Document statégique ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL référence DOS048V1
date d’application 11/04/2023
mise à jour Cliquez ici pour entrer une date. Domaine d’application Ensemble du personnel Ensemble des services
ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL N°2023-01
Entre :
Le Centre Hospitalier Jean Bouveri situé à Montceau-Les-Mines et représenté par son directeur délégué, Monsieur Jean-Michel SUIGNARD
D’une part
Et
Les Organisations Syndicales Représentatives
D’autre part, Il est convenu et arrêté ce qui suit :
Préambule : « Le télétravail est une forme d’organisation et/ou de réalisation du travail, utilisant les technologies de l’information dans le cadre d’un contrat de travail dans laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux l’employeur, est effectué hors de ces locaux de façon régulière (…) le caractère régulier exigé par la définition n’implique pas que le travail doit être réalisé en totalité hors de l’entreprise, et n’exclut donc pas les formes alternant travail dans l’entreprise et travail hors de l’entreprise ». Sur la base de cette définition, le centre hospitalier entend mettre en place une organisation du travail à part entière, individuelle et collective, fondée sur une relation de confiance entre l’encadrement et les agents concernés et qui doit préserver un lien fort entre les agents télétravailleurs et leur équipe de travail. Les dispositions qui suivent ont donc pour finalité d’encadrer le télétravail régulier ou occasionnel conformément aux dispositions des articles L.1222-9 et suivants du Code du Travail. A titre préliminaire, il est rappelé que les agents en situation de télétravail bénéficient des mêmes dispositions, droits et avantages légaux, réglementaires et conventionnels que ceux applicables aux agents en situation comparable et travaillant dans les locaux du centre hospitalier, notamment pour le suivi de son activité, l’évaluation, la rémunération, l’évolution professionnelle et le temps de travail. Il en est de même pour l’ensemble des dispositions relatives à la santé et à la sécurité au travail, et notamment pour les modalités de déclaration des accidents du travail, qui restent applicables aux agents et au centre hospitalier qui s’engagent mutuellement à les respecter. Le présent accord fixe donc les principes et les modalités organisationnelles relatifs à la mise en œuvre du télétravail au Centre Hospitalier Jean BOUVERI. Elle se conforme aux termes du décret du 11 février 2016 modifié par le Décret n°2020-524 du 5 mai 2020, aux principes de l’article 133 de la loi n° 2012-347 et de l’article L. 1222-9 à L. 1222-12 du code du Travail. Cet accord s’applique à l’ensemble des agents du Centre Hospitalier quel que soit leur statut (CDD, CDI, agents privés FEHAP, stagiaires, titulaires, personnels médicaux, étudiants stagiaires). Le télétravail est une forme d’organisation de travail à distance réalisée en dehors de l’établissement qui repose sur l’autonomie du collaborateur et sur la confiance mutuelle entre l’encadrant et l’agent. Pour autant, il ne doit pas engendrer la déconnexion de l’agent de son service. Sa mise en œuvre doit préserver, en tout état de cause, la cohésion des organisations collectives de travail et ne doit pas porter atteinte à la continuité du service, ni engendrer une surcharge de travail aux collaborateurs présents sur site. Ce mode de travail, qui repose sur un accord mutuel, encadrant-agent, en compatibilité avec le poste occupé et les missions fixées, s’inscrit dans la politique continue d’amélioration de la qualité de vie et des conditions de travail. Il doit, en outre, permettre à l’agent une meilleure conciliation de sa vie professionnelle et de sa vie privée, sans en dégrader le service rendu, ni l’équilibre de l’équipe dans laquelle il exerce. En raison des missions de service public exercées par le Centre Hospitalier, la mise en place du télétravail concerne les professionnels dont les contraintes liées au poste le permettent. L’objet de cet accord est de garantir une approche optimale du télétravail et de préserver l’intérêt mutuel des agents et de l’établissement hospitalier.
