Accord pour l’utilisation du vote électronique comme moyen exclusif de vote aux élections 2026 des représentant.e.s du Personnel au Comité Social et Economique d’//
ENTRE LES SOUSSIGNES,
L’association //, dont le siège social est //, 86000 POITIERS, Siren //, d’une part
ET
Le //, représentatif au sein de l’Association, et représenté par // en qualité de déléguée syndicale.
Préambule
Conformément à l'article L. 2314-26 du code du travail, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique. Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales. L’association et l’organisation syndicale SUD définissent dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.
Champ d’application du présent accord de recours au Vote électronique
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés d’Audacia ayant la qualité d’électeurs.trices à la date du premier tour de scrutin de l’élection des représentant.e.s du Personnel au Comité Social et Economique lors de l’année 2026.
Portée du présent accord
Le présent accord est conclu dans le cadre des dispositions des articles L2232-11 et suivants du Code du travail. L’ensemble des dispositions du présent accord complète celles de la convention collective des CHRS (IDCC 0783) consacrées aux élections des représentant.e.s du personnel au CSE.
Principe du recours à un prestataire
Conformément aux principes énoncés dans le préambule du présent accord, un prestataire sera chargé de mettre en œuvre et de faire fonctionner le système de vote électronique objet du présent accord. Le prestataire choisi est VOXALY-DOCAPOSTE. Le cahier des charges figurera en annexe du protocole d’accord pré-électoral ou à défaut de la décision unilatérale de l’employeur concernant l’organisation de l’élection des représentant.e.s du Personnel au Comité Social et Economique 2026. Conformément aux dispositions du Code du travail, ce système de vote électronique comporte des garanties et modalités spécifiques dont :
anonymat et secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un.e électeur.trice en particulier ;
sincérité et intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par l’électeur.trice et bulletin enregistré dans l’urne électronique ;
unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;
intervention d’un prestataire extérieur chargé de l’organiser ;
formation relative aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique dispensée avant le premier tour de scrutin ;
information par voie de notice des salariés utilisant le vote électronique ;
sécurisation du vote au moyen de :
chiffrement et cryptage ;
codes d’accès confidentiels pour chacun des votants ;
création de clés de chiffrement par les membres du bureau de vote ;
existence d’un dispositif de secours pour parer à toute panne ou tout dysfonctionnement.
Plus généralement, le système retenu sera mis en place dans le respect des dispositions du Code du travail, dont les articles R2314-9 et R2324-5 (respect du principe de sécurité).
Modalités d’organisation des opérations de vote électronique
Les parties conviennent que les électeurs.trices voteront exclusivement par un processus de vote par internet. Afin d’assurer un taux de participation optimale, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les opérations électorales auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral. Les électeurs.trices auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu travail et /ou à distance. Par ailleurs, pendant la période d’ouverture du scrutin, des ordinateurs en libre-service sur les différents sites de travail de l’association, avec une connexion au site sécurisé d’élections, sera mis à la disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique ou ne disposant pas d’un tel équipement personnel. Les emplacements de ces postes permettront l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Une information en local sera effectuée sur ces emplacements. Les salariés seront informés par courriel et par courrier de l’ouverture des bureaux de vote. Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire. Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et Intranet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidat.e.s telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.trices. Ces listes apparaîtront sur les écrans dans l’ordre de leur arrivée à la Direction des ressources humaines. Il est possible de prévoir un autre ordre dès lors qu’il assure une égalité entre les candidat.e.s. Cet ordre sera déterminé dans le protocole d'accord pré-électoral.
Modalités d’organisation des opérations de vote électronique
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote. A cet effet, un courrier précisant les conditions et la procédure de vote électronique sera produit aux électeurs.trices. Ce courrier sera porté à la connaissance des électeurs.trices suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin. En outre, les représentant.e.s du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote recevront une formation sur le système de vote électronique retenu. Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur.trice recevra, avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple ou mail, un code ainsi qu’un mot de passe permettant son identification ainsi que l’accès aux pages du serveur de vote. L’électeur.trice pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité. La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur.trice d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège, ce pour l’élection des membres du comité d’entreprise, titulaires et suppléants. Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur.trice apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation. Sa validation définitive vaudra signature et émargement. La transmission du vote et l'émargement feront l'objet d'un accusé de réception que l'électeur aura la possibilité de conserver. Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés. La liste d’émargement sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Il est renvoyé aux dispositions contenues dans le cahier des charges ci-joint afin de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique. Afin de répondre aux exigences posées par les dispositions du Code du travail relatives au vote électronique et aux principes électoraux de confidentialité, d’intégrité et de sincérité du vote, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur.trice seront séparés. L’opinion émise par l’électeur.trice ayant été cryptée sera ainsi stockée dans une urne électronique dédiée, sans aucun lien avec le fichier d’authentification des électeurs.trices. L’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, interroger un compteur leur permettant de relever avec précision le nombre de votant pour chacune des élections.
