Accord d’entreprise relatif à l’utilisation exclusive du vote électronique
pour les élections professionnelles 2018
Entre les soussignés, La SAS ATER (Agence Tourangelle d’enquête et de recherche), immatriculée RCS 344 816 292 Tours code APE : 8030Z, dont le siège est situé Parc d’activité la grange barbier, 37250 MONTBAZON, représentée par Monsieur , en sa qualité de Directeur général, d'une part,
Et les organisations syndicales représentatives suivantes : - Madame , pour la CFDT, - Monsieur , pour la CFE CGC; d'autre part,
Il a été convenu :
De signer un accord collectif d’entreprise sur l’utilisation exclusive du vote électronique pour les élections professionnelles 2018.
PREAMBULE
Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, et dans la mesure ou ce moyen de vote permet une plus large participation des salariés, les parties signataires conviennent, pour les élections professionnelles 2018 de l’entreprise ATER d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours exclusivement au vote électronique.
Le présent accord collectif d’entreprise a pour objet de préciser le principe et le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.
L'entreprise ATER et les organisations syndicales définiront, ultérieurement, dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.
Article 1 - Principe du recours à un prestataire
Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.
Le prestataire qui sera retenue pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
- la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique, - l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur, - l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin, - la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure. Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires du code du travail en vigueur. Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité.
Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.
Article 2 - Respect de la loi informatique et libertés
Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise.
La durée de conservation des fichiers établis par l’entreprise, à destination du prestataire, dans le cadre des élections seront conservés après épuisement de tous les délais et voies de recours possible.
Article 3 - Modalités de vote
Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus exclusif de vote électronique, se déroulant, pour le premier tour sur 2 jours. Les dates envisagées étant du 05/11/2018 au 06/11/2018 sur les plages horaires de 08h15 à 17h00.
Le second tour, le cas échéant, serait envisagé, sur 2 jours, du 19/11/2018 au 20/11/2018 sur les plages horaires de 08h15 à 17h00.
Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter, à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de leur lieu de travail en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Pendant la période ouvrée du scrutin, les collaborateurs ne disposant pas de matériel informatique auront à leur disposition un ordinateur avec une connexion au site sécurisé du prestataire dans un lieu préservant la confidentialité du vote.
A l’ouverture du scrutin, le prestataire adresse un mail sur l’adresse professionnelle des électeurs contenant le lien vers la solution de vote. L’électeur devra s’authentifier pour obtenir ses codes de connexion.
Par ailleurs, les salariés, dont l’absence est programmée ou connue au moins 5 jours avant l’ouverture du scrutin, pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet. La société leur adressera par tout moyen (mail, courrier) le lien sécurisé leur permettant de se connecter et de demander au prestataire l’envoi de nouveaux codes.
Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.
Article 4 - Communication des listes électorales et des listes de candidats
La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.
Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi, sont adressées au prestataire pour l’intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.
Les professions de foi et les logos devront être fournis en respectant la forme, la taille et le poids précisés dans le protocole d’accord préélectoral.
Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format (taille).
Article 5 - Bulletins de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des choix de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.
Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.
Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.
Article 6 - Déroulement des opérations de vote
Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera également adressée par mail à l’ensemble des collaborateurs et affichée dans l'entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.
Avant l’ouverture du scrutin, il sera procédé:
- par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
- par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article 7 - Modalités d'accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à son adresse professionnelle, un courriel contenant un lien permettant de récupérer l'identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé.
Pour les salariés absents (absences programmées et connues au moins 5 jours avant l’ouverture du scrutin), la société leur adressera par tout moyen (mail, courrier) le lien sécurisé leur permettant de récupérer l'identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé.
Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.
Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.
Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra répondre à une question pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants.
Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.
En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle, ou dans le cas d’un électeur absent (absence programmée et connue au moins 5 jours avant l’ouverture du scrutin) à une adresse mail personnelle (communiquée par l'électeur).
La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu'une fois.
Article 8 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-33 à L. 2314-35 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés.
L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
Les gestionnaires, nommés par la société (les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste) pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation en cours de scrutin.
A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.
Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.
Les membres du bureau de votes saisissent les clés sécurisées de déchiffrement des urnes, délivrés par le système, et lancent le dépouillement.
Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral.
Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste. Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.
Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.
Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.
Article 10 - Condition de validité, de dénonciation et durée de l’accord
Le présent accord est valable et applicable à la société ATER pour les élections des membres du comité social et économique à la condition qu’il soit signé par l’unanimité des organisations syndicales représentatives.
Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2018 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).
Le présent accord, conclu à durée déterminée, ne peut être modifié et dénoncé.
Conformément aux dispositions de l'article L 2261-1 du Code du travail, le présent accord prend effet au lendemain de sa date de dépôt.
ARTICLE 11 – Consultation des instances représentatives du personnel
Les membres de la DUP et du CHSCT ont évoqué, lors de la réunion du 12 juillet 2018, le recours au vote électronique pour les élections professionnelles 2018, selon procès-verbal joint aux présentes.
Le présent accord leur a préalablement été soumis pour validation lors de la réunion du 30 aout 2018 après négociation avec les organisations syndicales et avant signature.
ARTICLE 12 – Notification
En application de l’article L 2231-5 du Code du travail, la partie la plus diligente des organisations signataires notifiera le texte à l'ensemble des organisations syndicales représentatives à l'issue de sa signature.
ARTICLE 13 – Dépôt et publicité
En application des dispositions des articles D2231-2 et suivants du Code du travail, le présent accord sera déposé, en deux exemplaires, dont une version sur papier signée des parties et une version sur support électronique, à la DIRECCTE territorialement compétente.
Il est également remis en un exemplaire au greffe du Conseil de Prud'hommes.
En outre, un exemplaire original sera établi pour chaque partie.
Enfin, en application de l’article R2262-2 du Code du travail, le présent accord sera transmis aux représentants du personnel et mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel.
Par ailleurs, un exemplaire de ce texte est tenu à la disposition du personnel au service des ressources humaines.
ARTICLE 14 – Annexes
Sont annexés aux présentes :
Procès-verbal de la réunion de la DUP du 12 juillet 2018
Procès verbal de la réunion de la DUP du 30 aout 2018
