----------------Accord instituant le vote électronique pour les élections
des représentants du personnel du CSE
Entre les soussignés :
Les sociétés AMETRA Ingénierie et AMETRA EXPRESSION NUMERIQUE dont les sièges sociaux sont situés Immeuble Fahrenheit 28 rue de la Redoute – 92260 Fontenay aux Roses, représentée par, agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines (DRH).
D’une part,
Et : Le syndicat C.G.T, représenté par Monsieur , en sa qualité de Délégué Syndical (DS).
D’autre part.
IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT, en vue d’établir un accord collectif sur le vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique conformément à aux dispositions de l’article L2314-26 de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Préambule
L’UES AMETRA/AEN a étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.
Compte tenu du détachement de nos collaborateurs sur sites clients, le vote électronique pourra favoriser le nombre potentiel de votants pour les élections professionnelles du CSE pour ainsi augmenter la représentativité des salariés de l’UES AMETRA/AEN. Outre le fait de faciliter également le processus d’organisation des élections professionnelles et les opérations de dépouillement, le scrutin électronique s’inscrit dans une démarche de développement durable en ce qu’il réduit les consommations de papier.
L’UES AMETRA/AEN a pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet et de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-5 et suivants du décret pris en application de l’article 1er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.
Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif il a été décidé, avec l’Organisation Syndicale CGT signataire du présent accord de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.
Article I – Modalités d’Organisation des opérations
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d'accord préélectoral
Dans le cadre des prochaines élections, la société proposera un protocole électoral aux organisations syndicales représentatives et définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges pour les collèges.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.
Article I § 1 : Etablissement des fichiers
Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007) :
Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, site, adresses postales ou mail ;
Pour le fichier d’émargement : collège, établissement, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;
Pour les listes des candidats : collège, établissement, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale ;
Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.
Les destinataires de ces informations sont les suivants :
Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités du service Ressources Humaines
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités du service Ressources Humaines
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités du service Ressources Humaines
Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services Ressources humaines.
Article I § 2 : Modalités des élections
Afin d'assurer un taux de participation optimum, et ceci aussi bien pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, les élections pourront avoir lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole électoral. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire. Les salariés seront informés de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote par tout moyen adapté (affichage, mail.).
Article I § 3: Bulletins de vote
Le « prestataire fournisseur » assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Le « prestataire fournisseur » reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la DRH avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes. Les listes seront présentées sur une même page dans l’ordre d’arrivée à la DRH. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « prestataire fournisseur » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
Article II – Déroulement des opérations de vote
Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, pendant les heures ouvrées, - soit du lundi au vendredi selon l’horaire collectif en vigueur -, les membres de leur bureau de vote et/ou le représentant désigné de la DRH – par mail ou téléphone - afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.
Article II § 1 : Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, par mail un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le « prestataire fournisseur » ainsi qu’un mot de passe. Seul le « prestataire fournisseur » aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé. L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote. Chaque saisie du code confidentiel et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le « prestataire fournisseur ». Une fois connecté :
pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son scrutin selon son collège et/ou son établissement.
Le prestataire offre la possibilité de faire une relance par mail auprès de tous les électeurs éligibles avant la date de fin du scrutin du 1e et du 2nd tour des élections professionnelles.
Article II § 2 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-7, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Les membres désignés de chacun des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne, le compteur de bulletins et les taux de participation.
Article II § 3 : Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R2314-15). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de Vote (Président, Assesseur). Les membres du bureau de Vote éditent les procès-verbaux, des CERFA et leurs listes d’émargement et proclament les résultats.
Article III- Durée, dépôt et publicité de l’accord
Le présent protocole est conclu pour les élections 2018 du comité Social et Economique d’AMETRA et AMETRA EXPRESSION NUMERIQUE dans le Cadre d’une UES et pour les éventuelles élections partielles qui pourraient intervenir sur la durée de la mandature.
En application de l'article L. 2231-5 du Code du travail, le présent accord est notifié par la Direction à l'ensemble de l’organisation syndicale représentative à l'issue de la procédure de signature. De plus, conformément aux dispositions des articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du Code du travail, le présent accord sera déposé en deux exemplaires (dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique) à la DIRECCTE (Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi) et en un exemplaire au Secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes. En outre, un exemplaire original est établi pour chaque partie. Enfin, en application des articles R. 2262-2 et R. 2262-3 du Code du travail, le présent accord est transmis aux Institutions Représentatives du Personnel et mention de cet accord est effectuée sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec les salariés. Il sera également transmis à l’instance paritaire de la Branche des Bureaux d’études en charge de la collecte des accords signés par les entreprises de la Branche.
Fait à Fontenay-aux-Roses, le 15 mai 2018 en 4 exemplaires originaux
