AVENANT N°2 A L’ACCORD DE TÉLÉTRAVAIL DU 10 OCTOBRE 2018
Le présent avenant au protocole d’accord local relatif au télétravail, signé le 10 octobre 2018 au sein de l’Agence régionale de santé de Normandie, est conclu entre :
D’une part,
L’Agence régionale de santé de Normandie, représentée par son directeur général, Monsieur XX
Et d’autre part,
Les organisations syndicales signataires :
La CFDT Interco, représentée par Monsieur XX, délégué syndical,
L’UNSA, représentée par Madame XX, déléguée syndicale,
La CFDT PSTE, représentée par Madame XX, déléguée syndicale.
Le présent document vient modifier l’accord collectif de télétravail du 10 octobre 2018 et son avenant n°1 du 7 décembre 2021.
Afin de favoriser la meilleure lisibilité de ces modifications, le présent avenant prend pour base le texte de l’accord du 10 octobre 2018 tel que modifié par son avenant n°1 du 7 décembre 2021.
Les parties conviennent que le présent texte se substitue intégralement, à compter de sa date d’entrée en vigueur, aux dispositions de l’accord du 10 octobre 2018 et de son avenant n°1 du 7 décembre 2021.
De façon plus précise, l’évolution des articles au fil des modifications apportées par les 2 avenants sont présentées en annexe 2 du présent avenant.
« preambule
L’Agence régionale de santé de Normandie (ARSN) a conclu en 2018 un accord régissant les modalités organisationnelles relatives au télétravail pour les personnels de l’ARS Normandie, tous statuts confondus. Cet accord collectif a fait l’objet d’un premier avenant du 7 décembre 2021, prenant en compte notamment le retour d’expérience du télétravail pendant la crise sanitaire du Covid-19. Ce nouveau mode d’organisation du travail trouve un écho favorable auprès de l’ensemble des acteurs de l’ARSN, tout en constatant des aménagements nécessaires liés à l’évolution des pratiques de travail, des besoins d’organisation et de cadre réglementaire. Forts de cette expérience, le personnel, leurs représentants et la direction de l’ARS Normandie souhaitent apporter des modifications au dispositif existant dans le but de faire évoluer durablement les modes de travail. Par ailleurs, le télétravail répond également aux exigences de l’agence en matière de responsabilité sociale et environnementale par la réduction de l’impact carbone induit par les moyens de transport. Aussi, les parties conviennent d’un commun accord de redéfinir, dans le présent avenant, les bases de la mise en œuvre réussie du télétravail au sein de l’ARS Normandie, pour les agents dont l’activité se prête pour tout ou partie au télétravail. La volonté des parties est de déployer le télétravail sur la base de modalités élargies, tout en préservant l’équilibre des temps de vie, le droit à la déconnexion et les contraintes de service de l’ARS Normandie. Cet accord définit un mode de fonctionnement du télétravail en mode « régulé », c’est-à-dire hors activation d’un Plan de Continuité des Activités (PCA). Le présent avenant s’appuie notamment sur l’expérience de l’ARS Normandie, sur l’accord cadre relatif à la mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique du 13 juillet 2021 et sur le protocole d’accord relatif au travail à distance dans les organismes de sécurité sociale du 28 novembre 2017.
ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION
Article 1.1 – DEFINITION
Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail, dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’agence est effectué par un agent, hors de ces locaux de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication.
Sont concernées les situations de travail suivantes :
Travail au domicile de l’agent
Travail dans un autre lieu personnel adapté
Travail dans des locaux professionnels distincts de l’ARS Normandie
Travail dans un autre espace de travail adapté de type espace de co-working, accueil dans une administration…
Article 1.2 – PORTEE DE L’ACCORD
On entend par télétravailleur, au sens du présent avenant, tout agent de l’ARS Normandie :
Fonctionnaire,
Contractuel de droit public
Contractuel de droit privé recruté sur l’une des trois conventions collectives du régime général de la Sécurité sociale
Contrat d’apprentissage
Stagiaires école d’une durée d’au moins 3 mois
Dès lors que tout ou partie des activités de l’agent peuvent être réalisées à distance, l’organisation de l’activité en mode télétravail peut être envisagée et doit faire l’objet d’une concertation avec le responsable hiérarchique n+1 qui évaluera avec l’agent la faisabilité.
Au-delà du contenu des activités à réaliser en télétravail, l’autonomie de l’agent pour le traitement de ces activités en télétravail sera évaluée par le responsable hiérarchique n+1.
L’organisation du télétravail dans le cadre d’un Plan de Continuité des Activités (PCA) mis en œuvre dans des circonstances exceptionnelles fera l’objet d’adaptation en cohérence avec la situation rencontrée.
De même, les travaux relatifs aux astreintes hors site de l’ARS Normandie n’entrent pas dans le champ d’application du présent avenant. Un régime spécifique est mis en place et couvert par des instructions adaptées.
