protocole d’accord préélectoral pour les élections du Comité Social et Economique de la Banque Populaire Grand Ouest
Entre :
La Banque Populaire Grand Ouest, dont le siège social est situé, 15 boulevard de la Boutière, 35768 Saint-Grégoire Cedex, représentée par ……., en sa qualité de Directeur Général Adjoint en charge du Pôle Ressource et Transformation,
Ci-après désignée « la Banque » ou « BPGO »
D’une part
Et
Les Organisations syndicales représentatives au sein de la Banque Populaire Grand Ouest,
SNB CFE-CGC, représenté par ……., Délégués Syndicaux
CFDT, représentée par ……., Délégués Syndicaux
UGICT-CGT, représentée par ……., Délégués Syndicaux
Ci-après désignée « les Organisations syndicales intéressées »
ANNEXE 3 - CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE PAR VOTE ELECTRONIQUE DE L’ELECTION DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE D’ENTREPRISE DE LA SOCIETE BPGO PAGEREF _Toc225953584 \h 17
ANNEXE 4 – DESCRITION DU SYSTEME DE VOTE SLIB PAGEREF _Toc225953585 \h 30
Préambule
Le présent protocole d’accord préélectoral définit les modalités d’organisation du scrutin concernant le renouvellement des mandats du Comité Social et Economique (CSE) qui arrivent à échéance le 13 juin 2026. La Banque Populaire Grand Ouest dispose d’un CSE unique qui couvre l’ensemble de son territoire, de ses établissements et de ses collaborateurs. Conformément aux dispositions légales, les moyens du CSE, les Commissions du Comité et les modalités relatives aux représentants de proximité sont déterminés par accord distinct. En application de l’article L. 2314-5 du Code du travail, ont été invitées par courrier :
les organisations syndicales, qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise ;
les organisations syndicales reconnues représentatives dans l'entreprise,
les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l'entreprise ;
les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel ont été invitées par courrier.
La Banque Populaire Grand Ouest recourra au vote électronique, qui, compte tenu de la configuration de l’entreprise (établissements multiples) et de ses équipements (accès internet sur chaque poste, chaque collaborateur dispose d’un ordinateur, d’un smartphone ou de tablette) est de nature à faciliter la participation des salariés à ce scrutin. Le recours au vote électronique fait l’objet d’un accord spécifique, distinct du présent protocole d’accord préélectoral.
Article 1 : Nombre de sièges
La délégation du personnel du CSE sera composée de :
24 titulaires
24 suppléants.
Article 2 : Date et horaires des élections
Les Parties décident que les élections du CSE auront lieu aux dates suivantes :
Pour le 1er tour :
Du jeudi 4 juin 2026 à 10h00 au jeudi 11 juin 2026 inclus, jusqu’à 14h00
Pour le 2nd tour :
Du jeudi 18 juin 2026 à 10h00 au vendredi 19 juin 2026 inclus, jusqu’à 17h00.
Article 3 : Personnel électeur et éligible – listes électorales
Personnel électeur et éligible
Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-18 et suivants du Code du travail. Sont électeurs, conformément aux textes légaux, tous les salariés sans distinction de sexe ou de nationalité, non déchus de leurs droits électoraux, âgés de 16 ans accomplis et travaillant depuis trois mois au moins à la date du 1er tour de scrutin, soit le 04 juin 2026. En conséquence, ne sont électeurs que les salariés qui étaient inscrits dans les effectifs de l’entreprise au plus tard le 05 mars 2026. Les conditions d’électorat s’apprécient au premier jour du premier tour du scrutin. Sont éligibles, conformément aux textes légaux, tous les salariés sans distinction de sexe ou de nationalité, non déchus de leurs droits électoraux, âgés de 18 ans accomplis et inscrits dans l’entreprise depuis un an au moins à la date du 1er tour de scrutin, soit le 04 juin 2026. En conséquence, ne sont éligibles que les salariés qui étaient inscrits dans les effectifs de l’entreprise au plus tard le 05 juin 2025. Les conditions d’éligibilité s’apprécient au premier jour du premier tour du scrutin. Dans la mesure où ils font partie de l’effectif de la Banque, les salariés en absence longue durée ne sauraient être exclus, tant des électeurs que des éligibles dès lors qu’ils en remplissent les conditions pour cette seule raison. Ne sont pas éligibles les membres du CDG, du COMEX, le Directeur des Relations Sociales et Rémunération ainsi que les conjoints, partenaires d'un pacte civil de solidarité, concubins, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur. L’employeur étant entendu comme étant le Directeur Général.
Listes électorales
Les listes électorales contiendront les informations suivantes :
Les nom et prénom, précédés de la civilité « Monsieur » ou « Madame » ;
L’âge au 04 juin 2026 ;
L’ancienneté Groupe BPCE en année ;
Le statut (mention « Techniciens de Banque » ou « Cadre »).
Les listes électorales seront établies pour chaque collège. La publication de ces listes s’effectuera au plus tard le mercredi 13 mai 2026. Elles seront fournies aux organisations syndicales sous format PDF et un exemplaire papier sera déposé pour consultation à Polaris (1er étage –– DRH Service « Relations Sociales »).
Les contestations qui pourraient naître à la suite de l’établissement de ces listes devront être adressées à la Direction des Ressources Humaines dans les trois jours suivant leur affichage, en application du second alinéa de l’article R. 2314-24 du Code du travail.
Article 4 : Nombre et composition des collèges
Nombre de collèges et répartition du personnel entre les collèges
Le CSE sera composé des deux collèges suivants :
1er collège : Techniciens de la Banque
2ème collège : Cadres.
Les électeurs sont répartis entre les deux collèges en application de l’article L. 2314-11 du Code du travail, suivant leur statut conventionnel.
Les sièges du CSE seront répartis, pour chaque collège, en fonction de l’effectif affecté à chacun : CSE Effectifs Titulaires Suppléants Techniciens de la Banque 1204.9 10 10 Cadres 1592.2 14 14 Total 2797.1 24 24
Les effectifs pris en compte dans le cadre du présent protocole d’accord préélectoral sont arrêtés au 04 juin 2026. Ces effectifs servent de base à la détermination des sièges à pourvoir. Les effectifs seront décomptés sur la base des ETP moyen sur la période du 05 juin 2025 au 04 juin 2026.
Représentation équilibrée des femmes et des hommes
Pour chaque collège électoral, les listes qui doivent comporter plusieurs candidats sont composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits dans le collège électoral (par effet « miroir »).
Cela s’applique à la liste des candidats titulaires et à la liste des candidats suppléants. Les listes doivent être composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
La constatation par le juge, après l’élection, du non-respect par une liste de candidats des prescriptions prévues entraîne, selon le cas :
l’annulation de l’élection d’un nombre d’élus du sexe surreprésenté égal au nombre de candidats du sexe surreprésenté en surnombre sur la liste de candidats au regard de la part de femmes et d’hommes que celle-ci devait respecter. Le juge annule l’élection des derniers élus du sexe surreprésenté en suivant l’ordre inverse de la liste des candidats.
l’annulation de l’élection du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.
Néanmoins, si les listes déposées sont conformes et que la sur-représentativité d’un candidat élu était liée au raturage de certains candidats ou à l’élection au poste de titulaire d’un candidat suppléant, il n’y aura pas d’annulation de l’élection d’un candidat devenu surreprésenté par ces deux causes.
Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-18 et suivants du Code du travail. Lors de la constitution des listes de candidats, une représentation équilibrée des femmes et des hommes sera recherchée, conformément à l’article L. 2314-30 du Code du travail. Ainsi, l'application de la règle de la représentation équilibrée n’ayant pas abouti à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes pour chaque collège, il a été procédé à l'arrondi arithmétique suivant :
1° - Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;
2° - Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
(e.g. si 5,49, alors 5. Si 5,50, alors 6)
Les listes de candidats comporteront donc, pour chaque collège et chaque liste (titulaires et suppléants), un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur les listes électorales, à savoir :
CSE LISTES ELECTORALES Répartition de femmes et d’hommes inscrits sur les listes électorales
Nombre % Techniciens de la Banque 1382 947 femmes435 hommes 69% femmes31% hommes Cadres 1595 757 femmes
838 hommes
47% femmes 53% hommes
Cette information sera portée à la connaissance des salariés via l’intranet de la Banque, dès la signature du présent protocole d’accord préélectoral. Une mise à jour de la proportion des femmes et hommes sera transmise aux organisations syndicales avant la date butoir de dépôt des listes de candidats.
Article 5 : Listes de candidats
Syndicats et salariés habilités à présenter des listes de candidats
Pour le premier tour des élections, seules les organisations syndicales visées ci-après sont habilitées à présenter des listes de candidats :
Tout syndicat reconnu représentatif au sein de BPGO ;
Tout syndicat ayant constitué une section syndicale dans la Banque ;
Tout syndicat affilié à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel, même s’il n’a pas de section dans la Banque ;
Tout syndicat qui dispose d’une ancienneté de deux ans et qui satisfait aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance et dont le champ professionnel ou géographique couvre la Banque.
Si un second tour est organisé, les listes de candidats seront constituées dans les conditions suivantes :
Les candidatures sans étiquette sont admises ;
Les organisations syndicales ayant déposé une liste au premier tour ne sont pas tenues de déposer une nouvelle liste. Dans l’hypothèse où l’organisation syndicale souhaiterait déposer une liste différente de celle présentée au premier tour, elle en informera par écrit la Banque.
Élaboration des listes de candidats
Les organisations syndicales peuvent présenter une liste commune. Dans cette hypothèse, il leur appartient, lors du dépôt de la liste de candidats, d’indiquer à la Banque, la répartition des suffrages exprimés pour chacune des organisations syndicales. A défaut, la répartition des suffrages se fera à part égale entre les organisations concernées.
Un salarié peut se porter candidat comme titulaire et comme suppléant. Il peut être élu à ces deux titres mais le cumul des fonctions est interdit. La double candidature aux fonctions de titulaire et de suppléant sous-entend cependant la volonté d'être élu en premier lieu titulaire.
La composition des listes, pour chacun des deux scrutins, se fera librement sans que le nombre de candidats ne dépasse le nombre de sièges à pourvoir.
Les listes incomplètes sont admises.
Ces listes seront distinctes pour chacun des scrutins par collège, séparées pour les titulaires et les suppléants. Chacune des listes comporte les noms et prénoms de chaque candidat et, le cas échéant, l’étiquette syndicale de l’organisation syndicale l’ayant présenté, à l’exclusion de toute autre information.
Elles sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à l’épuisement d’un des sexes.
Dates et modalités de dépôt des listes de candidats
La date limite de dépôt des candidatures est fixée au :
Mercredi 13 mai 2026 à 12h00 pour le 1er tour,
Vendredi 12 juin 2026 à 14h00 pour l’éventuel 2nd tour.
Ces listes seront envoyées en recommandé avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge auprès de la DRH Service « Relations Sociales » (1er étage – bâtiment Polaris auprès de …….). Elles peuvent également être transmises par courriel avec accusé de réception à l’adresse mail …….. Dès réception du courriel, une confirmation sera transmise.
Un document type sera fourni aux organisations syndicales pour dépôt de listes avant le 28 avril 2026.
La Banque affichera et mettra en ligne sur l’intranet les listes de candidats le lundi suivant la date limite de dépôt.
Article 6 : Information des salariés
La Direction des Ressources Humaines fera connaître aux collaborateurs par communication sur l’intranet de la banque les dates et modalités des élections, en particulier quant à l’organisation du vote électronique. La Banque affichera et mettra en ligne sur l’intranet les listes de candidats le lundi 18 mai 2026. La DRH informera les collaborateurs de l’ouverture du site de campagne le lundi 18 mai 2026 pour consultation des professions de foi. Par ailleurs, la société SLIB informera tous les électeurs, par messagerie professionnelle, de l’ouverture des bureaux de vote et du délai jusqu’au terme duquel il est possible de voter. L’entreprise prestataire enverra à chaque électeur son identifiant et une notice explicative nécessaires à la connexion sur le site de vote. En se connectant au site de vote, l’électeur pourra récupérer son mot de passe via la saisie de son courriel ou numéro de mobile de son choix. Cet envoi sera effectué :
Par courrier postal (au domicile), au plus tard le
26 mai 2026 pour les salariés absents
Par courriel (sur la boîte aux lettres électronique professionnelle de chaque Electeur) en mode privé et confidentiel, bénéficiant du caractère inviolable des communications privées,
le 26 mai 2026.
Des mails de relance seront effectués sur la boîte aux lettres électronique professionnelle de l’ensemble des collaborateurs les 06, 10 et 11 juin 2026.
A cette occasion, l’information sur le taux de participation sera communiquée.
Enfin, un troisième code secret, non communiqué à l’électeur, mais dont les éléments qui le composent sont connus de lui, lui sera nécessaire pour pouvoir voter pendant la durée du scrutin. La composition de ce code est définie comme suit : les 2 chiffres du jour de naissance et les 2 premiers chiffres du département de naissance.
Par ailleurs, en cas de perte de son identifiant, l’électeur pourra le récupérer directement sur le site de vote qui sera accessible sur l’intranet de l’entreprise.
Ces mesures permettent de se prémunir contre le risque d’usurpation de l’identifiant et du mot de passe. Comme toute donnée confidentielle permettant l’accès à un espace sécurisé, il appartient à chaque électeur de prendre toutes les précautions nécessaires pour garder ces éléments secrets, afin qu’un tiers (collègue ou personne extérieure à l’organisme) ne puisse pas s’en emparer et se substituer à lui.
Article 7 : Propagande électorale
Au 1er tour, les organisations syndicales, présentant une liste de candidats, pourront remettre à la DRH, leur propagande électorale – profession de foi et photos au format PDF – jusqu’au mercredi 13 mai 2026 à 12h00. Afin d’assurer l’ouverture rapide du fichier, il est recommandé de ne pas dépasser la taille de 800 Ko par fichier. Un test sera réalisé le jour de la recette. De même, au 2nd tour, les organisations syndicales et les candidats libres pourront remettre, à la DRH, leur propagande électorale et les photos des candidatures jusqu’au vendredi 12 juin 2026 à 14h00. Il est rappelé que chaque organisation syndicale doit avoir obtenu l’autorisation de mettre la photo de chacun des candidats pour le respect du droit à l’image. Les organisations syndicales et les candidats libres pourront utiliser les ramettes de papier et les outils de reprographie de la Banque pendant les heures d’ouverture de ce service, pour l’impression des campagnes électorales, après avoir pris au préalable rendez-vous avec le responsable de ce service. Les documents de campagnes préélectorales peuvent être diffusés dès la signature du protocole d’accord préélectoral par les moyens mis à disposition pour l’exercice du droit syndical : panneaux d’affichage prévus à cet effet, mise en ligne sur l’espace intranet de l’entreprise dédié à chaque organisation syndicale, distribution de tracts sur tous supports et de publications aux heures d’entrée et sortie du personnel dans l’enceinte de l’entreprise, envoi des tracts papier dans les unités et agences via le service courrier interne de la Banque. Ainsi, il n’est pas autorisé de déposer des tracts sur les bureaux du personnel (même en l’absence de ceux-ci) ou d’envoyer des mails aux salariés qui n'auraient pas donné leur accord pour recevoir de tels courriels. De plus, chaque organisation syndicale pourra solliciter la diffusion de publication par mail à hauteur de 4 communications maximum, hors quantum de l’article 2.4 de l’accord droit syndical. Ces communications auront lieu les mercredis 06 mai, 20 mai, 27 mai et 03 juin. A ce titre, les organisations syndicales devront adresser, la veille avant 16 heures, leurs communications. Les communications seront regroupées en un seul mail. L’ordre d’affichage des organisations syndicales alternera, comme suit :
Courriel du mercredi 6 mai : CFDT, SNB CFE CGC, UGICT CGT ;
Courriel du mercredi 20 mai : SNB CFE CGC, UGICT CGT, CFDT ;
Courriel du mercredi 27 mai : UGICT CGT, CFDT, SNB CFE CGC ;
Courriel du mercredi 3 juin : CFDT ; SNB CFE CGC, UGICT CGT.
