[Accord d’entreprise SUR l’utilisation des outils numériques et LE DROIT A LA DECONNEXION]
Entre les soussignés :
l'ADAR dont le siège social est situé au 54 Rue Berthelot 59610 FOURMIES, SIRET 317 167 435 000 21
Représentée par Monsieur, agissant en sa qualité de Président.
D’une part,
Et,
Les
organisations syndicales suivantes :
- La C.F.D.T, représentée par, déléguée syndicale
- La C.G.T, représentée par, déléguée syndicale
D’autre part,
PREAMBULE
Depuis le 1er janvier 2017, l’entreprise doit négocier sur les modalités du plein exercice par le salarié de son
droit à la déconnexion et la mise en place de dispositifs de régulation de l'utilisation des outils numériques, en vue d'assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que de la vie personnelle et familiale.
Avec l’utilisation du numérique, désormais incontournable dans le monde du travail, ce sont les modes de travail qui évoluent. Si ces nouveaux modes de fonctionnement peuvent améliorer les conditions de travail (limitation des déplacement inutiles, facilitation et rapidité des échanges et des informations…), l’usage intensif des outils numériques peut se traduire par le sentiment d’une nécessaire disponibilité ou d’une obligation de connexion permanente et sans limite pour les salariés.
La frontière entre vie professionnelle et personnelle peu s’en trouver fragilisée en s’effaçant peu à peu.
Le droit à la déconnexion est donc à l’ordre du jour à l’ADAR afin de protéger les salariés contre des pratiques intrusives pouvant provenir de leurs supérieurs et/ ou de leurs collègues et/ou d’eux-mêmes : emails, SMS, messages vocaux etc… pendant le repos hebdomadaire, les jours de congés, les absences diverses, notamment en cas d’arrêt consécutif à l’état de santé.
Pour s’adapter à cette réalité les partenaires sociaux ont décidé de rechercher ensemble des solutions concrètes et de créer les protections nécessaires à la santé des salariés.
Notre enjeu étant de garantir une utilisation responsable des outils numériques, par un rappel des règles en première partie tout en préservant la santé au travail pour garantir des conditions et un environnement de travail, respectueux de tous, l’application du droit à la déconnexion en seconde partie de cet accord.
Définition et champ d’application de l’accord
Nous pouvons considérer que le droit à la déconnexion est le droit pour un salarié de ne pas être en permanence joignable pour des motifs liés à l'exécution de son travail. Ce droit lui assure ainsi la possibilité, en dehors de ses heures de travail, de se couper temporairement des outils numériques lui permettant d'être contacté dans un cadre professionnel (smartphone, internet, email, etc.). Pour cela, ils doivent avoir la possibilité de ne pas se connecter aux outils numériques et de ne pas être contactés par leur employeur en dehors de leur temps de travail.
Ce droit à la déconnexion concerne tous les salariés, et plus particulièrement les salariés au forfait jour ou en télétravail, pour lesquels les horaires de travail et de repos ne sont pas toujours clairement délimités. L'objectif du droit à la déconnexion est de permettre à l’entreprise de mettre en place des mesures visant à rendre effectif ce droit sans entraver la continuité de service de notre activité d’aide à la personne.
Les signataires se sont mis d’accord sur des mesures permettant d’encadrer l’usage des outils numériques en précisant dans cet accord les modalités de leur utilisation, avant de mettre en place les mesures pour assurer le droit à la déconnexion.
PARTIE I : L’utilisation responsable des outils numériques
L'ADAR met en œuvre un système d'information et de communication nécessaire à son activité, comprenant notamment un réseau informatique et téléphonique, ainsi que des outils mobiles, notamment la télégestion. L'utilisation du système d'information et de communication doit se faire exclusivement à des fins professionnelles, sauf exception prévue dans le présent accord.
Cet accord pose les règles relatives à l'utilisation de ces ressources.
Le système d'information et de communication de l'association ADAR est notamment constitué des éléments suivants : ordinateurs (fixes ou portables), périphériques y compris clés USB, réseau informatique (serveurs, routeurs et connectique), photocopieurs, télécopieurs, téléphones, smartphones, tablettes et clés 3G, logiciels, fichiers, données et bases de données, système de messagerie, connexion internet, intranet, réseaux sociaux, …
1. Paramètre d’accès
L'accès à certains éléments du système d'information (comme la messagerie électronique ou téléphonique, les sessions sur les postes de travail, le réseau, certaines applications ou services interactifs) est protégé par des paramètres de connexion (identifiant, mot de passe).
