POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
UES AKKODIS
Sommaire TOC \o "1-3" \h \z \u DEFINITION DES PARTIES PAGEREF _Toc162000218 \h 3 PREAMBULE PAGEREF _Toc162000219 \h 5 Article 1. CONFORMITE DU SYSTEME DE VOTE PAGEREF _Toc162000220 \h 6 Article 2. Modalités d’organisation des opérations de vote électronique PAGEREF _Toc162000221 \h 7 Article 3. Déroulement des opérations de vote PAGEREF _Toc162000222 \h 8 Article 4. Dépouillement des bulletins de vote PAGEREF _Toc162000223 \h 9 Article 5. Dispositions générales PAGEREF _Toc162000224 \h 10 ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE PAGEREF _Toc162000225 \h 12 Préambule PAGEREF _Toc162000226 \h 12 Missions du prestataire PAGEREF _Toc162000227 \h 12 Sécurité du système de vote PAGEREF _Toc162000228 \h 13 Confidentialité des données transmises PAGEREF _Toc162000229 \h 13 Cellule d’assistance technique PAGEREF _Toc162000230 \h 13 Les fichiers PAGEREF _Toc162000231 \h 14 Contenu des fichiers PAGEREF _Toc162000232 \h 15 ListeS électorales PAGEREF _Toc162000233 \h 15 BUREAUX DE VOTE ET PILOTAGE CENTRALISE PAGEREF _Toc162000234 \h 15 TestS A BLANC - Scellement du Paramétrage PAGEREF _Toc162000235 \h 16 COMMUNICATION DES Identifiants et mots de passe PAGEREF _Toc162000236 \h 17 PROCEDURE DE RéASSORT du mot de passe ET DE L’IDENTIFIANT PAGEREF _Toc162000237 \h 17 Le vote PAGEREF _Toc162000238 \h 18 Clôture et dépouillement PAGEREF _Toc162000239 \h 18 Conservation des données PAGEREF _Toc162000240 \h 19
DEFINITION DES PARTIES Entre les soussignés :
L’Unité Economique et Sociale AKKA FRANCE composée des sociétés suivantes :
AKKA TECHNOLOGIES SE, société européenne dont le siège social se situe 143 Avenue Louise – 1000 Bruxelles - BELGIQUE, prise en sa succursale pour la France immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 422 950 865, agissant poursuites et diligences de son représentant légal, le Président, domicilié en cette qualité audit siège ;
AKKA SERVICES, société par actions simplifiée, immatriculée au RCS de Lyon sous le numéro 391 136 108, dont le siège social se situe au 21 rue Antonin Laborde – 69258 Lyon Cedex 09, agissant poursuites et diligences de son représentant légal, le Président, domicilié en cette qualité audit siège ;
AKKA I&S, société par actions simplifiée, immatriculée au RCS de Versailles sous le numéro 318 732 880, dont le siège social se situe au 3 Avenue du Centre – Immeuble ALBERO – 78280 Guyancourt, agissant poursuites et diligences de son représentant légal, le Président, domicilié en cette qualité audit siège ;
AKKA INGENIERIE PRODUIT, société par actions simplifiée, immatriculée au RCS de Versailles sous le numéro 308 884 998, dont le siège social se situe au 3 Avenue du Centre – Immeuble ALBERO – 78280 Guyancourt, agissant poursuites et diligences de son représentant légal, le Président, domicilié en cette qualité audit siège ;
EKIS FRANCE, société par actions simplifiée à associé unique, immatriculée au RCS de Toulouse sous le numéro 389 816 455, dont le siège social se situe au 7 boulevard Henri Ziegler – ZAC Andromède 31700 Blagnac, agissant poursuites et diligences de son représentant légal, le Président, domicilié en cette qualité audit siège ;
AEROCONSEIL, société par actions simplifiée à associé unique, immatriculée au RCS de Toulouse sous le numéro 420 714 792 dont le siège social se situe au 7 boulevard Henri Ziegler – ZAC Andromède, 31700 Blagnac, agissant poursuites et diligences de son représentant légal, le Directeur général, domicilié en cette qualité audit siège ;
AKKA HIGH TECH, société par actions simplifiée à associé unique, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 441 403 193, dont le siège social se situe 21 rue Antonin Laborde – 69258 Lyon Cédex 09, agissant poursuites et diligences de son représentant légal, le Président, domicilié en cette qualité audit siège ;
Et
MODIS FRANCE société par actions simplifiée unipersonnelle, immatriculée au RCS de Lyon sous le numéro B 353 150 261, dont le siège social se situe au 2 rue Henri Legay – 69100 Villeurbanne, agissant pour suites et diligences de son représentant légal, le Président, domicilié en cette qualité audit siège.