Aucune campagne électorale (distribution de tracts de la main à la main, par voie postale, par courrier interne, par internet ou sous toute forme dématérialisée) ne pourra avoir lieu :
Pour le 1er tour, à compter de l’ouverture du scrutin, soit le jeudi 04 juin 2026 et ce jusqu’à la proclamation des résultats du 1er tour,
Pour le 2nd tour, à compter de l’ouverture du scrutin, soit le jeudi 18 juin 2026.
Sauf cas de force majeure avérée, cette interdiction vise également les visites effectuées, dans cet objectif, à l’initiative des organisations syndicales ou des candidats dans les agences et services du siège. A titre expérimental et de façon exceptionnelle, les organisations syndicales pourront organiser une permanence dans les cafétérias des sites centraux (Polaris, Naonys, Nid de Pie) pour se mettre à disposition des collaborateurs entre le 4 et le 29 mai, de 9h30 à 14h30. Les organisations syndicales informeront la Direction des Ressources Humaines de la date envisagée.
Article 8 : Modalités pratiques du scrutin
Le prestataire de vote électronique choisi pour la mise en place des présentes élections professionnelles 2026 est la société SLIB, conformément à l’accord instituant le vote électronique pour les élections des représentants du personnel de la Banque Populaire Grand Ouest du 20 avril 2018. Le cahier des charges est annexé au présent protocole ainsi qu’à l’accord vote électronique.
Nombre, composition et rôle des bureaux de vote
Les Parties conviennent que le recours au vote électronique impose la mise en place de deux bureaux de vote, un par collège. Ils seront mis en place au siège de la Banque. Les deux tours auront lieu sur le site de Polaris, à Saint Grégoire. Les parties conviennent que les deux bureaux de vote (un pour chaque collège) seront chacun constitués de trois salariés choisis par les organisations syndicales ayant présenté un candidat, parmi les électeurs. Ainsi, pour chacun des deux bureaux de vote, ils désignent leur président qui est en principe le plus âgé, ainsi que 2 assesseurs.
Les bureaux de vote auront en charge le bon déroulement des opérations électorales et le dépouillement des scrutins. Ils seront constitués et leurs noms seront communiqués à la DRH le mardi 5 mai 2026 au plus tard.
Des collaborateurs de la DRH veilleront au bon déroulement des opérations.
Par ailleurs, la DRH communiquera l’identité des membres constituant les bureaux de vote au prestataire en charge des élections, qui se chargera de générer puis de communiquer à ces derniers un code d’accès particulier leur permettant de suivre le déroulement des opérations électorales en temps réel sur le site, de vérifier l’ouverture et la fermeture des opérations de vote et de procéder au dépouillement du scrutin.
En raison du recours au vote électronique et de la simplification des opérations électorales, les membres des bureaux de vote assureront également le dépouillement et la proclamation des résultats.
Chaque organisation syndicale présentant une liste pourra également désigner un délégué de liste et devra communiquer le nom de la personne mandatée au Service « Relations Sociales » au plus tard le mardi 5 mai 2026. Au second tour, les candidats libres pourront également désigner un délégué de liste choisi parmi les électeurs.
Les membres des bureaux de vote recevront une notice explicative sur les opérations à mener, ainsi que leur code d’administration par courriel. Ils sont notamment investis des missions suivantes :
Ils procèdent à la recette du site de vote et valident le système avant scellement,
Ils vérifient l’ouverture et la fermeture des opérations de vote aux heures fixées,
Ils veillent à la régularité des opérations électorales,
Ils répondent aux questions des électeurs,
Ils descellent le système, procèdent au dépouillement des votes, déterminent et proclament les résultats.
Ils établissent le procès-verbal.
Les membres des bureaux de vote auront accès à la liste d’émargement pendant la durée du vote.
Dépouillement des votes
Conformément au Code électoral, le dépouillement des votes s’effectuera par le bureau de vote, en présence des personnes mandatées par chaque organisation syndicale ayant présenté une liste et, le cas échéant, les candidats libres et les représentants de la DRH. Dans le cas où ce dépouillement nécessiterait le déplacement d’un membre des bureaux de vote ou d’un délégué de liste, ce déplacement sera considéré comme temps de travail et les frais de transport pris en charge par l’entreprise.
Le temps passé au dépouillement est considéré comme du temps de travail effectif et rémunéré comme tel.
Le dépouillement consolidé des votes électroniques s’effectuera par les bureaux de vote à la clôture des opérations électorales. Les résultats seront proclamés après dépouillement informatique :
Pour le 1er tour : le jeudi 11 juin 2026 à partir de 14h10 et,
Pour le 2nd tour : le vendredi 19 juin 2026 à partir de 17h10.
Attribution des sièges
Scrutin
Il est procédé à des votes séparés pour les membres titulaires et les membres suppléants, dans chacun des collèges électoraux (Techniciens de la Banque et Cadres).
Chaque électeur vote deux fois : une première fois pour les membres titulaires et une seconde pour les membres suppléants.
Les membres du CSE sont élus au scrutin de liste à 2 tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.
Un second tour sera organisé si, lors du premier tour,
Le nombre de votants est inférieur à la moitié des électeurs inscrits et/ou
Le nombre total de sièges n’a pas été pourvu ou
Aucune liste de candidats n’a été présentée par une organisation syndicale habilitée.
Désignation des élus
Les candidats sont proclamés élus dans la limite du nombre de sièges attribués à la liste à laquelle ils appartiennent et dans l’ordre où ils figurent sur cette liste. Les électeurs ont la faculté de rayer des noms. Toutefois, les ratures ne sont pas prises en compte pour l’ordre de désignation des élus au sein des mêmes listes, si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés pour cette liste. Les ratures sont néanmoins toujours prises en compte, quel que soit leur nombre, pour le calcul de la moyenne de liste et pour le calcul de la représentativité du candidat.
Article 9 : Proclamation des résultats et procès-verbal
Le dépouillement est suivi de la proclamation des résultats par le Président du bureau de vote,
par collège, en distinguant les élus titulaires et les élus suppléants.
Le Président du bureau de vote dresse le procès-verbal des opérations en deux exemplaires auxquels il annexe les listes d’émargements, les signe, ainsi que les assesseurs. Les procès-verbaux mentionnent, le cas échéant, les contestations ou les irrégularités de tous ordres dont le bureau de vote a pu avoir connaissance.
A la suite de la proclamation des résultats, la Banque transmettra, dans les meilleurs délais, par tout moyen, une copie des procès-verbaux aux organisations syndicales qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins, ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.
Article 10 : Dispositions générales
Informations des salariés sur les dispositions de l’accord
Le présent accord fera l'objet d'une large diffusion au sein de la Société. Il sera tenu à la disposition de l'ensemble des salariés, qui pourront en prendre connaissance au service de la Direction des Ressources Humaines, et mis en ligne sur l'intranet de la Société.
