Accord d’entreprise sur la prise en charge des frais et temps de déplacement dans le cadre de la formation
Entre les soussignés :
L’Association Le Parc
Dont le siège social se situe à 12 rue Anne Boivent – 35 300 Fougères, Numéro de SIRET 381 884 360 000 52 Représentée par XXXXX, agissant en qualité de Président Et La
CFDT, organisation syndicale représentative et majoritaire au sein de l’Association, représentée par XXXXX, délégué syndical
Préambule
Dans le cadre de son engagement en faveur du développement des compétences et de l'accompagnement de ses salariés, l'Association Le Parc encourage la formation professionnelle des salariés et souhaite organiser de manière transparente les modalités de participation aux formations professionnelles inter-entreprises ou externes. Afin de limiter l'impact financier des frais annexes sur les budgets globaux de formation et dans un souci de bonne gestion associative, il est prévu, autant que possible, de mutualiser les charges (hébergement, transport, etc.) lorsque plusieurs salariés participent à une même session de formation.
L'Association Le Parc inscrit également ses actions dans une démarche de responsabilité environnementale : les moyens de transport collectifs seront privilégiés chaque fois que possible, et les déplacements seront organisés de manière à réduire leur impact écologique.
L’objectif est également de moduler la prise en charge des frais selon la durée de la formation et de plafonner les remboursements pour une gestion financière responsable.
Article 1 – Objet du présent accord
Le présent accord a pour objet de définir les conditions et modalités d’organisation des déplacements professionnels réalisés dans le cadre d’actions de formation, qu’elles soient suivies à l’initiative de l’employeur ou du salarié.
Il précise notamment :
les règles de prise en charge des frais annexes liés à ces déplacements (transport, hébergement, repas) ;
les modalités de remboursement de ces frais, incluant les justificatifs attendus et les plafonds applicables ;
la définition du temps de déplacement professionnel pour formation et ses distinctions avec le temps de travail effectif ;
les conditions d’attribution d’une contrepartie en temps de repos, lorsque le déplacement entraîne un dépassement du temps normal de trajet domicile-lieu de travail habituel ;
les principes d’optimisation collective des moyens mobilisés en cas de participation de plusieurs salariés à une même session de formation.
Cet accord vise à garantir un cadre clair, équitable et harmonisé de gestion des formations nécessitant un déplacement, tout en assurant la maîtrise des coûts et le respect des obligations sociales de l’employeur.
Article 2 – Prise en charge des frais annexes de formation
2.1 Frais pris en charge
Sont remboursés, sur présentation des justificatifs originaux, les frais suivants :
Transport :
Utilisation des transports collectifs (train, avion, car) : remboursement limité au tarif économique (seconde classe) ;
Utilisation du véhicule personnel : remboursement selon le barème officiel d'indemnités kilométriques applicable ;
Frais de stationnement et péages associés : remboursés sur justificatifs ;
Location de véhicule : prise en charge sous réserve d’accord préalable.
Hébergement :
Remboursement dans la limite des plafonds fixés (cf. Annexes), petit-déjeuner inclus ;
Possibilité de privilégier l’hébergement collectif ou mutualisé (auberge de jeunesse, location d’appartement partagé) pour optimiser les coûts.
Repas :
Remboursement des repas principaux dans la limite des plafonds fixés (cf. Annexes)
2.2 Modulation selon la durée de la formation
Formation d’une durée de 5 jours ou moins : remboursement dans la limite des plafonds définis en annexe, sur justificatifs.
Formation d’une durée supérieure à 5 jours :
Des forfaits spécifiques peuvent être fixés en amont par la direction en particulier si des offres économiques sont accessibles à proximité du lieu de formation en matière d’hébergement et de restauration ;
Une validation écrite préalable est exigée en cas de dépassement exceptionnel des plafonds.
2.3 Mutualisation
Lorsque plusieurs salariés participent à une même session de formation, l'organisation collective des transports et/ou de l'hébergement est systématiquement recherchée, dans une logique d’optimisation financière et de réduction de l'empreinte environnementale.
