ACCORD D’ENTREPRISE AUTORISANT LE VOTE ÉLECTRONIQUE EN VUE DES ELECTIONS DES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL
Association Les Genêts d’Or
14 rue Louis Armand CS 17942
29679 MORLAIX CEDEX
ACCORD D’ENTREPRISE AUTORISANT LE VOTE ELECTRONIQUE EN VUE DES ELECTIONS DES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL
Entre les soussignées :
L’Association LES GENETS D’OR
Dont le siège social est situé 14 rue Louis Armand à ST MARTIN DES CHAMPS (29600) Représentée par Monsieur Agissant en qualité de Directeur Général
D'une part,
Et
Les organisations syndicales suivantes :
CFDT
Représentée par
SUD
Représentée par
D'autre part,
Les parties ont convenu ce qui suit :
PREAMBULE
Les mandats des représentants des salariés de l’Association Les Genêts d’Or arrivant à terme au 12 mars 2023 des élections devaient être réalisées.
En préalable à l’ouverture des négociations sur le protocole d’accord préélectoral, l’Association et les organisations syndicales ont se sont entendues sur la mise en œuvre du vote électronique pour ces élections.
Ainsi, le présent accord a pour objectifs de :
Faciliter les démarches relatives au vote des salariés à l'occasion des élections des représentants des salariés,
Permettre au plus grand nombre de salariés d’exprimer leur vote.
En conséquence, il a été convenu et arrêté ce qui suit :
L’objet et le champ d’application de l’accord,
Les principes généraux,
Le respect des dispositions légales et règlementaires,
Les modalités d’information des salariés,
Les modalités de communication des listes électorales et des listes de candidats,
Les modalités de vote,
Le scellement du système et la formation au système,
La cellule d’assistance technique,
L’assistance aux électeurs,
Le bureau de vote et la commission de surveillance,
Le dépouillement, les procès-verbaux et les résultats,
Les garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin,
Le protocole d’accord préélectoral,
La durée de l’accord,
Le suivi de l’accord,
La révision de l’accord,
Les formalités de communication et de publicité de l’accord.
ARTICLE 1 – L’OBJET ET LE CHAMP D’APPLICATION
Cet accord a pour objet d'autoriser et de formaliser les modalités de mise en œuvre du vote électronique lors des élections des membres du Comité Social et Economique de l’Association Les Genêts d’Or devant se dérouler en 2023 et pour la durée de la mandature 2023-2027.
Il sera également applicable en cas d’élections partielles qui seraient nécessaires au cours de cette mandature.
ARTICLE 2 – LES PRINCIPES GENERAUX
L’Association et les organisations syndicales conviennent par le présent accord d’autoriser le recours exclusif au vote électronique pour les élections des membres du Comité Social et Economique, excluant ainsi le recours à toute autre possibilité de vote, y compris le vote papier.
Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.
La société VOXALY-DOCAPOST (ci-après dénommée « le prestataire ») dont le système de vote électronique a été audité et l'audit mis à disposition de la Commission Nationale Informatique et Libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires, notamment :
L’arrêté N°2007-602 du 25/04/2007 relatif aux conditions et modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles,
Les prescriptions règlementaires édictées aux articles R.2314-5 et suivants du Code du travail,
Les recommandations CNIL N°2019-053 du 25/04/2019 relatives à la sécurité des systèmes de vote électronique,
Le Règlement Général sur la Protection des Données, Règlement européen 2016-679
Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir : - La sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique, - L'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur, - L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin, - La confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure, Ce que les parties reconnaissent.
Un descriptif détaillé du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales est annexé au présent accord.
ARTICLE 3 – LE RESPECT DES DISPOSITIONS LEGALES ET REGLEMENTAIRES
Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'Association sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'Association.
Le système de vote électronique mis en place par le prestataire fera également l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés environ un mois avant l'ouverture du vote.
De même, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le certificat de conformité établi par cet expert sera tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil) ainsi que des instances représentatives du personnel et des organisations syndicales représentatives au sein de l'Association.
ARTICLE 4 – LES MODALITES D’INFORMATION DES SALARIES
Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique.