Entrée en vigueur du protocole
Le présent protocole d’accord préélectoral entrera en vigueur le lendemain de l’accomplissement des formalités de dépôt.
Durée et révision du protocole
Le présent protocole d’accord préélectoral est conclu pour une durée déterminée, en vue des seules élections du CSE qu’il organise.
Le présent protocole d’accord préélectoral pourra être révisé dans les conditions de l’article L. 226171 du Code du travail. L’avenant de révision éventuellement conclu sera déposé auprès de la DREETS.
Dépôt légal et publicité du protocole
Le présent protocole d’accord préélectoral sera, conformément aux dispositions des articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, établi en un nombre suffisant d’exemplaires pour remise à chacune des Parties contractantes et pour dépôt auprès de la DREETS et du secrétariat du Conseil de Prud’hommes compétents. Cet envoi sera complété de l’envoi d’un exemplaire sur support électronique.
Fait à ………………………, le ………………………….
Pour la Banque Populaire Grand Ouest
Pour les Organisations Syndicales Représentatives
Monsieur ……. Le SNB CFE-CGC, représenté par ……., Délégués Syndicaux
La CFDT, représentée par ……., Délégués Syndicaux
L’UGICT-CGT, représentée par ……., Délégués Syndicaux
ANNEXE 1 – Modalités d’exercice des droits au titre de la loi « Informatique et Libertés »
Vos données à caractère personnel font l’objet d’un traitement par la Banque Populaire Grand Ouest, en qualité de responsable de traitement, pour la finalité suivante : la signature électronique des documents RH. Les destinataires des données sont les collaborateurs de la Direction des Ressources Humaines. Conformément à la réglementation relative à la protection des données personnelles, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement ou de limitation au traitement pour un motif légitime. Ces droits peuvent, sous réserve de justifier de votre identité par la production d’une copie d’un titre d’identité, être exercées à l’adresse suivante :
Par courrier postal : Direction des Ressources Humaines - SIRH
Banque Populaire Grand Ouest 12, RUE DES PILIERS DE LA CHAUVINIERE SAINT-HERBLAIN 44919 NANTES Cedex 9
Par courriel : sirh@bpgo.fr.
Réclamations :
Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle en charge de la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel. En France, l’autorité de contrôle est :
Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) 3 Place de Fontenoy TSA 80715 75334 PARIS Cedex 07
Durée de conservation :
Les données à caractère personnel sont conservées pendant des durées adaptées aux finalités poursuivies :
Pour le traitement visant à gérer la signature des documents RH, les données sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle à laquelle s’ajoute le délai légal de conservation à l’issue de celle-ci.
ANNEXE 2 – RETROPLANNING
27/03/2026 Réunions de négociation du protocole d’accord préélectoral 17/04/2026 Information des salariés sur l'organisation des élections et appel à la candidature 28/04/2026 Affichage des listes électorales 05/05/2026 Date limite de communication de l’identité des membres du bureau de vote 13/05/2026 à 12 heures Limite dépôt des candidatures 13/05/2026 à 12 heures Limite fourniture propagande électorale (profession de foi et photos) 18/05/2026 Mise en ligne intranet des listes de candidat et information de l’ouverture du site de campagne pour consultation profession de foi 26/05/2026 Envoi courriers contenant code/instructions de vote aux électeurs ALD et courriel pour les autres 28/05/2026 Recette site de vote et formation membres du bureau de vote 03/06/2026 Envoi mail code/instructions bureau de vote 6, 10 et 11 juin 2026 Envoi mail code/instructions vote
4 juin au 11 juin 2026
Opérations de vote 1er tour
11/06/2026 à 14h00 Fermeture des urnes internet 1er tour 11/06/2026 Proclamation des résultats 12/06/2026 avant 14h00 Fourniture des listes de candidats pour le 2nd tour
18 juin au 19 juin 2026
Opérations de vote pour le 2nd tour
19/06/2026 à 17h00 Fermeture des urnes internet 2nd tour 19/06/2026 Proclamation des résultats
ANNEXE 3 - CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE PAR VOTE ELECTRONIQUE DE L’ELECTION DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE D’ENTREPRISE DE LA SOCIETE BPGO
INTRODUCTION
Afin de permettre l’usage du vote électronique pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique, la société a étudié la possibilité de recourir au vote électronique proposé par l’article 54 de la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004).
La société a pris contact avec un prestataire, spécialisé dans le développement du vote par internet, et décidé de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions réglementaires en application des articles R2314-5 et suivants du Code du travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.
Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, le scrutin se fera par vote électronique pour tous les salariés.
Le scrutin par voie électronique se déroulera selon le calendrier fixé dans le protocole d’accord préélectoral.
1/ NATURE DU CAHIER DES CHARGES
1.1 Principes de l’élection
La société souhaite utiliser un système de vote par internet à l’occasion des prochaines élections du Comité Social et Economique.
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir : - La sincérité du vote et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne ; - L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ; - L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ; - La confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.
1.2 Modalités de l'élection
Modalités du vote : Vote Electronique :
Le système assurera la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le prestataire communiquera à chaque électeur un courrier contenant les instructions de vote et ses codes confidentiels, la communication pourra se faire par courrier postal, par distribution en mains propres ou par mail selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole d’accord préélectoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du vote, à partir de n’importe quel terminal disposant d’une connexion internet, depuis leur lieu de travail ou domicile en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Une attention particulière sera accordée au vote des électeurs handicapés amenés à voter sur les lieux de travail et le logiciel de vote devra respecter les standards permettant aux handicapés d’utiliser les dispositifs normalisés d’aide à la navigation sur internet.
Le cas échéant, pendant la période d’ouverture du scrutin, des ordinateurs ou tablettes avec une connexion au site sécurisé du prestataire, dont le nombre serait adapté à la configuration notamment géographique de chaque établissement, pourront être mis à la disposition des électeurs sur les lieux de travail. Dans ce cadre, ils devront être installés de telle manière que la confidentialité du vote soit garantie.
Par ailleurs, les électeurs absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail des établissements les plus proches pour voter dans le respect des règles d’accès en vigueur. Ils pourront également voter par internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet ainsi que d’un smartphone.
Le logiciel de vote devra donc absolument éviter tout téléchargement de logiciel sur le navigateur internet du votant tout en permettant le chiffrement du bulletin de vote dès son émission du poste du votant. L’usage de Java ou de cookies est à proscrire sur le poste du votant à cause des problèmes de failles de sécurité qu’il peut générer remettant ainsi en cause la sincérité du scrutin ou l’anonymat du vote.
Le prestataire reproduira sur le logiciel de vote les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises. Les listes seront présentées dans l’ordre prévu au protocole d’accord préélectoral. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme. 3/13 C1 - General
Opérations de dépouillement
A la fin de chaque tour, les membres des bureaux de vote proclameront la fermeture du scrutin et procèderont au dépouillement sur chaque site.
La séance de dépouillement se déroulera de la manière suivante : • Dépouillement du vote par internet par les membres des bureaux de vote ; • Intégration automatisée des résultats du vote internet ; • Edition automatisée des procès-verbaux et calcul des sièges attribués à chaque liste ; • Signature des procès-verbaux et proclamation des résultats par les membres des bureaux de vote ; • Edition automatisée des listes d’émargement et signature par les membres des bureaux de vote.
La solution retenue devra strictement garantir l’anonymat par le non-corrélation entre l’émargement et l’expression de vote par internet sans possibilité de double vote.
Le dépouillement sera réalisé en présence des membres des bureaux de vote. Les résultats du dépouillement seront accessibles via l’interface d’administration du site de vote en ligne au président de chaque bureau de vote pour répartition des sièges entre les listes ayant présenté des candidats.
