ACCORD RELATIF AU FONCTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE, A LA MISE EN ŒUVRE DU DIALOGUE SOCIAL ET A LA BASE DE DONNES ECONOMIQUES SOCIALES ET ENVIRONNEMENTALES
Entre :
AQUITANIS, Office Public de l’Habitat de Bordeaux Métropole, dont le siège social se trouve 1 Avenue André REINSON à BORDEAUX, représenté par son Directeur Général,
D’UNE PART,
Et,
Le Syndicat « Syndicat Autonome Aquitanis », représenté par son délégué syndical
Le Syndicat CGT, représenté par sa déléguée syndicale
Le Syndicat FO, représenté par son délégué syndical
D’AUTRE PART,
SOMMAIRE
TOC \o "1-3" \h \z \u PREAMBULE : PAGEREF _Toc169270650 \h 4 PARTIE I - DISPOSITIONS GENERALES PAGEREF _Toc169270651 \h 5 Article 1 : Objet de l’accord PAGEREF _Toc169270652 \h 5 Article 2 : Date d’application, durée de l’accord PAGEREF _Toc169270653 \h 5 Article 3 : Clause de revoyure PAGEREF _Toc169270654 \h 5 Article 4 : Révision PAGEREF _Toc169270655 \h 5 Article 5 : Dénonciation PAGEREF _Toc169270656 \h 5 Article 6 : Communication de l’accord PAGEREF _Toc169270657 \h 6 Article 7 : Publication de l’accord PAGEREF _Toc169270658 \h 6 Article 8 : Dépôt de l’accord PAGEREF _Toc169270659 \h 6 PARTIE II – DISPOSITIONS SPECIALES PAGEREF _Toc169270660 \h 7 TITRE 1 : FONCTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE PAGEREF _Toc169270661 \h 7 Article 1. Membres du CSE PAGEREF _Toc169270662 \h 7 Article 2. Présidence du CSE PAGEREF _Toc169270663 \h 7 Article 3. Bureau du CSE PAGEREF _Toc169270664 \h 7 Article 4. Durée des mandats PAGEREF _Toc169270665 \h 8 Article 5. Réunions du CSE PAGEREF _Toc169270666 \h 8 Article 6. Participation aux réunions PAGEREF _Toc169270667 \h 8 Article 7. Convocation et ordre du jour du CSE PAGEREF _Toc169270668 \h 9 Article 8. Modalités de vote du CSE PAGEREF _Toc169270669 \h 9 Article 9. Rédaction des procès-verbaux PAGEREF _Toc169270670 \h 10 Article 10. Heures de délégation du CSE PAGEREF _Toc169270671 \h 10 Article 11. Locaux mis à disposition des représentants du personnel PAGEREF _Toc169270672 \h 11 Article 12. Panneaux d’affichage PAGEREF _Toc169270673 \h 13 Article 13. Outils numériques du CSE PAGEREF _Toc169270674 \h 13 Article 14. Budget du CSE PAGEREF _Toc169270675 \h 14 Article 15. Formation des membres du CSE PAGEREF _Toc169270676 \h 15 Article 16. Référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes PAGEREF _Toc169270677 \h 15 Article 17. Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail PAGEREF _Toc169270678 \h 15 Article 18. Les autres commissions PAGEREF _Toc169270679 \h 17 Article 19. Consultations récurrentes du CSE PAGEREF _Toc169270680 \h 18 TITRE 2. MISE EN ŒUVRE DU DIALOGUE SOCIAL PAGEREF _Toc169270681 \h 19 Article 1. Moyens humains PAGEREF _Toc169270682 \h 19 Article 2. Moyens matériels et d’expression syndicale PAGEREF _Toc169270683 \h 19 TITRE 3. BASE DE DONNES ECONOMIQUES, SOCIALES ET ENVIRONNEMENTALES PAGEREF _Toc169270684 \h 23 Article 1. Architecture et contenu de la BDESE PAGEREF _Toc169270685 \h 23 Article 2. Mise à jour de la BDESE PAGEREF _Toc169270686 \h 23 Article 3. Modalités d’accès PAGEREF _Toc169270687 \h 23 Article 4. Informations nécessaires aux consultations récurrentes et aux négociations obligatoires PAGEREF _Toc169270688 \h 24
PREAMBULE : Les ordonnances n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et n°2017-1718 du 20 décembre 2017 ainsi que la loi de ratification n°2018-217 du 29 mars 2018 ont modifié le cadre législatif français relatif aux instances représentatives du personnel en créant une instance unique le Comité Social et Economique (CSE) fusionnant le Comité d’Entreprise, les Délégués du Personnel et le Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail. Ces textes viennent fixer des règles générales applicables à ces instances. Le législateur a souhaité donner aux entreprises la possibilité d’aménager, par accord, ce dispositif légal afin de tenir compte des spécificités de chaque entreprise. Aquitanis a mis en place en décembre 2018 un Comité Social et Economique. Le 24 avril 2019, la Direction et les organisations syndicales ont signé un accord relatif au fonctionnement du CSE et à la Base de Données Economiques et Sociales (BDES). Les dispositions de cet accord venaient préciser les modalités de fonctionnement de l’instance, de ses commissions et adapter le contenu et l’architecture de la BDESE.
Après plusieurs années de fonctionnement du CSE, les parties ont souhaité par le présent accord, revoir certaines modalités de fonctionnement des instances au regard de l’évolution des pratiques internes (numériques notamment).
Aussi, dans une logique de compilation des accords d’entreprise, les parties ont convenu de regrouper dans un seul accord les dispositions relatives au fonctionnement du CSE, les dispositions relatives aux organisations syndicales et à la mise en œuvre du dialogue social.
