Avenant à l’accord sur l'adoption du vote électronique dans le cadre des élections professionnellesau sein de l'UES AXA IM
Entre l'Unité Economique et Sociale AXA INVESTMENT MANAGERS composée des sociétés :
AXA INVESTMENT MANAGERS PARIS
AXA INVESTMENT MANAGERS SA
AXA INVESTMENT MANAGERS IF
AXA REIM France
AXA REIM SA
AXA REIM SGP
AXA IM PRIME
représentée par xxxxxx en qualité de Responsable des Relations sociales d'une part, et les Organisations Syndicales représentatives signataires d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
PRÉAMBULE
Eu égard à l’ensemble des dispositions légales et réglementaires applicables (notamment la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004, le décret n°2002-602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du même jour, la délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 et l’accord RSG du 19 février 2008, les Parties se sont rencontrées afin d'étudier l'opportunité de recourir au vote électronique dans le cadre de l'organisation des élections professionnelles de l'UES AXA IM et ainsi aménager le processus des opérations de vote comme le propose l’article L.2314-26 du Code du travail, modifié par l’ordonnance n°2017-1819 du 22 septembre 2017. Lors des précédentes élections organisées en 2019, les partenaires sociaux avaient retenu un prestataire spécialisé dans le vote électronique en vue d’organiser la mise en place de ce système. Outre le fait de faciliter le processus d’organisation des élections professionnelles et les opérations de dépouillement, le recours au scrutin électronique permettra, tout en garantissant la sécurité et le respect des données personnelles, notamment :
De favoriser la participation du personnel ;
De faire disparaître les risques d’erreurs ou de fraude au moment du dépouillement ;
D’éviter les erreurs de distribution et d’utilisation des bulletins et enveloppes de vote ;
D’obtenir des résultats immédiatement ;
De s’inscrire dans une démarche de développement durable en réduisant les consommations mais aussi les coûts liés à l’utilisation du papier ;
De pallier les aléas postaux et de favoriser la participation des électeurs ;
D’alléger les contraintes physiques, logistiques et administratives pesant sur les membres des bureaux de vote et les personnels en charge de l’organisation des opérations ;
De moderniser le dialogue social et de s’adapter aux nouveaux usages.
Au terme des négociations engagées, les Parties sont convenues de mettre en œuvre le vote électronique dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après, dans le respect des articles R.2314-5 à -18 du Code du Travail issus du Décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017. Le protocole d’accord préélectoral sera l’occasion d’apporter des précisons complémentaires sur les modalités d’organisations des élections professionnelles.
Article 1 — Champ d'application
Le présent avenant est applicable aux sociétés constituant l’UES AXA IM pour les élections des membres du CSE et à l'ensemble des collaborateurs de I'UES AXA Investment Managers appelés à voter aux élections professionnelles des membres du Comité Social et économique dans les conditions fixées par le protocole d'accord préélectoral. Cet avenant est conclu pour une durée indéterminée et aura donc vocation à s'appliquer à l'ensemble des élections professionnelles à compter des prochaines.
Article 2 — Modalités de vote — Protocole d'accord préélectoral
Principe de recours au vote électronique
Dans le cadre de chaque élection professionnelle à compter des prochaines, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d'un protocole d'accord pré-électoral, définissant notamment le calendrier, les modalités pratiques de gestion des opérations de vote, la constitution des bureaux de vote ainsi que la répartition des sièges pour les élections. Ce protocole d'accord préélectoral sera adapté aux règles en vigueur à la date de sa signature et mentionnera la conclusion du présent accord portant sur le vote électronique ainsi que le nom du prestataire choisi pour mettre en place le système de vote électronique au sein de l’UES AXA IM, s’il est déjà arrêté. Le protocole d’accord préélectoral comportera en annexe une description détaillée du fonctionnement du dispositif retenu et du déroulement des opérations électorales. Les parties conviennent, par le présent avenant, d'ouvrir la possibilité de recourir au vote électronique à l'occasion des prochaines élections professionnelles.
Recours à un prestataire
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les Parties conviennent que la mise en place et l’organisation du vote électronique seront confiées à un prestataire extérieur choisi sur la base des dispositions du présent avenant et du cahier des charges qui y est annexé. Le prestataire retenu devra garantir le respect des règles de confidentialité et de sécurisation pour l’ensemble des opérations liées au vote électronique et devra respecter les conditions du cahier des charges transmis par AXA IM et respectant les prescriptions des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail. Les prescriptions de ces articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique. Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin :
La sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Les garanties offertes par le système de vote retenu, en termes de sécurité et de confidentialité des votes, sont précisées dans le cahier des charges annexé au présent avenant, qui est tenu à la disposition des salariés et mis sur l’intranet conformément aux dispositions de l’article R.2314-5 du Code du travail. Le système retenu devra notamment assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément à l’article R2314-6 du Code du travail. Le système de vote électronique comportera un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et caractéristiques.