Ces paramètres sont personnels à l'utilisateur et doivent être gardés confidentiels. Ils permettent en particulier de contrôler l'activité des utilisateurs. Toutefois, pour des raisons de sécurité et de persistance des données, ils doivent être communiqués au responsable du système informatique.
Chaque utilisateur est responsable pour ce qui le concerne du respect du secret professionnel et de la confidentialité des informations qu’il est amené à détenir, consulter ou utiliser.
Le responsable du système informatique est garant de la mise en œuvre et du contrôle du bon fonctionnement du système d'information et de communication.
L'utilisateur est responsable quant à lui des ressources qui lui sont confiées dans le cadre de l'exercice de ses fonctions. En particulier, il doit signaler au responsable du système informatique toute violation ou tentative de violation de l’intégrité de ces ressources, et, de manière générale tout dysfonctionnement, incident ou anomalie.
Il doit régulièrement supprimer les données devenues inutiles sur les espaces communs du réseau ; les données anciennes mais qu’il souhaite conserver doivent être archivées avec l’aide du responsable du système informatique.
En cas d’absence de longue durée et de départ, le salarié doit rendre en bon état le matériel qui lui a été mis à disposition.
2. internet
Dans le cadre de leur activité, les utilisateurs peuvent avoir accès à Internet. Pour des raisons de sécurité ou de déontologie, l'accès à certains sites peut être limité ou prohibé par la direction.
Seule la consultation de sites ayant un rapport avec l’activité professionnelle est autorisée.
Ils sont informés que le responsable du système informatique enregistre leur activité sur Internet et que ces traces pourront être exploitées à des fins de statistiques, contrôle et vérification dans les limites prévues par la loi, en particulier en cas de perte importante de bande passante sur le réseau de l’association ADAR.
3. Messagerie électronique
Chaque salarié du personnel administratif dispose, pour l'exercice de son activité professionnelle, d'une adresse de messagerie électronique normalisée.
L'attention des utilisateurs est attirée sur le fait qu'un message électronique a la même portée qu’un courrier postal : il obéit donc aux mêmes règles, en particulier en matière d’organisation hiérarchique.
La forme des messages professionnels doit respecter les règles définies par la direction, pour ce qui concerne la mise en forme et surtout la signature des messages.
En cas d’absence supérieure à 3 jours, le salarié doit soit mettre en place un message d’absence automatique
Afin d’éviter la surcharge informationnelle, il est recommandé à tous les salariés de :
S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles ;
S’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel ; En effet, les collaborateurs doivent être incités à ne plus céder à la facilité de l'envoi à tous mais, au contraire, opter pour une diffusion ciblée.
Utiliser avec modération les fonctions « CC » ou « Cci » ;
S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels ;
Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux ;
Indiquer obligatoirement un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel.
Développer les modes de travail collaboratifs pour limiter l’usage des emails.
Rédiger et formuler des mails courts et respectueux.
Ne pas adresser de mail à des horaires tardifs ;
Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire ;
Définir le « gestionnaire d’absence au bureau » sur la messagerie électronique et indiquer les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence ;
Privilégier les envois différés lors de la rédaction d’un courriel en dehors des horaires de travail. La responsabilité vient de celui qui l’envoie le mail.
Privilégier les contacts par téléphone quand cela est possible
Utilisation personnelle de la messagerie ou pour la délégation du personnel
Les messages à caractère personnel sont tolérés, à condition de respecter la législation en vigueur, . Les messages envoyés doivent être signalés par la mention "Privé" ou "Perso" dans leur objet et être classés dès l'envoi dans un dossier lui-même dénommé de la même façon.
Afin d'éviter l'interception de tout message destiné à une institution représentative du personnel, les messages présentant une telle nature doivent être signalés et classés de la même manière que les messages à caractère personnel, mais en utilisant la mention "Délégué" dans leur objet à l’émission et dans le dossier où ils doivent être classés.
4. Téléphonie
Pour leur activité professionnelle, les utilisateurs peuvent disposer d’un poste fixe et d’un terminal mobile, smartphone.
