Accord d'entreprise relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la Délégation du Comité Social et Economique
Application de l'accord Début : 08/11/2019 Fin : 01/01/2999
ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITES DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR L’ELECTION DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU COMITE SOCIAL ET ECOMONIQUE
ENTRE :
La Société ALTEDIA SA,
Ci-après désignée « la Société »
D'UNE PART,
ET
Les Organisations Syndicales Représentatives au sein de la Société énumérées ci-dessous et dûment mandatées :
A la suite de l’adoption de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, le Comité Social et Economique (CSE) se substituera au Comité d'entreprise ainsi qu’au Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail et aux Délégués du personnel.
Conformément aux dispositions de l’article L. 2314-26 du Code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel du CSE peuvent avoir lieu par voie électronique.
Au-delà de sa facilité d'utilisation, ce procédé est de nature à augmenter sensiblement le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale.
Il est toutefois primordial que le recours au vote électronique respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.
C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la conclusion d’un accord d’entreprise, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.
Les discussions ont alors abouti au présent accord qui a pour objet de mettre en œuvre l’utilisation du vote électronique au sein de la Société :
il prévoit qu’il sera recouru au vote électronique pour l’ensemble des opérations électorales au sein de la Société ;
il définit les modalités de recours au vote électronique qui sont renvoyées à la négociation du protocole d’accord préélectoral ;
il rappelle les conditions essentielles de recours au vote électronique.
Cet accord est conforme aux dispositions des articles R. 2314-5 et suivants du code du travail issus du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 pris en application de l’article 1er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017.
Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l'organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.
Les parties rappellent que ce dispositif s'inscrit dans le processus de négociation du protocole d’accord préélectoral, organisé lors de chaque renouvellement du CSE.
ARTICLE 1 -Principes généraux
Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de la Société pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Le vote par correspondance papier sera toutefois ouvert, de façon exceptionnelle, pour les personnes qui en feront la demande dans les conditions prévues dans le protocole d’accord préélectoral.
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié électeur et le vote enregistré ;
le caractère libre, anonyme, personnel et sincère du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la sincérité et la surveillance effective des opérations électorales ;
la confidentialité et le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;
et, le cas échéant, contrôle à postériori des opérations électorales par le juge.
Il est rappelé en outre que :
le système retenu permet d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification.
A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le code du travail, le dispositif garantit que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement ;
le vote émis par chaque électeur est crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée ;
le vote électronique se déroule pour chaque tour de scrutin, pendant une période déterminée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin peuvent être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales ;
aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande d'une ou des organisations syndicales représentatives ou de la direction de la Société ;
seules les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ont accès aux fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ;
le dépouillement et le décompte des voix sont faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007 ;
le scellement du système de vote électronique peut être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique est également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés peut être déroulée de nouveau ;
les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports sont détruits.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 18 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016.
Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL. Ce rapport sera tenu à la disposition de la CNIL.
ARTICLE 2 -Modalités d'organisation des opérations
SECTION 2.1 - Protocole d'accord préélectoral
Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. La Direction et les organisations syndicales intéressées discuteront notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote et en particulier :
le matériel (type d’outils, nombre d’outils, isoloirs) qui serait mis à disposition pour voter par internet physiquement sur site ;
les horaires de mise à disposition de ce matériel et donc d’ouverture du bureau de vote présent physiquement ;
la salle qui logera le matériel de vote par internet.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les Parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne à l’entreprise et décident que les élections seront organisées par un prestataire mandaté pour ce faire par la direction de la Société. Il lui est confié la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base du cahier des charges annexé au présent accord.
Afin de vérifier le respect des règles relatives à la conception du système de vote électronique, le prestataire remet à la direction de la Société le rapport d’expertise correspondant à la version du logiciel qui sera mis en place le jour de l’élection.
Conformément aux dispositions légales et réglementaires, l’expert indépendant vérifiera :
l’existence d’un cahier des charges respectant les dispositions des articles R. 2314-6 et suivants du code du travail ;
la confidentialité et la sécurité du dispositif ;
l’accessibilité aux données et la présence de fichier dédié ;
les scellements du dispositif.
Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.
Le protocole d’accord préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique si celui-ci est déjà arrêté.
SECTION 2.2 – Déclaration CNIL
Les Organisations Syndicales de salariés représentatives dans le périmètre de l'accord sont tenues informées par l'entreprise de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.