c) Expertise indépendante
Conformément à l’article R.2314-9 du Code du travail, préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :
De la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;
Des articles HYPERLINK "https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000035651044?isSuggest=true" L 2314-26 et HYPERLINK "https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000006072050/LEGISCTA000036415504?init=true&page=1&query=R+2314-5&searchField=ALL&tab_selection=all&anchor=LEGIARTI000036481875" \l "LEGIARTI000036481875" R 2314-5 à R 2314-18 du Code du travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;
Du décret n° 2007-602 et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au CSE pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique. Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le Code du travail. Le prestataire remettra à l’UES AXA IM le rapport de cette expertise et le rapport de l’expert sera tenu à la disposition de la CNIL.
d) Gestion des données à caractère personnel et RGPD
Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l’UES AXA IM sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'UES AXA IM A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, le règlement européen n° 2016/679 du 27 avril 2016 et la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles. En conséquence, il conviendra, notamment, dans le cadre de la mise en place du vote électronique :
D’inscrire le dispositif du vote électronique dans le Registre des activités de traitement tenu par l’UES AXA IM ;
D’informer les électeurs des conditions dans lesquelles leurs données seront traitées et de leurs droits,
Le prestataire retenu chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées, dans le but que le traitement réponde aux exigences des textes précités et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Article 3 — Déroulement des opérations de vote
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation du vote électronique par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.
Article 4 – Établissement des listes électorales et transmission
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise. L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.
Article 5 — Cellule d'assistance technique et sécurité
Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-10 du Code du travail, une cellule d'assistance technique du prestataire sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. La cellule d’assistance technique comprendra les représentants du prestataire retenu. En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique : -Procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, a un test du système de vote électronique et vérifiera que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ; - Procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ; -Contrôlera, a l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera intégré dans la solution.
Article 6 — Caractéristiques du matériel de vote
Le prestataire assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié aux élections professionnelles de l'entreprise. Les professions de foi des
listes candidates seront accessibles sur le site dédié. Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. Des dispositions spécifiques pourront être prévues dans le cadre du protocole d'accord préélectoral.
Article 7 — Modalité d'accès au serveur de vote
L’adresse du site informatique de vote ainsi que les moyens personnels d’authentification seront communiqués aux collaborateurs selon les modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral.
Article 8 — Garantie de confidentialité et stockage des données pendant la durée du scrutin
Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-6 du Code du travail, Le système retenu devra permettre d'assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, d’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système en application des dispositions de l’article R. 2314-7 du Code du travail. Afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail (article R. 2314-7), le flux du vote et celui de l'identification de l’électeur seront séparés, traités par des systèmes électroniques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ». Le vote émis par l’électeur sera ainsi crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.
Article 9 — Opérations de dépouillement
Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l’arrêté du 25 avril 2007. A l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fera par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes par les administrateurs de chaque Bureau de Vote (Président, Assesseurs). Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-8 du Code du travail, le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Il sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Les membres du Bureau de Vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits par le prestataire retenu.
Article 10 — Durée — Effet
Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée. Les parties conviennent que cet avenant aura vocation à produire ses effets pour chacune des élections professionnelles organisées au sein de 1'UES AXA IM.
Article 11 - Révision - dénonciation
Le présent avenant pourra être révisé dans les conditions prévues à l’article HYPERLINK "https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000033009170?init=true&page=1&query=L.+2261-7-1+&searchField=ALL&tab_selection=all" L. 2261-7-1 du Code du travail, notamment en cas d'évolution des dispositions légales, conventionnelles ou interprofessionnelles en vigueur ou dans l'hypothèse de changements fondamentaux susceptibles d'impacter l'organisation de l'UES AXA IM. Il pourra être dénoncé à tout moment, en tout ou partie, par les parties signataires du présent avenant, dans les conditions prévues aux articles HYPERLINK "https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000006072050/LEGISCTA000006195688?init=true&page=1&query=L.+2261-9+&searchField=ALL&tab_selection=all&anchor=LEGIARTI000006901787" \l "LEGIARTI000006901787" L. 2261-9 et suivants du Code du travail.
Article 12 — Dépôt et Publicité
Le présent avenant fera l'objet, dans le respect des articles L 2231-5-1, L 2231-6 , D.2231-2, D. 2231-6 et D. 2231-7 du Code du travail, d'un dépôt sous forme dématérialisée sur la plateforme « TéléAccords ». Le présent avenant fera également l’objet de dépôt d’un exemplaire auprès du secrétariat greffe du Conseil de Prud'hommes de Nanterre. Le présent avenant sera notifié à l’ensemble des Organisation Syndicales Représentatives au sein de l’UES AXA IM. Il entre en vigueur le lendemain du jour de son dépôt. Un exemplaire original dûment signé par les Parties est remis à chaque signataire.