Cet accord poursuit la démarche d’aquitanis de permettre aux représentants du personnel d’exercer efficacement leurs mandats, de favoriser un dialogue social constructif et de les associer aux enjeux de l’entreprise.
Les parties réaffirment leur volonté de développer un dialogue social loyal, constructif en cohérence avec la Raison d’être et les enjeux de performance globale de l’entreprise. Ce texte a pour objet de se substituer à tous les accords d’entreprises antérieurs relatifs au fonctionnement des instances représentatives du personnel, à la mise en œuvre du dialogue social et à la BDESE au sein d’aquitanis. Par conséquent, le présent accord annule et remplace :
l’accord du 12 novembre 2007 relatif à la représentativité syndicale ;
l’accord du 24 avril 2019 relatif au fonctionnement du Comité social et économique et à la base de données économiques et sociales ;
l’accord du 28 janvier 2021 relatif à l’accès des organisations syndicales aux nouvelles technologies d’information et de communication.
Les parties sont convenues de ce qui suit :
PARTIE I - DISPOSITIONS GENERALES
Article 1 : Objet de l’accord
Le présent accord fixe les modalités de fonctionnement du CSE, de mise en œuvre du dialogue social et de la base de données économiques sociales et environnementales.
En conséquence, le présent accord révisé annule et remplace les accords collectifs antérieurs ayant le même objet que les dispositions du présent accord, sans qu’il soit nécessaire d’appliquer le formalisme prévu par lesdits accords, engagements unilatéraux ou usages en matière de révision, ce que les parties acceptent expressément.
Article 2 : Date d’application, durée de l’accord Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Il prend effet à partir du jour qui suit son dépôt tel que visé à l’article 9. Article 3 : Clause de revoyure
Sans préjudice de l’application des articles 4 et 5 du présent accord, les parties conviennent de se rencontrer après une année de mise en œuvre du présent accord afin d’analyser l’adéquation des règles mises en place avec l’exercice des mandats.
Sans préjudice de l’application des articles 4 et 5 du présent accord, en cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, la Direction et les organisations syndicales représentatives s’engagent à se rencontrer dans un délai de 6 mois suivant la demande de la Direction ou d’une organisation syndicale représentative en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.
Article 4 : Révision La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du Code du Travail.
Information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier électronique ou courrier recommandé avec accusé de réception. Article 5 : Dénonciation Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant un préavis de 3 mois.
La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres signataires de l’accord. La Direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter des possibilités d'un nouvel accord. Article 6 : Communication de l’accord
Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise et mis à disposition du personnel sur l’intranet de l’entreprise. Article 7 : Publication de l’accord Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du Code du Travail.
Article 8 : Dépôt de l’accord Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues par le Code du Travail. Il sera déposé :
sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues aux dispositions du Code du Travail ;
et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Bordeaux.
PARTIE II – DISPOSITIONS SPECIALES
TITRE 1 : FONCTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
Article 1. Membres du CSE
Conformément aux dispositions légales, le Comité Social et Economique (ci-après nommé CSE) est composé de 11 membres titulaires et 11 membres suppléants. Dans le cadre du protocole d’accord préélectoral signé le 4 octobre 2022, les parties ont convenu que le CSE d’aquitanis serait composé de 10 membres titulaires et 10 membres suppléants répartis comme suit : - Ouvriers et Employés : 3 membres titulaires et 3 membres suppléants ; - Techniciens et Agents de maitrise : 5 membres titulaires et 5 membres suppléants ; - Cadres : 2 membres titulaires et 2 membres suppléants. En cas de remplacement temporaire ou définitif d’un membre titulaire du CSE, le remplacement s’effectue conformément à l’article L2314-37 du Code du Travail.
Article 2. Présidence du CSE
Les réunions ordinaires et extraordinaires du CSE sont présidées par le Directeur Général ou son représentant.
Article 3. Bureau du CSE
Le bureau du CSE comprend :
Le Président ;
Le Secrétaire ;
Le Trésorier ;
Un Secrétaire Adjoint ;
Deux Trésoriers Adjoints.
3.1. Secrétaire et Secrétaire Adjoint
Le Secrétaire du CSE est désigné parmi les membres élus titulaires du CSE.
Le Secrétaire Adjoint est désigné parmi les membres élus titulaires ou suppléants.
3.2. Trésoriers
Le Trésorier est désigné parmi les membres élus titulaires du CSE. Les Trésoriers Adjoints sont choisis parmi les membres élus titulaires ou suppléants. Ils assistent le Trésorier dans ses fonctions.
3.3. Modalités de désignation des membres du bureau
Les désignations précitées se font, au cours de la première réunion suivant les élections professionnelles, à la majorité simple des voix des membres titulaires présents.
La désignation se fait par vote à main levée avec l’accord unanime des membres présents.
Article 4. Durée des mandats
La durée des mandats des membres du CSE est fixée à 4 ans.
Article 5. Réunions du CSE
5.1. Périodicité des réunions ordinaires
Au minimum, six réunions ordinaires du CSE sont organisées dans l’année. La première réunion a lieu le mois suivant les élections.
Parmi ces réunions, quatre portent en tout ou partie sur la santé, la sécurité et les conditions de travail.
5.2. Réunions extraordinaires
En dehors des réunions ordinaires, des réunions extraordinaires peuvent être organisées à l’initiative de l’employeur ou à la demande de la majorité des membres du CSE. Cette demande doit mentionner les questions que les élus entendent aborder lors de cette réunion.
Article 6. Participation aux réunions
6.1. Délégation salariale du CSE
La délégation salariale se compose des titulaires du CSE et des éventuels représentants syndicaux dont la désignation doit intervenir conformément aux dispositions légales.
