PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AUX MOYENS D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION DES ELUS DU CSE ET DES ORGANISATIONS SYNDICALES
ENTRE : , Directrice Générale de l’EBI D’une part, Les organisations syndicales désignées ci-dessous. Le Syndicat Sepof-CFDT représenté par , Déléguée syndicale, dûment habilitée, Le Syndicat SNEPL CFTC représenté par , Délégué syndical, dûment habilité, D’autre part Ci-après désignées « Les parties signataires ». Table des matières TOC \h \u \z Article 1- Moyens d’information et de communication des élus du CSE PAGEREF _Toc190938280 \h 2 Article 1-1 – Espace d’information vers les salariés : DocCR de l’EBI PAGEREF _Toc190938281 \h 2 Article 1-2- Espace de communication interne : Teams de l’EBI. PAGEREF _Toc190938282 \h 2 Article 1-3 - Espace d’affichage des élus du CSE PAGEREF _Toc190938283 \h 2 Article 1-4 – Messagerie électronique interne des élus PAGEREF _Toc190938284 \h 2 Article 1-4-1- Communications collectives PAGEREF _Toc190938285 \h 2 Article 1-4-2- Communications individuelles PAGEREF _Toc190938286 \h 3 Article 2- Moyens d’information et de communication des syndicats PAGEREF _Toc190938287 \h 3 Article 2-1 – Espace de communication inter-syndicat : Teams de l’EBI PAGEREF _Toc190938288 \h 3 Article 2-2 - Espace d’affichage des syndicats PAGEREF _Toc190938289 \h 3 Article 2-3 – Messagerie électronique interne des syndicats PAGEREF _Toc190938290 \h 3 Article 2-4 – La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales PAGEREF _Toc190938291 \h 4 Article 2-5 La liberté d’accès à l’information syndicale PAGEREF _Toc190938292 \h 4 Article 3- Le matériel mis à disposition PAGEREF _Toc190938293 \h 4 Article 4 – Entrée en vigueur PAGEREF _Toc190938294 \h 4 Article 5 – Durée de l’accord PAGEREF _Toc190938295 \h 5 Article 6 : Notification et dépôt de l’avenant PAGEREF _Toc190938296 \h 5
Préambule
Les technologies de l’information et de la communication constituent un outil essentiel et incontournable dans l’activité professionnelle et quotidienne de l’ensemble des utilisateurs au sein de l’EBI. Leur utilisation s’effectue dans le respect des lois et règles en vigueur, et notamment :
le Règlement Général pour la Protection des Données Personnelles (RGPD) du 27 avril 2016 entré en application le 25 mai 2018,
la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée,
la Charte d’utilisation des ressources informatiques au sein de l’EBI
la loi sur la liberté de la presse,
les règles régissant la protection de la vie privée et le droit à l’image, et celles relatives à la protection des droits d’auteur.
Ce protocole d’accord pourra être adapté en fonction des évolutions techniques relatives à la transformation numérique interne de l’EBI. Article 1- Moyens d’information et de communication des élus du CSE Article 1-1 – Espace d’information vers les salariés : DocCR de l’EBI L’usage du DocCR de l’EBI par les élus du CSE dans son dossier dédié aux instances représentatives du personnel est limité à la communication avec les salariés concernant les PV de réunions (CSE et CSSCT), les accords d’entreprise et autres documents jugés utiles aux salariés et validés par le CSE. Cet espace est mis à jour par la secrétaire du CSE. Article 1-2- Espace de communication interne : Teams de l’EBI. Il existe 2 canaux dédiés au CSE,
une équipe « CSE Enregistrement »où sont stockés les enregistrements des réunions CSE et CSSCT, disponibles aux élus et à la direction,
une équipe « CSE » où sont stockées toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement du CSE.
Seuls les membres du CSE ont accès en lecture et écriture à ces deux équipes Teams. Article 1-3 - Espace d’affichage des élus du CSE Sont portés à l’affichage sur les tableaux d’affichage :
Les procès-verbaux de CSE validés,
les avis du CSE lors des consultations,
les scans des échanges élus/Direction dans le registre des questions des élus,
Les informations relatives aux activités sociales et culturelles.