Après établissement du procès-verbal, le président du bureau de vote proclamera les résultats et indiquera les noms des élus.
Le procès-verbal sera porté à la connaissance du personnel, par affichage dans les établissements ou via intranet.
Chaque procès-verbal portera obligatoirement les renseignements suivants : - Résultats des votes : nombre d'inscrits, de votants, de bulletins blancs, des suffrages exprimés et nombre de voix obtenues par liste ; - Contestations, irrégularités : mention explicite des contestations ou des irrégularités de tous ordres dont le bureau de vote a pu avoir connaissance.
Les informations seront accessibles via l’interface d’administration du vote en ligne aux membres du bureau de vote concerné avec les données suivantes : - Quotient électoral ; - Pour chaque liste : nombre de voix recueillies, moyenne des voix, nombre de sièges attribués au quotient, à la « plus forte moyenne », ou tenant compte des règles de parité ou de préséance du poste titulaire par rapport au poste suppléant.
Le président du bureau de vote attribuera les sièges comme décrit ci-dessous :
Dans un premier temps, il sera attribué à chaque liste autant de sièges que le nombre de voix recueillies par elle contient de fois le quotient électoral.
Le quotient électoral sera égal au nombre total de suffrages, valablement exprimés par les électeurs, divisé par le nombre de sièges à pourvoir ; cette division étant poussée jusqu'aux décimales nécessaires pour parvenir au résultat le plus juste. 4/13 C1 - General
Dans un second temps, s'il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants seront attribués sur le principe de « la plus forte moyenne ».
A cet effet, le nombre de voix obtenues par chaque liste sera divisé par le nombre, augmenté d'une unité, des sièges déjà attribués à cette liste. Les différentes listes seront classées dans l'ordre décroissant des moyennes ainsi obtenues. Le premier siège à pourvoir sera attribué à la liste ayant la plus forte moyenne. Il sera procédé successivement à la même opération pour chacun des sièges restant à pourvoir.
Si deux ou plusieurs listes ont la même moyenne et s'il ne reste qu'un siège à pourvoir, le siège restant sera attribué à la liste qui a le plus grand nombre de voix.
Si deux ou plusieurs listes ont également recueilli le même nombre de voix, le siège sera attribué au plus âgé des deux candidats en présence, pris dans l'ordre des listes en concurrence.
En cas d’égalité de voix entre deux candidats ayant obtenus le même nombre de voix après raturage à plus de 10%, le siège sera attribué au plus âgé des deux candidats.
Dans le cas où une liste incomplète obtient un nombre de sièges supérieur au nombre de candidats y figurant, les sièges non pourvus seront attribués aux autres listes, selon la règle de la plus forte moyenne indiquée ci-avant.
Enfin, il conviendra d’appliquer la règle de la parité qui attribue aussi les sièges par effet « miroir » du pourcentage homme/femme du collège votant.
Les listes seront composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.
Lorsque l’application de cette disposition n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il sera procédé à l’arrondi arithmétique suivant : - Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5, - Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprendra indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
La constatation par le juge, après l’élection, du non-respect par une liste de candidats des prescriptions prévues entraînera, selon le cas : - L’annulation de l’élection d’un nombre d’élus du sexe surreprésenté égal au nombre de candidats du sexe surreprésenté en surnombre sur la liste de candidats au regard de la part de femmes et d’hommes que celle-ci devait respecter. Le juge annulera l’élection des derniers élus du sexe surreprésenté en suivant l’ordre inverse de la liste des candidats. - L’annulation de l’élection du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.
2/ INTERVENANTS
2.1 – Organisation des élections
La conduite des opérations ainsi que la gestion opérationnelle et financière du marché seront suivies par la société, maître d'œuvre des différentes opérations électorales objet du présent cahier des charges.
2.2 Le Prestataire
Références
Le prestataire fournira des informations permettant d’évaluer son savoir-faire en ce qui concerne les opérations électorales. Il pourra fournir des références équivalentes en termes de volumétrie du nombre de votants potentiels et de performances et être capable d’organiser sur simple demande un contact avec les références citées.
Le prestataire devra s’engager à assurer en permanence, pour ce qui est de ses prestations, l’anonymat du vote, l’unicité du vote, la liberté de choix des électeurs, l’intégrité du vote, le secret du vote et la sincérité du scrutin (ci-après les « principes électoraux »). De façon générale le prestataire devra s’engager à assurer et garantir la sincérité du scrutin et à en permettre le contrôle effectif par le juge de l’élection.
Coordination, suivi de l’opération et garanties
Le prestataire indiquera les correspondants désignés par son entreprise pour le suivi de l’opération et pourra communiquer leurs curriculum-vitae attestant leur expérience en conduite d’opérations électorales. Le prestataire pourra indiquer le recours éventuel à des sous-traitants, il détaillera les opérations confiées à la sous-traitance.
Le prestataire indiquera le ou les sites de production du matériel de vote et la localisation des serveurs du système de vote électronique sur le territoire national, ceux-ci devront être accessibles sur simple demande pour une visite.
Le prestataire devra disposer d’un site de production de secours disposant des mêmes capacités de traitement que son site de production principal et capable de reprendre l’exploitation du site principal en cas de défaillance de ce dernier.
Le prestataire devra être propriétaire de ses accès réseaux, de ses serveurs et de sa technologie de vote électronique, il devra être ainsi capable le cas échéant d’apporter toute modification nécessaire à son code-source pour répondre aux besoins du marché et disposer de sa propre équipe de développement.
En cas de recours contentieux, le prestataire devra être capable de répondre à toute demande d’expertise judiciaire à la demande du juge électoral et d’apporter toute preuve du respect de la technologie proposée aux principes électoraux tels que définis ci-dessus.
Le prestataire devra certifier, sous sa responsabilité exclusive, que le ou les logiciels qu’elle a développés ou qu’elle a modifiés et qu’elle utilise pour les opérations électorales (ci-après le « logiciel ») ainsi que les procédés qu’elle met en œuvre pour réaliser ces opérations sont de nature à assurer, à tout moment, le respect des principes électoraux.
Afin de s’en assurer, et, si besoin est, d’en administrer la preuve, le prestataire devra attester avoir réalisé et fait réaliser par des personnes qualifiées et indépendantes les tests nécessaires, notamment que : - Le logiciel a fait l’objet d’un audit détaillé, incluant notamment les questions de sécurité, destiné à s’assurer du respect des principes électoraux ; - Le logiciel ne contient aucune fonction espionne ; - Le logiciel a fait l’objet d’une recette fonctionnelle et technique interne dont les résultats ont été positifs au regard du respect des principes électoraux (ci-après la « recette interne »).
Le prestataire devra s’engager à prendre toutes les mesures nécessaires afin de conserver, sans possibilité de changement : - Une copie scellée de la version du logiciel ayant fait l’objet de l’audit et de la recette interne ; - Le rapport de l’audit.
Le prestataire devra s’engager de pouvoir justifier de leur caractère original et fidèle.
Toute jurisprudence relative aux opérations électorales déjà effectuées par le prestataire devra être fournie sur simple demande.
3/ DEFINITION DU BESOIN
Pour l’organisation de l’élection par voie électronique par internet, le prestataire devra assurer pour l'opération électorale : - La fourniture d’un logiciel de vote électronique et d’administration du vote par internet dans un environnement sécurisé ; - La fourniture d’un système de vote configuré selon les modalités de l’élection ; - La disponibilité d’un support technique pendant la durée de l’opération.