ARTICLE 2 – CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE DU TÉLÉTRAVAIL
Article 2.1 – PRINCIPE DU VOLONTARIAT
Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat. Lorsqu'un agent adresse une demande de télétravail, le responsable hiérarchique (N+1) étudie la demande et valide ou refuse celle-ci. Le dossier est ensuite instruit par le Secrétariat général pour contrôle au vu des conditions de faisabilité tant techniques, qu'organisationnelles, au regard du poste de travail considéré, et de la maitrise de I’emploi dont fait preuve I'agent, notamment de sa capacite à travailler de manière autonome et procède enfin à la formalisation en lien avec la Direction générale.
La décision de la Direction générale fait I'objet d'une notification par le pôle des Ressources Humaines à I'agent concerné dans un délai maximum de 30 jours à compter de la date de dépôt de la demande de I'agent, sauf circonstances exceptionnelles (organisation dérogatoire du travail (ex PCA), besoin de complément d'informations pour instruire le dossier...).
Article 2.2 – modalités de demande
Les demandes de télétravail doivent être formulées par écrit grâce aux formulaires mis à disposition sur les outils adhoc. Les demandes peuvent être réalisées à l’occasion des campagnes triennales ou en cours de période triennale.
Article 2.3 – processus de traitement de la demande
Article 2.3.1 – demande écrite de l’agent et actions du responsable hiérarchique n+1
Les demandes sont transmises au responsable hiérarchique n+1 de l’agent. Le responsable hiérarchique n+1 organise systématiquement une rencontre avec l’agent pour évoquer l’organisation de son travail en mode distanciel.
Le responsable hiérarchique n+1 émet un avis au moyen du formulaire mis à disposition. Son avis reposera sur son évaluation des activités traitées pendant les jours de télétravail, et la maîtrise dont fait preuve l’agent sur lesdites activités notamment au regard de sa capacité à les traiter de manière autonome.
Article 2.3.2 – avis favorable du responsable hiérarchique n+1
En cas d’avis favorable du responsable hiérarchique n+1, la demande, accompagnée de l’avis du responsable hiérarchique n+1, est ensuite examinée par le Secrétariat général au vu des conditions de faisabilité tant techniques qu’administratives (cf article 6).
Article 2.3.3 – avis défavorable du responsable hiérarchique n+1
En cas d’avis défavorable du responsable hiérarchique n+1, la demande de l’agent, accompagnée de l’avis circonstancié du responsable hiérarchique n+1, est adressée au Secrétariat général. L’avis circonstancié repose sur l’évaluation des activités traitées pendant les jours de télétravail, et la maîtrise dont fait preuve l’agent sur lesdites activités notamment au regard de sa capacité à les traiter de manière autonome.
Un échange a alors lieu entre le Secrétariat général et le responsable hiérarchique n+1 pour envisager si une organisation peut être envisagée ou si des moyens peuvent être proposés afin d’y répondre favorablement. En cas d’impossibilité, une notification de refus, motivée, sera adressée à l’agent par le Pôle ressources humaines.
Un agent de droit public peut demander un réexamen de sa demande en adressant une saisine écrite et argumentée au Secrétariat général dans un délai maximum de 30 jours suivant la notification de la décision initiale. Après réexamen, une réponse écrite et motivée est adressée à l’intéressé dans un délai maximum de 30 jours suivant la réception du courrier de l’agent. En cas de nouveau refus, l’agent peut demander un réexamen de sa demande en adressant une saisine écrite et argumentée auprès des commissions ministérielles adhoc (CAP, CCP).
Un agent de droit privé peut demander un réexamen de sa demande en adressant une saisine écrite et argumentée au Secrétariat général dans un délai maximum de 30 jours suivant la notification de la décision initiale. Après réexamen, une réponse écrite et motivée est adressée à l’intéressé dans un délai maximum de 30 jours suivant la réception du courrier de l’agent.
Article 2.3.4 – réponse du Secrétariat général
D’un point de vue général, lorsqu’un agent exprime la volonté de télétravailler, le Secrétariat général examine cette demande en tenant compte de l’avis préalable des responsables hiérarchiques, quels qu’ils soient, puis soumet la demande à la validation de la Direction générale.
La décision de la Direction générale fait l’objet d’une notification écrite par le Pôle Ressources humaines dans un délai de 45 jours après la date de dépôt de la demande de l’agent, sauf circonstances exceptionnelles.
La formalisation du télétravail prend la forme d’un protocole individuel ou d’un avenant au contrat de l’agent, selon son statut.
L’acte d’autorisation de la demande de télétravail précisera les mentions suivantes :
Les fonctions de I'agent exercées en télétravail ;
Le lieu ou les lieux d'exercice en télétravail ;
Les jours de référence travaillés, d'une part, sous forme de télétravail et, d'autre part, sur site, compte tenu du cycle de travail applicable à I'agent, ainsi que les plages horaires durant lesquelles I'agent exerçant ses activités en télétravail est à la disposition de I'agence et peut être joint, par référence au cycle de travail de I'agent ou aux amplitudes horaires de travail habituelles conformement à I'accord en vigueur sur I'aménagement du temps de travail ;
La date de prise d'effet de I‘exercice des fonctions en télétravail et sa durée ;
Le cas échéant, la période d'adaptation prévue à l’article 2.4 et sa durée.