Sommaire
Références 3
I. Procédure de mise en œuvre 5
A. La définition du télétravail 5 B. La prise d’une délibération préalable 5 C. La demande de l’agent 6
II. Les modalités d’exercice du télétravail 6
A. L’autorisation accordée par l’administration 6-7 B. Les critères d’éligibilité 8 C. Le temps de travail 9 D. Le lieu d’exercice des fonctions 10 E. Les obligations de l’employeur 10 F. Le rôle de l’encadrement 10 G. La période d’adaptation 11
III. La situation de l’agent 11
A. Le maintien des droits et obligations 11-12 B. Le forfait télétravail 13 C. Les équipements de travail 13 D. Le contrôle de l’administration 14
IV. La fin des fonctions en télétravail 14
V. La Révision de l’accord 15
Références
Loi n°83-634 du 13 juillet 1983 modifiée portant droits et obligations des fonctionnaires, notamment son article 8 bis,
Loi n° 86-33 du 9 janvier 1986 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale,
Décret n°82-453 du 28 mai 1982 modifié relatif à l'hygiène et à la sécurité du travail ainsi qu'à la médecine professionnelle et préventive dans la fonction publique hospitalière,
Décret n°2003-655 du 18 avril 1989 relatif aux commissions administratives paritaires locales et départementales de la FPH,
Loi n°2012-347 du 12 mars 2012 modifiée relative à l'accès à l'emploi titulaire et à l'amélioration des conditions d'emploi des agents contractuels dans la fonction publique, à la lutte contre les discriminations et portant diverses dispositions relatives à la fonction publique, notamment son article 133,
Décret n° 2016-151 du 11 février 2016 modifié relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature,
Arrêté du 8 janvier 2018 relatif aux commissions consultatives paritaires compétentes à l’égard des agents contractuels de la fonction publique hospitalière
Décret n° 2019-637 du 25 juin 2019 relatif aux modalités de mise en œuvre du télétravail à l'égard de certains agents publics et magistrats,
Décret n° 2020-524 du 5 mai 2020 modifiant le décret n° 2016-151 du 11 février 2016 relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature,
Décret n° 2021-1123 du 26 août 2021 portant création d'une allocation forfaitaire de télétravail au bénéfice des agents publics et des magistrats,
Arrêté du 26 août 2021 pris pour l’application du décret n° 2021-1123 du 26 août 2021 relatif au versement de l'allocation forfaitaire de télétravail au bénéfice des agents publics et des magistrats,
Accord du 13 juillet 2021 relatif à la mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique,
Articles L1222-9 à L1222-11 du Code du Travail concernant le télétravail
Procédure de mise en œuvre
A. La définition du télétravail
Depuis l’entrée en vigueur du décret du 11 février 2016, le télétravail est défini comme toute forme d'organisation du travail dans laquelle les fonctions qui auraient pu être exercées par un agent dans les locaux où il est affecté sont réalisées hors de ces locaux en utilisant les technologies de l'information et de la communication.
Deux modalités d’exercice du télétravail sont reconnues :
Le télétravail régulier = forme d’organisation classique du télétravail qui consiste à organiser l’exercice des missions en télétravail par semaine ou par mois, dans la limite de trois jours de télétravail par semaine.
Le télétravail ponctuel = nouvelle forme d’organisation du télétravail qui consisté à octroyer un volume de jours flottants par semaine, par mois ou par an, pour permettre à l’agent de télétravailler, dans la limite de trois jours de télétravail par semaine.
À contrario, l’accord-cadre relatif à la mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique,
signé le 13 juillet 2021, apporte des exemples de formes de travail à distance ne pouvant être assimilés à du télétravail :
La situation d’un agent qui travaille dans un service où se pratique le travail en réseau ou en site distant ne constitue pas du télétravail, quand bien même l’agent a demandé à travailler dans ce service dans le cadre d’une mobilité.
Le « travail nomade », qui est pratiqué pour des activités qui s’exercent, par nature, en dehors des locaux du Centre Hospitalier (par exemple, les activités de contrôle).
B. La prise d’une délibération préalable
Avant de pouvoir mettre en œuvre le télétravail au sein des services, une présentation du présent accord est requise avec avis des CSE public.
Cette délibération fixe :
Les activités éligibles au télétravail
Les règles à respecter en matière de sécurité des systèmes d'information et de protection des données;
Les règles à respecter en matière de temps de travail, de sécurité et de protection de la santé ;
Les modalités d'accès des institutions compétentes sur le lieu d'exercice du télétravail afin de s'assurer de la bonne application des règles applicables en matière d'hygiène et de sécurité ;
Les modalités de contrôle et de comptabilisation du temps de travail ;
Les modalités de prise en charge, par le Centre Hospitalier, des coûts découlant directement de l'exercice du télétravail, notamment ceux des matériels, logiciels, abonnements, communications et outils ainsi que de la maintenance de ceux-ci ;
La durée de l'autorisation mentionnée à l'article 5 du décret du 11 février 2016 si elle est inférieure à un an.
