ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AUX CONDITIONS ET MODALITES DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DES COMITES SOCIAUX ET ECONOMIQUES
Entre
La Société Alliance Healthcare Répartition, dont le siège social est 222 rue des Caboeufs 92230 Gennevilliers, représentée par Monsieur , agissant en qualité de Directeur Général, dûment habilité.
d'une part,
et
les organisations syndicales représentatives suivantes :
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Préambule
Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, et de sécuriser le processus des élections professionnelles, la Direction et les Organisations Syndicales Représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.
Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 août 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.
Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.
Dans ce cadre, un cahier des charges est établi et prévu en annexe de cet accord.
Article 1 – Principes Généraux
Le système retenu par la Société doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :
L’anonymat et le secret du vote,
L’intégrité du vote et la sincérité du vote,
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
La confidentialité et la liberté du vote.
Article 2 – Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe
La Direction et les Organisations Syndicales ont convenu que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe. Le prestataire de vote retenu par la Société est PARAGON.
Article 3 – Modalités d’organisation des élections
3.1 Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection au sein des établissements, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges selon les établissements.
Le protocole d’accord préélectoral comporte également la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.
3.2 Bureaux de vote
Un bureau de vote centralisateur est constitué au niveau central. Par ailleurs, des bureaux de votes locaux sont constitués également en établissement.
Les bureaux de vote sont composés des deux électeurs les plus âgés et de l’électeur le plus jeune, présents au moment de l’ouverture du scrutin pour chaque établissement pour les bureaux de vote locaux. Pour le bureau de vote central, les membres sont choisis parmi l’ensemble des électeurs de l’entreprise selon les mêmes principes.
La présidence revient au plus âgé, sauf s’il se présente comme candidat. Toute personne appelée à composer le bureau de vote doit être électeur du collège, sauf impossibilité matérielle de trouver le nombre suffisant de personnes disponibles.
Les membres du bureau de vote central procèdent, avant l'ouverture du scrutin, à la cérémonie de validation du système de vote ainsi qu’au scellement électronique des urnes.
Ils procèdent également ensuite au descellement et dépouillement des urnes et proclament les résultats.
Les bureaux de vote locaux procèdent à la communication des résultats de l’établissement et dressent le procès-verbal des opérations de l’établissement.
Les membres des bureaux de vote ont accès aux taux de participation en temps réel.
3.3 Formation au système de vote électronique
Les membres de la délégation du personnel et les membres des bureaux de vote central et locaux de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
3.4 Expertise indépendante
Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :
de la Délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;
des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;
du décret n° 2007-602 et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.
3.4 Cellule d’assistance technique
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant un ou des représentants du prestataire, est mise en place.
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article 4- Déroulement des opérations de vote
4.1 Etablissement des listes électorales et transmission
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.
L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.
4.2 Lieu et temps du scrutin
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par les protocoles d’accords électoraux et l’accord relatif au calendrier et au périmètre des élections au sein d’Alliance Healthcare Répartition.
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal (ordinateur mis à disposition, tablette, smartphone …), de leur lieu de travail, de leur domicile (en télétravail) ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Les électeurs ne disposant pas de terminal, ainsi que ceux qui le souhaitent peuvent voter à partir de l’ordinateur mis à leur disposition au sein des établissement afin qu’ils puissent voter pendant le temps de travail.
Les membres du bureau de vote ainsi que les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales contrôlent les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. En revanche, le taux de participation pourra être révélé pendant le déroulement du scrutin par les membres du bureau de vote.
Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.
En outre, une cellule d’assistance composée de trois salariés (utilisant fréquemment les outils informatiques) désignés conjointement par la Direction et les Organisations syndicales est mise en place au sein des établissements. Celle-ci assure une permanence dans les salles mises à disposition pour le vote électronique pour les salariés n’ayant pas de poste informatique dédié. L’ouverture de ces salles de vote est organisée par chaque établissement.