3.1 Fonctionnalités générales attendues
Le prestataire devra mettre en œuvre les moyens permettant d’assurer : - La coordination de l'opération en relation avec la société ; - Une assistance technique pour les organisateurs de l’élection ; - La réalisation, diffusion et gestion des différents courriers vers les électeurs ;
- Le traitement du fichier des électeurs, pour la gestion des codes d’identification et d’authentification et de la liste d’émargement ; - Le traitement et l’intégration des listes de candidats ; - La gestion des votes par internet durant la période du scrutin ; - Le dépouillement et calcul automatique des résultats du vote électronique ; - La fourniture d'une liste d'émargement et de résultats dans un format permettant sa diffusion ; - La conservation des fichiers pendant les délais de recours ; - La destruction des archives.
3.2 Contraintes
Les données relatives aux électeurs et à leurs votes devront faire l’objet de deux traitements automatisés distincts, dédiés et isolés : le traitement de la liste électorale et le traitement de l'urne électronique. Le traitement de la liste électorale aura pour objet de fournir à chaque électeur, des codes lui permettant d’exprimer son vote par voie électronique, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer la liste d’émargement. Le traitement de l'urne électronique aura pour objet, pour les suffrages exprimés par voie électronique, de collecter les votes des électeurs qui doivent être chiffrés et de déterminer les résultats après dépouillement opéré par les membres du bureau de vote.
3.3 La plate-forme de vote électronique
La plateforme de vote sera constituée de l’ensemble des développements informatiques réalisés spécifiquement pour gérer un processus complet d’élection.
La solution proposée devra obligatoirement comporter une architecture de type client léger sans aucun téléchargement sur le poste de l’électeur. Les échanges seront chiffrés par usage du protocole HTTPS/TLS et d’un chiffrement du bulletin dès son émission indépendante du chiffrement HTTPS/TLS.
Il comprendra obligatoirement : - Un site internet sécurisé, accessible via des codes d’identification ; - Une application informatique permettant l’ensemble des traitements nécessaires ;
- Une séparation stricte des données sera assurée :
o pour le fichier des électeurs,
o pour la réception des votes (urne électronique).
Le prestataire décrira sous forme de schémas commentés l’architecture (logicielle, matérielle et réseau) qu’il compte mettre en œuvre, ainsi que les flux associés. En particulier, il précisera les positions des serveurs web et des serveurs de données dans l’architecture et les différents dispositifs techniques de sécurité. Il donnera aussi une cartographie des différents flux générés (exploitation, administration, maintenance, …).
Un site géographiquement distant ou de redondance devra obligatoirement être prévu. Les mécanismes mis en œuvre pour assurer la communication entre les 2 sites seront décrits, notamment en cas de défaillance du site principal. Quelle que soit la solution proposée, le système de vote devra être opérationnel à la date définie au calendrier de la prestation.
La plateforme sera ouverte sur internet. Elle devra de ce fait intégrer tous les mécanismes de sécurité physique et logique adéquats pour assurer : - La fiabilité de l’ensemble ; - Une protection des accès physiques ; - Un contrôle d'accès logique ; - Une gestion des droits ; - L’intégrité des données ; - La protection contre toutes les attaques et codes malveillant pouvant perturber le bon fonctionnement des applications ou la régularité du scrutin.
Le prestataire devra s’assurer du bon fonctionnement permanent de la plateforme au moyen de logiciels de surveillance adaptés. Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties devra pouvoir prendre le relais du système principal en cas de panne. Tous les incidents liés à la plate-forme seront remontés à la société. Tous les accès et tentatives d’accès au système seront tracés.
Disponibilité de la plateforme
La disponibilité de la plateforme devra être maximale. Cette disponibilité sera assurée tant au niveau matériel qu’au niveau accessibilité réseau. L’infrastructure réseau devra permettre d’assurer durant toute la période du scrutin l’accessibilité à la plateforme de vote. Durant la période de vote les électeurs devront pouvoir utiliser le site 24 h/24, 7j/7 sans aucune interruption. Tout incident entravant la disponibilité de la plateforme devra être tracé et remonté à la société. Le prestataire indiquera le temps de rétablissement en cas d’incident.
Accessibilité de la plateforme
L’ensemble des électeurs disposera d’un environnement de travail très hétérogène et largement décentralisé. En conséquence, le prestataire devra proposer une solution technique minimisant la logistique du support et de déploiement de l’accès à l’application de vote et s’affranchir autant que faire se peut de toute contrainte matérielle. Aussi le système réalisé avec une interface en mode HTTPS devra pouvoir être utilisé à minima depuis tout ordinateur fonctionnant sous Linux/Unix, MacOS ou Windows avec les navigateurs les plus courants dans leurs versions actuelles les plus utilisées (Internet Explorer, Edge, Firefox, Chrome, ou Safari) ainsi qu’à partir de smartphone ou tablettes utilisant des versions actuelles des navigateurs les plus courants.
Le système devra être capable de traverser les firewalls et proxy de façon transparente. Dans la mesure du possible, les contraintes techniques de mise en œuvre (adresse IP, noms de domaines, ports ouverts, NAT, filtrage, firewall, proxy) seront minimales. Les numéros de ports des protocoles réseaux utilisés seront normalisés. L’ensemble des pré requis techniques sera clairement indiqué. L’accès à la plateforme par les électeurs se fera exclusivement en HTTPS, seul ce port devra être obligatoirement ouvert depuis le client à destination de la plate-forme. Les flux d’administration et de gestion seront également chiffrés en mode HTTPS.
Accès au système de vote
L’accès au système sera limité aux utilisateurs autorisés. Tous les accès au système seront tracés. Les utilisateurs devront se connecter par l’utilisation d'un code d'identification personnel. L’identité de chaque utilisateur (administrateur, gestionnaire) accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur. Les accès par identifiant/mot de passe seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs (mot de passe de longueur suffisante, modification des identifiants en cas de vol, etc.).
Recette
La solution proposée devra être "recettée" par les organisateurs. A cet effet, la documentation nécessaire sera fournie et l’accès à la plateforme de recette sera proposé.
Maintenance
Durant toute la durée du vote, le produit bénéficiera d’une maintenance technique et Applicative.
Fonctionnalités du système de vote électronique
Horodatage
L’outil devra assurer une fonction d’horodatage permettant de garantir la date et l’heure certaines, notamment lors du vote de chaque électeur. L'heure de référence pour l'opération de vote et de clôture, affichée à l'écran, sera celle de Paris.
Chiffrement
La solution devra utiliser le chiffrement de la communication et celui des bulletins de vote indépendamment. La procédure de chiffrement/déchiffrement ne devra pas complexifier le processus de vote de l’électeur. Aucun téléchargement d’une application sur le poste de l’électeur ne doit être nécessaire pour le cryptage des bulletins. 10/13 C1 - General
Vérifiabilité
L’électeur devra être capable de constater par lui-même que le choix qu’il a émis est bien conforme au bulletin enregistré dans l’urne au moment de la validation.
Procédure de vote
Le système de vote devra permettre :
Le vote blanc,
Le raturage dans une liste,
À l’électeur de revenir sur son choix avant validation,
La confirmation obligatoire du choix pour l’enregistrement du bulletin dans l’urne électronique,
La possibilité pour l’électeur de conserver une trace de son vote (impression d’un accusé de réception avec date et heure d’enregistrement du bulletin, à l'exclusion de toute information sur la nature de son vote).
Le système de vote devra interdire :
De sélectionner plus d’une liste,
De voter plusieurs fois,
Tout lien entre le nom de l’électeur et son vote.
3.4 Mise en place d’un processus électoral
Moyens d’identification et d'authentification
A partir du fichier des électeurs, le prestataire générera pour chacun des électeurs un identifiant et un mot de passe. Les identifiants et mots de passe seront adressés aux électeurs directement par le prestataire selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole d’accord préélectoral.