Cette notice sera également affichée dans l’ensemble des établissements de l'Association afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.
ARTICLE 5 – LES MODALITES DE COMMUNICATION DES LISTES ELECTORALES ET DES LISTES DE CANDIDATS
La première transmission au prestataire des listes électorales, qui seront établies conformément aux dispositions du protocole d’accord relatif à l’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique, sera faite à la date prévue par ledit protocole.
Les listes de candidats, qui seront établies conformément aux dispositions du protocole d’accord relatif à l’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique, ainsi que les logos et les professions de foi éventuelles seront adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole précité.
Les professions de foi éventuelles devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF (2 Mo au maximum), consistant chacun en un feuillet 21 × 29,7 (format A4), couleur ou noir et blanc, le recto-verso étant possible.
Les logos seront communiqués en format png (200 Ko maximum), hauteur 200 pixels, largeur 200 pixels.
Les dates limites de dépôt des candidatures, logos et professions de foi seront définies dans le protocole d’accord précité.
ARTICLE 6 – LES MODALITES DE VOTE
6.1 Langue, ordre des instances et affichage initial des listes
Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français. Le prestataire assurera la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.
Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.
6.2 Mise à disposition d’un matériel informatique
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs au sein des établissements de l'Association dans un lieu préservant la confidentialité du vote.
Par ailleurs, toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.
6.3 Ordre de présentation des listes
Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes par ordre alphabétique, de haut en bas (et de gauche à droite si nécessaire).
6.4 Déroulement des opérations de vote
Les électeurs pourront accéder au site de vote 24 heures sur 24, gratuitement, à partir de tout terminal connecté à internet. Une fois connecté sur l'application, l’électeur devra saisir son identifiant/code d’accès, ainsi qu’un code de sécurité. Lors de la première connexion l’électeur devra créer un mot de passe. L'électeur se verra alors présenter les seules listes des scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaire et suppléant).
Le nom, le logo éventuel et la profession de foi éventuelle des différentes listes seront affichés. L'électeur pourra basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présentera ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste. Il sera proposé à l’électeur la possibilité de choisir une liste, de sélectionner des candidats ou de procéder à un vote blanc et de revenir sur ce choix jusqu’à la validation qui déclenche l’envoi du bulletin de vote. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique. Un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote, une fois le vote effectué, l’électeur peut à tout moment se reconnecter à la plateforme pour récupérer son accusé de réception de vote.
6.5 Matériel de vote - Codes confidentiels
Chaque électeur est identifié par des codes d’accès personnel.
Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant généré aléatoirement par le prestataire sans qu’il soit communiqué à l’Association. Ce code permettra de se connecter à l'application informatique.
Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant.
Chaque électeur devra créer un mot de passe individuel lors de la première connexion au système de vote.
6.6 Communication des codes de vote
Le prestataire communiquera les éléments nécessaires à l’authentification sur le système de vote par courrier transmis par voie postale au domicile de chaque électeur. Ce courrier mentionnera l’adresse du site de vote et les instructions nécessaires pour s’authentifier.
Les moyens d’authentification utilisés au 1er tour restent valables dans l’éventualité d’un 2nd tour et ne font pas l’objet d’un renvoi du matériel de vote.
6.7 Protocole de restitution des nouveaux codes de vote
En cas de perte ou de non réception de ce courrier, l’électeur pourra demander un renvoi depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou contacter l’assistance téléphonique.
Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction transmette préalablement à VOXALY-DOCAPOSTE un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, ainsi qu’une information personnelle complémentaire connue de chaque salarié électeur (ex : numéro de sécurité sociale). Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.
ARTICLE 7 – LE SCELLEMENT DU SYSTEME ET LA FORMATION AU SYSTEME
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera des correspondants des ressources humaines, chargés du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et/ou webformation.
Une formation au système seront organisées et co animées par la Direction des Ressources Humaines et le prestataire retenu.
Les organisations syndicales signataires du présent accord et celles ayant présenté une liste de candidats seront invitées par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles, avant l’ouverture du scrutin.
