Accord collectif relatif aux modalités d’organisation par vote électronique des élections professionnelles
ENTRE LES SOUSSIGNES
D’une part, ALCEANE OPH de la Communauté d’Agglomération Havraise,
Et d’autre part :
Les organisations syndicales représentatives de salariés, à savoir:
Le syndicat CGT représenté par ,
Le syndicat FO représenté par
PREAMBULE
Après avoir étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections professionnelles, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place un système de vote électronique rendu possible par la loi n°2004-575 du 21 juin 2004.
Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d’ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance.
De par sa facilité d’utilisation depuis un poste de travail, le domicile ou en mobilité et la durée d’ouverture des scrutins pouvant varier de 1 à 8 jours, le vote électronique est de nature à augmenter le taux de participation.
Suite au questionnaire sur les pratiques numériques adressé à l’ensemble des salariés, il apparaît que 60% des personnes ayant répondu trouvent que l’arrivée d’outils numériques dans l’organisation est une opportunité pour repenser nos métiers, nos process internes et nos modes de communication. Cela démontre un réel intérêt et une demande des salariés dans un contexte où le développement d’internet et du web mobile transforment les habitudes de chacun.
Afin de permettre aux 25% de salariés ne disposant pas d’un ordinateur de voter sur leur lieu de travail, il est prévu de mettre à disposition une salle avec un poste en libre accès sur chaque site. Ainsi il sera rendu possible à tout un chacun de voter sur le temps de travail en quelques secondes. Cependant, suite à une enquête adressée aux salariés sans messagerie professionnelle il ressort que seules 6 personnes ne possèdent pas d’ordinateur et/ou d’une messagerie personnelle.
Les parties prenantes sont conscientes du fait que les élections professionnelles représentent un enjeu important pour tous les acteurs sociaux.
Dans ce cadre, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux par voie électronique ; les solutions du prestataire retenu seront conformes aux recommandations de la CNIL et à la législation en vigueur garantissant la confidentialité, l’anonymat, l’unicité et l’intégrité des scrutins. Un huissier sera également présent lors du dépouillement pour s’assurer de la conformité du processus électoral.
En conséquence, il a été convenu de mettre en place le vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.
Principes généraux Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
S’assurer de l’intégrité du vote,
S’assurer de l’unicité du vote,
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
Permettre la publicité du scrutin.
Objet et champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés d’Alcéane appelés à voter aux élections des membres du comité social et économique (CSE).
Choix du moyen de vote électronique
Les parties conviennent que le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.
Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier des opérations électorales, le nombre de collèges électoraux, la répartition du personnel et des sièges dans ces collèges et les modalités d’organisation et de déroulement des élections. Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique.
Expertise et formalités CNIL
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Conformément aux dispositions du Code du Travail, les organisations syndicales représentatives chez Alcéane seront informées qu’une inscription au registre du DPO d’Alcéane sera effectuée décrivant ce traitement.
Information et formation
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. En particulier, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote et l’adressera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin. De plus, les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Cellule d'assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
Déroulement des opérations de vote
Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral. Le site dédié au vote électronique sera accessible aux électeurs 24h/24h pendant toute la durée du scrutin. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel poste informatique, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.
Caractéristiques du site de vote
Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral. Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats. Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.
Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :
l'adresse du serveur de vote,
des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.
L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral). Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège. L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe. En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.
Suivi des opérations de vote
La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats. Toutes les opérations de dépouillement se feront en présence d’un huissier afin de s’assurer de la conformité du processus.
Sécurité du voté et confidentialité
Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique. Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système. Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Durée, dépôt et publicité de l’accord
Le présent accord est applicable chez Alcéane pour les élections des membres du comité social et économique. Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2018 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l’élection desdits représentants réalisée et définitive. Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt. L’accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l’article L.2261-7 et L.2261-8 du code du travail. Il fera l’objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L.2231-5 à L.2231-7 du Code du Travail.