La F3SCT compétente et/ou le CSSCT fait l’objet d’une information des avis rendus par le CSE en la matière.
Un bilan annuel est présenté au CSE et à la F3SCT et au CSSCT et les risques liés aux postes en télétravail sont pris en compte dans le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels.
C. La demande de l’agent
L’administration ne peut décider d’imposer le travail à distance aux agents. Une demande écrite de l’agent précisant notamment les diverses modalités d’organisation du télétravail doit être envoyée à la Direction des Ressources Humaines. Lorsque le télétravail est organisé au domicile de l’agent ou dans un autre lieu privé, une attestation de conformité des installations aux spécifications techniques, établie dans les conditions fixées par la délibération de la direction, est jointe à la demande. Le responsable hiérarchique, et la direction apprécie la compatibilité de la demande avec la nature des activités exercées et l'intérêt du service. Une réponse écrite est donnée à la demande de télétravail dans un délai de deux mois maximum à compter de la date de sa réception ou de la date limite de dépôt lorsqu'une campagne de recensement des demandes est organisée. La décision de refus d’une demande d’autorisation de télétravail doit être motivée et précédée d’un entretien. À ce titre, la Commission Administrative Paritaire (CAP) et la Commission Consultative Paritaire (CCP) (pour les contractuels de droit public) et le CSE peuvent être saisies, à la demande de l’agent, pour avis en cas de refus opposé à une demande initiale ou une demande de renouvellement de télétravail. Enfin, il est à noter qu’une nouvelle demande est obligatoire en cas de changement de fonction.
En cas de situation exceptionnelle (incapacité physique de l’agent à se déplacer mais à travailler à distance, crise sanitaire, confinement…) justifiant une mise en œuvre du télétravail dans un délai plus court, le délai de demande et d’autorisation seront réduits d’autant que nécessaire afin de répondre à l’urgence de traitement de la situation.
Les modalités d’exercice du télétravail
L’autorisation accordée par l’administration
Une autorisation de télétravail est délivrée pour un recours régulier et/ou ponctuel au télétravail. En effet, une même autorisation peut permettre la mise en œuvre de ces différentes modalités de télétravail.
L’autorisation d’exercice des fonctions en télétravail prévoit :
Au titre du télétravail régulier : l'attribution de jours de télétravail fixes au cours de la semaine ou du mois ;
Au titre du télétravail ponctuel : l'attribution d'un volume de jours flottants de télétravail par semaine, par mois ou par an
La mise en œuvre du télétravail ponctuel ne peut s’appliquer qu’à titre exceptionnel et ce, afin de permettre aux services de pouvoir s’organiser de manière optimale. Les jours de télétravail flottants devront être déposés 7 jours à l’avance. L’autorisation de télétravailler est valable sans délai dès réception de l’accord de la Direction des Ressources Humaines. L’autorisation d’exercice des missions en télétravail prévoit systématiquement une période d’adaptation qui ne peut être supérieure à trois mois.
L’autorisation d’exercice des fonctions en télétravail, prise sous la forme d’une décision, mentionne les points suivants:
Les fonctions de l’agent exercées en télétravail ;
Le lieu où les lieux d’exercice en télétravail ;
Les modalités de mise en œuvre du télétravail et, s'il y a lieu, sa durée, ainsi que les plages horaires durant lesquelles l'agent exerçant ses activités en télétravail est à la disposition du Centre Hospitalier et peut être joint, par référence au cycle de travail de l’agent ou aux amplitudes horaires de travail habituelles ;
La date de prise d'effet de l'exercice des fonctions en télétravail ;
Le cas échéant, la période d'adaptation et sa durée.
