dont le siège social est situé 55, rue Rabelais - 49007 Angers cedex 01, représentée par son Directeur xxx ET :
L’organisation syndicale SNEPL - CFTC,
représentée par xxx, agissant en sa qualité de délégué.e syndicale.
L’organisation syndicale FEP - CFDT,
représentée par xxx, agissant en sa qualité de délégué.e syndical.
L’organisation syndicale, SNPEFP CGT,
représentée par xxx, agissant en sa qualité de représentant.e de section syndicale.
1 Préambule
Conformément à la loi portant rénovation de la démocratie sociale (loi n° 2008-789 du 20 août 2008), les organisations syndicales, qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre celui de l’ESA, ont été invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral relatif au renouvellement du Comité social et économique unique de l’association Groupe ESA.
Il est précisé par ailleurs que la direction et les organisations syndicales représentatives de l’ESA ont engagé des négociations sur le fonctionnement et les moyens du CSE depuis le 19 janvier 2023.
Enfin, il est rappelé que le recours au vote électronique a fait l’objet d’un accord spécifique en date du 12 décembre 2022, distinct du présent protocole préélectoral et annexé. Les parties signataires ont donc convenu, pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique, de recourir au vote électronique conformément aux articles L.2314- 26 et R.2314-5 du Code du Travail. L'accompagnement ainsi que la mise à disposition de la plateforme de vote en ligne ont été confiés à la société AKG SOLUTIONS.
Article 1 - Nombre de sièges à pourvoir et collèges électoraux
Le nombre de sièges à pourvoir pour l’instance CSE a été défini tenant compte de l’effectif prévisionnel à la date du premier jour du premier tour de scrutin calculé selon les règles prévues aux articles L. 1111-2 et L. 1111-3 du Code du Travail. L’effectif servant de base à la détermination du nombre de sièges à pourvoir est de 274,72 ETP. Compte tenu de l’effectif le nombre de sièges s’établit à 11 titulaires et autant de suppléants. L’effectif ainsi déterminé en application de l’article L.2314-11 se compose suivant les catégories professionnelles ci-dessous :
12,20 ETP sous statut ouvriers et employés
89,29 ETP sous statut technicien et agents de maitrise
173,23 ETP sous statut cadre
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En conséquence, le nombre de sièges par collège, selon les dispositions légales est de :
Premier collège : 1 titulaire et 1 suppléant
Deuxième collège : 3 titulaires et 3 suppléants
Troisième collège : 7 titulaires et 7 suppléants
Après discussions et négociation les parties prenantes s’accordent, en application de l’article L.2314.12, sur une répartition différente des effectifs afin de mieux prendre en compte la représentation des salariés.
Premier collège regroupant les ouvriers-employés et techniciens-agents de maitrise
Deuxième collège regroupant les cadres
Soit une répartition des effectifs comme suit :
101,49 ETP sous statut ouvriers-employés et techniciens-agents de maitrise
173,23 ETP sous statut cadre
En conséquence, le nombre de sièges par collège se répartit comme suit :
Premier collège : 4 titulaires et 4 suppléants
Deuxième collège : 7 titulaires et 7 suppléants
Article 2 – Electorat et éligibilité
Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L.2314-18 à L.2314-25.
Electeurs :
Sont électeurs, tous les salariés sans distinction de sexe ou de nationalité, non déchus de leurs droits électoraux, âgés de 16 ans accomplis et travaillant depuis trois mois au moins à la date du 1er jour du 1er tour de scrutin. Les salariés mis à disposition par des entreprises extérieures, présents dans les locaux et remplissant une condition de présence de 12 mois continus à l’ESA, ont été interrogés sur leur choix et ont indiqué s’ils envisageaient de voter pour le CSE ESA ou le CSE de l’entreprise d’origine qui les emploie. 3
Le directeur général qui préside le CSE et le DRH, susceptible de présider le CSE en l’absence ou à la demande du Président, ne sont pas inscrits sur la liste des électeurs. Les listes électorales, établies pour chaque collège par la DRH, seront déposées pour consultation au plus tard le lundi 13 mars 2023. Elles comportent les informations suivantes : Nom, prénom, date de naissance, date ancienneté. Les listes électorales sont affichées sur les panneaux réservés aux communications de la direction sur les campus d’Angers et Saint Quentin en Yvelines. Chaque organisation syndicale peut consulter les listes électorales sur simple demande auprès de la DRH. Les salariés ont la possibilité de signaler à la DRH les omissions ou rectifications sur les listes électorales au plus tard le lundi 17 avril 2023.