Article 3 – Modalités de remboursement
Les frais sont remboursés sur présentation de la note de frais accompagnée des justificatifs originaux, dans un délai maximum de 15 jours après la fin de la formation.
Une avance sur frais peut être sollicitée auprès de la direction sur demande écrite préalable.
Article 4 – Déplacement professionnel pour formation 4.1. — Définitions et principes
Temps de trajet : il s’agit du temps entre le domicile et le lieu habituel de travail et vice-versa.
Le lieu habituel de travail s’entend comme le lieu où le salarié exerce ses fonctions.
Temps de déplacement professionnel pour formation : il s’agit des temps qui ont à une extrémité le domicile du salarié et à l’autre le lieu de formation qui n’est pas le lieu habituel de travail.
Il est rappelé que :
Les temps de trajet ne sont pas considérés comme du temps de travail effectif et ne donnent pas lieu à une quelconque indemnisation ;
Les temps de déplacement professionnel pour formation ne constituent pas un temps de travail effectif et ne donnent pas lieu à rémunération.
4.2. — Contreparties aux déplacements professionnels pour formation
4.2.1. - Indemnisation des frais professionnels
Les déplacements professionnels pour formation font l’objet d’une indemnisation au titre des frais professionnels, lorsque le salarié utilise son véhicule personnel faute de disponibilité d’un véhicule de service pour la partie du trajet excédent le trajet habituel.
4.2.2. - Contrepartie en repos liée au temps de déplacement
Lorsque le temps de déplacement lié à une formation dépasse le temps habituel de trajet entre le domicile et le lieu de travail, une contrepartie en repos est accordée aux salariés concernés. Les modalités de cette contrepartie varient selon que la formation est suivie à l’initiative de l’employeur ou à celle du salarié. Le temps de déplacement est arrondi au quart d’heure le plus proche.
Contrepartie en repos – FORMATION INITIATIVE EMPLOYEUR
Acquisition de 50% du temps estimé du trajet aller-retour en temps de repos.
Illustration :
Un salarié part en formation à Saint-Brieuc. Son temps de trajet habituel est de 15 mn.
Temps estimé via Michelin Domicile (la chapelle st Aubert) – Lieu de formation (St Brieuc) = 1h32 (arrondi 1h30) Contrepartie en repos = 45 mn
Cas où la journée de formation + compensation trajet est inférieure à durée journée habituelle
Lorsque la somme du temps de formation et de la contrepartie en repos pour déplacement est inférieure à la durée journalière de travail habituelle du salarié (soit 7 heures pour un temps plein, proratisé pour un temps partiel), la contrepartie en repos est majorée à due concurrence pour atteindre cette durée théorique de travail.
Cette disposition vise à garantir une forme d’équité pour les salariés mobilisés pour une formation de courte durée, tout en maintenant le principe selon lequel le déplacement ne constitue pas un temps de travail effectif mais une contrainte reconnue par une compensation.
Contrepartie en repos – FORMATION INITIATIVE SALARIE
Déplacements dans un rayon < 50 km : acquisition de 50% du temps estimé du trajet aller-retour en temps de repos.
Déplacements dans un rayon ≥ 50 km : acquisition de 50% du temps estimé du trajet aller simple, plafonné à 2 heures.
4.2.3. - Références pour l’évaluation des trajets
Les distances et temps estimés de trajet seront déterminés par rapport au site internet ViaMichelin.
Le décompte du temps consacré aux déplacements professionnels se fait de gare à gare si le train est le moyen de transport utilisé ou en utilisant le temps de trajet le plus rapide indiqué par le site de référence Via Michelin pour les déplacements en voiture.
Article 5 – Formalisation départ en formation (hors association)
Tout départ en formation se déroulant en dehors des locaux de l’association fera l’objet, préalablement au départ, de la rédaction d’une convention individuelle de départ en formation entre le salarié et l’établissement.
Cette convention a pour objet de fixer, de manière claire et partagée, les modalités pratiques et financières du départ, en référence aux dispositions prévues par le présent accord.