Les membres suppléants assistent aux réunions uniquement en l’absence des titulaires conformément aux dispositions de l’article L2314-37 du Code du Travail.
Les membres suppléants qui participent à une des commissions du CSE telles que définies ci-après, peuvent assister aux réunions du CSE pour les points de l’ordre du jour en lien avec les attributions de la commission. Les membres de la délégation salariale du CSE sont tenus à une obligation de discrétion pour toutes les questions propres à aquitanis. Les membres du CSE sont avertis par le Président ou son représentant, chaque fois que leur sont donnés des renseignements d’ordre confidentiel. Au plus tard la veille de la réunion, le Secrétaire ou les Secrétaires Adjoints communiquent à la Direction les participants à la réunion.
6.2. Délégation employeur du CSE
L’employeur pourra être assisté de trois collaborateurs, conformément aux dispositions de l’article L2315-23 du Code du Travail.
Pour certains points inscrits à l’ordre du jour, les parties conviennent que le Président peut faire intervenir, avec l’accord du CSE, toute personne pouvant fournir au CSE des indications utiles à l’étude de ce point.
6.3. Personnes invitées
Le Médecin du travail, le Responsable Gestion des Risques et Déploiement de la Politique de Prévention, l’Inspection du travail et l’Agent de la CARSAT assistent, selon l’ordre du jour et conformément à l’article L2314-3 du Code du Travail, aux réunions du CSE sur la santé, la sécurité ou les conditions de travail.
Article 7. Convocation et ordre du jour du CSE
Un calendrier prévisionnel des réunions ordinaires est transmis aux membres du CSE et aux personnes susceptibles d’être invitées chaque début d’année.
Le Président ou son représentant et le Secrétaire arrêtent d’un commun accord l’ordre du jour des séances. Les points que le Président et le CSE souhaitent aborder en séance doivent être inscrits à l’ordre du jour.
Lorsque la réunion porte sur les attributions du CSE en matière de santé, sécurité et conditions de travail, l’ordre du jour fait apparaitre distinctement les points relatifs à ces thèmes.
Il peut comporter un point « questions diverses ».
La Direction des Ressources Humaines se charge de l’établissement et de l’envoi des convocations accompagnées de l’ordre du jour et des documents afférents. Les convocations sont transmises par courrier électronique au moins 5 jours calendaires, avant la tenue de la réunion, aux membres titulaires, suppléants et aux représentants syndicaux.
La Direction des Ressources Humaines peut, sur demande du CSE, envoyer au format papier les documents communiqués par mail afférents à l’ordre du jour aux élus ne disposant pas d’un ordinateur portable professionnel dans le cadre de leurs fonctions.
Lorsque la réunion porte sur des sujets de santé / sécurité nécessitant la convocation des personnes mentionnées au 6.3, l’ordre du jour leur est communiqué au moins 5 jours calendaires avant la tenue de la réunion.
Article 8. Modalités de vote du CSE
Lorsque le CSE émet un avis, seuls sont appelés à voter, les membres disposant d’une voix délibérative (titulaires ou suppléants remplaçants un titulaire).
Le Président peut prendre part au vote conformément aux dispositions du Code du Travail.
Les membres de la délégation employeur et les représentants syndicaux ont une voix consultative.
Le CSE détermine la modalité de vote lors de la séance. Le vote à main levée reste la modalité de vote de principe sauf consultation particulière nécessitant un vote secret en application des dispositions légales et règlementaires en vigueur.
Article 9. Rédaction des procès-verbaux
Le Secrétaire établit et transmet le procès-verbal à l'employeur et aux membres du CSE dans les trois semaines suivant la réunion à laquelle il se rapporte.
Les procès-verbaux sont signés par le Secrétaire et le Président dans un délai de deux semaines suivant la date de transmission du procès-verbal par le Secrétaire.
Pour les points de l’ordre du jour considérés comme confidentiels par le Président, ou son représentant et le Secrétaire au moment de la fixation de l’ordre du jour, les parties conviennent que les débats sur ces points sont consignés dans un extrait de PV signé par le Président et le Secrétaire non communiqué à l’ensemble du personnel.
Afin de faciliter la rédaction du PV, l’employeur envoie les notes préparatoires de la séance au Secrétaire du CSE à l’issue de la réunion afin qu’elles soient reprises dans le PV.
Article 10. Heures de délégation du CSE
Conformément à l’article R2314-1, chaque membre titulaire du CSE relevant du collège 1 et 2 dispose d’un crédit d’heures de délégation mensuel de 22 heures.
Chaque membre titulaire relevant du collège 3 dispose d’un crédit d’heures de délégation mensuel de 33 heures.
10.1. Utilisation des heures sur une durée supérieure au mois
Conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur, le crédit d’heure individuel peut être cumulé par un membre du CSE sur une période de 12 mois. Toutefois, au cours d’un même mois, le nombre d’heures de délégation du membre ne peut pas dépasser une fois et demie le crédit d’heures individuel mensuel dont il bénéficie (soit 33 heures pour les représentants des collèges 1 et 2 et 50 heures pour les représentants du collège 3).
Les heures cumulées seront soldées au 31 décembre de chaque année. Les heures non utilisées seront perdues.
10.2. Transfert des heures de délégation entre les membres titulaires et/ou suppléants du CSE
Les membres titulaires du CSE peuvent, chaque mois, répartir entre eux et/ou avec les membres suppléants le crédit d’heures individuel mensuel dont ils disposent.
Conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur, cette mutualisation ne doit pas conduire un membre à disposer dans le mois de plus d’une fois et demie le crédit d’heures de délégation dont bénéficie un membre titulaire.
