ACCORD SUR L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES D’ALTEN SIR
ENTRE LES SOUSSIGNES :
La société ALTEN SIR, SAS au capital de 20 002 752 euros, dont le siège social se situe au 65 avenue Edouard Vaillant – 92100 Boulogne Billancourt et immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 400 357 885, représentée par Monsieur , dûment habilité à l’effet du présent accord.
Ci-après désignée « la Société » ou « ALTEN SIR »
D’une part,
ET :
Les
Organisations Syndicales représentatives au sein de la société ALTEN SIR :
délégués syndicaux CGT
délégués syndicaux SPECIS UNSA
déléguée syndicale CFTC.
Ci-après désignée « les Organisations Syndicales »
D’autre part,
Ci-après désignées ensemble « les Parties »
IL A ETE CONVENU ET ARRÊTÉ CE QUI SUIT :
PREAMBULE
Les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique. L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.
Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales. L'entreprise et les organisations syndicales définissent dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.
En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.
Principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,
l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Objet et champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à :
Voter à l’élection du Comité Social et Economique de la société ALTEN SIR
Définition et choix du moyen de vote électronique
Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen du :
vote par Internet
Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.
Modalités de mise en œuvre du vote électronique
Recours à un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne par la société ALTEN SIR ou une autre société du Groupe ALTEN et décident que cette élection sera organisée par un « prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction après en avoir informé des organisations syndicales. La société ALTEN SIR prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R 2314-5 à R2314-18 du Code du travail. Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral, le cas échéant. Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.
Etablissement des fichiers
Le vote électronique a lieu dans le respect des dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et libertés. Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification. A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeurs seront séparés. A ce titre, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ». Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système. Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également bloqué après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegardes seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Cellule d'assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Expertise et inscription au registre pour le respect du RGPD
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales. Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46 / CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats. Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.
Information et formation
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par le salarié. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les représentants du personnel, la direction et les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Déroulement des opérations de vote
Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de cette élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges. Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et, le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.
Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal : (PC, smartphone, tablette…), leur lieu de travail (si autorisé par le client le cas échéant), leur domicile ou leur lieu de villégiature en se connectant sur le serveur sécurisé dédié à cette élection. Les salariés seront informés par email (sur le mail professionnel) par le prestataire des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral
Caractéristiques du matériel de vote
Le Prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi. Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site dédié par simple lien identifié. Cependant, ces professions de foi devront être normées en lecture pour ne favoriser aucune des listes. En conséquence, les professions de foi seront limitées à deux pages maximum format A4. Ces professions de foi électronique devront être au format PDF exclusivement et de poids limité conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral. Les professions de foi seront stockées sur le même serveur informatique, afin d’éviter des dysfonctionnements d’affichage entre l’une ou l’autre profession de foi. Le Prestataire reproduira sur le serveur les listes des noms des candidats dans l’ordre où elles auront été émises par les auteurs et transférés par la DRH avec, le cas échéant, les logos. Pour cette élection, les listes de candidats seront présentées sur une seule et même page (sans défilement) dans l’ordre défini par tirage au sort. Ce tirage au sort sera réalisé par la direction le dernier jour du dépôt des candidatures en présence d’un représentant de chaque liste s’il le souhaite et ce pour chaque tour de scrutin. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. De plus, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes. Les logos seront stockés sur le même serveur informatique, afin d’éviter des dysfonctionnements d’affichage entre l’un ou l’autre logo. Afin de limiter les erreurs, le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.
Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra de la part du prestataire sur son email professionnel contenu dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise, l'url du serveur de vote, son identifiant personnel et confidentiel, généré aléatoirement par le système de vote ainsi que la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification. Le canal défini est l’envoi d’un mot de passe à 5 chiffres au choix du salarié, par sms sur le téléphone portable de son choix ou par mail sur l'adresse de son choix ou par téléphone sur le téléphone fixe de son choix. Seul le prestataire aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé. En outre, les personnes détentrices de ces informations ne devront pas avoir accès aux urnes. L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur de son identifiant personnel et de son mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur du vote. L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe. Cette validation du vote électronique vaudra signature de la liste d’émargement dès réception du vote. Il ne sera plus possible de modifier son vote. A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé de l’élection crée pour l’occasion par le prestataire. En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée prévue par le prestataire. Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège. Au total, l’électeur sera amené à procéder à 2 votes distincts. Pendant la période du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, pendant les heures ouvrées, soit du lundi au vendredi, la cellule d’assistante technique, par mail ou téléphone, afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement du vote. Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation. Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.
Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin (article R2324-7 et R2324-14 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux et les listes d’émargement.
Durée, dépôt et publicité de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée liée à la prochaine élection professionnelle et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection des membres du comité social et économique réalisée et définitive. Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt. L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7-1 du code du travail. Le présent accord sera déposé sur la plateforme en ligne Téléaccords. Un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Boulogne-Billancourt. Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord. Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.