Candidats aux élections professionnelles :
Sont éligibles, les électeurs qui ont 18 ans révolus et qui ont travaillé pendant au moins 1 an à l’ESA à la date du premier jour du premier tour de scrutin. Les salariés éligibles ne sont ni conjoint, ni partenaire lié par un pacte civil de solidarité, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré de l’employeur. Le directeur général et le DRH n’étant pas électeurs, ne sont pas éligibles. Les salariés mis à disposition par des entreprises extérieures ne sont pas éligibles au CSE de l’ESA (entreprise utilisatrice). Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour communiqueront leurs listes au plus tard le mercredi 12 avril 2023 à 12H00. Les listes seront déposées en deux exemplaires auprès de la DRH, contre signature. Un des exemplaires sera émargé et vaudra récépissé de dépôt. Toute candidature réceptionnée après cette date et heure limite ne pourra être retenue. Une liste ne pourra comporter plus de candidats qu’il y a de sièges à pourvoir, ni prétendre à plus de sièges qu’elle ne présente de candidats. Un candidat peut se présenter simultanément pour un poste de titulaire et de suppléant, mais s’il est élu à la fois comme titulaire et suppléant il sera automatiquement désigné titulaire. Le siège suppléant sera alors attribué au candidat suivant, selon les règles de dépouillement en vigueur. La direction affichera les listes déposées pour le premier tour le jeudi 13 ou vendredi 14 avril 2023. 4 Article 3 - Modalités de constitution équilibrée (femme-hommes) des listes de candidat(es)
Conformément à l’article L.2314-30 du Code du travail, chaque liste candidate doit respecter la proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral. La proportion de femmes et d’hommes sur la liste électorale est la suivante :
Collège 1 « ouvriers et employés et techniciens et agents de maitrise » : 69,39 % de femmes et 30,61 % d’hommes
Collège 2 « cadres » : 59,90 % de femmes et 40,10 % d’hommes
Sachant que :
Lorsque l’application de la règle de représentation équilibrée n'aboutit pas à un nombre entier il convient d’arrondir à l’entier supérieur en cas de décimale supérieur ou égale à 5, et à l’entier inférieur en cas de décimale inférieur à 5
En cas de nombre impair de sièges à pouvoir et de stricte égalité homme/femme la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire
En cas d‘exclusion de l’un ou l’autre sexe les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe non représenté. Ce candidat ne pourra pas être en première position sur la liste
La proportion d’hommes et de femmes à présenter sur chaque liste est la suivante :
Collège 1 des « ouvriers et employés et techniciens et agents de maitrise » : 4 sièges à pourvoir dont 3 femmes et 1 homme
Collège 2 des « cadres » : 7 sièges à pourvoir dont 4 femmes et 3 hommes
Et autant de suppléants Chaque liste doit être composée alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement de candidats d’un des sexes. Elle peut commencer librement par un homme ou une femme et ce quelle que soit la proportion de chaque sexe.
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Article 4 - Dates et horaires du scrutin
Le premier tour de scrutin est fixé pour l'ensemble des collèges du mardi 2 mai 9H00 au vendredi 5 mai 12H00, année 2023.
Il y aura lieu de procéder à un second tour, ouvert aux candidats libres et aux candidatures syndicales dans les conditions définies pour le premier tour et dans l’un des cas suivants :
Quorum non atteint au premier tour : moins de la moitié des électeurs inscrits ont émis un vote valable.
Carence : absence de candidature syndicale au premier tour.
Non attribution de siège : les sièges n’ont pas tous été pourvus dès le premier tour.
Les cas ci-dessus s’apprécient par collège et par scrutin (titulaires et suppléants). Dans l’hypothèse d’un second tour, en application de l’article L.2314.29, la date limite de dépôt des candidatures est fixée au mercredi 10 mai 2023 à 12H00.
La Direction affichera les listes déposées le jeudi 11 mai 2023.
Si besoin, le deuxième tour se déroulera : du vendredi 12 mai 9H00 au mardi 16 mai 12H00, année 2023.
Le vote se déroulera uniquement par le biais de la plateforme de vote en ligne Votéo. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature. Est annexé au protocole préélectoral l’accord sur le vote électronique signé en date du 12 décembre 2022.
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Article 5 - Propagande Electorale
Premier tour
Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour pourront remettre à la DRH :
une profession de foi sous forme de fichier informatique de type pdf (taille maximum autorisée : 500 ko). Cette proposition de foi peut intégrer la liste des candidats.
un logo sous forme de fichier informatique de type jpg (taille maximum 50ko).