10.3. Pose des heures de délégation La pose des heures se fait sur le logiciel de gestion des temps : HOROQUARTZ.
Pour des nécessités de fonctionnement de l’entreprise et de bonne organisation des services, il est convenu que les membres du CSE posent leurs heures de délégation au moins 48 heures avant la prise de ces heures en renseignant sur HOROQUARTZ l’heure de début et l’heure de fin.
Il est rappelé que ce fonctionnement permet uniquement une information par mail de la hiérarchie et ne constitue en aucun cas une demande d’autorisation d’absence.
Lorsque le temps de délégation prévisionnel posé sur l’outil HOROQUARTZ ne correspond pas à la durée effective de la réunion pour laquelle lesdites heures ont été posées ou lorsqu’à titre exceptionnel l’exercice du mandat ne permet pas de respecter ce délai de prévenance, les parties acceptent une régularisation a posteriori.
De plus, afin de faciliter la conciliation des impératifs liés à l’exercice des mandats et des impératifs professionnels, il est convenu avec les élus de veiller à l’information de leurs indisponibilités auprès de leurs interlocuteurs professionnels, et pour ce faire de renseigner dans les agendas OUTLOOK les plages horaires durant lesquelles ils seront en délégation.
Sous réserve du respect des prérogatives managériales et du délai de 48 heures, il est convenu que le don ou la pose d’heures de délégation des élus du CSE ne disposant pas d’outil informatique peuvent être effectués par d’autres élus du CSE via les demandes indirectes sur l’outil HOROQUARTZ. Le responsable hiérarchique de l’élu, pour lequel les heures de délégation ont été posées, en est directement informé par l’outil HOROQUARTZ.
Article 11. Locaux mis à disposition des représentants du personnel
Pour leur permettre d’exercer leur activité, l’entreprise met à disposition des représentants du personnel : des bureaux et un local de stockage au rez-de-chaussée du siège social. 11.1. Horaires d’ouverture et de fermeture des locaux
L’accès aux bureaux des représentants du personnel est limité aux jours et horaires d’ouverture d’aquitanis. Aquitanis est ouvert du lundi au vendredi, à l’exception des jours fériés et de certaines journées mobiles déterminées par la Direction chaque année.
Les horaires d’ouverture d’aquitanis sont les suivants : de 7h45 à 20 heures. L’accès est libre pour les représentants du personnel.
Exceptionnellement, les représentants du personnel peuvent accéder aux bureaux hors des heures d’ouverture d’aquitanis.
Dans la mesure où ceci est planifié, une information écrite est envoyée par les personnes habilitées (article 11.3) à la Direction Générale, respectant un délai de prévenance de 3 jours, indiquant les heures d’entrée et de sortie, ainsi que le nom de la personne responsable.
S’il s’agit d’une nécessité imprévue, un SMS d’information est envoyé par une des personnes habilitées (article 11.3) sur le portable professionnel d’un des directeurs suivants (annexe 1) :
Directeur Général ;
Directrice Générale Adjointe – Relations et Développement ;
Directrice Générale Adjointe – Ressources.
Pour le local de stockage, les représentants du personnel disposent de clés, qui leur permettent d’y accéder pendant et hors des heures d’ouverture d’aquitanis (le local de stockage n’est pas équipé d’une alarme intrusion, il n’y a donc pas d’appel au télésurveilleur à effectuer en cas d’accès hors des heures d’ouverture d’aquitanis). 11.2. Conditions d’accès aux locaux
L’accès aux bureaux des représentants du personnel pendant les heures d’ouverture d’aquitanis peut se faire soit par le hall d’aquitanis, soit par la porte latérale située sur le parvis. Cette porte est ouverte par les membres disposant de la clé.
L’accès par le hall est possible pendant les heures d’ouverture d’aquitanis.
Pour accéder aux bureaux des représentants du personnel hors des heures d’ouverture d’aquitanis, il est convenu que les représentants du personnel autorisés doivent alors :
Informer en amont la Direction Générale du besoin d’accéder aux bureaux des représentants du personnel en dehors des heures d’ouverture d’aquitanis (délai de prévenance de 3 jours).
Appeler la télésurveillance (voir annexe 1). Il est nécessaire pour cela d’indiquer le code intrusion préalablement choisi avec le Responsable du service des moyens généraux.
Pénétrer par la porte latérale située sur le parvis ;
Désactiver l’alarme ;
Appeler la télésurveillance au moment du départ ;
Réactiver l’alarme.
Il est formellement interdit de pénétrer dans les locaux du siège d’aquitanis (hors local stockage CSE) en dehors des heures d’ouvertures du siège social.
Pour des raisons de sécurité, ou en cas d’alarme, les personnes d’aquitanis désignées par le présent accord pourront accéder aux locaux des IRP.
11.3. Désignation des personnes qui disposeront des clés des locaux
Pour permettre l’accès aux bureaux des représentants du personnel par la porte latérale située sur le parvis, ainsi que l’accès au local de stockage, des clés sont remises aux personnes identifiées comme suit :
Pour les représentants du personnel : Personnes habilitées : les délégués syndicaux, le secrétaire du Comité Social et Economique, la secrétaire administrative du Comité Social et Economique ainsi que 5 membres parmi les élus désignés par le Comité Social et Economique. Cette désignation se fait en réunion du Comité Social et Economique.
Nombre de clés permettant l’accès aux bureaux remises : 9 clés
Les personnes habilitées doivent informer le Responsable du service moyens généraux du choix du code intrusion. Aquitanis activera le badge des personnes désignées par le présent accord, leur permettant la désactivation de l’alarme.
Nombre de clés du local de stockage remises : 9 clés
Les représentants du personnel désignent une personne référente et un suppléant pour la gestion du matériel et des locaux. Cette désignation se fait en réunion du Comité Social et Economique.