Article 2.3.5 – durée de l’autorisation
Les autorisations de télétravail sont délivrées pour une durée maximale de 3 ans à partir de la première campagne de recensement en 2021. Une nouvelle campagne aura lieu tous les 3 ans. Dans ce cadre, à la date de signature du présent avenant, la prochaine campagne aura lieu en 2027 pour une prise d’effet au 1er janvier 2028.
Les agents absents ou qui ne se seraient pas manifestés lors de la campagne de recensement ont la possibilité de faire une demande en cours de période triennale. Dans ce cas, l’autorisation débute obligatoirement le premier jour d’un trimestre civil et se termine à la date de la fin de période triennale, de sorte que l’autorisation soit alignée sur les campagnes triennales.
Article 2.3.6 – renouvellement de l’autorisation
Le même processus de recensement que décrit supra sera opéré tous les 3 ans.
Article 2.3.7 – changement de lieu de télétravail de l’agent
En cas de changement de lieu de télétravail, l’agent devra fournir les justificatifs précisés à l’article 6 pour que son autorisation de télétravail soit maintenue.
Article 2.4 – période d’adaptation
Article 2.4.1 – première demande
A l’occasion de la première demande, une période d’adaptation de 3 mois sera mise en place de façon à ce que l’agent, comme le responsable hiérarchique n+1, évalue chacun si le télétravail se déroule dans de bonnes conditions à tous points de vue.
En cas de période réussie, le télétravail peut être poursuivi sans formalité particulière.
En cas de période présentant des difficultés, un échange doit avoir lieu entre le responsable hiérarchique n+1 et l’agent pour envisager des actions correctives permettant la poursuite de ce mode d’organisation.
En cas d’impossibilité, la fin du télétravail doit être formalisé par l’acteur qui souhaite mettre un terme au télétravail :
Sans délai lorsque l’agent souhaite mettre un terme au télétravail,
En respectant un délai de 2 semaines lorsque le responsable hiérarchique n+1 souhaite mettre un terme au télétravail. La fin de la période d’adaptation devra être motivée par écrit et transmise au Secrétariat général. Une notification écrite sera alors adressée par le Pôle ressources humaines à l’agent.
Des voies de recours sont ouvertes aux agents (cf article 2.3.3).
Article 2.4.2 – changement d’activités
En cas de changement d’activités de l’agent, s’il télétravaillait auparavant et qu’il souhaite continuer, il peut solliciter une nouvelle demande. Sa demande est traitée selon le processus décrit supra.
En cas d’accord, une période d’adaptation peut être prévue. Cette décision relèvera de l’avis du responsable hiérarchique n+1.
Article 2.5 – suspension du télétravail
Dans des circonstances exceptionnelles, le télétravail peut être suspendu momentanément.
Article 2.5.1 – suspension à la demande de l’agent
Pour des raisons majeures personnelles (incendie, inondation, motif impérieux…), l’agent peut demander la suspension provisoire de l’organisation du télétravail. Sa demande peut être prise en compte sans délai. Il convient que l’agent en informe son responsable hiérarchique n+1 et le Pôle ressources humaines.
Article 2.5.2 – suspension à la demande du responsable hiérarchique n+1
Pour des raisons de nécessité de service, le responsable hiérarchique n+1 peut être amené à suspendre le télétravail d’un agent. Ce peut être le cas en raison de la gestion d’un évènement majeur et exceptionnel. Dans ce cas, la suspension est effective sans délai. Ce peut être le cas également pour d’autres raisons de service. Dans ce cas, un délai de prévenance de 15 jours est observé.
Article 2.6 – réversibilité du télétravail
En cas de difficultés récurrentes, il peut être mis un terme au télétravail.
Si la demande provient de l’agent, celui-ci doit formaliser sa décision auprès de son responsable hiérarchique n+1 et du pôle ressources humaines. La motivation de sa décision ne revêt pas un caractère obligatoire.
Si la demande provient du responsable hiérarchique n+1, il doit organiser un temps d’échange avec l’agent pour évoquer avec lui les difficultés identifiées. Si le responsable hiérarchique n+1 maintient son souhait de mettre un terme au télétravail de l’agent, il adresse un avis circonstancié au Secrétariat général pour traitement de sa demande.
Un échange a alors lieu entre le Secrétariat général et le responsable hiérarchique N+1 pour envisager si une organisation peut être envisagée ou si des moyens peuvent être proposés afin de maintenir le télétravail. En cas d’impossibilité, une notification de levée de l’autorisation, motivée, est adressée à l’agent par le Pôle ressources humaines.
Des voies de recours sont ouvertes aux agents (cf article 2.3.3).