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
4.3 Modalités d’accès au site de vote
Chaque électeur reçoit, par courrier postal, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification. Il est convenu que le prestataire met tout en œuvre afin que chaque électeur reçoive ses codes d’identification au moins 2 jours avant l’ouverture du scrutin.
A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.
L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.
A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.
4.4 Déroulement du vote
Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.
L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois sur l’espace de vote dédié tant qu’il n’a pas voté.
Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.
4.5 Programmation du site
Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.
Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.
Article 5 - Clôture et Résultats
5.1 Clôture
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
5.2 Décompte et attribution des sièges
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées pour le scrutin national. La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
5.3 Délais de recours et destruction des données
L’entreprise et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 6 -Sécurité et confidentialité
6.1 Anonymat et confidentialité des suffrages
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.
Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
6.2 Le dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique ou d’irrégularité constatée résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote central a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 7 – Elections partielles
Il est rappelé que les élections partielles pouvant avoir lieu pendant le cycle électoral seront organisées selon les mêmes modalités prévues par le présent accord ainsi que le protocole d’accord préélectoral.
Article 8 – Entrée en vigueur, durée et modalités de révision
8.1Entrée en vigueur et durée
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans pendant toute la durée du cycle électoral. Il entrera en vigueur à compter du 1er septembre 2022.
Les parties conviennent de se revoir 6 mois avant le terme du présent accord afin d’engager des négociations.
8.2Révision
Le présent accord pourra à tout moment être révisé dans les conditions et selon les modalités prévues par les articles L.2222-5 et L. 2261-7-1 du Code du travail.
Toute demande de révision doit être notifiée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception à chacune des organisations syndicales signataires représentatives dans l’entreprise.
Toute modification fera l’objet d’un avenant conclu dans les conditions prévues par les dispositions législatives et réglementaires. L’avenant se substituera alors de plein droit aux dispositions qu’il modifiera.
Article 9 – Notification, dépôt et publicité
Le présent accord sera déposé par la direction au greffe du conseil de prud’hommes compétent. En parallèle, l’entreprise s’engage à déposer le présent accord auprès de la DIRECCTE compétente selon les règles prévues aux articles D.2231-2 et suivants du Code du travail via la plateforme de téléprocédure du ministère du travail. Il sera en outre anonymisé en vue de son dépôt dans la base de données numériques des accords collectifs.
Un exemplaire sera remis aux organisations syndicales, la remise du présent accord valant notification de celui-ci.
Le présent accord pourra être révisé conformément à l’article L.2261-8 du code du travail.
Enfin, cet accord figurera sur le tableau d’affichage de la Direction de l’ensemble des établissements d’Alliance Healthcare Répartition.
Fait à Gennevilliers, le 1er septembre 2022
En 7 exemplaires originaux dont un pour chaque partie et la DIRECCTE.
Pour Alliance Healthcare Répartition
Pour les organisations syndicales représentatives
CAHIER DES CHARGES
Elections professionnelles 2022
Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel aux élections professionnelles de la Société Alliance Healthcare Répartition
Alliance Healthcare Répartition Bâtiment B 222 rue des Caboeufs CS 50002 92622 Gennevilliers cedex Tél : 01 40 80 51 00 SAS au capital de 35 000 000, 00 € RCS Nanterre B 421 218 132
Sommaire TOC \o "1-3" \h \z \u I.Cahier des charges11 1.Le contexte11 2.Les prestations attendues11 3.Les caractéristiques des élections12 4.Fournitures et services demandés12 5.Calendrier13
Cahier des charges
Le présent cahier des charges définit les besoins d’Alliance Healthcare Répartition ainsi que les prestations attendues.
Le contexte
La Société Alliance Healthcare Répartition organise son premier tour des élections le 15 novembre 2022, le second tour est prévu le 30 novembre 2022. Ce cahier des charges a pour objet de définir les modalités et les conditions de fournitures permettant la mise en œuvre du
vote électronique pour ces élections professionnelles.