Pour ce qui est de l’utilisation des terminaux mobiles en connexion pour accès à des sites Internet ou à la messagerie électronique, les règles édictées ci-dessus s’appliquent de la même manière. De plus, il est rappelé que l’envoi de SMS est réservé aux communications professionnelles et qu’il engage la responsabilité de l’émetteur au même titre que l’envoi d’un courriel. Il est donc soumis aux mêmes règles rappelées plus haut. Enfin, les connexions depuis l’étranger sont strictement interdites sauf autorisation exceptionnelle de la hiérarchie en cas d’urgence professionnelle.
Utilisation personnelle de la téléphonie
L’utilisation à caractère personnel du téléphone, fixe ou mobile, est tolérée, à condition qu’elle reste dans des limites raisonnables en termes tant de temps passé que de quantité d’appels.
Les surcoûts pour l’association ADAR engendrés par l’utilisation de la téléphonie à des fins personnelles devront être remboursés par les utilisateurs concernés. Il s’agit tout particulièrement des appels à des numéros surtaxés et des appels depuis l’étranger ou à destination de l’étranger, au sens de la facturation téléphonique. Les utilisateurs sont informés que Le responsable du système informatique enregistre leur activité téléphonique, aussi bien sur les postes fixes que sur les mobiles. Ces traces seront exploitées à des fins de statistiques, contrôle et vérification dans les limites prévues par la loi. Toutefois, seule la direction pourra avoir accès aux numéros détaillés, permettant d’identifier les interlocuteurs d’un utilisateur, et seulement en cas de différend avec lui.
Afin d’être dans un rapport bienveillant avec ses collaborateurs, il est également recommandé à tous les salariés de :
S’interroger sur le moment opportun pour envoyer un SMS ou appeler un collaborateur sur son téléphone professionnel (pendant les horaires de travail) ;
Rédiger des SMS courts et respectueux
Signer par son nom les messages, pop up, SMS
Éviter d’appeler un salarié à domicile plusieurs fois au cours d’une même intervention, en préparant le motif de l’appel et en s’assurant que tous les messages sont transmis
Ne pas appeler à des horaires tardifs ;
Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire ;
Appeler l’astreinte plutôt que l’interlocuteur direct.
Mettre un message d’absence sur son téléphone pendant les congés afin que l’appel soit redirigé ;
Privilégier les contacts physiques quand cela est possible
5. Télégestion
Chaque salarié dispose, pour l'exercice de son activité professionnelle, d’un smartphone lui permettant de pointer au début et à la fin de chaque intervention à domicile et de transmettre à ses collègues des informations confidentielles au sujet de l’usager. La sécurité des salariés sur les trajets est prioritaire au système de pointage.
L'accès au smartphone est protégé par des paramètres de connexion (identifiant, mot de passe). Ces paramètres sont personnels à l'utilisateur et doivent être gardés confidentiels. Ils permettent en particulier de contrôler l'activité des utilisateurs. Toutefois, pour des raisons de sécurité et de persistance des données, ils doivent être communiqués au responsable du système informatique.
Chaque utilisateur est responsable pour ce qui le concerne du respect du secret professionnel et de la confidentialité des informations qu’il est amené à détenir, consulter ou utiliser avec télégestion.
L’utilisateur doit être particulièrement vigilant sur la transmission et la formulation des informations dont il aura accès à domicile et qu’il inscrira dans son outil de télépointage.
Les salariés devront démarrer leur smartphone au minimum 30 minutes avant de prendre leur poste de travail afin que les mises à jour soient effectuées.
Les salariés sont invités à informer le responsable du système informatique des dysfonctionnements qu'ils constateraient dans ce dispositif.
De plus, il est rappelé que les appels et les envois de SMS sont réservés aux communications professionnelles, dans le cadre du répertoire préenregistré et qu’ils engagent la responsabilité de l’émetteur au même titre que l’envoi d’une information sur le patient. Il est donc soumis aux mêmes règles rappelées plus haut.
Enfin, les connexions depuis l’étranger sont strictement interdites sauf autorisation exceptionnelle de la hiérarchie en cas d’urgence professionnelle.
L’application DATI (dispositif d’alarme du travailleur isolé) permet d'alerter les secours en cas de problème, ne doit pas être utilisé de façon abusive.
6. Contrôle des activités
Contrôles automatisés
Les utilisateurs sont informés que de multiples traitements sont réalisés afin de surveiller l'activité du système d'information et de communication.