Article 2.7 – ACCOMPAGNEMENT DU télétravail
Des programmes de formation dédiés au télétravail sont proposés régulièrement au personnel. Ils ont la possibilité de s’y inscrire.
Les responsables hiérarchiques n+1 disposent d’un socle de formations relatif au management à distance. En complément de ce socle dispensé à l’ensemble des responsable hiérarchique n+1, ils ont la possibilité de s’inscrire à des modules complémentaires autant que de besoin.
Article 2.8 – SUIVI DU TÉLÉTRAVAIL
L’agent qui télétravaille bénéficie d’un temps dédié à cette organisation pendant son entretien annuel d’évaluation avec son responsable hiérarchique n+1. L’objectif est d’évaluer l’organisation mise en place et échanger sur d’éventuelles améliorations.
Indépendamment de cet échange annuel, les agents et leurs responsable hiérarchique n+1 sont invités à échanger autant que de besoin afin de limiter les difficultés. A ce titre le responsable hiérarchique n+1 est le référent de chaque agent de son équipe sur les questions relatives au télétravail.
D’un point de vue collectif, des sondages de satisfaction spécifiques au télétravail sont adressés au personnel régulièrement en cours d’année. Les résultats de ces sondages seront partagés avec les représentants du personnel.
ARTICLE 3 – ORGANISATION PRATIQUE DU TÉLÉTRAVAIL
Article 3.1 – maintien du lien avec l’agence et les collectifs de TRAVAIL
La mise en œuvre du télétravail doit s’articuler avec un maintien de qualité du lien avec les collègues de travail, le responsable hiérarchique n+1 et l’agence d’une façon générale.
Aussi, une présence minimale sur site de 2 jours pleins (matinée suivie d’un après-midi) par semaine est établie. Cette présence minimale concerne les agents à temps plein comme à temps partiel, quel que soit leur nombre de jours habituellement travaillés par semaine. Il est précisé :
qu’en cas d’absence autorisée sur ces 2 jours pleins, la condition de présence sur site est considérée comme remplie. Ainsi, un agent peut être, sur une semaine donnée, 3 jours en télétravail et 2 jours en RTT
que l’option de 39 jours forfaitisés par trimestre permet de déroger partiellement à cette règle de présence minimale de 2 jours (cf article 3.2)
qu’en cas de présence d’un jour férié sur une semaine, l’obligation de présence sur site de 2 jours est exigée (les agents au forfait 39 jours qui auraient télétravaillé 5 jours la semaine précédente doivent venir également 2 jours sur site la semaine du jour férié).
Article 3.2 – options de télétravail
Le télétravail s’opère par journée complète ou par demi-journée (matinée ou après-midi).
3 options de télétravail sont proposées :
3 jours maximum fixes par semaine,
Les jours, de ½ journée à 3 jours maximum, sont fixes chaque semaine. Ces jours font l’objet d’un accord à l’occasion de la demande initiale de télétravail. Le choix des jours relève d’un accord entre l’agent et le responsable hiérarchique (N+1). Une fois formalisés, ces jours ne sont plus remis en cause sauf circonstances exceptionnelles (cf articles 2 et suivants).
3 jours maximum modulables par semaine,
Le nombre de jours chaque semaine, de ½ journée à 3 jours maximum, est modulable. L’agent a la possibilité de changer ses jours de télétravail à la quinzaine. Les jours de télétravail modulés sont soumis à l’avis du responsable hiérarchique (N+1) au plus tard 7 jours avant.
39 jours forfaitisés par trimestre civil.
Les jours de télétravail peuvent varier d’une semaine à l’autre pendant tout le trimestre, l’agent peut télétravailler d’1/2 journée jusqu’à 5 jours par semaine dans la limite du forfait de 39 jours trimestriel et doit être présent sur site au moins 2 jours la semaine suivant 5 jours de télétravail. Les jours de télétravail sont soumis à l’avis du responsable hiérarchique (N+1) au plus tard 15 jours avant chaque début de mois. Les jours non pris ne sont pas reportables sur les trimestres suivants. A noter :
un agent qui télétravaillerait 5 jours durant une semaine et qui serait absent au moins une semaine à la suite, doit revenir travailler sur site au moins 2 jours (2 matinées + 2 après-midi contigües) à son retour.
Un agent qui travaille à temps partiel ou moins de 5 jours hebdomadaire dans le cadre de l’expérimentation de la semaine en 4 jours peut recourir à l’option trimestrielle. Toutefois, le nombre de jours sera transposé au nombre de jours travaillés par l’agent. Par exemple :
un agent qui vient travailler sur 4 jours voit son forfait calculé de la façon suivante : 39*8/10 = 31,2 arrondis à 32 jours
Un agent qui vient travailler 3,5 jours voit son forfait calculé de la façon suivante : 39*7/10 = 27,3 arrondis à 28 jours
Le détail des 3 options est décrit en annexe 1.
Si une journée de télétravail n’est pas réalisée sur demande du responsable hiérarchique n+1, l’agent a la possibilité de reporter cette journée dans les 15 jours qui suivent.