Le passage en télétravail pourra également être soumis à l’avis du Médecin du Travail selon les cas. Lors de la notification de l’autorisation d’exercice, la direction remet à l’agent un document d’information sur sa situation professionnelle précisant notamment la nature et le fonctionnement des dispositifs de contrôle et de comptabilisation du temps de travail, ainsi que la nature des équipements mis à disposition de l'agent exerçant ses activités en télétravail et leurs conditions d'installation et de restitution, les conditions d'utilisation, de renouvellement et de maintenance de ces équipements et de fournitures, par le Centre Hospitalier, d'un service d'appui technique un document faisant état des règles générales de télétravail dans l’établissement, contenues dans la délibération. La direction remet également une copie des règles à suivre et un document rappelant ses droits et obligations en matière de temps de travail et d'hygiène et de sécurité.
La durée de l’autorisation est d’un an maximum, renouvelable par décision expresse après un entretien avec le responsable direct qui émet un avis.
L’autorisation est réversible à tout moment par écrit à l’initiative de la hiérarchie ou de l’agent en respectant un délai de prévenance de deux mois. Ce délai permet notamment de gérer le retour de l’agent sur son lieu de travail et la restitution de l’équipement mis à sa disposition.
Ce délai peut être réduit ou supprimé en cas d’impossibilité de poursuivre le télétravail.
En cas de nécessité opérationnelle, notamment :
un absentéisme accru dans le service,
les périodes de CA, RTT, …
les astreintes à assurer,
un manque d’adaptation au travail à distance constaté par votre hiérarchie,
une dégradation significative du fonctionnement du service.
La situation de télétravail pourra être provisoirement et immédiatement suspendue à l’initiative du télétravailleur ou de sa hiérarchie. Dans tous les autres cas, le télétravailleur ou sa hiérarchie pourra demander une suspension du télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance d’une semaine. L’encadrement informera alors la Direction des Ressources Humaines de sa propre décision ou de la décision du télétravailleur de mettre fin au télétravail.
A noter qu’un délai de 3 mois sera appliqué avant toute étude de demande de télétravail pour :
Un agent nouvellement recruté
Un agent intégrant de nouvelles fonctions
Les critères d’éligibilité
Les agents éligibles
Sont éligibles au télétravail les agents dont le travail et l’activité ne gênent pas le fonctionnement de leur service de rattachement et ne nécessitent pas un soutien managérial rapproché. L’agent sollicitant un exercice en télétravail doit revêtir, en outre, un certain nombre de qualités professionnelles.
Entre autre, il doit être :
Suffisamment autonome dans l’exécution des tâches qui lui sont confiées, celles-ci étant réalisées avec un minimum de supervision.
Capable de résoudre des problèmes en puisant dans son expérience, tout en alertant à bon escient sa hiérarchie.
Capable de structurer ses tâches et assurer une articulation efficiente entre les tâches qui seront réalisées à son domicile et celles réalisées sur l’établissement.
Capable de rendre régulièrement compte de son travail à son responsable hiérarchique.
Ces qualités sont appréciées par le responsable hiérarchique.
Tout agent en situation d’arrêt de travail pour maladie ou accident du travail n’est pas éligible au télétravail.
De manière ponctuelle et sous réserve d’une préconisation du Médecin du Travail, des agents dont l’état de santé ne les empêchent pas de travailler mais rend cependant plus difficile l’exercice d’une activité professionnelle sur site en raison notamment de la durée des trajets peuvent être autorisés à exercer leurs missions en télétravail. Ces agents sont soumis aux mêmes conditions d’exercice que les autres agents, à l’exclusion de la durée de l’autorisation qui ne peut dépasser six mois. A titre exceptionnel, l’autorisation peut être renouvelée une fois dans la limite de six mois supplémentaires par décision expresse de la Direction des Ressources Humaines et après avis du Médecin du Travail.
Les activités éligibles
Le télétravail est ouvert à des activités compatibles avec un mode d’exercice à distance et qui ne gêne pas le fonctionnement du service de rattachement de l’agent. Ainsi fait, les agents ayant une activité qui, par nature, requiert d’être exercée physiquement dans les locaux de l’établissement ne peuvent être éligibles au télétravail.
Elles sont définies en concertation avec le responsable hiérarchique direct et l’agent qui souhaite exercer ses missions en télétravail. Le responsable hiérarchique direct doit tenir compte, dans la détermination des tâches éligibles au télétravail, de la nature des tâches effectuées par l’agent ainsi que des sujétions associées. Il doit également prendre en compte la complémentarité des tâches existant au sein de l’équipe et s’assurer de la continuité du service.