Pour aquitanis : Personnes habilitées : Le Directeur Général, la Directrice Générale Adjointe Relations et Développement, la Directrice Générale Adjointe Ressources et le Responsable du service moyens généraux.
Nombre de clé du bureau : 1 clé
Nombre de clé du local de stockage : 1 clé
Les membres se trouvant dans l’enceinte des locaux des IRP doivent respecter les procédures internes à aquitanis en matière d’hygiène et de sécurité, ainsi que la procédure incendie.
La Direction d’aquitanis peut effectuer tous les contrôles nécessaires à la sécurité des biens et des personnes, ainsi que l’entretien nécessaire au local.
En cas d’intrusion et d’incidents pendant et hors des heures d’ouverture d’aquitanis, les locaux sont soumis aux mêmes règles et procédures que les locaux administratifs.
Les personnes habilitées par aquitanis, le personnel d’astreinte, ainsi que les membres du comité de direction, peuvent prendre toute mesure nécessaire à la sécurité des biens et des personnes.
Article 12. Panneaux d’affichage
La Direction met à disposition du CSE un panneau d’affichage réservé à la communication avec le personnel.
Article 13. Outils numériques du CSE
13.1. Confidentialité des échanges
L’employeur et les élus CSE sont soumis à une obligation de confidentialité à l’égard des échanges électroniques que le CSE entretient avec les salariés par le biais des outils professionnels.
En cas d’absence ou départ définitif d’un représentant du personnel (élu au CSE), le responsable hiérarchique sollicite la Direction des Ressources Humaines et le Directeur concerné pour demander l’accès à la boite mail professionnelle et aux différents dossiers, répertoires, courriers électroniques à caractère professionnel.
L’accès ponctuel à la boite mail est donné par le Service Systèmes d’informations au responsable hiérarchique afin que ce dernier puisse accéder aux documents/mails professionnels en présence d’un représentant du personnel désigné par le CSE, sous réserve d'une désignation et d'une intervention dans les plus brefs délais.
L’employeur s’engage à ne pas accéder aux correspondances liées à l’exercice du mandat en l’absence du collaborateur.
13.2 Conditions d’utilisation des outils numériques
Dans le cadre de leur mandat de représentants du personnel, les élus CSE utilisent les outils numériques professionnels mis à disposition par Aquitanis. Dans ce cadre, et sans préjudice des dispositions de l’article 13 du présent accord, les élus CSE s’engagent à respecter l’ensemble des dispositions de la charte informatique en vigueur dans l’entreprise.
La messagerie électronique de l’entreprise est un outil commun à l’ensemble du personnel de l’entreprise. Son utilisation par les élus CSE ne doit pas remettre en cause sa fiabilité et sa sécurité.
L’utilisation des adresses de messagerie professionnelle du personnel de l’entreprise, figurant dans la messagerie électronique de l’entreprise, doit uniquement avoir pour finalité l’exercice des prérogatives liées au mandat de représentant du personnel.
Ces communications ne doivent pas perturber le bon fonctionnement de l’entreprise. Aussi, elles ne doivent comporter aucune mention injurieuse ou diffamatoire et garantissent le respect de la vie privée et le droit à l’image des salariés.
Article 14. Budget du CSE
14.1. Budget de fonctionnement
Le budget de fonctionnement est fixé à 0.25% de la masse salariale brute constituée par l’ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale en application des dispositions de l’article L242-1 du Code de la Sécurité Sociale.
Conformément aux dispositions du Code du Travail, le CSE peut, par une délibération, décider de transférer, tout ou partie du montant de l’excédent annuel du budget de fonctionnement à la subvention destinée aux activités sociales et culturelles.
14.2. Budget des activités sociales et culturelles (ASC)
Le budget des activités sociales et culturelles est fixé à 1.2% de la masse salariale brute constituée par l’ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale en application des dispositions de l’article L242-1 du Code de la Sécurité Sociale.
Conformément aux dispositions du Code du Travail, le CSE peut, par une délibération, décider de transférer tout ou partie du montant de l’excédent annuel du budget des activités sociales et culturelles au budget de fonctionnement ou à des associations.
Lorsque la partie de l’excédent est transférée à des associations, la délibération du CSE précise les destinataires des sommes et le cas échéant la répartition des sommes transférées.
14.3. Modalités de versement
Les parties conviennent que pour chaque budget, la Direction verse en début d’année au CSE :
pour le budget de fonctionnement, 0.25% de la masse salariale brute déterminée au 31 décembre de l’année écoulée ;
pour le budget ASC, 1.2% de la masse salariale brute déterminée au 31 décembre de l’année écoulée.
La masse salariale de l’année à venir n’étant pas connue au moment du versement de ces sommes le calcul des budgets s’effectue sur la base de la masse salariale de l’année précédente.
En conséquence, une régularisation de ces budgets doit intervenir en début d’année suivante. Les parties s’engagent à procéder à cette régularisation.
Article 15. Formation des membres du CSE
15.1. Formation Economique
Conformément aux dispositions du Code du Travail, lorsqu’ils sont élus pour la première fois ou lorsqu’ils ont exercé leurs mandats durant quatre ans consécutifs ou non, les membres titulaires du CSE peuvent bénéficier d’un stage de formation économique d’une durée maximale de 5 jours.
Le financement de cette formation est à la charge du CSE.
15.2. Formation Santé et Sécurité
Les membres du CSE bénéficient de la formation nécessaire à l’exercice de leurs missions en matière de santé, sécurité et de conditions de travail d’une durée de 5 jours.
Les dépenses de formation sont prises en charge par l’employeur.
Cette formation est organisée selon les dispositions du Code du Travail.