Lesquelles constituent l’UES AKKODIS,
Représentées par Monsieur XXXXX, DRH Adjoint,
D’une part Et, pour les Organisations syndicales représentatives dans le périmètre de cet accord interentreprises :
L’organisation syndicale représentative CFDT AKKA, représentée par Monsieur XXXX, en sa qualité de Délégué Syndical
L’organisation syndicale représentative CFTC AKKA, représentée par Monsieur XXXX, en sa qualité de Délégué Syndical
L’organisation syndicale représentative CGT AKKA, représentée par Madame XXXX, en sa qualité de Déléguée Syndicale
L’organisation syndicale représentative FO AKKA, représentée par Monsieur XXXX, en sa qualité de Délégué Syndical
L’organisation syndicale représentative CFDT MODIS, représentée par Monsieur XXXX, en sq qualité de Délégué Syndical
L’organisation syndicale représentative CFTC MODIS, représentée par Monsieur XXXX en sa qualité de Délégué Syndical
L’organisation syndicale représentative CGT MODIS, représentée par Madame XXXXX, en sa qualité de Déléguée Syndicale
D’autre part.
PREAMBULE
Le tribunal judiciaire de Toulouse a constaté en date du 16 octobre 2023, l’existence de l’unité économique et sociale AKKODIS, composée des sociétés suivantes : AKKKA SERVICES ; AKKA I&S ; AKKA INGENIERIE PRODUIT SAS ; EKIS FRANCE ; AEROCONSEIL ; AKKA HIGH TECH ; Les établissements en France de la société AKKA TECHNOLOGIES SE ; MODIS France.
Aucune élection professionnelle n’a encore été organisée sur le périmètre de l’UES AKKODIS France, de sorte qu’il n’existe pas de représentativité syndicale sur ce périmètre.
C’est pourquoi, dans le cadre de réunions de négociations inter-entreprises prévues par les articles L. 2232-36 et suivants du Code du travail, la Direction a réuni les 01 février, 12 et 27 février, 20 mars 2024, les Organisations Syndicales Représentatives à l’échelle de l’ensemble des entreprises concernées, afin échanger sur la seconde étape de la mise en place des élections professionnelles sur le périmètre de l’UES AKKODIS, préalable à la négociation du Protocole d’Accord Préélectoral, à savoir la mise en place du vote dématérialisé par internet (vote électronique). Le présent accord a donc pour objet d’autoriser le recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique. Article L. 2314-26 du Code du travail. Le scrutin se tiendra ainsi au seul moyen du vote électronique. Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord. Par ailleurs, il est rappelé que les modalités pratiques d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique au sein de l’UES AKKODIS France relèvent du protocole d’accord préélectoral.
Le vote électronique permettra notamment :
D’obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des membres désignés du bureau de vote
De limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs),
De pallier les aléas postaux
D’augmenter la participation des électeurs.
Avec les organisations syndicales représentatives à l’échelle de l’ensemble des entreprises concernées par la future UES AKKODIS France et après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé de mettre en place les modalités qui suivent.
