ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE
POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2023
Unité Economique et Sociale
BEL
ENTRE LES SOUSSIGNEES :
Bel SA, société anonyme, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 542 088 067, ayant son siège social 2 allée de Longchamp – 92150 Suresnes,
Fromageries Bel Production France, société en nom collectif, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 493 371 595, ayant son siège social 2 allée de Longchamp – 92150 Suresnes,
Fromagerie Boursin, société par actions simplifiée, immatriculée au RCS d’Evreux sous le numéro 304 465 461, ayant son siège social 27 120 Croisy-sur-Eure,
Constituées en Unité Economique et Sociale
ci-après désignées « l’Entreprise », et représentées par Madame Anne-Sophie DELOUSTAL, agissant en qualité de « Directrice des Ressources Humaines France », dûment habilitée à l’effet des présentes,
D’une part,
ET
Les organisations syndicales suivantes, représentatives au sein de l’UES :
La CFE-CGC, représentée par XX dûment mandaté,
La CFDT, représentée par XX dûment mandaté,
La FGTA-FO, représentée par XX dûment mandaté,
La CGT, représentée par XX dûment mandaté,
D’autre part,
IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :
Cet accord a pour objet de définir le cadre du recours et les modalités de mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique conformément à aux dispositions en vigueur et notamment de l’article L2314-26 du Code du travail.
L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.
Dans ce cadre et dans la continuité des précédentes élections professionnelles, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir à nouveau au vote électronique pour organiser les élections des Comités Sociaux et Economiques (CSE) des établissements de l’UES.
Les parties souhaitent recourir en partie au vote électronique afin d’améliorer les processus de vote au sein de l’UES, en permettant notamment :
D’augmenter le taux de participation aux élections,
De simplifier l’organisation du processus électoral,
De faciliter le vote pour les salariés physiquement absents,
D’inscrire le processus électoral dans une démarche digitale et environnementale.
En conséquence, les parties signataires ont convenu de mettre en place le vote électronique selon les conditions et modalités décrites ci-après.
Principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral et notamment :
L’authentification de l’électeur,
L’intégrité du vote (identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré)
L’anonymat du vote (impossibilité de relier un vote émis à un électeur)
L’unicité du vote (impossibilité de voter plusieurs fois pour le même scrutin)
La confidentialité et le secret du vote
IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
Article I – CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD
Le présent accord s’applique automatiquement aux établissements et aux salariés tels que définis ci-après :
Etablissement
Application
Siège (Suresnes) Ensemble des salariés dits « électeurs » Réseaux commerciaux Ensemble des salariés dits « électeurs » Dole Salariés électeurs de statut cadre et TAM Lons Salariés électeurs de statut cadre et TAM Vendôme – La Ferté Salariés électeurs de statut cadre et TAM Sablé Salariés électeurs de statut cadre et TAM Evron Salariés électeurs de statut cadre et TAM Pacy Salariés électeurs de statut cadre et TAM Mayenne Salariés électeurs de statut cadre et TAM Cependant, il est convenu que le présent accord pourra s’appliquer à l’ensemble des salariés, tous collèges confondus sur l’ensemble des sites. Les salariés dits « électeurs » qui ne seraient pas visés par le tableau ci-dessus et pour lesquels, dans le protocole d’accord préélectoral, il n’aura pas été décidé d’étendre le recours au vote électronique pour le collège ouvrier et employés utiliseront le vote papier pour les élections professionnelles.
Article II – MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE
II- 1. Signature des protocoles d’accord préélectoraux
Dans le cadre des élections des établissements distincts de l’UES, chaque établissement signera un protocole électoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges au sein de chaque établissement pour les élections et les heures de délégations accordées. Les protocoles d’accord préélectoraux comporteront chacun, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales.
II – 2. Recours à un prestataire extérieur
Les parties conviennent que les élections seront organisées par une société spécialisée dans les opérations électorales, celle-ci garantissant la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote.
La mise en place du système de vote électronique est confiée à la société ELECTION – EUROPE by SLIB spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet et de lui confier La conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles des articles R2314-5 et suivants du décret pris en application de l’article 1er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007. Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique. En effet, les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (article R2314-7 du code de travail).
II – 3. Recours à un expert indépendant
Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, ELECTION – EUROPE by SLIB doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :
D’une part de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
D’autre part de la Délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.
D’autre part du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles.
D’autre part du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Économique.