Conformément à la recommandation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique du 25 avril 2019, le système de vote dont le scrutin présente un risque de niveau 2 devra prévoir : - des codes d’accès dédiés à l’élection et remis aux électeurs de manière sécurisée, via deux canaux de communication distincts définis avant l’élection, afin de réduire les risques d’interception par un tiers ; - de compléter ce processus d’authentification en demandant à l’électeur de répondre à une question secrète non triviale dont il est le seul à connaitre la réponse avec le responsable de traitement.
Les codes de vote par internet pourront être réédités pendant le scrutin en cas de perte ou de non-réception via une hotline mise en place à cet effet par le prestataire, le cas échéant par la société.
Écrans de vote
Les résolutions d’écran des postes des électeurs sont variables. La solution devra proposer une ergonomie adaptée au profil « électeur » des utilisateurs de ce type de service Web en mode
Responsive Web Design.
L’application de vote doit supporter tout type de navigateur en mode HTTPS (version TLS), Internet Explorer, Edge, Firefox, Safari, Chrome, etc… être compatible avec le niveau le plus bas de Javascript V1.1, et répondre aux standards du W3C et du WAI pour la compatibilité des interfaces pour les personnes handicapées, malvoyantes et non-voyantes (norme Web Accessibility Initiative).
La solution devra respecter autant que possible les recommandations relatives aux temps de réponses variables d’internet, en particulier le poids des pages devra être limité.
Compte tenu du niveau informatique disparate des électeurs, une ergonomie particulièrement simple du site internet sera mise en place.
Il sera clairement fait mention de la date de la clôture de vote sur l’écran d’accueil ainsi que les coordonnées et heures d'ouverture de l'assistance utilisateur.
Paramétrage de l’élection
L’organisateur de l’élection fournira le fichier des électeurs, permettant l’attribution d’un code d’identification et l’établissement de la liste pour l’émargement.
L’organisateur de l’élection fournira le fichier avec les listes et leurs candidats dans l'ordre de présentation ainsi que les logos des listes candidates en format GIF de 500 Ko (80x80 pixels) et leurs professions de foi en format PDF d’un maximum de 2 Mo.
Le prestataire devra intégrer ces données au système de vote de façon à ce que toutes les listes candidates soient affichées sur une seule page. En cas de nécessité, la visibilité des candidats associés à la liste peut s’effectuer au moyen d’un ascenseur vertical. En aucun cas, un ascenseur horizontal ne doit être utilisé.
Interface de contrôle
Le Prestataire mettra à la disposition des membres du bureau de vote et des scrutateurs une interface de contrôle du système. Elle répondra aux mêmes spécifications techniques que le système de vote.
L’autorisation d’accès sera limitée aux utilisateurs habilités.
L’accès à l’interface de contrôle sera sécurisé selon le protocole HTTPS.
L’identité de chaque utilisateur habilité accédant à des zones réservées de la plate-forme devra pouvoir être vérifiée par le système. Chaque identifiant devra pouvoir être associé à un profil utilisateur. Les accès par identifiant/authentification seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs.
Tests et recette
Avant ouverture de la période de vote, la recette devra d'abord permettre de constater, après paramétrage de l’élection : - Le bon fonctionnement du processus de connexion, - La présence de la liste d’émargement, - La présence et l’exactitude des listes candidates et des candidats associés, - La présence et l’exactitude des professions de foi et des logos, - Le fonctionnement du processus de vote, - Le fonctionnement du processus de dépouillement.
Le prestataire s’engage à rectifier toute erreur constatée pendant cette recette, avant ouverture de la période de vote.
Après la recette validée, le prestataire : - Détruira les comptes fictifs ayant permis les contrôles, - Scellera les listes de candidats, - Remettra à zéro le compteur des votes, - Videra et scellera l’urne électronique.
Après ouverture de la période de vote ce système de contrôle devra ensuite permettre d’avoir accès, exclusivement en lecture seule et sans modification possible, aux nombres de bulletins dans les urnes électroniques et aux listes d’émargement correspondantes.
Période de vote
L’ouverture du système de vote par internet se fera à l’heure prévue dans le protocole d’accord préélectoral, les électeurs devront avoir la possibilité de voter 24h/24 et 7j/7.
Au moyen de l’interface d’administration du vote, les membres du bureau de vote vérifieront avant l'ouverture de la période de vote électronique que l’urne est vide et scellée.
La validation du vote par l’électeur engendrera automatiquement : - L’émargement dans le fichier des électeurs, - L’enregistrement du bulletin de vote dans l’urne électronique, - L’impossibilité de revoter, - La présentation à l'électeur d'un accusé de réception électronique mentionnant la date et l’heure de validation de son vote.
Le système de vote se fermera automatiquement à la clôture du scrutin rendant impossible l’enregistrement de votes après la clôture du scrutin. Un délai de grâce de 10 minutes permettra aux électeurs qui se sont connectés juste avant l’heure de fermeture du scrutin de terminer leur vote.
4/ ASSISTANCE
4.1 Aux électeurs
Pendant la phase de vote par internet aux jours et heures ouvrées une hotline sera mise en place par la cellule technique pour :
- Répondre aux problèmes rencontrés par les électeurs sur l’utilisation du système de vote (de connexion, de compréhension du système…) ; - Envoyer des demandes de réédition des codes perdus ou non-reçus via le système d’administration de la liste électorale du prestataire. Le mode courant de renvoi des codes se fera par courrier électronique ou SMS par le système d’administration après authentification stricte de l’électeur par l’organisateur de l’élection sans que ce dernier ne puisse prendre connaissance des codes de l’électeur.
4.2 A l’organisateur de l’élection de la société
Pendant toute la durée de l'opération, le prestataire veillera au bon déroulement des opérations de vote, il assurera l'assistance également pour : - Les problèmes liés à l'utilisation de l’interface d'administration, - L’information sur tout incident touchant au vote ou au fonctionnement du système, - Les problèmes liés à l'utilisation des codes des administrateurs et assesseurs, - L’assistance à l’édition des résultats, des procès-verbaux et de la liste d'émargement.
4.3 Documentation
Le prestataire fournira : - Une documentation sur le système de vote, - Une documentation sur le système de dépouillement, - Une documentation sur le système d'administration pour le renvoi des codes.
Le prestataire fournira un rapport complet sur le cas échéant des incidents.
Le prestataire fournira les éléments collectés et enregistrés par la hotline indiquant le nombre d’appel, le type d’appel, le nom des électeurs ayant demandé une réédition de leurs codes.
5/ PUBLICATION
Ce cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail. Il sera mis sur l'intranet de l'entreprise lorsqu'il en existe un.
ANNEXE 4 – DESCRITION DU SYSTEME DE VOTE SLIB
1. Périmètre du Service
Le Service couvre :
La mise à disposition d’une plateforme sécurisée de vote électronique.
L’hébergement et la maintenance des serveurs.
Le support technique et l’assistance aux utilisateurs.
La surveillance et le pilotage de la plateforme en temps réel.
L’application des mises à jour de sécurité.
La scalabilité du service pour s’adapter aux besoins évolutifs du client.
L’accompagnement du client dans la mise en œuvre de ses élections, y compris le paramétrage du scrutin et l’assistance aux administrateurs.
Le stockage puis la destruction des données en conformité avec le texte réglementaire européen du 25 mai 2018 relatif à la Protection des Données Personnelles (RGPD).
1.1. DUREE ET RENOUVELLEMENT
Le présent SLA est conclu pour toute la durée de l’élection et dans des modalités conformes aux Conditions générales de Vente.