Un agent qui souhaiterait décaler une journée préalablement fixée en concertation avec le responsable hiérarchique n+1, doit lui demander son accord en observant un délai de prévenance de 5 jours, de sorte que la demande puisse être prise en compte dans un délai raisonnable.
Article 3.3 – situations dérogatoires
Quand le télétravail est de nature à favoriser I’emploi de I'agent dans certaines situations listées ci-après, ou quand il est préconisé par le médecin du travail ou de prévention selon le statut de I'agent, en accord avec I'agent, afin de permettre de maintenir celui-ci en activité, l’agence, peut être amenée à examiner les conditions dans lesquelles Ies règles applicables peuvent être aménagées et faire I'objet d'une dérogation temporaire aux scenarios proposés.
Agent porteur de handicap ou en situation de vulnérabilité : le dispositif sera adapté en fonction des préconisations du médecin du travail (nombre de jours de télétravail, durée de l’autorisation nécessaire...).
Agent en situation d'aidant : le télétravail peut constituer une mesure de prévention primaire qui est de nature à favoriser le maintien en emploi de l’agent concerne. A sa demande, et sous réserve que ses activités se prêtent au télétravail, la direction de l’agence peut autoriser un proche aidant à bénéficier du télétravail au-delà des options décrites ci-dessus.
Femme enceinte : à compter de la déclaration de grossesse auprès du Pole ressources humaines jusqu'au départ en congé de maternité,
Agent de retour d'un congé de maternité ou de paternité :
Agent en situation de garde alternée de ses enfants :
Agent en situation de mobilité géographique :
Pour toute situation dérogatoire, l’agent devra justifier de sa situation (attestation, déclaration sur l’honneur…).
Ces modalités dérogatoires sont accordées de façon temporaire selon une durée évaluée au regard de la situation rencontrée par l’agent et au regard de justificatifs apportés par l’agent. En tout état de cause, la durée maximale de dérogation est fixée à 6 mois, éventuellement renouvelable.
ARTICLE 4 – DUREE DU TRAVAIL et DROIT a la deconnexion
S’agissant des agents soumis aux horaires individualisés, tel que définis dans l’accord local relatif à la durée du travail, l’organisation du télétravail s’exerce dans ce même cadre. Dès lors, les agents bénéficient des horaires variables.
L’agent en télétravail ne peut effectuer des heures supplémentaires qu’à la demande de son responsable hiérarchique N+1, auquel il appartient de veiller au respect des horaires de travail.
L’agent peut être sollicité par les collègues de l’agence et le responsable hiérarchique à minima pendant les plages fixes de travail. Pendant les plages variables, le contact est également possible dès lors que les horaires de travail habituels sont connus par les collègues et le responsable hiérarchique N+1. En tout état de cause, l’agent n’est pas tenu d’être disponible s’il n’a pas commencé à travailler ou si sa journée de travail est terminée.
Pour ce qui concerne les agents relevant d’un forfait annuel en jours, chaque journée effectuée dans le cadre du télétravail équivaut, quel que soit le nombre d’heures effectuées, à une journée de travail au sens de la convention forfait. Toutefois, l’agent ne peut pas être joint en dehors des horaires minimum et maximum de travail de l’agence précisés dans l’accord local relatif à la durée du travail.
Enfin, il est rappelé que l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) mis à disposition des agents doit respecter leur vie personnelle et rester conforme à des pratiques respectueuses de l’agent.
A ce titre, l’utilisation de la visioconférence est laissée au choix de l’agent dans le cadre du respect de sa vie privée.
Par ailleurs, chaque agent, télétravailleur ou non, bénéficie d’un droit à la déconnexion les soirs, les week-ends et jours fériés ainsi que pendant les congés, repos, maladie et l’ensemble des périodes de suspension de leur contrat de travail.
Les agents n’ont pas l’obligation de lire et répondre aux emails et appels téléphoniques qui leur sont adressés durant cette période (sauf astreinte). En aucun cas il ne pourra leur en être tenu rigueur.
Des moyens concrets en faveur du droit à la déconnexion seront proposés à l’ensemble du personnel par des actions de communication adaptées.
ARTICLE 5 – PROTECTION DES AGENTS EN SITUATION DE TÉLÉTRAVAIL
Article 5.1 - Analyse des risques et accident du travail
Le document unique des risques de l’agence intègre cette organisation dans le champ des risques identifiés.
Par ailleurs, en situation de télétravail, les agents bénéficient des mêmes protections que s’ils étaient sur site. Ainsi, un agent en situation de télétravail qui aurait un accident survenant à son domicile ou dans un autre lieu dédié, dans l’exercice de ses fonctions, sera considéré en accident de travail si l’imputabilité au service est reconnue
Article 5.2 – NON DISCRIMINATION
L’agent en situation de télétravail bénéficie des mêmes dispositions, droits et avantages légaux, règlementaires et conventionnels que ceux applicables aux agents en situation comparable et travaillant dans les locaux de l’agence, notamment pour le suivi de son activité, l’évaluation de son activité, la rémunération et l’évolution professionnelle.
