans la BDES seront réparties entre les différentes rubriques de la base de données de la façon la plus pertinente possible pour faciliter leur exploitation et leur appropriation par les utilisateurs.
Toujours dans cette perspective, les parties conviennent de poursuivre, durant l’application du présent accord, la production des rapports et bilans supprimés par la loi n°2015-994 du 17 août 2015 pour intégrer leur contenu informationnel brut dans la BDES, en ce qu’ils permettent un accès rapide à l’information sur une même thématique. Ces rapports et bilans seront intégrés en tant que tels dans la BDES.
Il est rappelé que, par principe, la BDES est un outil évolutif tant par sa forme technique que par son contenu nécessairement dynamique. En effet, l’alimentation et la mise à jour de la BDES sont effectuées selon la périodicité afférente à chacune des consultations et informations récurrentes.
A chaque mise à jour d’information, les représentants du personnel ayant un accès à ces informations reçoivent automatiquement un courrielles informant de cette actualisation ; cette mise en ligne se substituant à la remise des documents papiers et vaut communication aux représentants du personnel, au sens de l’article R. 2323-1 du Code du travail.
Il est à noter que les données prospectives présentent un simple caractère prévisionnel, susceptible d’évoluer dans le temps notamment au regard de l’évolution du marché.
En outre, il sera précisé pour ces données prospectives, les informations qui, eu égard à leur nature ou aux circonstances, ne peuvent pas faire l'objet de données chiffrées ou de grandes tendances.
ARTICLE 5 - DOSSIERS DES REUNIONS
Les parties conviennent que les documents nécessaires à la tenue des réunions ordinaires et extraordinaires des CSEC/CSEE sont mis en ligne sur la BDES dans des dossiers classés par date avec les accès prévus ci-dessous.
Dès réception de la version définitive, les procès-verbaux de ces réunions seront également mis en ligne sur la BDES, dans les dossiers afférents.
Lorsque ces documents sont mis en ligne, les personnes bénéficiant d’un accès à la BDES reçoivent un courriel les informant de leur mise à disposition dans la BDES ; cette mise en ligne des éléments dans la BDES se substituant à la remise des documents papiers et vaut communication aux représentants du personnel.
TITRE III – FONCTIONNEMENT DE LA BDES
ARTICLE 6 – ACCES
La BDES est accessible en permanence aux membres listés ci-dessous. Cet accès débute avec la prise de mandat et s’achève avec la fin de celui-ci. L’accès sera donc automatiquement ouvert ou retiré en cas de mandat ou de perte de celui-ci, pour quelque motif que ce soit.
Les informations sont accessibles selon le tableau ci-après.
ACCES A LA BDES
INSTANCE
MANDATS
UES
CSEC
Membres élus du CSEC (titulaire et suppléant)
Représentants syndicaux du CSEC
Délégués syndicaux centraux
Représentants du personnel au Conseil d’administration, désignés dans les conditions prévues au chapitre II du titre II de la loi no 83-675 du 26 juillet 1983 relative à la démocratisation du secteur public
Membres du Comité de Direction Générale
DRH N/R
Le Secrétaire national/général de chaque OS
Pour la commission SSCTC : médecin du travail, IT et CARSAT
ETABLISSEMENT
CSEE
Membres élus du CSEE (titulaire et suppléant)
Représentants syndicaux du CSEE
Délégués syndicaux régionaux
Membres du Comité de Direction Générale
Délégués syndicaux centraux
Directeurs régionaux
DRH N/R
Pour la commission SSCTE : médecin du travail, IT et CARSAT, représentants de proximité
Les parties conviennent que l’actualisation des accès nécessite une anticipation des informations relatives aux mandats transmises à la DRH Régionale (DRHR) et la DRH Nationale (DRHN), selon les situations, par les organisations syndicales et les secrétaires d’instance.
A cet effet, un correspondant BDES sera désigné au niveau de chaque DRH régional et de la DRH nationale. La liste des correspondants BDES sera transmise pour information aux secrétariats des CSEE et du CSEC ainsi que sur les boites génériques des organisations syndicales.
ARTICLE 7 - MODALITE D’ACCES
La BDES est accessible par connexion internet sécurisée en tout lieu, 24h/24h et 7j /7j, sauf lors d’opérations de maintenance ou d’évolutions majeures pour lesquelles les utilisateurs seront informés.
Dans le cadre du présent accord, il est rappelé que le temps de consultation des informations se trouvant dans la BDES s’impute sur les heures de délégations. A ce titre, il est rappelé que les heures de délégations doivent être prises pendant le temps de travail, sauf en cas de nécessité du mandat.