D’autre part du Règlement Général sur la Protection des Données (n°2016/679 du 14/04/2016)
Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant une expérience dans l’analyse des systèmes de vote et avoir suivi une formation auprès de la CNIL. Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL. Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la CNIL et remis aux organisations syndicales par le biais des délégués syndicaux centraux ou à défaut, du représentant des organisations qui ne seraient pas reconnues représentatives au sein de l’UES.
II - 4. Information sur le système de vote électronique
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.
À cet égard, chaque salarié concerné par le vote électronique recevra une notice d’information détaillée de sept à quinze jours avant l’ouverture de plateforme de vote (article R2314-12 du code de travail). Cette note explicative précisera les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.
II-5. Cellule d’assistance technique
L'employeur mettra en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire. En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique : -Procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifiera que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ; -Procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement après lequel le système sera scellé ; -Contrôlera, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Election-Europe by SLIB mettra à disposition une assistance technique aux heures et jours ouvrés.
L’assistance portera sur :
les échanges électroniques de fichier
les formats d’échange
l’utilisation des interfaces de gestion et de contrôle
l’utilisation des clefs de dépouillement
la lecture, l’impression ou la récupération des résultats, listes d’émargement ou décompte des votants
Elle comprendra pour chaque établissement :
1 représentant de la Direction
1 représentant par organisation syndicale présente sur le site
1 représentant du prestataire
II-6. Dispositif de secours
Un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article III - DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE
III-1. Etablissement des fichiers
Les listes d’électeurs seront transmises par la Direction à ELECTION – EUROPE by SLIB et importées sur le système de vote électronique (dans le respect du Règlement Général sur la Protection des Données n°2016/679 du 14/04/2016).
Les listes de candidats sont établies pour chaque scrutin par chaque organisation syndicale, ou directement par les candidats libres lors du second tour, et transmises à la Direction dans le respect des délais qui seront fixés par chaque protocole préélectoral. À la réception de ces listes, la Direction les transmettra à ELECTION – EUROPE by SLIB afin qu’il en assure le traitement en les intégrant dans le système de vote électronique. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique est effectué sous la responsabilité de la Direction.
Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :
Pour les listes électorales (pour ELECTION – EUROPE by SLIB) : noms et prénoms des inscrits, civilité, Matricule, date de naissance, collège, établissement, adresse postale et l’information personnelle ;
Pour les listes et les fichiers des candidats : noms et prénoms des candidats, date de naissance, sexe, collège, établissement, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale ;
Pour la bonne tenue du processus électoral et le calcul des résultats : Le nombre de siège à pourvoir, l’ordre d’affichage des listes, le nom de la liste, nom de l’organisation d’affiliation du syndicat, le pourcentage de femmes et d’hommes, l’ordre des candidats sur la liste, le sexe, la profession de foi rattachée ;
Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, collège et scrutin ;
Pour les résultats : Les procès-verbaux CERFA ;
Le résultat de la représentativité.
Les destinataires de ces informations sont les suivants :
Pour les listes électorales (prestataire) : ELECTION – EUROPE by SLIB
Pour les listes électorales : Électeurs
Pour les listes d’émargement : Membres des bureaux de vote et la Direction.
Pour les résultats : Électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, Direction et membres des bureaux de vote
III-2. Modalités relatives à l’ouverture des scrutins
Test et recette du système : La Direction et le prestataire ELECTION – EUROPE by SLIB organise un vote test pour chaque tour, auquel assiste la délégation du personnel et les bureaux de vote tels que définies dans les protocoles préélectoraux. Ce test est effectué dans les conditions du réel et servira de formation à la plateforme de vote conformément à l’article R2314-12 du code de travail. La procédure est déroulée jusqu’au calcul des résultats.
Scellement de l’urne : A l’issue du test réalisé ci-dessus, il est procédé au vidage de l’urne électronique par ELECTION – EUROPE by SLIB pour l’ensemble des scrutins tous collèges confondus.
Conformément aux dispositions relatives au vote électronique, au minimum trois clés de déchiffrement seront émises pour chaque tour de scrutin et remises au bureau de vote.
Les clés de déchiffrement seront saisies par leurs détenteurs lors du dépouillement des urnes. Au moins deux clés devront être saisies pour permettre le dépouillement des urnes.
Ces clés de déchiffrement seront envoyés par courrier ou par mail par le Prestataire.