En cas de changement administratif ou de fonction, la situation de télétravail sera réexaminée avec le nouveau responsable hiérarchique au regard des critères d’éligibilité et de l’organisation du service. Il pourra prendre fin s’il n’est plus adapté.
Le respect de la confidentialité des données doit être observé. Des tâches qui requièrent la manipulation de données confidentielles, et pour lesquels l’utilisation de logiciels spécifiques de protection n’est pas accessible à distance, ne peuvent se prêter au télétravail.
Le temps de travail
Le principe
Par principe, le télétravail est plafonné à trois jours par semaine. Le temps de présence sur le lieu d’affectation ne peut être inférieur à deux jours par semaine. Les seuils de trois jours maximum de télétravail et de deux jours minimum de présence dans les locaux du Centre Hospitalier peuvent s’apprécier sur une base mensuelle, en fonction des nécessités de service.
Les dérogations
Il est possible de déroger à ce plafonnement de trois jours par semaine, pour une durée de six mois maximum, à la demande des agents dont l’état de santé, le handicap ou l’état de grossesse le justifient et après avis du Médecin du Travail. Cette modalité permet de concilier les soins rendus nécessaires par la maladie avec une poursuite de l'activité professionnelle afin de prévenir le risque de désinsertion professionnelle. S’agissant des femmes enceintes, l’autorisation d’exercice des fonctions en télétravail pourra être donnée sans avis préalable du Médecin du Travail. Il est également possible de déroger au plafonnement lorsque l’autorisation temporaire de télétravail a été demandée et accordée en raison d’une situation exceptionnelle perturbant l’accès au service ou le travail sur site. Il est possible pour l’établissement, à la demande de l’agent concerné et sous réserve que ses activités soient télétravaillables, d’autoriser un proche aidant à bénéficier du télétravail au-delà des trois jours hebdomadaires. Cette autorisation est d’une durée de trois mois, renouvelable.
La quotité de travail
La durée de travail des agents en télétravail est identique à celle des agents travaillant sur site.
La quotité de télétravail sera réduite pour les agents exerçant à temps partiel afin de maintenir le temps présentiel minimal hebdomadaire de la façon suivante :
Le temps de travail est défini en concertation entre l’encadrement et l’agent.
Les horaires de télétravail sont précisés pour chaque télétravailleur dans l’acte d’autorisation. L’agent doit être joignable à tout moment sur les plages horaires, définies avec son responsable. Les jours télétravaillés ne peuvent générer des heures supplémentaires, sauf demande écrite expresse et exceptionnelle du responsable hiérarchique. L’agent doit veiller à respecter les dispositions relatives au temps de travail en observant notamment une pause méridienne d’au moins trente minutes.
Le calendrier des jours télétravaillés est arrêté par le responsable hiérarchique en concertation avec l’agent au moment de l’examen de la demande. Il est susceptible d’adaptation selon les besoins du service. Si un jour de télétravail est annulé à la demande de l’administration ou de l’agent, il n’est pas nécessairement reporté. La continuité du service prévaut dans la validation des plannings. Les modalités de report ou la modification du calendrier de travail doivent figurées dans l’acte d’autorisation. L’agent et le responsable hiérarchique sont tenus de respecter ce calendrier.
L’agent en forfait journalier est soumis aux mêmes conditions d’exercice en télétravail dès lors que la nature de ses missions s’y prête.