SECTION 2.3 – Formation au système de vote électronique
Les membres de la délégation du personnel, les délégués syndicaux, et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation d'une demi-journée sur le système de vote électronique animée par le prestataire. Cette formation sera assurée dans le mois précédant la date du premier tour.
La société ALTEDIA s'engage à élargir cette formation à chaque délégué syndical et représentant de section syndicale par Organisation Syndicale.
Pendant la période du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, pendant les heures ouvrées, les membres de leur bureau de vote et/ou le représentant désigné de la direction et/ou le prestataire de vote électronique (hotline) afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.
SECTION 2.4 – Expertise indépendante
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place pour chaque scrutin recourant au vote électronique ou à toute modification de sa conception, sera soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.
Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.
Les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.
SECTION 2.5 – Cellule d'assistance technique
L'entreprise met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Elle comprend les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales
La cellule d'assistance technique aura notamment pour mission de
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel te système est scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
SECTION 2. 6 – Vote à bulletin secret et vote électronique
La mise en place du vote électronique n'exclut pas le vote à bulletin secret sous enveloppe (vote par correspondance pour les collaborateurs ayant exprimé ce choix).
Ce faisant, le dépouillement des votes par correspondance n'a lieu qu'après la clôture du vote électronique.
Le Président du bureau de vote dispose, avant cette ouverture, de la liste d'émargement des électeurs ayant voté par voie électronique.
Dans le cas d'un suffrage exprimé à la fois par internet et par correspondance, le vote par correspondance est systématiquement rejeté et le vote par internet sera le seul à être considéré.
SECTION 2. 7 – Gestion des données à caractère personnel et RGPD
La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 telle que modifiée par la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018.
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 du 27 avril 2016 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
ARTICLE 3 -Déroulement des opérations de vote
SECTION 3.1 – Établissement des listes électorales et transmission
Le contrôle de la conformité des listes d'électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité d'ALTEDIA.
L'intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.
SECTION 3.2 – Lieu et temps du scrutin
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée laquelle sera précisée par le protocole d'accord préélectoral.
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du scrutin, de n'importe quel terminal informatique connecté à internet (PC, smartphone, tablette, etc.), de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.
Pendant toute la période du scrutin électronique, un ou plusieurs ordinateurs avec une connexion au site sécurisé des élections sera mis à la disposition, en libre-service, des salariés électeurs dans une salle dédiée à cet effet. Les modalités de déroulement du vote par internet physique (plage horaire, matériel de vote par internet physique, nombre d’ordinateurs, salle du site, composition du bureau de vote) seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral.
L’emplacement de ce(s) poste(s) permettra(ont) l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui (ceux)-ci. Le détail de la mise en place de ces ordinateurs et des règles d’accès seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales
Le scellement des urnes intervient à l'ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin,
La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote, à la Direction et aux Délégués Syndicaux et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette technique de vote par les salariés. L'entreprise établira ainsi une note d'information explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, lesquels seront portés à la connaissance des électeurs au moins 15 jours avant l'ouverture du premier tour de scrutin.
SECTION 3.3 – Modalités d'accès au site de vote
Chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, à son domicile, par courrier simple, l'adresse du site et les moyens d'authentification, à savoir un code d'accès personnel généré de manière aléatoire par le prestataire ainsi qu'un mot de passe. Ces codes sont valables pour les deux tours. Un mail, reprenant les éléments cités ci-dessus, lui sera également adressé sur sa messagerie professionnelle.
Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.
A l'aide de ses identifiants, l'électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.
Le vote par internet doit être personnel et individuel conformément aux règles électorales.
Afin d'assurer un taux de participation optimum, les Parties conviennent, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur une durée maximale de 3 jours calendaires, la durée effective devant être définie dans le calendrier de protocole d’accord préélectoral.
L'identification de l'électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l'utilisateur de ses codes d'accès.
L'électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter mais il ne peut voter qu'une seule fois pour chaque scrutin. A réception du vote complet, éventuellement réalisé après plusieurs connexions, la saisie des codes d'accès par l'électeur vaut signature de la liste d'émargement de l'instance concernée et clôt définitivement l'accès à cette élection.
SECTION 3.4 – Déroulement du vote
Le moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier l'identité de l'électeur et garantira l'unicité de son vote.
Lorsque l'électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l'écran ; il peut être modifié avant validation.
La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver.
La saisie du code d'accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d'émargement dès l'enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l'élection pour laquelle le vote vient d'être réalisé.
L'électeur a la possibilité de raturer des noms sur les listes de candidats qui lui seront proposées, conformément aux articles L 2314-29 du Code du travail.