Afin d'assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur une période déterminée conformément au calendrier défini dans le protocole électoral. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (Ordinateur, tablette, smartphone), de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
III-3. Bulletins de vote
ELECTION – EUROPE by SLIB assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi. Il sera clairement fait mention de la date de la clôture de vote sur l’écran d’accueil ainsi que les coordonnées et heures d'ouverture de la cellule technique. Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site dédié par simple lien identifié. Cependant, ces professions de foi devront être normées en lecture pour ne favoriser aucune des listes. En conséquence les professions de foi seront limitées à deux pages maximums. Ces professions de foi électronique devront être au format PDF exclusivement. Les professions de foi seront stockées sur le même serveur informatique, afin d’éviter des dysfonctionnements d’affichage entre l’une ou l’autre des professions de foi. ELECTION – EUROPE by SLIB reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la Direction avec le cas échéant les logos. Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page dans l’ordre précisé sur le protocole électoral. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, ELECTION – EUROPE by SLIB veillera à ce que les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. Les logos seront stockés sur le même serveur informatique, afin d’éviter des dysfonctionnements d’affichage entre l’un ou l’autre logo. Le système propose par défaut les listes candidates complètes avec la possibilité de raturer partiellement ou totalement les candidats. Dans le cas d’une liste raturée intégralement, le vote sera considéré comme blanc.
III- 4. Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections (selon la date prévue par le protocole préélectoral) sur sa messagerie électronique professionnelle et/ou par courrier simple à son domicile :
L’adresse du site de vote
Les identifiants et les mots de passe seront strictement individuels et confidentiels. Ils ne peuvent être cédés à qui que ce soit et pour quelque raison que ce soit. Les identifiants et les mots de passe seront édités sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé.
La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour si l’organisation de ce dernier est requise
Un numéro de téléphone et une adresse mail d’assistance électeurs dédiés à l’élection
Les modalités d’envoi des codes d’accès au site de vote électronique seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral de manière à assurer la confidentialité de ces informations. À l’aide de son identifiant, de son mot de passe et d’une information personnelle ne figurant pas sur le courrier (date de naissance, X premiers chiffres du numéro de sécurité sociale, matricule, …), l’électeur pourra se connecter sur le site sécurisé des élections. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote. Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège et son établissement. Il pourra effectuer son choix, voter pour la liste entière ou faire des raturages puis l’envoyer à l’urne électronique. Un écran de validation lui sera renvoyé par le système lui montrant le choix effectué, le bulletin de vote étant alors crypté et prêt à être définitivement enregistré dans l’urne. Au total, l’électeur, sauf cas particuliers, sera amené à procéder à deux votes distincts au premier tour et potentiellement deux autres votes au second tour. L’électeur validera son vote en tout confidentialité en saisissant son mot de passe. Un accusé de réception avec le nom du votant et l’horodatage du vote sera alors affiché, le votant pourra l’imprimer et le conserver. Une durée maximum de session (time-out) est programmée de sorte qu’une personne ayant commencé à voter mais quittant son poste informatique sans fermer l’application, est obligée de s’identifier à nouveau à son retour Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation. Toutes les connexions au système de vote seront tracées dans un journal qui sera conservé à l’issue du scrutin.
III-5. Assistance téléphonique et en ligne
La cellule technique composée de la DRH et d’Election-Europe by SLIB sera joignable durant les jours ouvrés du scrutin. Une plateforme internet, accessibles aux électeurs n’ayant pas reçu leur code d’accès ou l’ayant égaré leur permettra de les rééditer. Ainsi si un salarié égare ses codes, deux procédures peuvent être mises en place :
Soit le renvoi par procédure automatique : Election-Europe by SLIB propose un système de renvoi automatique des codes sur l’adresse email préenregistrée du salarié permettant de répondre instantanément aux demandes des électeurs ayant égarés leurs codes
Soit le renvoi des codes par email ou SMS à la demande : Après identification par la cellule technique du client, le renvoi des codes est activé par le système Election-Europe by SLIB et pourra se faire par email ou SMS.
III-6. Garantie de confidentialité du système et stockage des données
Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes (article R2314-6 du code de travail).
Afin de répondre aux exigences posées par l’article R2314-6 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. A ce titre, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ». Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Le vote émis par l’électeur sera ainsi crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’authentification des électeurs. Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu’au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Article IV - CLÔTURE ET RÉSULTATS
IV-1. Clôture du scrutin
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la clôture du scrutin. Chaque membre de bureau de vote reçoit un code personnel lui permettant de s’identifier via le protocole https sécurisé. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne électronique, les listes d’émargements, et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Le système de vote électronique est scellé après la clôture du scrutin et avant le descellement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture.
