Accord relatif à la Communication des Instances Représentatives du Personnel au sein de la société AUBAY
Entre :
La Société Aubay SA, Société Anonyme au capital de 6 544 498 €, code APE 6202 A, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés du Tribunal de Commerce de Nanterre sous le numéro 391 504 693, dont le siège est situé au 13 rue Louis Pasteur 92100 Boulogne Billancourt,
D’une part,
Et
Les Organisations Syndicales représentatives au plan national dûment habilitées pour négocier et signer le présent accord engageant l’ensemble des salariés de la société Aubay SA :
L’Organisation Syndicale F3C CFDT (47-49 avenue Simon Bolivar, 75019 PARIS),
L’Organisation Syndicale SNEPSSI CFE-CGC (35 rue du Faubourg Poissonnière, 75009 PARIS),
L’Organisation Syndicale SPECIS-UNSA (21 rue Jules FERRY, 93177 BAGNOLET),
D’autre part,
Il a été convenu des dispositions suivantes :
PREAMBULE
Désireux de permettre un travail approfondi dans le respect du dialogue social et des intérêts partagés, le tout concourant à un climat social de bonne qualité de manière à favoriser des échanges et réflexions innovantes en matière de cohésion sociale, les signataires du présent accord posent les principes qui régiront l’expression du droit syndical et plus largement les moyens de communication des IRP dans la société Aubay.
Cet accord traduit notamment la volonté commune de porter à la connaissance de l’ensemble des salariés la documentation légale figurant sur les tableaux d’affichage, les procès-verbaux et comptes-rendus des différentes instances.
Les signataires du présent accord rappellent également que les discussions se sont engagées dans le cadre des évolutions apportées par la loi travail qui définit notamment les conditions et les modalités de diffusion des informations syndicales au moyen des outils numériques dans l’entreprise
L’article 2142-6 de la loi El Khomri consacre le droit d’accès à l’intranet de l’entreprise pour les syndicats.
En effet, les organisations syndicales de l’entreprise, constituées depuis au moins deux ans et satisfaisant “aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance”, peuvent dorénavant mettre à disposition des publications et tracts sur un site syndical accessible à partir de l’intranet de l’entreprise.
L’utilisation des outils numériques par les syndicats doit :
“être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l’entreprise,
ne pas avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l’entreprise,
préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser un message”.
Les signataires du présent accord reconnaissent que la communication syndicale et celle des Instances Représentatives du Personnel s’inscrit dans le contexte de la transformation digitale.
Ils ont la conviction que cette étape contribue à l'amélioration du dialogue social.
Les signataires du présent accord sont conscients que les ressources informatiques font partie intégrante du patrimoine de l'Entreprise.
L’utilisation des outils qui seront mis à disposition s'inscrira dans le respect des dispositions applicables à la société Aubay.
ARTICLE 1 – MISE A DISPOSITION DES MOYENS MATERIELS
Les établissements d’au moins 200 salariés disposeront d’un local par organisation syndicale représentative et disposeront des moyens matériels précisés ci-dessous.
1.1 Outils bureautiques
Le nombre de locaux syndicaux ainsi que leur localisation sont déterminés conformément aux dispositions du Code du Travail. Les locaux syndicaux disposeront des moyens matériels suivants :
un poste de travail ayant la configuration « standard Aubay » qui sera renouvelé tous les 5 ans afin de se conformer aux nouvelles configurations : PC, système d’exploitation, outils bureautiques, accès internet et imprimante réseau (recto-verso). Chaque organisation syndicale disposera d’un login et d’un mot de passe personnalisés, ainsi que d’un espace réservé et privé sur le disque dur. Chaque organisation syndicale est chargée de diffuser et modifier son mot de passe ;
une ligne téléphonique permettant les communications directes à l’extérieur de l’établissement ;
un meuble de rangement (armoire ou caisson) fermant à clé par organisation syndicale.
Les matériels ne pourront en aucun cas être déplacés en dehors du local syndical, dont une clé sera remise contre décharge à chaque organisation syndicale.
L'utilisation des matériels et outils informatiques se fera dans le respect de la charte « Utilisation des ressources et des connexions internet », en vigueur dans la société.
Les organisations syndicales utilisatrices du local syndical s'engagent à tout mettre en œuvre pour préserver l'intégrité des matériels mis à leur disposition.
L'entreprise fournira les cartouches d'encre et les produits consommables dans la limite de quatre ramettes de papiers de 500 feuilles par an et par organisation syndicale.
L'entretien courant sera assuré par le service informatique de l'entreprise sur sollicitation des organisations syndicales.