Cette propagande électorale sera mise en ligne sur le site de vote électronique. La date limite de transmission de ces fichiers électroniques est le lundi 24 avril 2023. Au-delà de cette date aucune nouvelle mise en ligne ne sera possible. Aucune propagande électorale ne pourra avoir lieu pendant la période de scrutin. Les organisations syndicales assureront leur propre propagande électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l'exercice du droit syndical, articles L.2141-1 du code du travail et suivants.
La direction, assure pour chaque organisation syndicale qui en fait la demande, la transmission de 3 communications internes maximum. Les organisations syndicales qui souhaitent utiliser ce dispositif sont entièrement responsables du contenu diffusé. Elles s’engagent à ce que la communication syndicale, protégée par la liberté syndicale, ne fasse pas l’objet de délits d’injure et de diffamation. Chaque communication doit être au format « pdf » et pèse au maximum 5 Mo. Elle sera diffusée par la direction le lendemain de la réception de celle-ci.
Pour transmettre ces communications, la Direction utilisera le courrier électronique en spécifiant la mention « Elections professionnelles-communication de l’organisation syndicale XX » Chaque organisation syndicale pourra par ailleurs organiser une réunion pour l’ensemble des salariés. Elle devra en faire part à la direction moyennant un délai de prévenance de 8 jours calendaires ce qui lui permettra de mettre à disposition la salle la plus adaptée, tenant compte des contraintes de planning existantes. Ce temps de réunion est assimilé à du temps de travail effectif. 7
De même il est mis à disposition de chacune des organisations syndicales un emplacement sécurisé pour l’affichage de communications en lien avec le scrutin à compter du premier avril 2023 et jusqu’à fin mai 2023. Cet espace sera accessible à l’ensemble des salariés et chacune des organisations syndicales présentant une liste communiquera à la DRH le nom des salariés habilités à administrer leur espace numérique dédié.
Deuxième tour
Dans l’hypothèse où l’ensemble des 22 mandats ne seraient pas pourvus à l’issue du premier tour, un second tour de scrutin sera alors organisé pour le ou les collèges concernés (titulaires et/ou suppléants). Il est accessible aux organisations syndicales ainsi qu’à toute personne remplissant les conditions d’éligibilité au titre des « candidatures libres ». En cas de deuxième tour, les listes présentées par les organisations syndicales et les « candidatures libres » bénéficieront des mêmes dispositions que celles retenues pour le 1er tour. Les candidats se présentant au deuxième tour pourront transmettre leur propagande électorale à la DRH jusqu’au mercredi 10 mai 2023 à 12H00. Aucune propagande électorale ne pourra avoir lieu pendant la période de scrutin.
Article 6 - Composition du bureau de Vote
Compte tenu de l’organisation du scrutin par vote électronique un bureau de vote unique sera mis en place pour l’ensemble des collèges pour les deux tours de scrutin. Ce bureau de vote sera constitué par 3 représentants des organisations syndicales présentant une liste au premier tour. Le bureau de vote est composé d’un président et de deux assesseurs. Le bureau de vote aura en charge le bon déroulement des opérations électorales, la validation du dépouillement des scrutins, et la proclamation des résultats. Il sera notamment investi des missions suivantes :
La vérification et le scellement du système de vote
Le descellement du système de vote par le biais de trois clés électroniques uniques communiquées par AKG SOLUTIONS.
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L’identité des membres du bureau de vote sera communiquée par la DRH au prestataire AKG SOLUTIONS qui se chargera de générer et communiquer un code d’accès confidentiel permettant de suivre le déroulement des opérations électorales en temps réel. Ils pourront ainsi consulter le taux de participation et la liste d’émargement pendant la période de vote. Une notice explicative détaillée sera annexée au cahier des charges du prestataire synthétisant les opérations à mener. Article 7 - Informations des salariés Les électeurs seront informés le lundi 6 mars 2023 des dates et modalités des élections par une note de la direction générale adressée par la messagerie et par affichage sur les panneaux de la « direction ». Seront joints à cette note, l’accord sur le vote électronique ainsi que le présent protocole préélectoral. L’électeur reçoit par ailleurs une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales Conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Article 8 - Déroulement du scrutin 8.1 Préparation du système de vote électronique La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à la société AKG SOLUTIONS qui s’engage sur :
La sincérité et l’intégrité du vote
L’anonymat et le secret du vote
L’unicité du vote
La confidentialité et la liberté du vote
Le système de vote électronique du prestataire est soumis à une expertise indépendante conformément à l’article R.2314-9 du Code du travail. Les certificats de conformité issus de cette expertise seront annexés au cahier des charges du prestataire et remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines. Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique. 9 Les listes électorales, les listes de candidat(es), et la liste des membres du bureau de vote sont transmises par la DRH au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les professions de foi, logos, et photos éventuelles doivent être communiquées au prestataire au format électronique et selon les modalités décrites à l’article 5. 8.2 Validation et test du système de vote
Test
Une procédure de validation et scellement précède l’ouverture du scrutin. Cette procédure a pour objectif de tester le système de vote électronique et de vérifier les données du système. Elle est menée conjointement par le prestataire et les membres du bureau de vote.