Le lieu d’exercice des fonctions
Le télétravail peut être organisé au domicile de l'agent, dans un autre lieu privé ou dans tout lieu à usage professionnel (également dénommé « tiers-lieux »). L’adresse du lieu du télétravail doit figurer dans l’acte d’autorisation. Lorsque le télétravail est organisé au domicile de l'agent ou dans un autre lieu privé, l’agent est tenu de joindre à sa demande une attestation de conformité des installations aux spécifications techniques, notamment en matière de sécurité incendie (extincteur, détecteur de fumée), ou fournir une attestation d’assurance habitation. Si la F3SCT et/ou le CSSCT constate la non-conformité des installations au domicile du télétravailleur, il en informe l’administration qui peut surseoir à l’autorisation de télétravail. Concernant les tiers-lieux, cette modalité peut être mise en œuvre notamment par une mutualisation de locaux publics ou associatifs de différentes administrations. Lorsqu’un agent sollicite la possibilité de télétravailler depuis un tiers-lieu distinct de ceux proposés par le Centre Hospitalier, ce dernier n’est pas tenu par la réglementation de prendre en charge le coût de la location de cet espace. Si l’agent en télétravail vient à changer de domicile, il devra en informer immédiatement son supérieur hiérarchique. Le changement de domicile ne remet pas en cause l’autorisation de télétravail, mais il sera nécessaire de vérifier la conformité des lieux de travail à un exercice optimal de ses missions. L’agent en télétravail doit disposer d’un espace ergonomique et isolé dédié à son activité professionnelle. Cet espace de travail doit présenter toutes les conditions nécessaires à un travail optimal, au calme, exempt de toute distraction, dans le respect de la réglementation relative aux conditions de travail. Il doit posséder un équipement de bureau, à savoir à minima d’une table, d’une chaise, d’un placard de rangement et d’une lampe. Le télétravailleur peut demander des conseils en ergonomie auprès du service QVCT de l’établissement. Le télétravailleur doit prendre toute disposition afin d’avoir un accès aux réseaux Internet avec un débit suffisant pour une connexion à distance à partir du lieu de télétravail. L’agent en télétravail, pouvant être rappelé par le responsable hiérarchique sur son lieu d’affectation en cas de nécessités de service, doit être joignable à tout moment à son domicile sur les périodes de télétravail préalablement définies. Le coût afférent à ces trajets est supporté par l’agent.
Les obligations de l’employeur
Compte tenu des conditions d’exercice décrites, aucun frais n’est généré par la mise en place du télétravail. Aussi l’établissement ne prendra pas en charge de frais dans ce cadre.
Le rôle de l’encadrement
L’encadrement joue un rôle important dans la mise en place du télétravail et dans la prévention contre l’isolement du télétravailleur. Dès lors, l’encadrement reçoit en entretien l’agent avant la mise en place du télétravail afin de lui fournir l’ensemble des informations relatives :
Aux conditions d’exécution du télétravail ;
Aux règles de sécurité tant physiques que matérielles ;
À la faisabilité de la réalisation des tâches à distance ;
Aux modalités d’évaluation ;
À la prévention contre l’isolement.
Par ailleurs, l’encadrement doit veiller à ce que le nombre de salariés bénéficiant de ce dispositif soit compatible avec la bonne organisation de son service. L’agent en situation de télétravail continue d’être rattaché à son encadrant direct auquel il rendra compte régulièrement de son activité. L’agent se conforme aux directives et instructions qui lui sont données par son cadre en ce qui concerne les diverses modalités de son activité. L’encadrant et l’agent en télétravail organisent des points réguliers selon le rythme du télétravail afin de préserver le lien social et éviter l’isolement. Le télétravailleur et son encadrant ont la possibilité d’opter pour tous moyens techniques qui visent à maintenir le lien social avec le reste de l’équipe sur site. Les agents en télétravail doivent assister aux réunions pour lesquelles leur présence physique est requise par leur responsable. Dans la mesure du possible, ces réunions seront planifiées suffisamment à l’avance pour permettre au télétravailleur d’organiser son déplacement. Les agents en télétravail devront apporter le même niveau de visibilité sur leur activité qu’un agent travaillant sur site.
La période d’adaptation
Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter le dispositif et de s’assurer qu’il répond bien à leurs attentes, une période d’adaptation est prévue. Pendant cette période d’adaptation de trois mois, le responsable hiérarchique ou l’agent peuvent demander la suspension ou mettre fin à l’organisation en télétravail. En cas de demande à l’initiative du responsable direct, il devra motiver sa décision par écrit auprès de la D.R.H qui transmettra cet écrit à l’agent. L’encadrant devra communiquer les raisons de sa décision à l’agent concerné. En cas de demande à l’initiative de l’agent, la demande sera adressée à son responsable hiérarchique direct et à la Direction des Ressources Humaines par remise en main propre ou courrier recommandé avec avis de réception moyennant un délai de prévenance d’un mois. Une confirmation sera alors adressée à l’agent et il sera mis fin automatiquement au télétravail, sous un délai d’un mois. L’agent reprendra son activité au sein de l’établissement dans les mêmes conditions qu’auparavant et dans son secteur de rattachement.
La situation de l’agent
Le maintien des droits et obligations
Les agents exerçant leurs fonctions en travail à distance bénéficient des mêmes droits et obligations que les agents exerçant sur leur lieu d’affectation.