1.2. GOUVERNANCE DU PROJET
Une gouvernance projet est définie afin d’assurer un suivi rigoureux de la mise en œuvre et de l’exploitation de la Solution de vote électronique. Cette gouvernance comprend :
Une réunion de cadrage du projet électoral
Des comités de suivi périodiques entre SLIB et le Client.
La définition des rôles et responsabilités des parties prenantes.
Des mesures de performance et de satisfaction suivies régulièrement
L’ensemble des points d’engagement sont décrits dans le guide d’accompagnement dans le cadre d’élections professionnelles CSE.
Respect du calendrier :
Livrables : Taux de respect des délais de livraison (nombre de jours de retard imputables exclusivement à SLIB / délai initial) Objectif : ≥ 95 % Exemple : retard dans la mise à disposition des résultats à l’issue du scrutin. Jalons : Taux de respect des jalons (nombre de retards imputables à SLIB / nombre total de jalons) Objectif : ≥ 90 % Exemple : décalage de l’ouverture du scrutin
NB : Les jalons relatifs aux dates de démarrage et de clôture des votes constituent des engagements fermes et ne peuvent en aucun cas être retardés.
1.3. GARANTIES DE PERFORMANCE DE LA SOLUTION DE VOTE SLIB s'engage à assurer :
une disponibilité de la Solution de vote supérieure ou égale à 99% sur une base annuelle et de 100% pour la période de VOTE (jusqu’à 8 jours)
un RTO ( Recovery Time Objective) inférieur ou égal à 1h pendant la phase du scrutin.
un RTO ( Recovery Time Objective) inférieur ou égal à 4h pendant la phase préparation.
un RPO (Recovery Point Objective) de 0 pendant la phase du Scrutin
La plateforme est conçue pour accueillir au moins 1 000 votants en accès concurrent, garantissant ainsi une capacité à gérer des pics de charge importants.
Le temps de réponse pour les transactions critiques ne doit pas dépasser 5 secondes, même en période de forte affluence. Les valeurs sur lesquelles SLIB s’engage sont les suivantes :
Pour 1000 utilisateurs simultanés les temps de réponse maximum sont les suivants* :
5 secondes au chargement initial de la Solution (incluant l'authentification).
2 secondes pour l'affichage des IHM liées à des actions simples (exemple: ouvrir une fiche salarié, démarrer un entretien, consulter des pièces jointes...).
5 secondes pour l'affichage du reste des IHM ainsi que celles liées à des actions complexes (exemple: édition d’un rapport complexe, recherche multicritères...)."
2 secondes pour les actions du bureau de vote (à l’exception des actions de Scellement, déscellement et dépouillement qui font l’objet de calculs complexes et de prises d’empreintes) à concurrence de 20 accès simultanés sur les pages dédiées à ces bureaux.
*Les temps de réponse du site mis à disposition du client sont optimisés pour une connexion internet haut débit, équivalente à une couverture réseau 4G ou supérieure, ou à une connexion filaire d’au moins 256 Mbit/s. Des performances dégradées peuvent être constatées en cas de connexion inférieure à ces seuils. 1.4. SECURITE ET CONFORMITE
La sécurité des données est une priorité absolue pour SLIB . Toutes les données sont chiffrées et l'authentification multi-facteurs est utilisée pour protéger l'accès à la plateforme.
Des audits de sécurité réguliers sont réalisés pour garantir la conformité aux normes et réglementations, notamment le RGPD, les normes ISO 27001 et la CNIL
Un certificat d’audit sur la version en cours de production est disponible sur demande (voir chapitre Audit et Reporting)
Afin de garantir le bon fonctionnement de la solution Web mise à disposition, le Client s’engage à accéder à la plateforme via un navigateur internet dans une version officiellement supportée et à jour par son éditeur au moment de l’utilisation.
La solution est optimisée pour les navigateurs suivants, dans leurs versions minimales recommandées au 1er janvier 2025 :
L’utilisation d’un navigateur obsolète, non maintenu ou modifié (extensions bloquant des scripts essentiels, navigation privée renforcée, etc.) peut entraîner des dysfonctionnements ou une dégradation des performances, sans que cela ne puisse être imputé à la société SLIB.
1.5. MAINTENANCE ET MISES A JOUR
En dehors des périodes de vote des mises à jour de la plateforme sont effectuées mensuellement (1er dimanche du mois à 5h du matin) pour mettre à niveau nos middlewares ainsi que les patchs de sécurité. Pendant les périodes de votes aucune mise à jour de la plateforme n’est effectuée afin de garantir une constante disponibilité de la plateforme.
1.6. SUPPORT TECHNIQUE
Les incidents techniques critiques sont pris en charge avec un temps de réponse garanti de moins d'une heure.
1.7. ASSISTANCE ELECTEURS
Le dispositif de suivi mis en place par SLIB pour l’assistance aux électeurs, accessible via un numéro vert pendant la période de vote, repose sur les indicateurs suivants : Qualité de Service : QS : 85%, (appels servis / appels reçus – abandons avant 15 secondes) Niveau de Service : NS : 80%, (appels servis en moins de 30 secondes / total des appels servis) DMA : 30 s (durée moyenne d’attente) Les indicateurs sont mis à disposition sous la forme d’un rapport final qui cumulera l’ensemble des indicateurs sur la période complète du VOTE.
1.8. GESTION DES INCIDENTS ET CONTINUITE D'ACTIVITE
Le processus détaillé de gestion des incidents est décrit dans le chapitre 3 du guide d’accompagnement dans le cadre des élections professionnelles CSE. SLIB a mis en place un processus de prise en charge et de gestion des incidents en fonction de leur criticité sous les délais suivants :
1.9. AUDIT ET REPORTING
Des rapports annuels ou systématiques après la mise à disposition d’une nouvelle version majeure de la plateforme de Vote sont à la disposition du client, détaillant les performances et les mesures de sécurité mises en place conformes aux exigences de la CNIL et de l’ANSI. SLIB permet également au client de mandater des tiers indépendants afin d’auditer la sécurité et la performance de la plateforme.
1.10. FORMATION ET DOCUMENTATION
Des sessions de formation initiale sont organisées pour les administrateurs et les utilisateurs finaux afin de garantir une utilisation optimale de la plateforme. Des webinaires trimestriels et une base de connaissances en ligne sont également disponibles pour une formation continue. La documentation inclut des manuels d'utilisation, des guides de configuration et une FAQ.
1.11. ACCOMPAGNEMENT ET PARAMETRAGE
SLIB offre un service d'accompagnement pour la configuration et le paramétrage des élections. Le paramétrage initial est réalisé sous cinq jours ouvrés après réception des éléments attendus par le client (Chapitre 2.4.3 du GUIDE D’ACCOMPAGNEMENT DANS LE CADRE D’ELECTIONS PROFESSIONNELLES CSE.) SLIB garantit un suppléant sur chaque poste clef et en particulier :
Chef de projet : interlocuteur clé en charge de la supervision et du pilotage du projet et de l’enregistrement d’un incident.
Equipe technique : chargée du paramétrage de l’application de vote et du diagnostic dans la gestion d’un incident.
Equipe R&D : responsable du suivi de l’élection et du support correctif sur la solution dans le cadre d’un incident.
Equipes de production : administrateurs de surveillance de nos infrastructures et réseau qui sont "postées" en 24/7 toute l'année.
2. Conclusion
La mise en place de cette annexe relative aux Niveaux de Services (SLA) marque un engagement mutuel entre SLIB et le Client pour garantir des standards de service élevés et une satisfaction client optimale. En définissant clairement les attentes, les responsabilités et les procédures de résolution des problèmes, nous visons à établir une relation de confiance et de transparence. SLIB s’engage à respecter les termes de cet accord et à travailler en collaboration pour atteindre les objectifs fixés.