Article 1. CONFORMITE DU SYSTEME DE VOTE Comme le propose la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) les parties signataires conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique exclusif pour les prochaines élections professionnelles au sein de l’UES AKKODIS France. La Direction a décidé de confier à la société KERCIA (ci-après « Le prestataire »), éditrice du logiciel de vote électronique Alpha Vote et spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires. Ainsi, toute mention relative au logiciel de vote Alpha Vote engage juridiquement la société KERCIA. Article R. 2314-6 du Code du travail Le logiciel Alpha Vote a été présenté aux organisations syndicales représentatives participant à la négociation du présent accord, lesquelles reconnaissent avoir reçu une présentation du système et avoir pu poser des questions relatives à son fonctionnement. Les parties au présent accord ont pris connaissance du rapport remis par le prestataire présentant l'expertise du système de vote choisi. Plusieurs cabinets d’expertises indépendants spécialisés en matière de sécurité, d’expertise des applications logicielles et des systèmes de vote automatisés, auditent régulièrement le système Alpha Vote et ont garanti sa conformité :
À la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet
Aux dispositions relatives à la protection des données personnelles (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD))
Il est également prévu que les organisations syndicales seront informées de l’accomplissement des formalités préalables prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données (dit RGPD). Ces formalités seront accomplies par le prestataire d’une part, et par le Délégué à la protection des données (DPO) ou à défaut par le Responsable de la gestion des élections de l’UES AKKODIS France d’autre part, le cas échéant.
Article 2. Modalités d’organisation des opérations de vote électronique
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d’accord pré-électoral. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet (PC, smartphone, tablette …) et à n’importe quel endroit connecté à Internet (lieu de travail, domicile, etc…). Les salariés seront informés par courriel et affichage de l’ouverture du scrutin. Par ailleurs, pendant la période d’ouverture du scrutin, un ordinateur en libre service avec une connexion au site de vote sera mis à la disposition des salariés n’ayant pas accès par ailleurs à un poste informatique, et ce au sein de toutes les agences AKKODIS où des salariés exercent une activité. L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Une information sera effectuée en interne et localement par agence AKKODIS, sur le / les emplacement(s). Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire. Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Pour chaque scrutin, ces listes apparaitront sur les écrans dans un ordre aléatoire, afin de ne pas avantager une liste par rapport à l’autre. Par ailleurs, pendant la période de vote, des communications de la Direction seront diffusées et un ou plusieurs mails de relance seront adressés aux électeurs n’ayant pas voté, tant lors du premier tour que de l’éventuel second tour, et ce pour les inciter à voter et augmenter le taux de participation.
Article 3. Déroulement des opérations de vote Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par l’ensemble des électeurs. A cet effet, un courrier postal simple, contenant une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales précisant les conditions et la procédure de vote électronique sera adressé aux électeurs en français et en anglais. Ce courrier sera porté à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin. L’ensemble du site de vote, ainsi que les notices permettant aux électeurs de voter seront également accessibles en anglais. Le prestataire a présenté le système de vote et le fonctionnement de l’outil lors de la réunion de négociation du 12 février 2024 relative au vote électronique. En outre, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu. Article R 2314-12 du Code du travail. Il est précisé qu’en pratique, ce sont les observateurs désignés par les Organisations Syndicales qui reçoivent la formation et non les membres du CSE. Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier postal simple, son identifiant personnel et confidentiel, généré aléatoirement par le système de vote. Ce courrier indiquera également comment accéder au site de vote et comment récupérer son mot de passe. Conformément à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification. L’électeur pourra exprimer son vote en se connectant au site de vote sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité. La saisie de son identifiant, de son mot de passe, ainsi que la réponse à la « question défi », permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondant à son collège électoral. La « question défi » correspondra aux trois chiffres précédant la virgule du montant net à payer figurant sur le bulletin de paie de chaque salarié. Le mois concerné sera indiqué dans le courrier simple adressé aux salariés et expliquant le déroulement du vote. Dans l’hypothèse de certains bulletins de paie ne comportant pas trois chiffres avant la virgule, il sera possible de remplacer les chiffres par X. Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation. Sa validation définitive vaudra signature et émargement. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés. Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Article R. 2314-7 du Code du travail Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin, grâce à des codes confidentiels. Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin. Article R. 2314-16 du Code du travail L’ensemble des organisations syndicales ayant présenté des candidats au tour du scrutin considéré et deux observateurs de la Direction pourront consulter à tout moment les taux de participation pour chaque scrutin au moyen d’un code secret qui leur sera transmis au préalable par le prestataire. A cette fin, les organisations syndicales ayant présenté des candidats définiront préalablement 2 représentants observateurs du scrutin. Les conditions techniques du déroulement des opérations de vote électronique sont précisées dans le cahier des charges annexé au présent accord.