Article 5.3 – CHARGE DE TRAVAIL
La charge de travail demandée au télétravailleur est équivalente à celles des agents ayant des fonctions analogues mais travaillant en permanence dans les locaux habituels de l’agence. Ainsi, le passage au télétravail ne modifie en rien le contenu et les objectifs de la fonction exercée par le télétravailleur.
ARTICLE 6 – MATERIELS ET FRAIS PROFESSIONNELS
Article 6.1 – MOYENS RELEVANT DE LA RESPONSABILITE DE L’AGENT
L’agent qui demande une autorisation de télétravail doit s’assurer au préalable qu’il dispose, dans le lieu où est prévu le télétravail, d’un espace dédié et calme lui permettant de travailler dans de bonnes conditions.
Par ailleurs, l’agent doit s’assurer auprès de sa compagnie d’assurance que l’assurance multirisques habitation de son lieu de télétravail le couvre dans cette situation. L’agent devra produire une attestation le précisant. En cas de surcoût d’assurance occasionné par l’activité en télétravail, l’agence prendra à sa charge la dépense complémentaire sur la base de la production d’un justificatif de l’agent.
En outre, l’agent doit disposer d’équipements électriques répondant aux normes permettant le télétravail sans risque pour lui. Il fournira une attestation sur l’honneur de conformité électrique.
Article 6.2 – MOYENS RELEVANT DE LA RESPONSABILITE DE L’AGENCE
L’agence organise régulièrement des opérations d’achats de mobiliers de bureau que les agents peuvent utiliser à leur domicile pour leur activité de télétravail. Ces opérations sont communiquées en temps utiles via les moyens de communication habituels de l’agence (mail, intranet, ErmeS).
Par ailleurs, l’agence met à la disposition des agents le matériel informatique et téléphonique nécessaire à l’activité en télétravail. L’agent s’engage à protéger le matériel mis à sa disposition, à le ramener sur site dans les cas de maintenance obligatoire ou en cas de réparation et à le restituer au terme de l’organisation de son activité en télétravail.
Article 6.3 – PRISE EN CHARGE DES FRAIS PROFESSIONNELS
Pendant la période de télétravail, l’agent percevra une indemnité forfaitaire. Cette indemnité journalière est versée en fonction du nombre de jour(s) effectivement télétravaillé(s) et déclaré(s) sur l’application de gestion du temps de travail, afin de prendre en compte les frais professionnels découlant de I’exercice du télétravail (abonnement internet, consommation d'électricité, d'eau, de chauffage).
Le montant de l’indemnité sera proratisé au regard de la quotité de travail exercée en télétravail (indemnité complète pour une journée complète de télétravail, indemnité divisée par 2 pour une demi-journée de télétravail)
Le montant de I‘indemnité journalière, ainsi que sa périodicité de versement, sont définis selon la réglementation en vigueur.
La possibilité de télétravailler dans un autre espace professionnel de travail (tiers-lieu) est conditionnée par l’établissement d’une convention ou la production d’un justificatif par l’agent. L’indemnité est versée si l’agent fait réellement face à des frais liés à cette modalité.
Le travail sur un site de l’ARS Normandie autre que la résidence administrative de l’agent ne donne pas droit à l’indemnisation.
ARTICLE 7 – PROTECTION DES DONNEES EN SITUATION DE TÉLÉTRAVAIL
Tout agent en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l’agence et en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données de l’agence et leur confidentialité.
Etant donné que le télétravailleur a l’usage de données de l’agence dans son environnement privé qu’il est le seul à maitriser, il s’attachera à une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité.
La sécurité est renforcée par la mise à disposition des télétravailleurs d’outils d’accès à distance sécurisés (accès VPN), qui devront être systématiquement utilisés.
ARTICLE 8 – suivi de l’accord
La mise en œuvre du présent accord fait I'objet d’une information au Comité d'Agence et des Conditions de Travail (CACT). Un bilan annuel des données relatives au télétravail dans I'agence leur est présenté. Par ailleurs, il est convenu qu'un bilan intermédiaire relatif au nombre de demandes de télétravail ainsi que les suites réservées à celles-ci sont transmises au CACT chaque trimestre. En outre, la liste nominative des agents en situation de télétravail est transmise annuellement au médecin du travail ou de prévention selon le statut de I'agent ainsi qu'au CACT dans le respect de la règlementation RGPD.
ARTICLE 9 – DUREE de l’accord, regles de revision et de denonciation de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée, avec une date d’effet au 1er octobre 2025.