Article 16. Référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes
Un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes est désigné par le CSE parmi ses membres, à la majorité de membres présents, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du CSE.
Un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes sera également désigné au sein de la Direction des Ressources Humaines.
Les référents en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes sont chargés d'orienter, d'informer et d'accompagner les salariés en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes.
Lorsqu’un référent est informé d’une situation présentant un risque en matière de harcèlement sexuel et d’agissements sexistes, ce dernier en informe immédiatement la Direction des Ressources Humaines.
Les coordonnées (nom, prénom, fonction à aquitanis et numéro professionnel) des deux référents sont affichées sur les panneaux d’affichage réservés à la communication avec le personnel.
Article 17. Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail
Une Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail, ci-après nommée CSSCT est constituée conformément aux dispositions de l’article L2315-36 et suivants du Code du Travail. 17.1. Composition
La CSSCT est composée de 4 membres élus au CSE, titulaires ou suppléants, qui sont désignés à la majorité des membres titulaires du CSE. Il est convenu de désigner a minima un membre par collège électoral.
Le CSE désigne également, parmi les membres de la CSSCT, un secrétaire.
La CSSCT est présidée par l’employeur ou son représentant qui peut se faire assister lors des réunions par des collaborateurs appartenant à l’entreprise sans toutefois être un nombre supérieur à celui des représentants.
Ils sont élus pour une durée qui prend fin avec celle des mandats des membres du CSE.
17.2. Attributions de la CSSCT
Les attributions transférées par le CSE à la CSSCT en matière de santé, sécurité et conditions de travail sont les suivantes :
analyse des risques professionnels et saisine du CSE de toute initiative qu'elle estime utile ;
formulation, à son initiative, et examen, à la demande de l'employeur, de toute proposition de nature à améliorer les conditions de travail, d'emploi et de formation professionnelle des salariés ;
réalisation des enquêtes en matière d'accidents du travail ou de maladies professionnelles ou à caractère professionnel, notamment celles menée après un accident du travail grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnel grave, notamment :
arbre des causes des accidents du travail avec ou sans arrêt ;
arbre des causes des premiers soins.
décision des inspections réalisées en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail dans le respect des dispositions de l’article 17.3 ;
information sur les nouveaux équipements de protection individuelle et outillages ;
participation à la mise à jour du document unique et à l’élaboration du plan de prévention.
Il est rappelé que la CSSCT ne dispose pas d’attribution consultative. En revanche, elle permet d’apporter au CSE les éclairages nécessaires à l’exercice de ses attributions en matière de santé, sécurité et conditions de travail.
17.3. Heures de délégation
Afin de favoriser l’exercice de leurs missions, les membres de la CSSCT bénéficient d’un crédit d’heures mensuel et individuel supplémentaire de 10 heures par mois.
Ce crédit d’heures de délégation suit les mêmes règles d’utilisation que le crédit d’heures attribué aux membres du CSE (article 10).
Un élu membre de la CSSCT peut transférer les heures qu’il détient au titre de cette commission uniquement à un membre de cette même commission. 17.4. Réunions
Le nombre de réunions de la CSSCT est de minimum deux par an. Le Président, ou son représentant, et le Secrétaire arrêtent d’un commun accord l’ordre du jour des séances.
Lors des réunions de la CSSCT doivent être obligatoirement invités :
Le Médecin du travail ;
Le Responsable gestion des risques et déploiement de la politique de prévention ;
L’Inspecteur du travail ;
L’Agent CARSAT.
Le mode de convocation de la CSSCT suit les dispositions applicables aux convocations du CSE (article 7 du présent accord).
Article 18. Les autres commissions 18.1. Commission formation et commission égalité professionnelle
Les parties conviennent de la mise en place d’une commission formation et d’une commission égalité professionnelle dont les attributions sont fixées par le Code du Travail.
Ces commissions sont composées de 3 membres élus au CSE, titulaires ou suppléants, qui sont désignés à la majorité des membres titulaires du CSE.
Ces commissions sont présidées par l’employeur qui peut être assisté de deux collaborateurs appartenant à l’entreprise.
Les commissions se réunissent une fois par an à l’initiative du CSE.
Le mode de convocation des membres de ces commissions suit les dispositions applicables aux convocations du CSE (article 7 du présent accord).
18.2. Commission logement
Les parties conviennent de la mise en place d’une commission logement dont les attributions sont fixées par le Code du Travail.
Cette commission est composée de 3 membres élus au CSE, titulaires ou suppléants, qui sont désignés à la majorité des membres titulaires du CSE.
La commission est présidée par l’employeur qui peut être assisté de deux collaborateurs appartenant à l’entreprise.
La commission se réunit une fois par an à l’initiative de l’employeur. A cette occasion, un représentant d’Action Logement sera convié pour présenter le bilan de l’année écoulé.
Le mode de convocation des membres de la commission suit les dispositions applicables aux convocations du CSE (article 7 du présent accord). 18.3. Heures passées en commission
Le temps passé aux réunions de la commission formation, de la commission logement et de la commission égalité professionnelle ne s’impute pas sur le crédit d’heures dont dispose les membres titulaires du CSE dans la limite d’une durée annuelle globale fixée à 30 heures pour les entreprises de 300 à 1000 salariés.
Article 19. Consultations récurrentes du CSE 19.1. Contenu des consultations récurrentes
Les CSE est consulté sur :
les orientations stratégiques de l’entreprise tous les deux ans sauf si de nouvelles orientations ont été présentées en Conseil d’Administration ;
la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi tous les ans ;
la situation économique et financière tous les ans, après l’arrêté des comptes et leur validation en Conseil d’Administration.
19.2. Contenu des consultations récurrentes
Le contenu de chaque consultation est fixé par le Code du Travail.