L'information et la formation sont assurées :
Pour les délégués syndicaux représentant les organisations syndicales ayant présenté une liste de candidats et/ou ayant signé le protocole d’accord relatif à l’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique, par la participation à cette formation précédant l'ouverture du site de vote,
Pour les membres du bureau de vote, par la participation à la formation précédant l'ouverture du site de vote et par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.
Cette formation consistera à :
Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées aux membres du bureau de vote,
Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,
Constater que les résultats sont conformes au vote à blanc réalisé,
Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides.
Les scellements sont posés en autonomie par VOXALY-DOCAPOST la veille du scrutin et constaté à l'ouverture par le bureau de vote.
ARTICLE 8 – LA CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE
Une cellule d'assistance technique sera constituée. Elle sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.
La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
ARTICLE 9 – L’ASSISTANCE AUX ELECTEURS
Un numéro spécifique d’assistance, sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.
ARTICLE 10 – LE BUREAU DE VOTE ET LA COMMISSION DE SURVEILLANCE
Le bureau de vote sera constitué conformément aux dispositions prévues dans le protocole d’accord relatif à l’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique au siège social de l’Association.
Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.
En cas de disfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Une commission de surveillance sera créée. Elle sera composée :
De deux représentants de la Direction des Ressources Humaines,
Des membres du bureau de vote,
D’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel).
La commission participera au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote. Elle assistera aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs sera rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction pourra désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'auront aucune voix délibérative, mais pourront apporter leur aide dans les opérations de dépouillement.
Les membres de la commission de surveillance auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin.
ARTICLE 11 – LE DEPOUILLEMENT, LES PROCES-VERBAUX ET LES RESULTATS
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible.
A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs, y compris ceux arrivés avant clôture et n’ayant pu voter avant l’heure de clôture.
Après clôture automatique de scrutin par le système de vote électronique, les membres du bureau de vote intégreront les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le dépouillement s'effectuera dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants.
Les attributions des sièges et la désignation des élus seront conformes aux dispositions du protocole d’accord relatif à l’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique. Les résultats feront apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Le bureau de vote imprimera les listes d’émargements, les justificatifs et les procès-verbaux qu’ils signeront également.
Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote.
ARTICLE 12 – LES GARANTIES DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN
Afin de répondre aux exigences posées par les articles R. 2314-5 à R.2314-18 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur seront séparés. L'opinion émise par l'électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée qui ne devra pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Par ailleurs, le prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
Article 13 – LE PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A L’ORGANISATION DES ELECTIONS DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
Le protocole d’accord relatif à l’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du Prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.
Le présent accord lui sera annexé et comportera la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Article 14 – LA DUREE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée pour les élections des membres du Comité Social et Economique de l’Association pour la mandature 2023-2027.
Article 15 – LE SUIVI DE L’ACCORD
Il ne sera pas mis en place de clause de rendez-vous en raison de l’objet de l’accord.
ARTICLE 16 – LA RÉVISION DE L’ACCORD
Les parties signataires auront la faculté de réviser le présent accord en raison d’évolutions législatives, réglementaires ou conventionnelles postérieures ou d’évolutions du contexte économique et social ayant présidé à sa rédaction. Les modalités de révisions interviendront selon les dispositions légales en vigueur. Toute disposition modifiant le présent accord entre les parties signataires donnera lieu à l’établissement d’un avenant au présent accord.
ARTICLE 17 – LES FORMALITÉS DE COMMUNICATION ET DE PUBLICITÉ DE L’ACCORD
En application des dispositions légales, la partie la plus diligente déposera le présent accord en version électronique par le biais de la base de données nationale à la DDETS et dans les formes prévues par les dispositions légales, ainsi qu’un exemplaire papier au greffe du Conseil de Prud’hommes de MORLAIX. Il sera en outre notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’Association et non signataires de celui-ci. Enfin, il sera transmis au Comité Social et Economique Central et affiché sur les panneaux réservés à cet effet.
Fait à St Martin des Champs
Sur 9 pages En 4 exemplaires originaux Le
La Déléguée syndicale CFDT,Le Directeur Général de l’Association,
