Accord collectif relatif aux modalités d’organisation du vote électronique pour les élections professionnelles
Entre la Société ACE SAS située ZAE CAPNORD 4 rue Nourissat 21067 DIJON CEDEX, représentée par son Président, ayant tous pouvoirs à effet des présentes ; d’une part,
Et les Organisations Syndicales soussignées :
FO Représentée par en sa qualité de Déléguée Syndicale ;
CFDT Représentée par en sa qualité de Délégué Syndical ;
CFTC Représentée par en sa qualité de Délégué Syndical d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Préambule
Conformément aux dispositions légales, et afin de permettre une participation plus aisée de tous les salariés au processus électoral, les parties conviennent par le présent accord de permettre le recours au vote électronique. Le présent accord précise ainsi le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations du vote électronique. Les parties conviennent en outre, que le protocole d’accord préélectoral ou le cas échéant la décision unilatérale de l’employeur pourra apporter toutes les précisions techniques et fonctionnelles pouvant être utiles au bon déroulement du scrutin.
Article 1 – Les modalités de vote
Les parties conviennent que la seule modalité d’exercice du droit de vote dans l’entreprise sera le vote électronique.
Article 2 - Principe du recours à un prestataire
Compte tenu de la technicité nécessaire pour garantir le bon déroulement d’un scrutin par voie électronique, les parties conviennent d’en confier l’organisation tant matérielle que technique à un prestataire spécialisé.
Les parties rappellent que le système utilisé doit respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin et doit donc garantir :
la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,
l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
intervention d’un prestataire extérieur chargé de l’organiser;
formation relative aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique dispensée avant le premier tour de scrutin ;
information par voie de notice des salariés utilisant le vote électronique ;
sécurisation du vote au moyen de :
o chiffrement et cryptage ; o codes d’accès confidentiels pour chacun des votants ;
création de clés de chiffrement par les membres du bureau de vote ;
existence d’un dispositif de secours pour parer à toute panne ou tout dysfonctionnement.
Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires prévues par le code du travail. Plus généralement, le système retenu sera mis en place dans le respect des dispositions du Code du travail, dont les articles R2314-9 et R2324-5 (respect du principe de sécurité). Il appartiendra à l’employeur de choisir le prestataire. Les représentants du personnel seront informés de ce choix. Pour les élections professionnelles 2025 le prestataire choisi est VOXALY-DOCAPOSTE dont la description de fonctionnement est annexée au présent accord.
Le protocole d'accord préélectoral ou le cas échéant la décision unilatérale de l’employeur fera référence au présent accord et mentionnera les coordonnées du prestataire choisi.
Article 3 – Protection des données personnelles
Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise seront informées des modalités selon lesquelles les informations portant sur le personnel et issues des fichiers internes de l’entreprise seront transmises au prestataire. Cette transmission d’information reste strictement limitée aux informations impératives à l’organisation des opérations électorales.
Article 4 – Organisation du vote électronique
Dans le cadre du processus électoral, le protocole d’accord préélectoral ou le cas échéant la décision unilatérale de l’employeur, précisera les dates et heures de l’ouverture des scrutins. Les membres du bureau de vote, ainsi que toutes personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales, auront la possibilité de contrôler les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique. A tout moment durant les plages horaires fixées au protocole ou à la décision unilatérale, tout électeur pourra voter à partir d’un terminal internet ou intranet, via un lien direct avec le site internet du prestataire. Chaque électeur pourra ainsi se prononcer de son domicile ou de tout autre lieu par une connexion sur le site sécurisé du prestataire et dédié aux élections professionnelles de l’entreprise. Un ordinateur sera mis à la disposition des salariés ne disposant pas d’un ordinateur professionnel. Ce matériel sera installé dans un lieu permettant de garantir la confidentialité de leur vote. Par ailleurs, les salariés non présents dans l’entreprise pendant les périodes de scrutin pourront à leur choix soit se rendre sur le site de l’entreprise le plus proche soit se connecter au site du prestataire à partir de leur domicile ou de tout autre endroit leur permettant d’avoir un accès à internet.
4.1. Confidentialité des données transmises
Afin de garantir la confidentialité des données transmises dans le cadre du processus électoral, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs des différents collèges électoraux, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne seront uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Par ailleurs, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés. Le système mis en place garantit également la confidentialité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. Enfin, le système mis en place est conçu de telle sorte qu’il sera scellé aux heures d’ouverture et de fermeture des différents scrutins.
4.2. Mise en place d'une cellule d'assistance technique
Une cellule d'assistance technique est mise en place afin de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Elle sera composée des membres du bureau de vote c’est-à-dire d’un président et de deux accesseurs. La cellule d’assistance technique pourra solliciter, si elle l’estime opportun, l’aide téléphonique d’une personne appartenant à l’organisme prestataire. La cellule d’assistance technique a pour fonction :
De procéder à un test du système de vote électronique préalablement à son ouverture ;
De procéder à un test de dépouillement avant l’ouverture du scrutin. Une fois ce test effectué, l’urne est scellée ;
De vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés dédiées ;
De vérifier, une fois les opérations électorales terminées, le scellement du système.