Dans le cadre de la consultation sur la politique sociale de l’entreprise les parties conviennent que la consultation sur la formation a lieu de manière distincte en fin d’année.
TITRE 2. MISE EN ŒUVRE DU DIALOGUE SOCIAL Article 1. Moyens humains
Chaque organisation syndicale représentative peut désigner un délégué syndical dans l’entreprise. Celui-ci est convié aux réunions de négociations avec la Direction.
Pour chaque négociation, le délégué syndical peut être accompagné par un salarié désigné avant la première réunion de négociation par l’organisation syndicale.
Les délégués syndicaux sont conviés aux réunions de négociation par courrier électronique.
Les délégués syndicaux bénéficient de 20 heures de délégations mensuelles.
La pose des heures de délégation des délégués syndicaux suit les dispositions applicables à la pose des heures de délégation du CSE (article 10.3 du présent accord), à savoir :
La pose des heures se fait sur le logiciel de gestion des temps : HOROQUARTZ.
Pour des nécessités de fonctionnement de l’entreprise et de bonne organisation des services, il est convenu que les délégués syndicaux posent leurs heures de délégation au moins 48 heures avant la prise de ces heures en renseignant sur HOROQUARTZ l’heure de début et l’heure de fin.
Il est rappelé que ce fonctionnement permet uniquement une information par mail de la hiérarchie et ne constitue en aucun cas une demande d’autorisation d’absence.
Lorsque le temps de délégation prévisionnel posé sur l’outil HOROQUARTZ ne correspond pas à la durée effective de la réunion pour laquelle lesdites heures ont été posées ou lorsqu’à titre exceptionnel l’exercice du mandat ne permet pas de respecter ce délai de prévenance, les parties acceptent une régularisation a posteriori.
De plus, afin de faciliter la conciliation des impératifs liés à l’exercice du mandat syndical et des impératifs professionnels, il est convenu avec les délégués syndicaux de veiller à l’information de leurs indisponibilités auprès de leurs interlocuteurs professionnels, et pour ce faire de renseigner dans les agendas OUTLOOK les plages horaires durant lesquelles ils seront en délégation.
Article 2. Moyens matériels et d’expression syndicale
Les organisations syndicales bénéficient d’un local fermant à clé.
Le local est équipé d’une table, de chaises, de deux armoires, d’un ordinateur et d’un téléphone fixe. 2.1. Les sites syndicaux
Afin de faciliter l’accessibilité des salariés aux sites syndicaux internes, un lien d’accès sera intégré sur l’intranet d’aquitanis renvoyant aux sites syndicaux tenus par les organisations syndicales concernées.
La création d’un site syndical ainsi que le développement du site et sa gestion sont à la charge de chaque organisation syndicale concernée.
Le contenu du site syndical est librement déterminé par l’organisation syndicale concernée sous réserve qu’il revêt un caractère exclusivement syndical, s’inscrive dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecte les règles relatives au droit de la presse.
A ce titre, le site ne doit contenir ni injures, ni diffamation et assure le respect de la vie privée et le droit à l’image des salariés.
L’ensemble des informations mises à disposition par les organisations syndicales respectent les dispositions légales sur la protection des données personnelles notamment celles issues de la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles.
En cas de non-respect de ces dispositions, la mise à disposition sur l’intranet du lien d’accès aux sites syndicaux pourra être suspendue.
2.2. Outils numériques des organisations syndicales
Une boite de messagerie électronique est ouverte au nom de chacune des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise permettant de communiquer en interne et en externe.
Cette messagerie électronique est distincte de la messagerie professionnelle des délégués syndicaux. Pour cela, un compte M365 distinct du compte M365 professionnel est créé à chaque délégué syndical.
2.2.1. Gestion de la messagerie électronique
La gestion de la messagerie électronique est placée sous la responsabilité de chaque délégué syndical notamment s’agissant du contrôle du contenu des communications avant leur envoie.
2.2.2. Finalité d’utilisation de la messagerie électronique
Les organisations syndicales concernées doivent utiliser la messagerie, pour l’envoi de messages individuels ou groupés, à destination de la Direction, des salariés adhérents de l’entreprise ou des autres syndicats.
Elle peut également être utilisée à destination des salariés de l’organisme sous réserve d’indiquer de manière claire à ces derniers la possibilité de s’opposer à la réception de messages syndicaux. A ce titre, en cas de refus exprimé d’un salarié de recevoir des messages syndicaux, la liste de diffusion des messages syndicaux devra être modifiée par les organisations syndicales.
La nature des communications, les informations, les enquêtes et sondages transmis doivent rester conformes aux attributions des organisations syndicales concernées et respecter les dispositions légales sur la protection des données personnelles notamment celles issues de la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles.
Ces communications ne doivent pas perturber le bon fonctionnement de l’entreprise. Aussi, elles ne doivent comporter aucune mention injurieuse ou diffamatoire et garantissent le respect de la vie privée et le droit à l’image des salariés.
Lors des envois collectifs auprès de l’ensemble des salariés, la Direction Générale d’aquitanis doit être impérativement mise en copie.
2.2.3. Confidentialité des échanges
L’employeur et les organisations syndicales concernées sont soumis à une obligation de confidentialité à l’égard des échanges électroniques que l’organisation syndicale entretient avec les salariés.
L’employeur s’engage à ne pas accéder au compte M365 lié au mandat de délégué syndical, et aux correspondances liées à l’exercice du mandat, y compris en cas d’absence du collaborateur.
2.2.4. Conditions d’utilisation des outils numériques
Dans le cadre de leur mandat syndical, les délégués syndicaux utilisent les outils numériques mis à disposition par Aquitanis. Dans ce cadre, et sans préjudice des dispositions de l’article 2.2 du présent accord, les délégués syndicaux s’engagent à respecter l’ensemble des dispositions de la charte informatique en vigueur dans l’entreprise.