Il pourra être révisé ou dénoncé selon les dispositions en vigueur prévues par la loi à la date de révision ou de dénonciation. »
Fait à Caen, le 08 septembre 2025 En 4 exemplaires originaux
Le Directeur général de l’ARS de Normandie,
X
Pour les fonctionnaires et personnels de droit public, Pour les articles qui les concernent, Pour les personnels de droit privé,
Pour les articles qui les concernent,
Pour la CFDT-Interco
X
Pour la CFDT-PSTE
X
Pour l’UNSA
X
ANNEXE 1 – TABLEAU COMMUNICATION PAGE 1
ANNEXE 1 – TABLEAU COMMUNICATION PAGE 2
Secrétariat général Secrétariat général
SEPTEMBRE 2025
ANNEXE N°2 AVENANT PROTOCOLE DE TELETRAVAIL ARS NORMANDIE
Cette annexe présente une synthèse des principales évolutions apportées à l’accord initial de télétravail (2018), par l’avenant n°1 (2021) et l’avenant n°2 (2025), ainsi que les tableaux comparatifs détaillés.
MODIFICATIONS APPORTEES PAR L’AVENANT N°1
SYNTHESE
Précision des définitions du télétravail et du télétravailleur.
Introduction de scénarios de télétravail : jours fixes, jours modulables, forfait trimestriel.
Introduction de dérogations pour des publics spécifiques : aidants, handicap, grossesse, etc.
Clarification des obligations techniques : attestation d’assurance, conformité électrique.
Processus d’acceptation/refus de la demande de télétravail et voies de recours.
Fixation d’autorisations de télétravail pour des périodes triennales.
Introduction d’une indemnité forfaitaire journalière.
Renforcement des droits à la formation, à l’information et à la participation aux réunions.
Suppression de l’article 2.37.
Tableau comparatif : Accord initial vs Avenant 1
Titre Accord Initial Titre Avenant Évolution Commentaire Préambule Préambule Inchangé Introduction précisée avec contexte COVID et sondage interne Article 1 - Champ d'application Article 1 - Champ d'application (modifié) Modifié Définition élargie du télétravail et des publics concernés Article 1.1 - Définition du télétravail Article 1.1 (modifié) Modifié Définition élargie à de nouveaux lieux et situations de télétravail Article 1.2 - Définition du télétravailleur Article 1.2 (modifié) Modifié Extension aux alternants, stagiaires, précisions sur les modalités Article 2 - Conditions de mise en œuvre du télétravail Article 2 - Conditions de mise en œuvre du télétravail (modifié) Modifié Ajout de scénarios de télétravail, critères d'acceptation et délais Article 2.1 - Demande de télétravail Article 2.1 (modifié) Modifié Ajout des délais de réponse, précision des conditions techniques Article 2.11 - Conditions techniques Article 2.11 (modifié) Modifié Ajout des obligations d’attestation d’assurance et de conformité électrique Article 2.12 - Procédure en cas de refus Article 2.12 (modifié) Modifié Ajout des voies de recours internes et externes Article 2.13 - Durée des autorisations Article 2.13 (modifié) Modifié Introduction du principe de campagne triennale et de demandes hors campagne Article 2.22 - Aménagements particuliers Article 2.22 (modifié) Modifié Ajout de nombreuses situations dérogatoires : handicap, aidants, grossesse, mobilité, etc. Article 2.23 - Participation aux formations et réunions Article 2.23 (modifié) Modifié Précision des modalités en cas de réunion tombant un jour télétravaillé Article 2.31 - Actes d’autorisation du télétravail Article 2.31 (modifié) Modifié Ajout de la liste complète des informations devant figurer sur l’acte Article 2.36 - Choix des jours de télétravail Article 2.36 (modifié) Modifié Rappel que le choix s’effectue en accord avec le supérieur hiérarchique Article 2.37 Article 2.37 supprimé Supprimé Supprimé et contenu réintégré dans l’article 2.21 Article 3 - Assurance Article 3 (modifié) Modifié Précisions sur l’obligation d’attestation d’assurance professionnelle Article 4 - Équipements de travail Article 4 (modifié) Modifié Ajout des obligations en matière de sécurité électrique et détails sur la fourniture de matériel Article 5 - Frais professionnels Article 5 (modifié) Modifié Introduction d’une indemnité journalière selon la circulaire UCANSS Article 9 - Consultation de la représentation du personnel Article 9 (modifié) Modifié Ajout d’un bilan intermédiaire trimestriel et transmission des listes nominatives Article 12 - Entrée en vigueur Article 12 Inchangé Date simplement mise à jour pour l’avenant
MODIFICATIONS APPORTEES PAR L’AVENANT N°2
SYNTHESE
Restructuration du chapitre 2 en sous-articles (2.2 à 2.8).
Formalisation renforcée de la procédure de demande : rencontre obligatoire avec N+1.
Introduction d’une période d’adaptation de 3 mois lors de la première demande.
Intégration d’une procédure complète de suspension et de réversibilité du télétravail.
Création d’articles dédiés à l’accompagnement (formation, suivi annuel).
Mise en place d’une obligation de présence minimum de 2 jours sur site (3.1).
Réaffirmation du droit à la déconnexion (article 4).
Introduction d’une analyse des risques et du principe de non-discrimination (article 5).