Article 4. Dépouillement des bulletins de vote Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement. A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent le scellement du système, en présence des observateurs des organisations syndicales ayant présenté des candidats, des observateurs de la Direction et du représentant du prestataire. Article R. 2314-15 du Code du travail. Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur le nombre total de clés éditées, par les assesseurs du bureau de vote. Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal. Les résultats sont proclamés par le président du bureau de vote. Les membres du bureau de vote bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement. Afin de les familiariser au système de vote, les membres du bureau de vote et observateurs des organisations syndicales, bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique conformément à l’article R.2314-12 du code du travail, ce au cours de la réunion de scellement. Les éventuels frais de déplacement des observateurs pour se rendre sur les lieux de scellement des urnes et dépouillement des scrutins, seront pris en charge par l’entreprise.
Article 5. Dispositions générales Le présent accord entre en vigueur à compter du lendemain de la réalisation des formalités de dépôt et pour toute la durée du cycle électoral, jusqu’à l’expiration des mandats des représentants du personnel. Si des élections partielles doivent être organisées durant ces mandats, elles seront régies par les modalités prévues par le présent accord, ainsi que par le protocole d’accord-électoral. Il pourra être révisé si l’une des parties le souhaite. Celle-ci devra alors adresser aux autres parties sa proposition de révision par lettre recommandée avec accusé de réception et une négociation devra s’engager, à l’initiative de la partie la plus diligente, dans les 3 mois de la réception de la proposition de révision. Il sera envoyé au greffe du conseil des prud’hommes et donnera lieu à un dépôt par voie électronique sur la plateforme en ligne Télé Accords et sera ensuite transmis à la DREETS. Un exemplaire de cet accord et de son annexe est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail, et mis sur l’intranet de l’entreprise. Fait à Paris La Défense, le 22 mars 2024. En 10 exemplaires originaux Pour l’UES AKKODIS, Monsieur XXXXX, Directeur Ressources Humaines Adjoint
Pour l’organisation syndicale représentative CFDT AKKA, Monsieur XXXXX
Pour l’organisation syndicale représentative CFTC AKKA, Monsieur XXXXX
Pour l’organisation syndicale représentative CGT AKKA, Madame XXXXXX
Pour l’organisation syndicale représentative FO AKKA, Monsieur XXXXX
Pour l’organisation syndicale représentative CFDT MODIS, Monsieur XXXXXX
Pour l’organisation syndicale représentative CFTC MODIS, Monsieur XXXXXX
Pour l’organisation syndicale représentative CGT MODIS, Madame XXXXXX
ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE
Annexe a L’accord inter-ENTREPRISE DE L’UES AKKODIS du 22 MARS 2024 relatif au recours au vote dematerialise par internet dans le cadre des elections profeSsionnelles
Préambule Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur la mise en place des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, la Direction de l’UES AKKODIS et les Organisations Syndicales Représentatives à l’échelle de l’ensemble des entreprises concernées ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet (dit vote électronique). La société KERCIA, éditrice du logiciel Alpha Vote, ci-après « LE PRESTATAIRE », représentée par Monsieur Fabrice FERNANDEZ, a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.
Missions du prestataire Le prestataire aura en charge :
La mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,
La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.
Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique de l’UES. Articles R.2314-5 et suivants du Code du travail Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est régulièrement audité par plusieurs cabinets d’expertises indépendants, chargés de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires. Le prestataire pourra transmettre, sur demande du Client, le rapport d’expertise le plus récent. Sécurité du système de vote Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement, puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides. A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement. Un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électroniques. Confidentialité des données transmises Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. Le système retenu répond en tous points :
À la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet
Aux dispositions relatives à la protection des données personnelles (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD))
Le prestataire s’engage à conserver de manière strictement confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser la transmission et l’accès aux informations des fichiers qui lui sont communiqués par l’entreprise et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet. A l’issue du délai de recours et en l’absence de contentieux, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données. Un certificat de destruction des données pourra être transmis au Client, sur demande. Cellule d’assistance technique L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet. Cette cellule est composée du représentant du prestataire de vote électronique, des membres du bureau de vote et du gestionnaire AKKODIS des élections. Article R. 2314-10 du Code du travail En présence des représentants des listes de candidats, à savoir 2 représentants par organisation syndicale ayant présenté des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article R. 2314-15 du Code du travail Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.
Les fichiers Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ». Article R. 2314-7 du Code du travail Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par la Direction de l’UES AKKODIS. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin. Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargements. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargements sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Contenu des fichiers Les données devant être enregistrées sont les suivantes : pour les
listes électorales : nom et prénom des inscrits ; date d’embauche ; âge ; collège ; établissement de rattachement administratif au sens SIRET ; mention éventuelle « mis à disposition » ; éligibilité.
pour le
fichier des électeurs : société (à savoir UES AKKODIS) ; matricule ; civilité ; sexe ; nom ; prénom ; date de naissance ; date d’embauche ; coordonnées postales ; coordonnées électroniques ; collège ; électeur ; éligibilité ; « question défi » ; lieu de naissance ; établissement de rattachement administratif au sens SIRET ; mention éventuelle « mis à disposition ».
pour les
listes des candidats : nom de la liste ; collège ; noms et prénoms des candidats ; titulaires ou suppléants ; appartenance syndicale le cas échéant.
Et en cas de liste commune, soit l’accord de répartition des voix entre les syndicats lorsqu’il en existe un, soit, à défaut, l’application légale.
pour les
listes d'émargements : nom ; prénom des électeurs ; collège ; scrutin ; date et heure de l’émargement.
pour les
résultats : nom de la liste ; nom et prénom des candidats élus ; nombre de voix obtenues ; appartenance syndicale le cas échéant ; collège ; scrutin.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants : pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales et gestionnaires d’élections pour le fichier des électeurs : interlocuteur dédié au sein de KERCIA pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote pendant le scrutin, et le cas échéant huissier de justice pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et gestionnaire des élections pour les listes des résultats : électeurs, Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP), organisations syndicales et gestionnaire des élections. En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents. ListeS électorales Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées dans le site de vote est effectué sous la responsabilité de l’UES AKKODIS. L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions. BUREAUX DE VOTE ET PILOTAGE CENTRALISE Un bureau de vote unique est constitué pour l’ensemble des collèges et élection du CSE. Le bureau de vote unique est composé d’un Président et de plusieurs assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral. Les membres du bureau de vote sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral. TestS A BLANC - Scellement du Paramétrage
Phase de tests « à blanc » - Objectifs
Les tests dits « à blanc » ont lieu pendant la réunion de scellement. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections. Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin. Les observateurs désignés par les organisations syndicales (2 représentants par organisation syndicale) qui auront participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral sont invitées par la Direction à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.
Étapes de la réunion de scellement
Les étapes de contrôle seront les suivantes :
Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés de chiffrement ;
Validation des données de paramétrage et des listes de candidats sur le PV de scellement provisoire ;
Réalisation de plusieurs votes fictifs sur le site de vote ;
Dépouillement fictif des urnes électroniques et édition des résultats ;
Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;
Suivi des taux de participation et listes d’émargements ;
Scellement du paramétrage par les membres du bureau de vote.