Les droits
L’agent conserve sa rémunération, ses droits à l’avancement ou encore les mêmes avantages sociaux. L’agent a également un droit à la déconnexion et à l’accès aux informations syndicales, aux élections professionnelles, à la formation, à l’information et aux aides sociales pour bénéficier de conditions de travail et d’équipements adaptés. Il doit en outre bénéficier des mêmes entretiens professionnels avec sa hiérarchie, des mêmes mesures d’évaluation, de reconnaissance de son parcours professionnel, etc. Le télétravail doit respecter l’égalité de traitement des agents en matière de promotion. Il est rappelé que le télétravail s’inscrit dans une relation managériale basée sur la confiance mutuelle, la capacité du télétravailleur à exercer ses fonctions de façon autonome, mais aussi sur le contrôle des résultats au regard des objectifs à atteindre
Les obligations
La charge de travail et les délais d’exécution sont évalués selon les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux exécutés dans l’établissement par un agent qui n’est pas en télétravail. Les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux qui auraient été attendus dans les locaux de l’établissement. Les objectifs de l’agent en télétravail sont fixés lors de l’entretien individuel. Le cadre vérifie lors des entretiens périodiques l’atteinte des objectifs qui sont fixés et s’assure que le fonctionnement et la qualité du service ne sont pas impactés par le télétravail. En cas d’arrêt de travail lié à une maladie ou un accident, le télétravailleur est au même titre que s’il était sur site, en arrêt de travail et bénéficie du maintien de rémunération en application des règles de couverture sociale de l’établissement. Dans tous les cas, le télétravailleur doit informer son responsable hiérarchique de l’accident ou de l’arrêt de travail dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son travail dans les locaux de l’établissement. L’agent demeure responsable des matériels qui lui sont mis à disposition par son administration. Il doit ainsi veiller à utiliser ces éléments dans un cadre strictement professionnel. Le télétravailleur est tenu de respecter et d’appliquer la politique de l’établissement en matière de santé et de sécurité au travail. Le non-respect des règles par l’agent peut entrainer l’arrêt du télétravail dans le cadre du processus de réversibilité.
Confidentialité et protection des données
Le télétravailleur à domicile doit respecter les standards d’utilisation du matériel informatique fixés par l’établissement dans le cadre des règles en vigueur et notamment de la charte du bon usage des outils informatiques. Il doit préserver la confidentialité des accès et des données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition et respecter l’obligation de discrétion ou de confidentialité portés à sa connaissance dans l’exercice de son activité. La Direction informera le télétravailleur des documents autorisés à être transportés et selon quelles modalités, ou des documents qui ne peuvent pas quitter l’enceinte de l’établissement. Tout manquement à ces obligations est susceptible de poursuites disciplinaires. En cas de difficultés ou de constatation d’anomalies, l’encadrant doit être averti. En qualité de télétravailleur, chaque mot de passe qui donne accès aux informations et à l’infrastructure de l’établissement restera strictement personnel et ne peut en aucun cas être communiqué à des tiers. Il ne pourra être utilisé que dans le cadre des activités qui sont confiées. Par ailleurs, le télétravailleur est responsable de la protection des informations dont il est le dépositaire et, à ce titre, doit veiller à en assurer leur confidentialité, intégrité et disponibilité.
Le « forfait télétravail »
Une allocation forfaitaire de télétravail dénommée « forfait télétravail » visant à indemniser le télétravail est versée, selon une périodicité trimestrielle.
Le montant journalier du « forfait télétravail » ainsi que son plafond annuel sont fixés par arrêté :
Le forfait est versé sur la base du nombre de jours de télétravail demandé par l'agent et autorisé par la direction. Le cas échéant, il fait l'objet d'une régularisation au regard des jours de télétravail réellement effectués au cours de l’année civile. Cette régularisation intervient à la fin du premier trimestre de l'année suivante. Il n’est pas reconnu la possibilité de moduler le montant de cette indemnité.
Les équipements de travail
L’établissement fourni les équipements nécessaires au télétravail.