Garantie de confidentialité du vote et stockage des données
Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-10-2 et R2324-6-2 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur.trice seront séparés. L’opinion émise par l’électeur.trice sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.trices. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Les administrateurs.trices désignés de chacun des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation. Ces administrateurs.trices sont choisis parmi les membres des bureaux de vote. Chaque liste de candidat.e.s aura la faculté de désigner un.e représentant.e qui aura accès aux mêmes informations.
Gestion des incidents techniques
Le service de vote électronique est dédoublé sur trois centres d'hébergement différents. En cas de rupture d'un des services (ou d'un centre entier) l'autre prend donc le relai de manière transparente pour s'assurer qu'aucune rupture de service n'est possible et qu'aucune donnée n'est perdue. Toutefois, en cas de dysfonctionnement informatique résultant notamment d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des organisations syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Dépouillement des bulletins de vote
Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du.des bureau.x de vote. A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du.des bureau.x de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R2314-18 et R2324-14 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les assesseurs de chaque bureau de vote. Un troisième assesseur suppléant sera désigné pour palier à l'absence d'un des deux assesseurs le jour du scellement ou le jour du dépouillement. Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats. Afin de familiariser les membres des bureaux de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.
Conservation et destruction des fichiers
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours augmentée d'un délai de deux semaines (afin de s'assurer de l'information des parties par le greffe d'un éventuel recours) et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. À l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Respect de la loi « Informatique et Libertés »
La mise en œuvre et le fonctionnement du système de vote électronique donneront lieu au respect de la loi « Informatique et Libertés » et de ses textes d’application.
Dispositions finales
Durée de l’accord et éventuel renouvellement
Le présent accord est à durée déterminée.
Durée
L’accord est pris dans le but d’être appliqué à la seule élection des représentant.e.s du Personnel au Comité Social et Economique de l’année 2026, soit durant tout le temps du déroulement du processus électoral. Sauf renouvellement prévu dans les conditions visées au paragraphe qui suit, il cessera de produire effet à l’échéance du terme précité.
Renouvellement éventuel
Le présent accord pourra faire l’objet d’un renouvellement afin de devenir applicable à de futures élections professionnelles, générales ou partielles, au sein d’Audacia. Dans ce cas précis, il sera renouvelé pour une durée équivalente au temps du déroulement du futur processus électoral à venir. Ce renouvellement sera formalisé par l’affichage d’une nouvelle note indiquant au personnel l’utilisation exclusive du vote électronique comme moyen d’expression à l’élection concernée.
Clause de suivi et de rendez-vous
Le suivi de l’application du présent accord sera assuré par la constitution d’un comité de suivi, composé de : le.la Directeur.trice des R.H., la Déléguée Syndicale //. Ce comité de suivi se réunira après les élections afin de dresser le bilan de l’application de l’accord.
Les conditions de révision de l’accord
Le présent accord est révisable dans les conditions légales et réglementaires. Toute demande de révision est obligatoirement accompagnée d’une rédaction nouvelle et notifiée par tout moyen permettant de conférer une date certaine à chacune des parties signataires. Au plus tard dans le délai de 3 mois à partir de la réception de cette lettre, les parties doivent s’être rencontrées en vue de la rédaction d’un nouveau texte. Le présent accord reste en vigueur jusqu’à la conclusion du nouvel accord.
Formalités de dépôt
Dès signature, chaque partie à cette négociation se verra notifier un original du présent accord. Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur. Fait à Poitiers, le 28/11/2025 L’Association //Le // Représentée par //par sa déléguée syndicale En sa qualité de Président//