La messagerie électronique de l’entreprise est un outil commun à l’ensemble du personnel de l’entreprise. Son utilisation par les organisations syndicales ne doit pas remettre en cause sa fiabilité et sa sécurité.
L’utilisation des adresses de messagerie professionnelle du personnel de l’entreprise, figurant dans la messagerie électronique de l’entreprise, doit uniquement avoir pour finalité l’exercice des prérogatives syndicales des organisations concernées.
Pour rappel conformément au Code du Travail l’utilisation par les organisations syndicales des outils numériques mis à leur disposition doit satisfaire l'ensemble des conditions suivantes : 1° Etre compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l'entreprise ; 2° Ne pas avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l'entreprise ; 3° Préserver la liberté de choix des salariés d'accepter ou de refuser un message.
2.2.5. Non-respect des modalités et conditions de la messagerie électronique
En cas de non-respect des dispositions du présent accord dans le cadre de l’utilisation de la messagerie électronique, il sera procédé à la suspension temporaire de l’accès à la messagerie.
Article 3.3. Panneau d’affichage
Chaque organisation syndicale représentative bénéficie d’un panneau d’affichage réservé à la communication avec le personnel.
Il est précisé que les documents transmis ne doivent revêtir aucun caractère injurieux ni diffamatoire. Article 3.4. Distribution de tracts
Les tracts syndicaux peuvent être distribués aux salariés lorsqu’ils arrivent à leur poste ou lorsqu’ils le quittent en tout lieu de l’entreprise. Pour autant, cette diffusion ne doit pas apporter un trouble injustifié à l'exécution normale du travail ou à la marche de l'entreprise et les tracts diffusés ne doivent pas être injurieux ou diffamatoires. TITRE 3. BASE DE DONNES ECONOMIQUES, SOCIALES ET ENVIRONNEMENTALES
Conformément à l’article L2312-21 du Code du Travail, les parties ont convenu d’adapter le contenu, l’architecture et les modalités de fonctionnement de la Base de Données Economiques, Sociales et Environnementales (BDESE) au fonctionnement d’aquitanis.
Article 1. Architecture et contenu de la BDESE Les rubriques, sous rubriques et indicateurs de la BDESE tels que définis par les parties figurent en annexe du présent accord (annexe n°2). La BDESE reprend les informations transmises précédemment dans le bilan social et dans le rapport de situation comparée des hommes et des femmes dans l’entreprise et contient désormais des indicateurs environnementaux issus de la loi climat de 2021.
Les parties conviennent que le contenu de la BDESE, tel que défini dans le présent accord, peut être modifié afin de s’adapter aux évolutions législatives après avis du CSE.
Les données de la BDESE sont fournies pour un effectif unique (hors Directeur Général) et réparties par catégorie professionnelle et par sexe lorsque l’existence de tableaux de suivi permet cette répartition.
Lorsque la répartition des données n’est pas significative en termes d’effectifs (4 salariés ou moins concernés) les informations ne sont pas communiquées.
Les informations sont fournies pour l’année en cours. Il est convenu d’indiquer, pour le tableau n°1 relatif à la répartition des effectifs par type de contrat, les tendances de l’année N+1.
Lorsque la BDESE est mise à jour, les versions des années précédentes sont laissées à la disposition des représentants du personnel sous le répertoire « BASE DE DONNEES UNIQUE », dans la limite des 3 années précédentes.
Article 2. Mise à jour de la BDESE La BDESE est mis à jour annuellement. Les données de l’année précédente (N-1), arrêtées au 31 décembre de l’année N-1, seront insérées dans la BDESE dès que possible au cours de l’année N.
Les représentants du personnel sont informés de l'actualisation de ces informations par mail et à l'occasion de la réunion du CSE suivant la mise à jour.
Article 3. Modalités d’accès
La BDESE est disponible sous le répertoire « BASE DE DONNEES UNIQUE » sous le chemin d‘accès H / Communauté / BASE DE DONNEES UNIQUE jusqu’à sa migration dans M365.
L’accès à la BDESE est ouvert, hors Direction et Direction des Ressources Humaines, aux membres du CSE (titulaires, suppléants et représentants syndicaux au CSE) et délégués syndicaux. Cet accès est autorisé pour la durée pendant laquelle le salarié concerné bénéficie d'un mandat de représentant du personnel. L'accès est donc retiré automatiquement en cas de perte du mandat quel qu'en soit le motif. Les élus, ne disposant pas d’accès informatique, peuvent contacter la Direction des Ressources Humaines afin de disposer d’un exemplaire papier.
Cette base de données, servant de support aux consultations du CSE et aux négociations, regroupe un certain nombre d’informations dont certaines sont confidentielles. Il est donc demandé une obligation de discrétion à l’égard des informations contenues dans ce document revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par aquitanis.
Article 4. Informations nécessaires aux consultations récurrentes et aux négociations obligatoires Conformément aux dispositions du Code du Travail, l'employeur met à disposition des représentants du personnel, dans la BDESE, les informations nécessaires aux consultations récurrentes et aux négociations obligatoires.
Ainsi, pour chaque consultation récurrente ou négociation obligatoire, les représentants du personnel sont informés, au moment de la convocation à la réunion portant sur ce point, des informations mis à leur disposition dans la BDESE en vue de la consultation ou de la négociation.
Fait à BORDEAUX, le 17/06/2024, en 5 exemplaires
Pour l’OPH AquitanisPour le Syndicat Autonome Aquitanis Le Directeur GénéralLe Délégué Syndical