Le matériel informatique et les logiciels mis à disposition pour l’accomplissement de l’activité sont la propriété exclusive de l’établissement, et à ce titre, ils demeurent insaisissables. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, il est nécessaire d’en aviser immédiatement le service compétent. Le matériel et l’accès aux réseaux doivent être utilisés dans un cadre strictement professionnel. Le matériel informatique et les logiciels mis à disposition au domicile devront pouvoir être restitués en bon état sans délai à la demande de l’établissement. Les consommables seront disponibles auprès des services habituels. Les mesures nécessaires afin de protéger le matériel mis à disposition contre tout risque de détérioration, vol, utilisation par des tiers, communication des informations qu’il contient doivent être prises. Si, malgré les précautions prises, un acte de malveillance était commis sur le matériel informatique et les logiciels décrits ci-dessus, une déclaration à la police doit être immédiatement faite et une copie remise au service compétent pour une prise en charge par l’assurance de l’établissement. L’établissement fournit une assistance technique, tant pendant l’installation, que durant l’utilisation des équipements mis à disposition. Le recours à cette assistance se fait dans les mêmes conditions que s’il était dans les locaux et selon les modalités habituelles. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements, la Direction du Système d’Information doit être immédiatement avisée via l’assistance qui prendra les décisions adéquates. En cas d’incident technique empêchant d’effectuer l’activité normalement, le responsable direct doit être informé et il prendra alors les mesures appropriées pour assurer la continuité de l’activité. A ce titre, il pourra être demandé de réintégrer les locaux de l’établissement dans l’attente de la résolution du problème technique.
Le contrôle de l’administration
Seule une délégation de la F3SCT et/ou du CSSCT est habilitée à réaliser une visite sur le lieu d'exercice des fonctions de l'agent placé en travail à distance. Dans le cas où l'agent exerce ses fonctions en télétravail à son domicile, l’accès au domicile du télétravailleur est subordonné à l’accord de l’intéressé, dûment recueilli par écrit. Cette mission donne lieu à un rapport de la F3SCT et/ou du CSSCT. Aucun texte n’accorde à l'employeur public la possibilité de venir "contrôler" les conditions d'exercice du télétravail au domicile de l'agent travaillant à distance, en lieu et place de la délégation de la F3SCT et/ou du CSSCT prévu à cet effet. Il en va de même au démarrage des fonctions en télétravail, puisque c'est l’agent qui doit autoévaluer si son environnement de travail est adéquat à l'exercice des missions en télétravail. Afin d’anticiper les spécificités liées à l’exercice des missions en télétravail et éviter tout sentiment d’intrusion dans la vie privée de l’agent en télétravail, la délégation de la F3SCT et/ou CSSCT est composée de deux personnes, dont un agent de prévention (assistant ou conseiller de prévention, Médecin du Travail, inspecteur en santé sécurité au travail ou agent chargé des fonctions d’inspection). La visite est limitée à l’espace de télétravail.
La fin de fonctions en télétravail
Le travail à distance peut prendre fin, à tout moment et par écrit, à l'initiative de l'administration ou de l'agent, moyennant un délai de prévenance de deux mois (ou d’un mois lorsque le terme du télétravail intervient pendant la période d'adaptation de l’agent, qui pour mémoire ne peut être supérieure à trois mois). À noter que dans l’hypothèse où il est mis fin à l'autorisation de télétravail à l'initiative de l'administration, le délai de prévenance peut être réduit en cas de nécessité du service dûment motivé, avec un entretien préalable. Au même titre qu’une décision de refus d’une demande d’autorisation de télétravail, l'interruption du télétravail à l'initiative de l'administration doit être motivée et précédée d'un entretien. À contrario, l’agent à l’initiative de la fin d’autorisation de télétravail n’a pas à justifier sa décision de renoncer au bénéfice d’une autorisation de télétravail. Les CAP (ou les CCP ou les CSE) peuvent être saisies, à la demande de l’agent, suite à une décision d’interruption du télétravail à l’initiative de l’administration ou d’un refus de renouvellement de télétravail. Concernant le matériel mis à disposition, il doit être remis à l’Etablissement dans l’état initial.
La REVISION de l’ACCORD
Chacune des parties signataires du présent accord peut en demander, en tout ou partie, la révision dans les conditions prévues par le Décret n° 2021-904 du 7 juillet 2021 et des Articles L1222-9 à L1222-11 du Code du Travail.
Un accord dûment signé sera transmis à l’Inspection du Travail.
Vu l’avis favorable des CSE du 11 avril 2023 Fait à Montceau les Mines