IV-2. Dépouillement et résultat
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de Vote (Président, Assesseur). Avec les clefs de déchiffrement communiquées au Président et Assesseurs, ceux-ci devront se connecter sur le site d’administration et après saisie de leurs identifiants autoriseront le dépouillement de tous les bulletins de l’urne puis l’affichage des résultats La fonction « décrypter les bulletins » ne sera pas disponible avant l’heure de clôture du scrutin plus 10 minutes.
Le système génèrera automatiquement :
Les empreintes numériques des émargements et des expressions de vote cryptés
Les listes d’émargement cryptés
Les PV CERFA normalisés
Le résultat du calcul de la représentativité (gestion syndicat catégoriel)
Les empreintes numériques des émargements et des expressions de vote cryptés, les listes d’émargement cryptés et les PV CERFA normalisés au format PDF seront transmis aux présidents des bureaux de vote afin qu’ils puissent les signer et proclamer les résultats de leurs scrutins respectifs.
La Direction procédera ensuite au dépôt des PV des élections auprès de l’inspection du travail et du CTEP. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau en cas de besoin et réalisée par un expert habilité.
IV-3. Délais de recours et destruction des données
ELECTION – EUROPE by SLIB conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. À l’expiration de ces délais, ELECTION – EUROPE by SLIB procède à la destruction des fichiers supports.
Article V- DISPOSITIONS FINALES
V-1. Durée et entrée en vigueur de l’accord
L’accord est conclu pour la durée déterminée de l’organisation du renouvellement des élections professionnelles de l’UES de 2023 et prendra effet le jour suivant l’accomplissement des formalités de dépôt auprès de l’administration.
V-2. Dépôt et publicité
Les formalités de dépôt du présent accord seront réalisées conformément aux dispositions du Code du travail. Ainsi :
Un exemplaire sera déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre ;
Un exemplaire sera déposé en ligne sur la plateforme TéléAccords (https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).
Aucune des Parties n’a exprimé le souhait d’occulter tout ou partie des dispositions de cet accord préalablement à son dépôt.
Fait à Suresnes, le 25 octobre 2022,
Madame XX XX
Pour les Organisations Syndicales :
Pour la CFE-CGC, XX, Délégué Syndical central
Pour la CFDT : XX, Délégué Syndical central
Pour la FGTA – FO : XX, Délégué Syndical central
Pour la CGT, XX, Délégué Syndical central
Annexe
Présentation de la prestation de service
du « fournisseur prestataire » Election Europe
SLIB SA dont le siège est basé au 1 Boulevard Haussmann à Paris a plus de 30 ans d’expérience dans le milieu électoral et dans les technologies Internet. Depuis 18 ans, elle propose plus spécifiquement des services sécurisés d'élections professionnelles par internet. Elle a notamment développé le vote électronique ou e-vote au sein de la grande distribution, d’organismes bancaires, et de SSII entre autres. La société Election Europe s’engage à organiser selon les lois et règlements en vigueur les élections professionnelles des représentants du personnel par Internet au sein des sociétés de l’UES Bel. Plus concrètement, la société Election Europe se propose de créer un site de vote sécurisé intégrant les listes des électeurs, des candidats et des membres des bureaux de vote les représentants de la Direction des établissements de l’UES Bel lui auront fournies préalablement. La prestation de service comprend notamment :
La programmation des pages WEB d’authentification des électeurs et des bulletins de vote conformes au matériel électoral de l’ensemble des établissements des sociétés de l’UES Bel.
La programmation de l’interface d’administration pour l’affichage durant l’élection par établissement de la liste d’émargement et des résultats à l’heure de fermeture du scrutin.
La génération de codes à usage unique pour chaque électeur et l’envoi par courrier au domicile de chaque électeur des instructions de vote et des codes.
Le chargement de la base de données d’électeurs fournie sous format excel par la Direction.
L’hébergement de l’application sur un site sécurisé disponible 24 H/24.
Ce nouveau moyen de vote présente de nombreux avantages dont celui d'assurer la sécurité des opérations électorales, la sincérité du scrutin et la confidentialité des votes. Le vote électronique permettra notamment :
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des Bureaux de vote désignés,
de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes entraînant de nombreuses erreurs),