Les données annoncées ci-dessous sont arrêtées à la date du 30 Avril 2022.
Les prestations attendues
Le fournisseur doit être capable de gérer les élections professionnelles de l’ensemble des sites d’Alliance Healthcare Répartition, soit 47 établissements. Dans ce cadre, il devra assurer les prestations suivantes :
Traitement informatique des données :
Prise en charge des fichiers (liste électorale, liste des candidats et professions de foi des organisations syndicales) envoyés par Alliance Healthcare Répartition.
Gestion du processus de vote électronique dans son intégralité :
Possibilité de Régénération des identifiants et code d’accès pour les électeurs en cas de perte
Formation des délégués du personnel au niveau central, membres des bureaux de vote et délégués de liste
Mise en place d’un bureau de vote central et de bureaux de vote locaux sur chaque établissement
Mise en place d’une cellule d’assistance technique pour la gestion de projet
Mise en place d’une hotline pour les électeurs 24h/24h – 7j/7h.
Suivi en temps réel du taux de participation (en central et en local au niveau de chaque établissement).
Fourniture des résultats pour les deux tours de scrutin.
Pré-remplissage des procès-verbaux, calculs de représentativité et autres détails relatifs au process électoral et leurs résultats.
Sauvegarde des éléments du vote pendant le délai de contestation.
Les caractéristiques des élections
Dates des élections prévisionnelles Alliance Healthcare Répartition :
1er Tour : 15 novembre 2022– ouverture du scrutin le 09 novembre 2022 2nd Tour : 30 novembre 2022- ouverture du scrutin le 25 novembre 2022
Nombre d’instances de vote :
2 collèges minimum en moyenne par établissement.
47 CSE d’établissements.
4 organisations syndicales représentatives depuis 2018 au niveau national :
CGT, FO, CFE-CGC, CFDT
Fournitures et services demandés
Alliance Healthcare Répartition souhaite pour cette prestation les fournitures et services suivants :
Fournitures pour le 1er et le 2nd tour :
Mise à disposition d’une plateforme sécurisée pour le dépôt des fichiers :
Electeurs
Candidats
Impression, édition, mise sous pli (enveloppe à en-tête AHR) et dépôt à la Poste des identifiants.
Envoi par courrier des identifiants et mot de passe de vote (possibilité d’envoi des codes de vote par 2 canaux distincts par courrier ou par mail/sms).
Une lettre d’accompagnement- notice d’information A4 couleur recto et verso – à destination des salariés.
Un support de formation simple et rapide au logiciel de vote électronique à destination des électeurs (powerpoint, vidéo,…).
Mention à mettre sur les listes : nom de la liste, nom de la société, le collège, titulaire ou suppléant, logo en couleur du syndicat.
Formulaire CERFA pré-rempli (résultats CERFA officiels imprimés par Alliance Healthcare et signés par le bureau de vote avec les listes d’émargement)
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Services pour le 1er et 2nd tour :
Un envoi des identifiants et mots de passe par courrier au format papier
1 bureau de vote central
1 bureaux de vote local pour chaque établissement
Formation des membres du bureaux de vote et délégués de liste
Une assistance téléphonique pour les électeurs
Une assistance dans la rédaction de l’accord d’entreprise
INSTANCE UNIQUEMENT CSE
Alliance Healthcare Répartition est composée de 47 Sites et de 47 CSE d’établissement distincts, dont le siège de Gennevilliers.
Cette liste n’est pas exhaustive et Alliance Healthcare compte sur l’expertise du Prestataire pour lister toutes les fournitures et tous les services nécessaires au bon déroulement de la prestation.
Calendrier
Le prestataire doit proposer un calendrier à partir des différentes phases du dossier pour préparer les 2 tours du scrutin dans le respect des dates suivantes :
1er Tour : 15/11/2022
2nd Tour : 30/11/2022
Le calendrier proposé devra présenter les actions à mener par le Prestataire et par le Client.