Les professions de foi seront accessibles à tous tes électeurs par simple accès au site de vote. Il est rappelé, qu'un vote, dès lors qu'il est complet et validé, ne pourra être remis en cause par l'électeur et qu'aucun autre vote (par internet ou par tout autre moyen), ne pourra venir modifier et/ou s'ajouter à ce vote complet et validé.
SECTION 3. 5 – Programmation du site
Le prestataire assurera la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l'écran.
Le prestataire reproduira sur le site de vote les professions de foi telles qu'elles auront été présentées par leurs auteurs. Chaque profession de foi devra être remise datée et signée par un représentant légal de la liste concernée conformément à la procédure de remise de ces professions de foi, prévue au protocole d'accord préélectoral.
SECTION 3. 6 – Sincérité du vote électronique et stockage des données
Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification.
A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par l’article R. 2314-7 du code du travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.
Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande d'une ou des organisations syndicales représentatives ou de la direction de la Société.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Conformément à l’article R. 2314-16 du Code du travail, seuls les membres du bureau de vote constitué pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clé d’accès, la liste d’émargement en ligne et ce à des fins de contrôle du scrutin et les taux de participation.
Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues notamment par l'arrêté du 25 avril 2007.
Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le procès-verbal est édité et le Président du bureau de vote proclame les résultats.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
ARTICLE 4Clôture et Résultats
SECTION 4.1 – Clôture
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.
SECTION 4.2 – Prise en compte des votes par correspondance
Le bureau procède au comptage des votes par correspondance après s'être assuré que l'électeur n'a pas déjà voté par voie électronique.
SECTION 4.3 –Décompte et attribution des sièges pour les élections
Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.
Le décompte des voix, incluant les éventuelles voix des votes par correspondance, apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être portée au procès-verbal.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
SECTION 4.4 – Délais de recours et destruction des données
L'entreprise et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
A l'expiration de ces délais, le prestataire, procède, à la demande de l'entreprise, à la destruction des fichiers supports.
SECTION 4.5 – Résultats
A la clôture des votes, tes résultats seront disponibles sur le site de vote pendant quinze jours ainsi que sur le site intranet de l’entreprise.
ARTICLE 5Sécurité et confidentialité
La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de la cellule d'assistance technique.
SECTION 5.1 – Anonymat et confidentialité des suffrages
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l'urne électronique dénommé « contenu de l'urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur. Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
SECTION 5.2 – Existence et contenu des fichiers
Les données devant être enregistrées sont :
Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;
Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées ;
Pour les listes des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;
Pour les listes d'émargement : collège, noms, prénoms des électeurs, date et heure d'émargement ;
Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés ci-après.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :
Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;
Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;
Pour les listes d'émargement : membres du bureau de vote, Direction
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;
Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.
En tant que de besoin, si un huissier est désigné à suivre les opérations de dépouillement, il aura accès à l'ensemble de ces informations.
SECTION 5.3 – Le dispositif de secours
Un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
La cellule d’assistance technique ne pourra intervenir sur le système de vote en cours de scrutin que pour faire face à une panne grave. Une telle intervention s’accompagnera d’une information simultanée du bureau de vote et d’une traçabilité des actions menées.
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Toute décision de suspension du vote doit faire l’objet au préalable d’une consultation des membres du bureau de vote.
ARTICLE 6 -Application de l'accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et s’appliquera à l’ensemble des salariés de la Société ALTEDIA SAS.
Le cadre de mise en place du vote électronique au sein de la Société fixé par les présentes dispositions est applicable aux élections qui interviendront à l’issue de la mandature actuelle, ainsi qu’aux élections suivantes.
Il est, toutefois, précisé que les parties sont convenues de se réunir à l'issue de chaque opération électorale afin de faire un bilan qualitatif et quantitatif des opérations électorales, afin de faire éventuellement évoluer le présent accord.
Les parties conviennent également d'aborder l'application du présent accord à l'occasion de la négociation de chaque protocole préélectoral.
ARTICLE 7Révision et dénonciation de l’accord
Le présent accord pourra, le cas échéant, être révisé pendant sa période d’application conformément aux dispositions des articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.
Les demandes de révision ou de modification du présent accord doivent être présentées par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge.
Les Parties signataires du présent accord et présentes dans l’entreprise s’engagent à participer de bonne foi aux réunions organisées par la Direction en vue de la négociation d’un éventuel avenant de révision, ce qui ne saurait les engager à signer quelque accord ou avenant de révision que ce soit.