Un identifiant et un mot de passe sont attribués individuellement à chaque personne ayant accès à la BDES.
ARTICLE 8 - CONFIDENTIALITE DES ACCES ET DES DONNEES
L’identifiant et le mot de passe permettant l’accès à la BDES sont individuellement attribués et ne sauraient être communiqués à un tiers quel que soit son titre, son mandat ou son appartenance ou non à l’UES AFPA ou à l’une des entités la composant.
En application des dispositions légales, l’accès à la BDES s’accompagne d’une obligation de discrétion sur les informations confidentielles et présentées comme telles par l'employeur pour les personnes y ayant accès.
A défaut de précision, toutes les données relatives aux exercices n-1 et n-2 ne sont plus confidentielles.
Il appartient à la Direction de préciser le caractère confidentiel de l’information ainsi que la durée de celui-ci impliquant pour les personnes ayant accès à cette information de le respecter. Est confidentielle l’information dont la divulgation est de nature à nuire aux intérêts de l’Afpa.
Les documents, supports d’informations présentées comme confidentielles par la Direction, porteront au moment de leur consultation et de l’impression, un filigrane mentionnant le nom de l’utilisateur ainsi que la date et l’heure de consultation.
ARTICLE 9 - FORMATION DES UTILISATEURS
Les Directions des Ressources Humaines Régionales et Nationale organiseront au profit des utilisateurs de la BDES, une formation d’une demi-journée à l’utilisation de celle-ci et animée par chaque équipe régionale.
Par ailleurs, un guide sera également mis à disposition des utilisateurs.
TITRE V – PERIODE TRANSITOIRE
A compter de l’activation de la BDES telle qu’elle sera issue du présent accord, l’actuelle BDES cessera d’être enrichie au profit de la nouvelle BDES.
Toutefois, l’actuelle BDES restera accessible et son contenu consultable durant le laps de temps restant à courir et non couvert par la nouvelle BDES.
TITRE VI – DISPOSITIONS FINALES
ARTICLE 10 - DATE D’APPLICATION ET DUREE DE L’ACCORD
Le présent accord entrera en application à compter de sa date de signature dès lors que les conditions de validité seront réunies.
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
ARTICLE 11 – ADHESION
A la seule condition de respecter les dispositions de l’article L 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale représentative non signataire pourra adhérer au présent accord à tout moment pendant sa durée de validité.
ARTICLE 12 – REVISION – DENONCIATION
Chaque partie signataire ou adhérente pourra demander la révision de tout ou partie du présent accord. Conformément à l’article L. 2261-7-1 du Code du travail, à l’issue du cycle électoral en cours, toute organisation syndicale représentative au sein de l’UES, qu’elle soit signataire, adhérente ou non, pourra demander une révision de l’accord.
Toute demande de révision devra être adressée par tout moyen, notamment par voie électronique, à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.
Les dispositions de l’accord, dont la révision est demandée, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou à défaut seront maintenues. Les dispositions de l’avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date expressément prévue, soit à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents.
Le présent accord pourra être dénoncé, en tout ou partie, par l’une ou l’autre des parties signataires et/ou adhérentes.
La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec AR à chacune des autres parties signataires ou adhérentes. Une nouvelle négociation devra être envisagée, à la demande de l’une des parties le plus rapidement possible et au plus tard, dans un délai de trois mois suivant la réception de la lettre de dénonciation.
Durant les négociations, l’accord restera applicable sans aucun changement.
Les dispositions du nouvel accord se substitueront intégralement à celles de l’accord dénoncé, avec pour prise d’effet, soit la date qui en aura été expressément convenue, soit à défaut, le jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents.
En l’absence de nouvel accord, les dispositions ainsi dénoncées resteront applicables sans changement pendant une année, qui commencera à courir à l’expiration du délai de préavis fixé par l’article L. 2261-9 du Code du travail. Passé ce délai, le texte de l’accord cessera de produire ses effets.
ARTICLE 13 – NOTIFICATION, DEPOT ET PUBLICITE
En application de l’article L2231-5 du Code du travail, le présent accord sera notifié, après signature de la Direction et d’une ou plusieurs organisations syndicales représentatives, par la Direction aux organisations syndicales représentatives par voie électronique.
Puis, conformément aux articles L2231-6 et D2231-2 du Code du travail, il sera déposé par les soins de la Direction sur la plateforme « TéléAccords » mise en ligne par le Ministère du travail, et un exemplaire sera adressé au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Bobigny.
Il sera mis à la disposition des salariés sur l’intranet Agora de l’UES AFPA.
Fait à Montreuil, en sept exemplaires originaux, le 6 novembre 2020
Pour les établissements de l’UES AFPA représentés par ****