Un compte rendu de la réunion de scellement sera établi par la Direction.
Moyens
Une information sur l’organisation des prochaines élections professionnelles sera adressée ; elle sera doublée d’un courrier postal rappelant aux salariés qu’ils disposent d’une messagerie électronique AKKODIS sur laquelle il est indispensable de se connecter pour pouvoir prendre connaissance des informations relatives aux élections. Préalablement à la mise en œuvre des élections, la Direction de l’UES AKKODIS s’engage à procéder, en amont de l’organisation des élections professionnelles au sein de l’UES, à la vérification du fonctionnement des messageries électroniques des salariés, par l’envoi d’un mailing général. Cette opération sera réalisée par le prestataire.
COMMUNICATION DES Identifiants et mots de passe Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le protocole d’accord pré-électoral, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise : L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ; L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ; Conformément aux recommandations de la CNIL, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct (mail professionnel) pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification. Le courrier simple adressé aux électeurs rappellera qu’en matière d’élections professionnelles, la délégation de vote (procuration) est interdite et précisera que les électeurs ne doivent pas voter sous la pression ni à la place de qui que ce soit.
PROCEDURE DE RéASSORT du mot de passe ET DE L’IDENTIFIANT En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :
- L’électeur appelle sur le numéro vert 0 805 03 10 21 Pour l’international et les DROM, le numéro est 00 33 456 400 681
L’éventuel coût d’appel inhérent à un appel depuis l’étranger sera pris en charge par l’entreprise sur note de frais et sur présentation d’un justificatif. Lui seront demandés : Nom, Prénom, question défi et un autre élément d’authentification (lieu de naissance) - Après vérification des informations précédentes, un nouveau mot de passe lui sera communiqué sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise étant précisé que l’accès à son ordinateur est sécurisé par un mot de passe personnel. L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement par l’opérateur téléphonique. Dans l’hypothèse où il y aurait deux tours de scrutin, les identifiant et mot de passe ne seront pas régénérés automatiquement. Par conséquent, l’identifiant adressé par courrier aux salariés pour le 1er tour, reste valable pour le second. Pour réduire le risque de perte/oubli des identifiant et mot de passe, la Direction de l’UES AKKODIS communiquera en amont, et diffusera régulièrement des flashs d’information. La cellule d’assistance téléphonique, par le biais du Chef de Projet du prestataire, devra informer régulièrement la Direction de l’UES AKKODIS, du nombre d’appels au numéro vert. Le vote Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, seuls les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement. Article R. 2314-16 du Code du travail Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par son identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse à une « question défi ». Cette « question défi » doit être non triviale, c’est-à-dire assez confidentielle pour ne pas être facilement décelable (la CNIL exclut la date de naissance). Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification. L'électeur accède aux listes de candidats de son seul collège, à la profession de foi de chaque liste et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral. Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord pré-électoral. L’ordre d’apparition et de présentation des listes sur les écrans sera aléatoire. Chaque nouvelle connexion donne lieu à un nouvel ordre. La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes. Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception. Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.
Clôture et dépouillement Des clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par les membres du bureau de vote. Les détenteurs des clés sont le Président du bureau de vote et ses assesseurs, dont le nombre sera précisé dans le protocole d’accord préélectoral. La génération des clés a lieu avant la phase de test, pendant la réunion de scellement, en présence des observateurs des Organisations Syndicales, et intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clés ont connaissance distinctement de leur clé à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote. Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clé avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs. Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe de plusieurs clés de chiffrement sur le nombre total de clés initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants. Les indications de nombre seront indiquées dans le protocole d’accord préélectoral. Ainsi la présence de plusieurs détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement. Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal. Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau. Le PV de dépouillement est définitif dès lors qu’il est signé par les membres du bureau.
Conservation des données Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont à la Direction de l’UES AKKODIS France. Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.