4.3. Déroulement du vote
Le prestataire garantit, pour toutes les listes, la similitude des bulletins électroniques, tant au niveau de leur dimension que de la police de caractère utilisée. Par ailleurs, une fois émis, le choix de l’électeur doit apparaître clairement à l’écran et une modification du choix est permise avant validation du vote. Une fois validé, le vote est transmis pour émargement.
L’électeur recevra alors un accusé de réception : chacun des électeurs devra le conserver.
4.4. Dépouillement
Le système est scellé par la cellule technique une fois les opérations de vote terminées. Les données sont alors figées et scellées. Pour garantir l’intégrité du scrutin, l’accès au fichier « contenu de l’urne électronique » ne peut être effectué que par activation conjointe de 2 clefs de chiffrement. Celles-ci sont détenues par le président et les assesseurs. Les données doivent être conservées jusqu’au terme des délais de recours, soit durant les 15 jours suivant la clôture du scrutin, ou en cas d’action contentieuse, jusqu’à ce qu’une décision de justice définitive ait été prononcée. Une fois ces délais échus, les données seront détruites.
Article 5 – Formation du bureau de vote
Une formation sur le système de vote électronique choisi sera prévue à l’attention des membres du bureau de vote.
Article 6 - Communication des listes électorales et des listes de candidats
Une fois les listes électorales établies conformément aux dispositions du protocole préélectoral ou le cas échéant de la décision unilatérale de l’employeur, celles-ci seront transmises au prestataire. Cette transmission sera faite à la date prévue au protocole ou le cas échéant à la décision unilatérale de l’employeur, et conformément au calendrier électoral. Les listes de candidats seront également transmises au prestataire, ainsi que les logos et les professions de foi dans les conditions et délais prévus au protocole préélectoral, ou le cas échéant à la décision unilatérale de l’employeur.
Article 7 - Bulletins de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs. Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique. Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.
Article 8 – Information du personnel sur le déroulement des opérations de vote
Afin de permettre le bon déroulement des opérations de vote électronique, une note explicative sera transmise aux salariés préalablement au 1er tour de scrutin suivant un délai défini dans le protocole préélectoral. Préalablement à la mise en service du site de vote, les tests mentionnés à l’article 4.2 seront effectués. Le système de vote sera ensuite scellé en présence des membres du bureau de vote, d’un représentant de l’employeur et des éventuelles organisations syndicales présentes.
Article 9 - Modalités d'accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le vote, par voie postale à son adresse personnelle connue de l’employeur un courrier précisant l'adresse électronique permettant l'accès au site de vote ainsi que le code d'identification. Seul le prestataire aura connaissance du code d'identification. Le code d'identification sera également valable en cas de second tour. Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra répondre à une question personnelle pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote. Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique. En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes. Il est rappelé que ces informations utiles au vote électronique sont individuelles et ne peuvent en aucun cas être transmises ou communiquées à un autre salarié de l’entreprise.
Article 10 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences légales, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. Le vote exprimé par chaque électeur est ainsi crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. Cette information sera mise à jour instantanément.
A l’heure de clôture du scrutin, le site de vote électronique sera fermé. Le dépouillement sera alors réalisé par le bureau de vote. A cet effet, le président et les assesseurs utiliseront les codes délivrés par le prestataire à cet effet. Le dépouillement s’effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. L’attribution des sièges et la désignation des élus s’effectuera conformément aux dispositions prévues dans le protocole préélectoral, ou le cas échéant dans la décision unilatérale de l’employeur ainsi que des dispositions prévues au code du travail. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste. Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur. Le président du bureau proclamera les résultats et signera les procès-verbaux préremplis. Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.
Article 12 – Champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société Automatismes du Centre Est ayant la qualité d’électeurs à la date du premier tour de scrutin de l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique.
Article 13 - Durée d'application et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le 12 décembre 2024.
Article 14 - Révision
Le présent accord pourra être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant.
Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.
La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.
L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision. Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du Code du travail.
Dans le cas où, au moment de la révision, l’entreprise ne dispose pas de délégués syndicaux, il sera fait application des dispositions des articles L. 2232-21 et suivants du Code du travail.
Article 15 - Dénonciation (accord à durée indéterminée uniquement)
Le présent accord pourra être dénoncé, à tout moment, par les parties signataires en respectant un délai de préavis de 3 mois.
La dénonciation se fera dans les conditions prévues par les articles L.2261-9 et suivants du code du travail.
Article 16 - Dépôt
Conformément à l’article L. 2231-5 du Code du Travail, le présent accord sera notifié à chacune des organisations représentatives.
Conformément aux articles D. 2231-2 et D. 2231-4 à D. 2231-5 du Code du Travail, le texte du présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail et au greffe du Conseil de Prud’hommes de Dijon.
Enfin, conformément à l’article L2231-5-1 du code du travail, le présent accord sera publié sur la base de données nationale. L’accord sera publié dans une version anonymisée de sorte que les noms et prénoms des signataires n’apparaissent pas.
Le présent accord sera porté à la connaissance du personnel par voie d’affichage sur les panneaux de communication dédiés à cet effet.
Fait à Dijon, le 12 décembre 2024 en 5 exemplaires originaux, dont un pour chacune des parties.