Article 1-4 – Messagerie électronique interne des élus Une messagerie électronique interne cse@hubebi.com est mise à la disposition de l’ensemble des élus. Article 1-4-1- Communications collectives Le secrétaire du CSE utilisera cette boîte mail pour diffuser les ordres du jour des CSE préalablement définis avec le Président du CSE. Par ailleurs il utilisera cette boîte mail pour partager les documents archivés dans le Sharepoint : les procès-verbaux de CSE validés, les avis du CSE lors des consultations, les scans des échanges élus/Direction issus du registre des questions des élus, les informations relatives aux activités sociales et culturelles. Pour l’ensemble de ces communications s’adressant à l’ensemble des salariés, la liste de diffusion « permanents » sera autorisée. Article 1-4-2- Communications individuelles Les salariés pourront communiquer avec les élus, s’ils le souhaitent, via cette boîte mail. Il y a une obligation de confidentialité des échanges d’un salarié avec les élus. Article 2- Moyens d’information et de communication des syndicats Le présent protocole a pour objet de permettre à chaque salarié de l’EBI d’avoir accès à l’information syndicale de son choix. L’accès aux nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale. Le contenu de l’information est librement déterminé par chaque organisation syndicale, sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical (article L.2131-1 du code du travail). Il est placé sous l’entière responsabilité de l’organisation syndicale. Le contenu de l’information ne doit contenir ni injure, ni diffamation, conformément aux dispositions législatives et réglementaires relatives à la presse. La protection de la vie privée et le droit à l’image doivent être respectés. Article 2-1 – Espace de communication inter-syndicat : Teams de l’EBI Les organisations syndicales ayant désigné un délégué syndical ou un représentant de la section syndicale disposent d’un accès commun sur un espace Teams de l’EBI dédié aux syndicats. Cet espace Teams syndical permet les échanges entre syndicats en vue des et négociations d’accords. Seuls les délégués syndicaux et les membres élus des sections syndicales y ont accès et sont responsables de son contenu. Article 2-2 - Espace d’affichage des syndicats Sont portés à l’affichage sur les tableaux d’affichage mis à la disposition des syndicats :
Les tracts syndicaux,
Les publications des délégués syndicaux concernant leur action au sein de l’EBI.
Article 2-3 – Messagerie électronique interne des syndicats Chaque organisation syndicale de l’EBI bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe. A cette fin, des boites aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale. La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical de l’organisme ou du représentant de la section syndicale. La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales de l’EBI. Les propos tenus dans les tracts syndicaux transmis par mail ne devront pas appeler à voter ou à ne pas voter pour un parti politique. Les mails syndicaux seront communiqués entre 17h et 18h de la journée pendant les jours d’ouverture de l’établissement, hors week-end. Les mails syndicaux ne contiendront pas les tracts dans le corps de texte, mais les tracts seront soit en lien, soit en pièce jointe, afin de laisser plus de liberté aux salariés sur la consultation des tracts. L’objet du message sera clairement identifié comme étant une information d’origine syndicale : "Communication syndicale". Le nombre de communication syndicale par mail sera limitée à une fréquence de 2 mails/mois (hors période de mouvements sociaux nationaux supposant une communication nationale plus fréquente avec un maximum de 4 par mois). Les communications portent obligatoirement une mention précisant que le salarié destinataire a la possibilité de demander à ne plus recevoir de message de la part de l’organisation syndicale ; il sera alors retiré de la liste des destinataires. Article 2-4 – La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale. Lorsque le mail est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi. Article 2-5 La liberté d’accès à l’information syndicale Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’EBI à partir de son poste de travail. Dans ce cadre, l’EBI s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant les documents transmis par les organisations syndicales. Article 3- Le matériel mis à disposition Les élus du CSE et les organisations syndicales utilisent le matériel informatique fourni par l’EBI (micro-ordinateur aux normes de l’organisme, pack office bureautique, système d’exploitation graphique, Teams, Sharepoint, accès à une imprimante mise en réseau …) Le matériel reste la propriété de l’EBI. Il est interdit d’utiliser d’autre matériel ou d’autres logiciels, sauf accord donné après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’EBI. Les matériels sont placés sous entière responsabilité des élus du CSE et des organisations syndicales utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation. Les élus du CSE et les organisations syndicales seront soumises comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes, …). En cas d’incident, elles bénéficieront comme l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectuée par le service informatique de l’organisme. Article 4 – Entrée en vigueur Le présent protocole est applicable au 3 mars 2025. Article 5 – Durée de l’accord L’accord est conclu pour une durée indéterminée. Le présent protocole pourra être adapté par voie d’avenant en fonction des évolutions techniques de l’intranet de l’organisme en lien avec le projet de transformation numérique interne. Article 6 : Notification et dépôt de l’avenant Un exemplaire du présent protocole d’accord est transmis à chacune des parties signataires. Il fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel par diffusion sur le DOCSCR de l’EBI Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail par , représentant(e) légal(e) de l’entreprise. Conformément à l’article D. 2231-2, un exemplaire de l’accord est également remis au greffe du conseil de prud’hommes de Cergy. Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l’objet des mêmes mesures de publicité. Fait à Cergy, le 20/02/25En 3 exemplaires originaux Pour l’EBI, la Directrice