Regroupement des anciens articles équipements, assurance et frais en un seul (article 6).
Nouveau chapitre sur la protection des données et la sécurité informatique (article 7).
Clarification du suivi de l’accord (article 8).
Introduction d’une clause de durée indéterminée avec possibilité de révision (article 9).
Tableau comparatif : Accord initial MODIFIE PAR AVENANT 1 vs Avenant 2
Titre Consolidé Évolution Avenant 2 Commentaire Préambule Modifié Évolution apportée dans l’avenant 2 Article 1 - Champ d'application Modifié Évolution apportée dans l’avenant 2 Article 1.1 - Définition du télétravail Modifié Évolution apportée dans l’avenant 2 Article 1.2 - Définition du télétravailleur Modifié Évolution apportée dans l’avenant 2 Article 2 - Conditions de mise en œuvre du télétravail Modifié (renumérotation + nouvelles sous-parties) Évolution apportée dans l’avenant 2 Article 2.1 - Demande de télétravail Supprimé (fusionné dans la nouvelle structuration) Évolution apportée dans l’avenant 2 Article 2.11 - Conditions techniques Supprimé (fusionné) Évolution apportée dans l’avenant 2 Article 2.12 - Procédure en cas de refus Supprimé (fusionné) Évolution apportée dans l’avenant 2 Article 2.13 - Durée des autorisations Supprimé (intégré dans 2.3.5 + 2.3.6) Évolution apportée dans l’avenant 2 Article 2.22 - Aménagements particuliers Modifié (devenu 3.3 Situations dérogatoires) Évolution apportée dans l’avenant 2 Article 2.23 - Participation aux formations et réunions Supprimé (non repris explicitement) Évolution apportée dans l’avenant 2 Article 2.31 - Actes d’autorisation du télétravail Modifié (restructuré dans 2.3.4) Évolution apportée dans l’avenant 2 Article 2.36 - Choix des jours de télétravail Modifié (restructuré dans 3.2) Évolution apportée dans l’avenant 2 Article 2.37 Supprimé (déjà supprimé dans l’avenant 1) Évolution apportée dans l’avenant 2 Article 3 - Assurance Supprimé (restructuré en article 6) Évolution apportée dans l’avenant 2 Article 4 - Équipements de travail Supprimé (restructuré en article 6) Évolution apportée dans l’avenant 2 Article 5 - Frais professionnels Supprimé (restructuré en article 6) Évolution apportée dans l’avenant 2 Article 9 - Consultation de la représentation du personnel Modifié (devenu article 8) Évolution apportée dans l’avenant 2 Article 12 - Entrée en vigueur Modifié (devenu article 9 avec changement de date) Évolution apportée dans l’avenant 2 Article 2.2 – Modalités de demande Ajouté Nouvelle procédure de demande avec formulaires spécifiques Article 2.3.1 – Demande écrite et actions du responsable hiérarchique n+1 Ajouté Précisions sur le rôle du supérieur hiérarchique Article 2.3.2 – Avis favorable du responsable hiérarchique n+1 Ajouté Introduction de la procédure d’accord du supérieur Article 2.3.3 – Avis défavorable du responsable hiérarchique n+1 Ajouté Procédure de refus et voies de recours internes Article 2.3.4 – Réponse du Secrétariat général Ajouté Précisions sur la validation finale par la direction générale Article 2.3.5 – Durée de l’autorisation Ajouté Fixation des périodes triennales de campagne Article 2.3.6 – Renouvellement de l’autorisation Ajouté Précision sur la reconduction de la demande tous les 3 ans Article 2.3.7 – Changement de lieu de télétravail Ajouté Obligation d’information et de justificatif en cas de changement Article 2.4 – Période d’adaptation Ajouté Introduction d’une phase d’adaptation de 3 mois Article 2.5 – Suspension du télétravail Ajouté Possibilité de suspension temporaire à la demande de l’agent ou de l’encadrant Article 2.6 – Réversibilité du télétravail Ajouté Possibilité pour l’agent ou le supérieur d’y mettre fin Article 2.7 – Accompagnement du télétravail Ajouté Formation des agents et encadrants sur le télétravail Article 2.8 – Suivi du télétravail Ajouté Entretien annuel spécifique sur le télétravail Article 3.1 – Maintien du lien avec l’agence Ajouté Rappel du maintien des relations collectives de travail Article 4 – Durée du travail et droit à la déconnexion Ajouté Création d’un article spécifique sur la déconnexion Article 5 – Protection des agents en situation de télétravail Ajouté Ajout d’un chapitre sur l’analyse des risques et la non-discrimination Article 6 – Matériels et frais professionnels Ajouté Regroupement des anciens articles 3, 4 et 5 dans un nouveau chapitre Article 7 – Protection des données Ajouté Nouveau chapitre pour encadrer la sécurité informatique et confidentialité Article 9 – Durée de l’accord, règles de révision et de dénonciation Ajouté Nouveau cadre juridique avec une durée indéterminée et révision possible