Annexe :
Cahier des Charges
Fait à Puteaux le 8 mars 2024
Pour les Sociétés de l’UES AXA INVESTMENT MANAGERS
xxxxxxxx
Pour la CFDT
xxxxxxxx
Pour la CFE/CGC
xxxxxxxx
Pour l’UGICT-CGT
xxxxxxxx
Annexe sur l'adoption du vote électronique
dans le cadre des élections professionnellesau sein de l'UES AXA IM
CAHIER DES CHARGES
Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel aux élections professionnelles au sein de l’UES AXA IM
Sommaire
TOC \t "PE Titre niveau 1;1;PE Titre niveau 2;2;PE Titre niveau 3;3;PE Titre niveau 4;4" 1 -Présentation générale des besoins : vote électronique PAGEREF _Toc160137323 \h 9
1.1 -Contexte de mise en œuvre du vote électronique PAGEREF _Toc160137324 \h 9
1.2 -Nature des prestations attendues. PAGEREF _Toc160137325 \h 9
2 -Fonctionnalités attendues du système de vote électronique. PAGEREF _Toc160137326 \h 10
Système de vote électronique distant. PAGEREF _Toc160137328 \h 10 Période des élections. PAGEREF _Toc160137329 \h 10 Nature des élections. PAGEREF _Toc160137330 \h 10 Sécurisation du système proposé. PAGEREF _Toc160137331 \h 10
2.10 -Dispositifs de secours PAGEREF _Toc160137345 \h 13
3 -autres prestations à fournir PAGEREF _Toc160137346 \h 14
3.1 -Préparation de l’élection PAGEREF _Toc160137347 \h 14
Constitution du « fichier électeurs » PAGEREF _Toc160137348 \h 14 Objet du « fichier électeurs » PAGEREF _Toc160137349 \h 14 Transmission du « fichier électeurs » PAGEREF _Toc160137350 \h 14 Confidentialité du « fichier électeurs » PAGEREF _Toc160137351 \h 14 Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique PAGEREF _Toc160137352 \h 15 Composition des codes d’accès au système de vote électronique PAGEREF _Toc160137353 \h 15 Adressage des moyens d’authentification. PAGEREF _Toc160137354 \h 15 Transmission du « fichier candidats » PAGEREF _Toc160137355 \h 15 Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique PAGEREF _Toc160137356 \h 15 Contrôles de conformité des listes de candidats PAGEREF _Toc160137357 \h 16
3.2 -Phase de test et de recette du système de vote électronique PAGEREF _Toc160137358 \h 16
3.4 -Gestion informatique et technique du système de vote électronique PAGEREF _Toc160137365 \h 17
Disponibilité du système de vote électronique PAGEREF _Toc160137366 \h 17 Accusé de réception du vote PAGEREF _Toc160137367 \h 17 Conservation des données PAGEREF _Toc160137368 \h 17
Présentation générale des besoins : vote électronique
Contexte de mise en œuvre du vote électronique
Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des représentants du personnel, le vote électronique par Internet. Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des représentants du personnel.
Nature des prestations attendues.
Le prestataire aura en charge :
La gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
La mise en œuvre du système de vote électronique ;
La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.
Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.
Fonctionnalités générales.
Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par l’UES AXA IM mais chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.
Période des élections.
La durée du scrutin sera déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées.
Nature des élections.
Les élections à organiser sont des élections professionnelles (notamment représentants du personnel au comité social et économique ou, par extension, représentants du personnel au conseil d’administration).
Sécurisation du système proposé.
Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »)
Par ailleurs, le prestataire fournira à L’UES AXA IM les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique.
Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes :
L’électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote gratuitement à partir de tout outil connecté à Internet.
Le prestataire assurera la génération et la transmission sécurisées des codes d’accès au site de vote aux électeurs
Après identification, le service affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer.
L’électeur choisit une élection (il pourra participer à l’élection des titulaires et des suppléants du CSE dans le collège électoral auquel il appartient). Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables.
Le service affiche les listes de candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur.
L’électeur peut :
Choisir une liste complète (présentation par défaut),
Décocher des noms,
Voter blanc.
Son choix lui est rappelé et il peut le modifier.
L’électeur confirme alors son vote.
L’affichage de l’accusé de réception lui confirme l’enregistrement ferme et définitif de son vote.
À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre ultérieurement.
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote.