Par ailleurs, et en application de l’article L. 2222-6 du Code du travail, le présent accord pourra être dénoncé par l’une des parties signataires ou adhérentes selon les modalités suivantes.
La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge aux autres parties signataires et déposée auprès de la DIRECCTE et au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes.
Elle comportera obligatoirement une proposition de rédaction nouvelle et entraînera l’obligation pour les Parties de se réunir le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de la lettre de dénonciation, en vue de déterminer le calendrier des négociations.
Durant les négociations, l’accord restera applicable dans toutes ses dispositions et sans aucun changement.
A l’issue de ces négociations, sera établi soit un nouvel accord, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord.
Ces documents signés feront l’objet de formalités de dépôt auprès de la DIRECCTE et au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes.
Les dispositions du nouvel accord se substitueront intégralement à celles dénoncées, avec pour prise d’effet soit la date qui aura été expressément convenue, soit à défaut, à compter de la date de réalisation des formalités de publicité et de dépôt.
ARTICLE 8 -Commission de suivi et clause de rendez-vous
La commission de suivi aura pour mission de veiller à la bonne application des mesures du présent accord. Elle pourra être sollicitée pour formuler des suggestions.
Elle sera composée de :
1 représentant par organisation syndicale représentative ;
3 représentants de la Direction.
Dans le cadre des dispositions de l’article L. 2222-5-1 du Code du travail, cette commission se réunira sur la base d’une réunion avant chaque élection professionnelle, à la demande de l’une des organisations syndicales signataires du présent accord ou de la Direction.
En cas de difficulté, une réunion exceptionnelle pourra être organisée à la demande de l’une des parties.
ARTICLE 9Dépôt et publicité de l'accord
Les formalités de dépôt du présent accord seront réalisées conformément aux dispositions du Code du travail.
Ainsi :
un exemplaire sera déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris ;
un exemplaire sera déposé en ligne sur la plateforme TéléAccords (https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).
un exemplaire du présent accord, signé par les Parties, sera remis à chaque organisation syndicale représentative au sein de la société ALTEDIA SA par courrier simple et par courrier électronique avec accusé de réception, pour notification au sens de l’article L. 2231-5 du Code du travail.
Le présent accord fera également l’objet, conformément l’article L. 2231-5-1 du Code du travail nouvellement applicable, d’une publication anonymisée sur la base de données nationale, aucune des Parties n’ayant exprimé le souhait d’occulter tout ou partie des dispositions de cet accord préalablement à son dépôt.
Le présent accord sera diffusé et mis à disposition du personnel au sein du service des ressources humaines.
Enfin, en application des dispositions des articles R. 2262-1 et suivants du Code du travail, un exemplaire du présent accord sera transmis aux représentants du personnel et à la disposition du personnel au service des ressources humaines ainsi que sur le site intranet de l’entreprise.
Fait à Paris, le 6 novembre 2019
En 6 exemplaires originaux,
Pour la Société ALTEDIA :
Pour l'Organisation Syndicale CFDT :
Pour l'Organisation Syndicale FECFO :
Pour l'Organisation Syndicale CFE-CGC : ANNEXE 1
Eléments sur la qualité globale de VOXALY
ARTICLE 1 -Les exigences de sécurité pour le vote
La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées,
SECTION 1.1. Anonymat
1.1.1 L'anonymat lors des échanges entre les partenaires
Les électeurs sont référencés de façon unique grâce à un identifiant généré par VOXALY. Cet identifiant sert aux échanges avec les partenaires. Il n'est pas externalisé auprès des électeurs.
1.1.2 L'anonymat lors des échanges Internet avec l'électeur
VOXALY génère un autre identifiant, nommé code d'accès, qui sert d'identifiant unique lors de l'authentification sur les services de vote. Ces codes d'accès sont générés de façon non prédictible. Sur le site internet, le nom et toutes autres informations nominatives ne sont jamais affichés.
1.1.3 L'anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin
L'urne recueillant les suffrages et la liste d'émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s'agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux.
Lorsque l'électeur confirme son vote, l'ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d'émargement et l'insertion dans l'urne.
De plus, ce traitement garantit l'intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par un exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.
1.1.4 La préservation de l'anonymat
Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l'urne ne comprend aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l'électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d'un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l'électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l'urne, ils sont mélangés afin d'éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.
L'anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l'usage des clés de déchiffrement.
SECTION 1.2 - Confidentialité et chiffrement
Pour répondre à la problématique de 'a confidentialité, VOXALY chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu'à l'urne.
