en qualité de Président ayant mandat pour négocier
D’une part
Et
L’Organisation Syndicale CFDT
Représentée par sa représentante dûment mandatée, XXX
Il a été convenu ce qui suit :
Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique en vue de l’élection du Comité Social et Economique
dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Les informations relatives au processus électoral ont été et seront tout au cours de ce dernier réalisées dans le respect des dispositions légales.
Article 1 – Principe du recours à un prestataire
La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à la société LegaVote, spécialisée dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’une mise en concurrence effectuée auprès de 5 prestataires.
Dans ce cadre, un cahier des charges a été établi dans le respect des dispositions des articles R2314-5 et suivants du code du travail. Il est tenu à la disposition des salariés sur simple demande auprès du Chargé de mission Système d’information.
Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, le Conseil d’administration a décidé que tous les électeurs de l’organisme voteront de manière électronique. Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé. La solution technique choisie pour ce vote est celle de la société LegaVote
dont le siège social est 110, avenue Barthélémy Bruyer – 69 009 Lyon, ci-après dénommé le « Prestataire ».
Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral. Pour plus d’informations sur le fonctionnement et la description du vote électronique, il est également joint au présent protocole d’accord, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique.
Article 2 – Cadre des élections
Ces élections concernent l’ensemble des salariés de l’ADMR Carcassonne.
Article 3 – Dates des élections
Le premier tour des élections se déroulera par vote électronique du 06 décembre 2023 à 8 heures au 07 décembre 2023 à 16 heures. En cas de second tour, celui-ci se déroulera du 20 décembre 2023 à 8 heures au 21 décembre 2023 à 16 heures.
Article 4 – Déroulement des opérations de votes
Article 4.1 – Transmission d’une notice d’information
Chaque salarié sera également informé au moyen d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, de n’importe quel terminal internet.
Article 4.2 – Matériel de vote – Codes confidentiels
Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur recevra sur son adresse mail professionnelle un moyen d’authentification confidentiel. Les codes d’accès, qui se composent d’un code d’accès et d’un mot passe, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’association. L’envoi de ce matériel de vote sera réalisé le 29 novembre 2023 sur l’adresse mail professionnelle de chaque salarié.
Conformément aux recommandations de la CNIL, l’envoi du code d’accès (login) et du mot de passe sera fait par 2 envois séparés
que sont l’adresse mail professionnelle de chaque salarié pour l’identifiant et par SMS (téléphone portable) ou serveur vocal (téléphone fixe) sur le numéro de téléphone renseigné par l’électeur pour le mot de passe.
Article 4.3 – Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception
En cas de perte ou de non-réception du mail, l’électeur pourra s’adresser au Chargé de mission Système d’information ou à la cellule d’assistance pour les électeurs au : 04 28 29 19 09.
Article 4.4 – Modalités de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs.
Les listes sont présentées à l’écran par ordre aléatoire.
Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
Article 4.5 – Déroulement du vote
La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide d’une adresse qui sera fournie par le prestataire.
Pour s’authentifier sur la plateforme de vote, l’électeur devra saisir :
Son identifiant votant envoyé par email
Les 4 derniers chiffres (clé incluse) de son NIR
Une fois que l’électeur aura passé la première étape d’authentification, il devra renseigner son numéro de téléphone afin de recevoir un code à usage unique par SMS (téléphone portable) pour confirmer son identité. Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les bulletins pour les titulaires et les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix :
Choisir une liste complète
Raturer des candidats
Voter blanc
Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale. À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre. La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique. Un accusé réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote.
Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Article 5 – Consultation de la participation
Le Prestataire est autorisé à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l'ouverture du vote électronique. Il les consulte sur demande du Président de l’association, puis les lui communique afin qu'il se charge de diffuser, le cas échéant, cette information à toutes les listes en présence.
Article 6 – Le scellement
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire sera chargé d’animer la cérémonie de scellement.
Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :
Figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection).
Remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides.
Créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.
Article 7 – Assistances aux utilisateurs
La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.
Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès.
Article 8 – Bureau de vote
Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.
La participation au Bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire. À ce titre :
Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées.
Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote.
Ils seront alertés par la Cellule d’assistance technique de tout incident et prendront tout décision utile.
Ils participeront à la séance de dépouillement. Ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.
Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
Les listes électorales.
Les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos).
La composition du Bureau de vote.
L’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin.
Le journal des événements.
Le code de scellement du système de vote.
Article 9 – Dépouillement
Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du Bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection. Après saisie par les membres du Bureau des clés de déchiffrement, 2 clés valides sur 4 seront suffisantes pour procéder au déscellement des urnes, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.
Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.
Article 10 – Formalités
Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, une déclaration à la CNIL sera effectuée par l’employeur au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats. Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité. Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.
Article 11 – Durée du protocole d’accord
Le présent protocole est conclu pour une durée indéterminée.
Article 12 – Révision
Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.
La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.
A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord. L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.
Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail.
Article 13 - Publicité
Il sera déposé un exemplaire auprès du Secrétariat-Greffe du Conseil des Prud’hommes. Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet accord sera également déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail.
Une copie sera remise à l’organisation syndicale CFDT.
Le présent protocole fera l’objet d’une publication par mail à l’ensemble des salariés de l’association.