A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés
A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
Procédure d’ouverture de l’élection
L’ouverture de l’élection est réalisée automatiquement par le prestataire avec la validation des membres du bureau de vote désignés au sein de l’UES AXA IM. Étapes La procédure d’ouverture de l’élection comportera les étapes « en ligne » suivantes :
Le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides
Le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge
Le contrôle du scellement du système de vote électronique
Procédure de fermeture de l’élection
Étapes
La procédure de fermeture de l’élection comportera les étapes « en ligne » suivantes, en présence du Prestataire dans les locaux de l’UES AXA IM :
Le contrôle du scellement du système de vote électronique
Dès la fin du scrutin, le contenu de l’urne, les fiches d’émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes « en ligne » suivantes :
L’édition de la liste des émargements Internet,
Le déchiffrement des suffrages Internet,
L’édition des résultats de l’élection ; compteurs de voix par élection, par liste et par candidat
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
Scellement du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffrera le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin ne sera ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.
Deux niveaux de chiffrement seront mis en place :
Le chiffrement sera assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement. La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se feront selon le protocole HTTPS. Ainsi, le chiffrement du bulletin commencera dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il sera impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote, les délégués syndicaux et les agents habilités de la Direction des Ressources Humaines. Pendant la période du scrutin les listes d'émargement ne seront accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Pendant le déroulement des opérations électorales, le taux de participation sera accessible aux membres du bureau de vote.
Assistance technique
Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.
Dispositifs de secours
Le système de vote électronique sera dupliqué sur 2 plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prendra le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
autres prestations à fournir
Préparation de l’élection
Constitution du « fichier électeurs »
Les
listes électorales sont constituées par la Direction de l’UES AXA IM. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par la Direction de l’UES AXA IM par collège.
Les listes électorales seront fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales seront consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par la Direction de l’UES AXA IM et seront ensuite fournies au prestataire. Ainsi, le « fichier électeurs » contiendra notamment, pour chaque électeur :
La civilité de l’électeur,
Les nom et prénom de l’électeur,
La date de naissance de l’électeur,
Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),
Le collège de l’électeur
Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile)
L’adresse Email professionnelle de l’électeur
Objet du « fichier électeurs »
Le « fichier électeurs » sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
Permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
Contrôler les accès au système de vote électronique,
Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
Éditer les listes d’émargement.
Transmission du « fichier électeurs »
Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs. Le prestataire proposera, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre la Direction de l’UES AXA IM et lui-même.
Confidentialité du « fichier électeurs »
Le prestataire s’engagera à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique. A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engagera à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.
Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique
A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document. Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.
Composition des codes d’accès au système de vote électronique
Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :
Un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes
Un code secret qu’il sera seul à connaître
Adressage des moyens d’authentification.
Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique, par courrier postal adressé à leur domicile. En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalidera ceux-ci et en communiquera de nouveaux. Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.
Transmission du « fichier candidats »
Les listes de candidats sont établies par les représentants du personnel de l’UES AXA IM et seront transmises par la Direction des Ressources Humaines de l’UES AXA IM au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote. Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de l’UES AXA IM ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral. Les listes de candidats mentionnent notamment :
L’élection concernée,
L’appartenance syndicale le cas échéant,
Les nom et prénom de chaque candidat,
L’ordre de présentation des candidats dans les listes.
Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique
Le prestataire proposera un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique. De même, le prestataire pourra éventuellement proposer à la Direction des Ressources Humaines de l’UES AXA IM un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.
Contrôles de conformité des listes de candidats
Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs. Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture de l’élection dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.
Phase de test et de recette du système de vote électronique
Objectifs
Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organisera un vote test en présence des représentants des bureaux de vote. Le test sera effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote sera entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passera en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés. L’objectif sera de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution. A l’issue du test, le prestataire génèrera 3 clés de déchiffrement qui sont remises au Président(e) et aux deux assesseurs. Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés seront cryptés dès leur expression et resteront cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantira l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.
Étapes de recette
Les étapes de contrôle seront les suivantes :
Réalisation de plusieurs votes,
Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,
Contrôles de la conformité des résultats obtenus,
Validation du dispositif de vote,
Scellement de l’application de vote électronique.
Prestation de conseil et d’assistance de la DRH
Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :
La rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique
La rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique
La rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs
La présentation du système aux partenaires sociaux.
La remise des résultats.
Listes d’émargement
Les listes d’émargements définitives seront remises sur support numérique à l’issue de l’élection.
Résultats bruts
Les résultats bruts comporteront les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils seront consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques. Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».
Résultats élaborés
Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents. Le prestataire proposera ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection. Le prestataire mettra à la disposition du bureau de vote et de la direction les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format pdf. ;
Gestion informatique et technique du système de vote électronique
Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote. La période d’élection aura une durée définie par le protocole d’accord préélectoral. Durant cette période, le système sera disponible 24h/24. Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.
Accusé de réception du vote
L’électeur dispose de la possibilité d’obtenir un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote. Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application. Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage. Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.
Conservation des données
Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