VOXALY identifie deux étapes : la première étape de recueil de l'expression de l'électeur, qui dure le temps des échanges internet et la seconde étape de stockage de cette expression jusqu'à la clôture,
Pour la première étape, la totalité des échanges entre le navigateur de l'électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/SSL qui chiffre et signe toutes les données : aussi bien l'intention de vote que le vote définitif. Ce protocole garantit aucune interruption de chiffrement entre le poste de travail de l'électeur et le serveur recueillant le vote. Le bulletin stocké est ainsi la copie conforme du bulletin vu par l'électeur.
Pour la seconde étape, les suffrages sont chiffrés, au fur et à mesure de leur insertion dans l'urne, Ce chiffrage est implémenté au travers d'algorithmes et de composants reconnus, garantissant une protection optimale pour l'entreprise et ses électeurs. Il est ainsi impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement
Trois clés sont générées avant l'ouverture du site de vote et communiquées à la commission électorale. Sans ces clés, aucune lecture des suffrages n'est possible. Deux clés au moins sont indispensables pour déchiffrer l'urne.
SECTION 1.3 - Intégrité
Par intégrité, il faut entendre : « S'assurer que fa saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final ». L'application assure l'intégrité des votes :
après avoir exprimé son choix, l'électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,
un électeur ne peut pas voter aux élections auxquelles il n'est pas inscrit,
une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.
La solution mise en œuvre est conçue pour garantir :
aucune altération lors de la saisie du vote électronique, via l'utilisation de https,
aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.
SECTION 1.4 - Disponibilité
Les services de vote (par internet et par téléphone) sont accessibles 24 heures sur 24 et 7 jours
Afin de garantir la meilleure disponibilité, l'ensemble des équipements matériels est redondé.
Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l'hébergeur de la plate-forme VOXALY.
En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.
La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.
Enfin, afin de permettre aux instances de contrôle de surveiller elles-mêmes le bon fonctionnement de bout en bout, tes traitements applicatifs et cela tout en respectant 'a plus stricte régularité et sincérité du scrutin, VOXALY met à disposition des comptes ECOLE.
SECTION 1.5. Authentification
Sur la base de la liste électorale consolidée, nous attribuons à chaque électeur un identifiant unique, un code d'accès unique et un mot de passe.
Dans le cas où le code d'accès ne peut être fourni par l'entreprise le code d'accès est généré de telle façon qu'il soit impossible de deviner l'identifiant d'une personne, à partir d'un autre identifiant connu.
Le mot de passe est généré de façon aléatoire.
Au niveau de l'authentification sur les services de vote (aussi bien par internet que par téléphone), un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.
ARTICLE 2 -Le scellement du système et des données
Le scellement a pour but de s'assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu'en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.
Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d'empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.
Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision.
Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.
ARTICLE 3 -L'expertise
Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations de la CNIL, la plate-forme de vote VOXALY a été expertisée en avril 2007, puis octobre 2007 et mars 2008 par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.
Ces expertises ont toutes mis en évidence l'adéquation des solutions VOXALY avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.
ARTICLE 4 -Vote test
Le bureau de vote est formé au fonctionnement global de la solution. A cette occasion, un test avec vote virtuel sera organisé.
Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu'au calcul des résultats.
La simulation réalisée sur les deux services de vote passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés.
L'objectif est de permette à la commission électorale d'appréhender le fonctionnement global de la solution.
ARTICLE 5 -Déclaration CNIL
Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l'architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentés à la CNIL à la division des affaires économiques.
ARTICLE 6 -RGPD
Conformément au RGPD, le prestataire alimente son propre registre RGPD, en sa qualité de sous-traitant.
ANNEXE 2
CAHIER DES CHARGES
Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel aux élections professionnelles de la Société ALTEDIA SA
Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.
Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.
Fonctionnalités générales.
Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.
Période des élections.
La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature des élections
Les élections à organiser sont des élections professionnelles (représentants du personnel au Comité Social et Economique ou, par extension, représentants du personnel au conseil d’administration).
Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).
Par ailleurs, le prestataire fournit à la Société ALTEDIA les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.
Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe qui seront contrôlés avant de pouvoir voter
une étape de présentation des listes de candidats en présence,
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,
la confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie de sa date de naissance,
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
Dépouillement des urnes électroniques
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :
La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clefs de déchiffrement,
L’accès à la liste des émargements Internet,
L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux et les agents habilités de la Direction des Ressources Humaines.
Assistance technique
Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Dispositifs de secours
Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