Scellement
A la vérification du système, le bureau de vote procède au scellement des urnes électroniques. Le système devient alors inviolable et inchangeable jusqu’à la fin du scrutin.
Clés de chiffrement
Le scellement donne lieu à la création de trois clés appelées clés de chiffrement. Ces clés sont confiées aux trois membres du bureau de vote et devront être renseignées à l’issue du scrutin pour accéder aux urnes et générer les documents de résultats du vote. 8.3 Déroulement de l’opération de vote L’élection professionnelle de renouvellement du CSE ESA est un scrutin de listes à 2 tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. Pour chaque collège, si le nombre de votants est inférieur à la moitié des électeurs inscrits il est procédé à un second tour de scrutin. (Quorum des votants moins les bulletins blancs et nuls inférieurs à 50% du nombre d’électeurs inscrits). Compte tenu du système de vote électronique il ne peut a priori avoir de bulletins nuls. Les électeurs ont la faculté de « rayer » des noms (système de décochage à l’écran). Lorsque le nom d’un candidat a été « raturé » (décoché à l’écran), les « ratures » ne sont pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure le candidat. Les « ratures » sont néanmoins toujours prises en compte, quel que soit leur nombre, pour le calcul de la moyenne de liste. Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance. 10
Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire (*) afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes. (*) Lors de chaque connexion, l’ordre de présentation des listes à l’écran est défini de manière aléatoire pour ne pas favoriser la liste qui serait présentée en premier de manière systématique. L’électeur qui se connecte voit apparaitre de manière simultanée et sur un seul écran les listes. L’électeur peut modifier son choix avant validation définitive de son vote. La validation entraîne transmission du vote et émargement. Elle fait également l’objet d’un accusé de réception que l’électeur peut conserver. Afin de répondre aux exigences posées par les articles R.2314-16 et R.2314-7 du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Les membres du bureau de vote ainsi qu’un représentant désigné par l’employeur peuvent consulter, grâce à un identifiant et mot de passe personnels, le taux de participation. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. La direction générale par voie de messagerie interne, rappelle avant le début du scrutin et au cours de la période de vote, les dates et heures du scrutin. Le prestataire fournit une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote selon les modalités décrites dans le cahier des charges. 8.4 Descellement et Dépouillement A l’heure de fermeture du scrutin, le vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement. Le dépouillement est effectué directement par le site de vote électronique sous la responsabilité du bureau de vote. A l’issue du dépouillement, le fichier de compte-rendu de résultats et les procès-verbaux (CERFA) sont édités automatiquement. Le dépouillement est effectué même en cas de carence ou de quorum non-atteint au premier tour. Il revient alors aux membres du bureau de valider et signer ces documents. Une copie de chaque procès-verbal est transmise à chacune des organisations syndicales et aux candidats libres en cas de second tour. 11
Un exemplaire de chaque procès-verbal est transmis et conservé par le président du bureau de vote jusqu’au CSE d’installation et la désignation du secrétaire qui se chargera de l’archivage au titre du CSE. Un exemplaire de chaque procès-verbal est transmis par la DRH au centre de traitement des élections professionnelles (CTEP) ainsi que 2 exemplaires à l’inspection du travail. Le compte-rendu des résultats sera affiché dans les locaux de l’ESA sur les panneaux de la direction et adressé aux salariés par la messagerie interne. Article 9 – Dépôt et publicité du protocole préélectoral
Le présent protocole sera déposé auprès de la DREETS du Maine et Loire et sur la plateforme www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr Un exemplaire est également adressé au secrétariat du greffe du conseil de Prud’hommes d’Angers.
Fait à Angers, le 27 février 2023 en 6 exemplaires