Procédure de contrôle manuel
En cas de dysfonctionnement constaté par le responsable du système informatique, il peut être procédé à un contrôle manuel et à une vérification de toute opération effectuée par un ou plusieurs utilisateurs. Le contrôle concernant un utilisateur peut porter sur les fichiers contenus sur le disque dur de l’ordinateur, sur un support de sauvegarde mis à sa disposition ou sur le réseau de l’association ADAR, ou sur sa messagerie. Alors, sauf risque ou événement particulier, la direction ne peut ouvrir les fichiers ou messages identifiés par l’utilisateur comme personnels ou liés à la délégation de personnel qu'en présence de l’utilisateur ou celui-ci dûment appelé et éventuellement représenté par un délégué du personnel.
PARTIE II : Le droit à la déconnexion
Après avoir rappelé les principes élémentaires concernant le bon usage des outils numériques au sein de l’association. Les parties au présent accord se sont mis d’accord sur l’affirmation du droit à la déconnexion et mettant en place des nouvelles dispositions.
L'objectif du droit à la déconnexion est de permettre à l’entreprise de mettre en place des mesures visant à rendre effectif ce droit sans entraver la continuité de service de notre activité d’aide à la personne.
1. La déconnexion hors du temps de travail
Les parties signataires réaffirment l’importance de pouvoir concilier vie professionnelle et vie privée et souhaitent compléter les dispositions de cet accord d’entreprise en reconnaissant un droit intangible à la déconnexion des outils de communication à distance afin de garantir le respect des durées minimales de repos prévues dans la législation en vigueur, ainsi que toute autre absence, récupération, congés …
Pour autant notre secteur d’activité nous impose des temps d’astreinte et des urgences à gérer au quotidien c’est pourquoi nous précisons le droit à la déconnexion en deux temps :
1) Déconnexion haute
Dans ce cadre, les partenaires recommandent et incitent les salariés à prévoir des temps de déconnexion et à s’abstenir d’utiliser les outils de communication numériques (notamment les e-mails et les SMS) pendant les périodes de congés payés.
Concernant l’usage de la messagerie électronique professionnelle et des pop-ups, il est précisé que le salarié n’est jamais tenu de prendre connaissance des courriels qui lui sont adressés ou d’y répondre en dehors de son temps de travail. Les salariés doivent obligatoirement laisser un message d’absence sur leur boite mail, afin de transférer l’information et de ne pas être dérangé.
Le salarié ne pourra pas être sanctionné pour ne pas avoir pris connaissance du message pendant son absence.
Il en est de même des appels ou messages téléphoniques professionnels reçus pendant les temps de repos ou de congé.
2) Déconnexion basse Sauf urgence avérée, les salariés s’abstiennent de communiquer entre eux pour des raisons professionnelles en dehors de leurs horaires de travail collectifs afin de respecter le temps de repos de chacun. Dans tous les cas, l’usage de la messagerie électronique ou du téléphone professionnelle en dehors des horaires de travail doit être justifié par la gravité, l’urgence et/ou l’importance du sujet en cause.
Sauf urgence, les responsables ne peuvent pas contacter leurs subordonnés et inversement entre 20 heures et 7 heures ainsi que pendant les week-ends non travaillés et non astreinte.
2. Les mesures effectives pour la mise en œuvre du droit à la déconnexion
1) Les actions de formations et de sensibilisation D’une part, chaque responsable de service ou coordinateur de service doit être le premier garant de l’équilibre de vie de son équipe, et par là même, diffuser un modèle de relation équilibrée au travail. Il doit, à cet égard, veiller au respect de l’équilibre vie privée-vie professionnelle et faire en sorte de respecter des horaires de travail raisonnables pour ses collaborateurs et à la prise des temps de repos et congés.
Il doit, en outre, selon le personnel qu’il est amené à encadrer / manager, anticiper et communiquer des délais réalistes pour les différents projets, en définissant clairement des priorités, ne pas solliciter ses collègues en dehors du temps de travail sauf circonstances exceptionnelles.
D’autre part, chaque collaborateur, doit respecter les règles citées dans cet accord, et en l’occurrence toute règle de bonne conduite, envers chacun de ses collègues, tant cadres que non cadres.
Formation
L’association s’engage à former ses responsables et coordinateurs sur l’impact des nouveaux outils de communication et le management.
Des actions de formation et de sensibilisation seront organisées à destination des responsables et coordinateurs de services en vue de les informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques.