Elle précise notamment :
l’intitulé, le lieu, la durée et les dates de la formation ;
l’initiative du départ (employeur ou salarié) ;
les modalités de prise en charge des frais annexes (transport, hébergement, repas) ;
les conditions de calcul et d’attribution de la contrepartie en repos liée au déplacement, le cas échéant ;
les obligations de justification et de remboursement.
La signature de cette convention conditionne la validation définitive du départ en formation.
Article 6 – Dispositions finales 6.1 – Entrée en vigueur et durée de l’accord Le présent accord entrera en vigueur à compter du 1er novembre 2025. Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans à compter de son entrée en vigueur. Au-delà de cette date, le présent accord cessera de plein droit de produire effet, sauf nouvel accord pour le reconduire. 6.2 – Suivi de l’accord d’entreprise Conformément aux dispositions de l’article L. 2281-6 du Code du travail, l'employeur provoque une réunion, peu avant le terme de l’accord avec les organisations syndicales représentatives en vue d'examiner les résultats du présent accord. L’employeur engage la renégociation de l’accord à la demande d'une organisation syndicale représentative. 6.3 – Adhésion par une organisation non-signataire Conformément à l’article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’association, qui n’est pas signataire du présent accord d’entreprise, peut y adhérer ultérieurement. L’adhésion est valable à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au secrétariat du Greffe du conseil de prud’hommes compétent et sur le site du ministère dédié à cet effet (teleaccords.travail-emploi.gouv.fr). Elle doit également être notifiée dans un délai de 8 jours par lettre recommandée aux parties signataires. L’adhésion ultérieure d’une organisation syndicale représentative ne peut être partielle et intéresse l’accord d’entreprise en son entier. 6.4 – Adhésion par une organisation non-signataire Pendant le cycle électoral relatif au CSE au cours duquel le présent accord d’entreprise a été conclu, chaque partie signataire ou adhérente peut demander sa révision, partielle ou totale, ou le renouvellement, selon les modalités suivantes : la partie souhaitant réviser l’accord d‘entreprise informe par courrier recommandé avec accusé de réception les autres parties signataires de l’accord d’entreprise et joint un contre-projet. Des négociations seront engagées au terme d’un délai de 3 mois. A l’issue du cycle électoral relatif au CSE au cours duquel le présent accord d’entreprise a été conclu, chaque partie signataire ou adhérente ou toute organisation syndicale de salariés représentatives dans l’Association peut demander sa révision, partielle ou totale, ou le renouvellement, selon les modalités suivantes : la partie souhaitant réviser l’accord d’entreprise informe par courrier recommandé avec accusé de réception les autres parties signataires de l’accord d’entreprise et joint un contre-projet. Des négociations seront engagées au terme d’un délai de 3 mois. 6.5 – Dépôt et publicité du présent accord d’entreprise Le présent accord d’entreprise est établi en 5 exemplaires. Un exemplaire signé du présent accord d’entreprise sera adressé, par l’employeur, à chaque organisation syndicale représentative dans l'association. De plus, l’association procèdera au dépôt du présent accord d’entreprise sur le site du ministère dédié (teleaccords.travail-emploi.gouv.fr). Un exemplaire sur support papier signé sera également déposé par l’employeur auprès du Secrétariat Greffe du Conseil des Prud’hommes du lieu de conclusion du présent accord d’entreprise. Tout avenant au présent accord d’entreprise et toute dénonciation sera soumis aux mêmes règles de publicité et de dépôt que l'accord d’entreprise lui-même. Enfin, en application de l’article L. 2232-9 du Code du travail, cet accord d’entreprise doit être transmis à la Commission paritaire permanente de négociation et d’interprétation (CPPNI) installée par l’accord n° 2019-02 du secteur des activités sanitaires, sociales et médico-sociales privé à but non lucratif du 29 octobre 2019. L’accord d’entreprise doit être transmis par mail à l’adresse suivante : accords.CPPNI.SSMS@gmail.com.
Fait à Fougères, le 13/10/2025.
Pour le Président et par délégation, XXXXXX Directrice Générale Pour la CFDT, XXXXX Délégué Syndical
