Accord collectif d’entreprise sur le recours au vote électronique pour les élections du Comité Social et Economique de XXX
Entre :
XXX, dont le siège social est situé XXX, représentée par XXX, agissant en qualité de Président, D’une part
Et
Les organisations syndicales représentatives de XXX suivantes : XXX, délégué syndical SUD SANTE SOCIAUX ; XXX, délégué syndical CGT ; D’autre part.
Préambule
Le présent accord a pour objet de définir les modalités de recours au vote électronique pour les élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique de XXX, conformément aux dispositions des articles L.2314-26 et R.2314-5 et suivants du Code du travail. Compte tenu de l’organisation du travail en vigueur à XXX et la multiplicité de ses sites géographiques, il apparaît aux parties en présence que la mise en place d’un système de vote électronique offre, les meilleures facilités et conditions de participation à un scrutin de désignation des représentants du Personnel au Comité Social et Economique. Par conséquent, les organisations syndicales et l’employeur de XXX décident de mettre en place, de manière exclusive de tout autre moyen d’expression, le procédé de vote électronique (exclusion du vote par correspondance et/ ou urne) pour l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique.
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l’Association, dans le respect du cahier des charges figurant au présent accord et des dispositions applicables tout comme des recommandations de la CNIL.
Article 1- Champ d'application :
Le présent accord est applicable au sein de XXX et de l’ensemble de ses établissements et services.
Article 2 - Principes généraux
Le système de vote électronique retenu respecte les principes généraux du droit électoral et les dispositions applicables en matière de Droit du Travail. Il est soumis à une expertise préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception. Il assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. XXX s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :
la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,
la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification,
la sécurité de l'émargement,
la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
De plus, le système répond aux caractéristiques suivantes :
les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,
le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;
les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".
Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur. Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.
Article 3 - Contrôle, information et formation
Il est mis en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. La cellule d’assistance technique : -procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés USB de sécurité délivrées à cet effet, -procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé, -contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système. Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les représentants du personnel et les membres du bureau de vote pourront bénéficier, s’ils le souhaitent, d'une présentation sur le système de vote électronique retenu. Le personnel du siège sera joignable et pourra accompagner toute personne en difficulté avec la mise en œuvre de son vote électronique. Un PC portable sera mis à disposition des salariés au sein du siège social afin de permettre aux personnels qui le désirent de l’utiliser en toute confidentialité.
Article 4 - Scrutin
Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe. Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.
Afin d’assurer un taux de participation optimal, pour le premier comme le second tour de scrutin, les élections auront lieu sur une durée de 4 jours et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral ou à défaut dans les modalités unilatérales du scrutin. La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant cette période.
Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord préélectoral ou à défaut dans les modalités unilatérales du scrutin.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal internet de leur domicile ou de leur poste de travail ou de tout autre lieu de leur choix, à partir d’un ordinateur personnel ou professionnel bénéficiant d’un accès internet.
Les salariés seront informés de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote par tout moyen adapté. Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs rappels pourront être soumis à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.
Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.
Le vote électronique sera mis en œuvre pour tous les scrutins relatifs aux élections professionnelles du comité social et économique de l’Association » (titulaires et suppléants, tous collèges confondus, élections générales et élections partielles).
Article 5 - Listes de candidats et bulletins de vote
Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages du site internet et notamment la présentation des listes de candidats et des bulletins de vote. Les listes de candidats et bulletins de vote devront mentionner les données suivantes: collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale avec le logo. Les listes de candidats et bulletins de vote seront présentés par ordre alphabétique. Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, la dimension des bulletins, la taille du logo, les caractères et la police utilisés seront d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
Article 6 - Ouverture du scrutin
Le scrutin sera ouvert automatiquement sous le contrôle des membres du bureau de vote, à la date et heure prévues par le protocole d’accord préélectoral ou les modalités unilatérales du scrutin
L’ouverture aux électeurs de l’espace dédié au vote sera effectuée par les membres du bureau de vote.
Article 7 - Participation
Le nombre de votants ne peut pas être révélé au cours du scrutin.
Article 8 - Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra lors de l’élection un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire. Ils permettront de garantir l’unicité du vote. L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et du code confidentiel sur le serveur dédié. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote. Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote
Article 9 - Modalités de vote
Une fois connecté au serveur de vote, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège. Chaque bulletin de vote est contrôlé par l’électeur avant son enregistrement définitif. La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique. Un récépissé de vote pourra être imprimé par l’électeur.
Article 10 - Assistance aux électeurs
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote. En sus de la notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales qui sera adressée à tous les salariés via intranet, une assistance téléphonique sera assurée par le prestataire retenu pour toute information complémentaire ou problème de connexion. L’assistance sera ouverte 24/24h pendant le scrutin.
Article 11 - Clôture du scrutin
Le scrutin sera clôturé automatiquement sous le contrôle des membres du bureau de vote, à la date et heure prévues par le protocole d’accord préélectoral ou les modalités unilatérales de scrutin. La fermeture aux électeurs de l’espace dédié au vote sera effectuée par les membres du bureau de vote.
Article 12 - Dépouillement & Procès-Verbal
Après descellement des urnes par la saisie de codes confidentiels par les membres du bureau de vote, les opérations de dépouillement seront réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote. L’utilisation du vote électronique permettra d’avoir des résultats de manière quasiment instantanée. Le système pré remplira les procès-verbaux. Les membres du bureau de vote vérifieront l’exactitude des données transmises par le système, complèteront et signeront les procès-verbaux.
Article 13 - Non Conservation des données par le prestataire
Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Article 14 - Effet et durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entre en vigueur à compter des prochaines élections du comité social et économique de XXX de 2026.
Article 15 - Suivi de l’accord
Un suivi de l’accord sera réalisé si besoin par la Direction et les organisations syndicales habilitées à la demande de l’une d’entre elles à l’occasion de la négociation annuelle obligatoire portant sur la rémunération, le temps de travail et le partage de la valeur.
Article 16 - Clause de rendez-vous
En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai de deux mois suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.
Article 17- Révision et dénonciation de l’accord
La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou les organisations syndicales qui y sont habilitées en application de l’article L. 2261-7-1 du code du travail. Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant le respect d’un préavis de 3 mois. La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie.
La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.
Article 18- Dépôt de l’accord et publicité
Le présent accord fera l'objet des formalités de dépôt et de publicité suivantes, à la diligence de la Direction :
un exemplaire dûment signé de toutes les parties en sera remis, à l’issue de la séance de signature, en main propre contre décharge à chaque signataire ainsi qu’à chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise n’ayant pas signé l’accord,
un exemplaire sera notifié par LRAR à chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise absente lors de la séance de signature,
deux exemplaires seront déposés de façon dématérialisée sur la plateforme du Ministère du travail dont une version intégrale en format PDF signée des parties et une version en format docx sans nom prénom paraphe ou signature accompagnée des pièces requises,
un exemplaire sera déposé au Greffe du Conseil de Prud'hommes d’AUCH.
Le présent accord sera communiqué et mis à disposition des salariés sur l’espace intranet de XXX. Il fera également l’objet d’un affichage aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.