1.2 Etablissement de Boulogne
Compte tenu des effectifs de l’établissement de Boulogne à la date de signature du présent accord, la société Aubay met à disposition des organisations syndicales représentatives au sein de l’établissement de Boulogne, un local syndical par organisation syndicale représentative, situé au rez-de-chaussée du siège de la société situé 13 rue Louis Pasteur à Boulogne Billancourt.
1.3 Etablissement de Nantes
La société Aubay mettra à disposition des organisations syndicales représentatives au sein de l’établissement de Nantes un local syndical, lorsque l’effectif de l’établissement de Nantes dépassera le seuil prévu par la loi.
ARTICLE 2 – COMMUNICATION DANS LES LOCAUX 2.1 Panneaux d’affichages syndicaux
Des panneaux d’affichages de taille 80cm/90cm, susceptibles de contenir jusqu’à 6 feuilles de format A4, sont mis à disposition de chaque organisation syndicale représentée au sein de la société Aubay.
Au jour de la signature de cet accord, les panneaux se trouvent sur les lieux de travail suivants :
Pour l’établissement de Boulogne
au siège du 13 rue Louis Pasteur
au 159 rue de Silly
Pour l’établissement de Nantes
au 5 boulevard Vincent Gâche
2.2 Panneaux d’affichages Direction
Des panneaux d’affichage sont réservés à l’usage exclusif de la Direction, afin d’y déposer les comptes-rendus des réunions des Délégués du Personnel, les documents légaux et les éventuelles notes de Direction et/ou de service.
2.3 Panneaux d’affichages IRP
Des panneaux d’affichage de taille 80cm/90cm, susceptibles de contenir jusqu’à 6 feuilles de format A4, sont mis en commun à la disposition des secrétaires des instances CE, CHSCT et CCE qui pourront y déposer les procès-verbaux des réunions, qui ont été approuvés.
2.4 Distribution par les organisations syndicales
La distribution des communications, publications et tracts des organisations syndicales pourra s’effectuer aux heures d’entrée et de sortie du travail qui sont les heures habituelles de début et de fin de travail, ainsi que pendant la pause déjeuner.
La distribution pourra s’effectuer dans les espaces Cafétéria et « Patio » pour les établissements qui en disposent, ou à défaut, à l’extérieur de l’établissement.
ARTICLE 3 – DIFFUSION DES COMMUNICATIONS, PUBLICATIONS ET TRACTS SYNDICAUX
Les signataires du présent accord reconnaissent que les communications, publications et tracts syndicaux doivent avoir exclusivement pour objet l’information des salariés ainsi que l’étude et la défense de leurs intérêts et ne doivent revêtir aucun caractère injurieux ou diffamatoire.
3.1 Diffusion des tracts syndicaux par l’entreprise
La Direction des Ressources Humaines transmettra trois fois par an, par voie électronique à l’ensemble des salariés de la société, un lien permettant la consultation des communications syndicales de chaque organisation, conformément aux exigences de la CNIL.
Ce courriel sera envoyé sur l’adresse professionnelle de l’ensemble des collaborateurs présents dans l’entreprise, depuis une adresse générique communicationsyndicale@aubay.com, qui sera une adresse de distribution et non de réception.
Objet : Communication syndicale du mois de juin/septembre/janvier
Chères Collaboratrices, Chers Collaborateurs,
Nous vous informons que la communication périodique de vos Organisations Syndicales est disponible sur l’Intranet en cliquant sur le lien https://portail.aubay.com/ dans l’espace « Vos syndicats » de la rubrique RH.
Chaque organisation syndicale devra adresser, en amont par courriel, un exemplaire de sa communication à la Direction des Ressources Humaines au plus tard 8 jours calendaires avant la date prévue pour la diffusion groupée.
La taille maximale de cette communication ne devra excéder une feuille « format A4 » recto-verso par organisation syndicale, et pourra être en couleur.
A compter de 2018, les dates d’envoi par la Direction des Ressources Humaines seront les suivantes :
1ère semaine du mois de juin
dernière semaine du mois de septembre
dernière semaine du mois de janvier
Pendant la période transitoire, l’envoi des tracts continuera de s’effectuer par courrier postal, conformément à l’accord relatif à la communication syndicale, actuellement toujours en vigueur. L’ensemble des communications devra être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l'entreprise, ne pas avoir de conséquences préjudiciables à la bonne marche de l'entreprise et préserver la liberté de choix des salariés d'accepter ou de refuser la communication.
3.2 Diffusion sur les espaces d’affichages électroniques par l’entreprise
Trois espaces d’affichages virtuels, regroupés sous une rubrique « Dialogue Social », seront mis en place dans le volet RH de l’intranet de l’entreprise à compter de 2018.