Communication
L’association sensibilisera l’ensemble de ses salariés par tout moyen (affiche, mails, logo, réunions d’information pour privilégier le contact physique) L’ensemble des salariés seront informés sur le fonctionnement et le bon usage des outils de communication à leur disposition
Un logo sera créé et ajouté dans les signatures automatiques des adresses mails pour toute les messageries adar.pro
Le sujet pourra également être abordé en réunion de droit d’expression une fois par an, afin de faire le point avec les salariés sur ce sujet.
2) désignation d’un référent informatique et système d’information
Un référent informatique et système d’information sera désigné dans l’entreprise afin de répondre aux questions et de régler les problèmes techniques.
Il est garant de la sécurité et du bon fonctionnement des outils informatique et de communication.
3) Renforcement du système d’astreinte téléphonique
Notre service d’astreinte a pour objectif de répondre aux appels d’urgence des salariés qui se trouve confronté à un problème ne leur permettant bien de mener à bien leur mission.
Jusqu’à aujourd’hui, ce service était mis en place le Week end en roulement, par le personnel administratif.
L’ADAR s’est engagée à créer un poste d’astreinte, qui permet de répondre également aux appels du matin de 7h à 8h30 et le soir de 17h30 à 19h30. L’ouverture de ce nouveau créneau horaire évitera le dérangement du personnel administratif en dehors de son temps de travail.
Seront désignées deux personnes en charge de l’astreinte le matin et le soir ainsi que les weekends selon un planning bien défini.
Cette nouvelle organisation a pour but de limiter le recours au personnel administratif en dehors de ces horaires habituels pour régler des urgences.
3) Modification des entretiens annuels sur le sujet
L’ADAR s’engage à renforcer ses entretiens annuels par l’analyse régulière de la
charge de travail du salarié, de la répartition de son temps de travail, de ses astreintes et l’application de son droit à la déconnexion.
Deux questions seront rajoutées pour les intervenants à domicile, une concernant le conciliation vie personnel et vie professionnelle et une autre concernant le respect des jours de repos et congés.
De même pour le personnel administratif ce sujet sera abordé lors des entretiens annuels.
4) Bilan du dispositif
Ces dispositifs seront régulièrement mis à jour pour être adaptés aux demandes et besoins des salariés et devront faire l’objet d’une concertation annuelle entre l’employeur et les partenaires sociaux.
Une négociation annuelle sur ce thème sera engagée afin de faire un bilan sur cet accord
Modalités et suivi de l’accord
1. Durée de l’accord :
Le présent accord entrera en vigueur le1er janvier 2018 et est conclu pour une durée de 5 ans.
Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations représentatives à l’issu de la procédure de signature conformément aux dispositions de l’article L.2231-5 du Code du travail.
Il sera procédé dans les meilleurs délais aux formalités légales en vue du dépôt et de l’extension du présent accord conformément à l’article L.2231-6 du Code du travail.
2. Dénonciation
Le présent accord peut être dénoncé sous réserve de respecter un préavis de 6 mois.
La dénonciation est notifiée, par son auteur, aux autres signataires de la convention ou de l’accord et doit donner lieu à dépôt conformément à l’article L.2231-6 L.2261-1 D 2231-2 du Code du Travail.
Elle sera notifiée par écrit par lettre recommandée, avec accusé de réception, par son auteur à tous les autres signataires du contrat.
3. Révision
L’accord pourra être révisé à tout moment par voie d’avenant écrit conclu entre les parties signataires, en particulier au cas où les circonstances, l’évolution de la réglementation ou la force majeure le rendrait inapplicable ou nécessiterait des adaptations. Cet avenant donnera lieu aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles accomplies lors de la signature du présent accord.
4. Suivi de l’accord
Les parties signataires conviennent de se revoir dès que possible si d’importants changements législatifs ou réglementaires intéressant les dispositions de l’accord intervenaient.
5. Dépôt légal
Le présent accord fera l’objet d’une remise à chaque représentant du personnel et délégué syndical ainsi que d’un affichage sur les panneaux de la Direction. Conformément à l’article L.2231-5 du Code du travail, il sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives à l’issue de la procédure de signature. Ce n’est qu’en l’absence d’opposition valable dans un délai de huit jours à compter de ladite notification, que les formalités suivantes de dépôt seront diligentées Le présent accord sera déposé sur l’initiative de la Direction de l’association en 2 exemplaires à la DIRRECTE de Valenciennes (un exemplaire sur support papier et un exemplaire sur support électronique) et en 1 exemplaire au Secrétariat Greffe du Conseil de Prud’hommes de Valenciennes.