Espace « Vos élus »
Dans cet espace, la Direction des Ressources Humaines déposera par établissement :
la liste des élus avec leur adresse mail professionnelle,
les comptes-rendus des réunions avec les Délégués du Personnel,
les procès-verbaux approuvés des Comités d’Etablissement et des CHSCT qui seront transmis par les secrétaires de chaque instance,
un lien vers le site des Comités d’Etablissement.
La Direction des Ressources Humaines déposera également les procès-verbaux approuvés du Comité Central d’Entreprise, que le secrétaire de l’instance lui aura transmis préalablement.
Les documents seront accessibles sur cet espace pendant au minimum la durée d’un mandat ou, à défaut, jusqu’aux trois dernières années à compter de la signature du présent accord.
Seuls les salariés de chaque établissement auront accès, pour leur établissement, aux documents les concernant.
Espace « Vos syndicats »
Un panneau d’affichage virtuel propre à chaque Organisation Syndicale sera créé sur l’intranet de l’entreprise dans l’espace RH, où un lien renverra directement au site syndical de chaque Organisation Syndicale avec leur logo respectif, mis à jour par la Direction des Ressources Humaines.
Chaque syndicat définira au préalable le nom de son lien hypertexte.
La Direction déposera également sur cet espace, trois fois par an, la communication syndicale que chaque organisation syndicale lui aura transmise au préalable, dans la mesure où ces publications devront être conformes aux dispositions législatives applicables et ne contenir aucun propos injurieux ou diffamatoire.
Espace « Vos affichages »
Les documents légaux seront accessibles dans cette rubrique et consultables par l’ensemble des salariés de la société.
Un QR Code sur les panneaux d’affichages physiques permettra également de visualiser ces documents légaux, via un Smartphone.
ARTICLE 4 - MODALITES D’APPLICATION
4.1 Interprétation de l’accord
Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 15 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d’ordre individuel ou collectif né de l’application du présent accord.
La demande de réunion consigne l’exposé précis du différend. La position retenue en fin de réunion fait l’objet d’un procès-verbal rédigé par la Direction. Le document est remis à chacune des parties signataires.
Si cela est nécessaire, une seconde réunion pourra être organisée dans les 15 jours suivant la première réunion.
Jusqu’à l’expiration de ces délais, les parties contractantes s’engagent à ne susciter aucune forme d’action contentieuse liée au différend faisant l’objet de cette procédure.
4.2 Durée et entrée en vigueur de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée à compter de la date de sa signature.
Il entrera en application à compter du 1er janvier 2018, et pourra être mis à jour, le cas échéant, à chaque renouvellement de mandat.
4.3 Commission de suivi de l’accord
Afin de veiller au bon déroulement des mesures convenues dans le présent accord, une commission de suivi sera mise en place dès sa signature.
La commission sera composée du Directeur des Ressources Humaines, d’un représentant du service Ressources Humaines et d’un représentant de chaque Organisation Syndicale signataire de l’accord.
Elle se réunira une fois par an dans le cadre d’une réunion organisée par la Direction pour s’assurer de la bonne application du présent accord.
Les signataires du présent accord conviennent également de donner à cette commission un rôle « d’incubateur de solutions innovantes » destiné à favoriser le dialogue social.
Dans ce cadre, la commission pourra se réunir de manière extraordinaire, dans la limite de 3 réunions par an, à la demande d’un des membres de la commission.
4.4 Révision de l’accord
En cas de survenance de dispositions légales ou conventionnelles modifiant l’économie générale de cet accord ou en cas de nécessité pratique, les parties signataires se réuniront afin, tout en conservant leur droit de dénonciation et de révision, d’adapter le contenu de l’accord à ces nouvelles dispositions.
Toute personne en ayant la capacité juridique en application du Code du travail (signataire, délégué syndical, salarié mandaté,…) peut demander la révision de tout ou partie du présent accord à tout moment de son application selon les modalités suivantes :
Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et comporter outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.
Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties sus-indiquées devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte.
Les dispositions de l’avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient.
4.5 Dénonciation de l’accord
Le présent accord pourra être dénoncé selon les dispositions de l’article L.2261-9 du Code du travail.
4.6 Communication de l’accord
Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l’ensemble des Organisations Syndicales représentatives dans l’entreprise. Il fera l’objet de publicité au terme du délai d’opposition.
4.7 Publicité de l’accord
Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, à savoir dépôt en trois exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi, un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud’hommes et un exemplaire à l’Observatoire Paritaire de la Négociation Collective.
Le présent accord sera mis en ligne sur l’intranet de la Société afin d’être porté à la connaissance de tous les salariés de la société.
Fait à Boulogne Billancourt, le 04 septembre 2017, en 7 exemplaires originaux
