RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES AU SEIN DE LA SOCIETE BOA EUROSERVICES
ENTRE LES SOUSSIGNES :
La société BOA EuroServices SA, société de droit espagnol dont la succursale en France est située au 20, rue de Saint Pétersbourg 75008 Paris, immatriculée au Registre de commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 792 780 868, représentée par Monsieur …………………, agissant en qualité de Représentant de la société, ayant tous pouvoirs à l’égard des présentes,
Ci-après désignée « la Société »,
D'UNE PART,
ET
Les
organisations syndicales suivantes :
CFDT, représentée par ……………………….., en qualité de Déléguée Syndicale,
SNB, représentée par …………………………., en qualité de Déléguée Syndicale,
FO, représentée par …………………………………., en qualité de Déléguée Syndicale,
CGT, représentée par ……………………………….., en qualité de Délégué Syndical
D'AUTRE PART,
Ci-après désignées ensemble « les Parties »,
PREAMBULE
L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.
Les articles R.2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.
Dans ce cadre, la société BOA EuroServices a étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.
Les informations et témoignages recueillis ont conforté la Société dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote en permettant notamment :
de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral ;
de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement ;
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes ;
d’augmenter le niveau de participation ;
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
En conséquence, les Parties sont convenues de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.
Principes généraux :
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.
Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs et assurer leur authentification ;
S’assurer de l’intégrité et de la sincérité du vote (stricte conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique) ;
S’assurer de l’unicité du vote (impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin) ;
S’assurer de l’anonymat et respecter le secret du vote (impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier) ;
S’assurer de la confidentialité et de la liberté du vote (exercice du droit de vote sans pression extérieure) ;
Permettre la publicité du scrutin ;
Respecter les conditions de conservation des documents électoraux.
D’une manière générale, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Article 1 : Objet et champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la succursale française de la société BOA EuroServices (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition au sein de la succursale française de la Société) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.
Article 2 : Définition et choix du moyen de vote électronique
Les Parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Il est ainsi convenu que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.
Article 3 : Modalités de mise en œuvre du vote électronique
Article 3.1 : Recours à un prestataire
La mise en place du vote électronique sera confiée à un prestataire extérieur choisi par l’entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui sera établi avec le prestataire.
Ce cahier des charges comporte une description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales. Il sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail.
Le cahier des charges sera également annexé à chaque protocole d’accord préélectoral conclu en vue de l’organisation des élections professionnelles au sein de la Société.
Le nom du prestataire retenu, s’il est déjà arrêté, ainsi que ses coordonnées seront précisées dans le protocole d'accord préélectoral.
Article 3.2 : Etablissement des fichiers
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions légales et règlementaires précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
Pour les seules nécessités des opérations électorales (et notamment l’établissement des listes électorales), la Société sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel de la société.
Article 3.3 : Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système du prestataire retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
La transmission au Prestataire des listes électorales, qui seront établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral, aura lieu à la date prévue par ledit protocole.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.
Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’identification des électeurs.
Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu'au personnel habilité du Prestataire, chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés par le Prestataire sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours ou, si une action contentieuse est engagée jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive.
La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration de ces délais ou après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive le cas échéant, ces fichiers supports seront détruits par le Prestataire.
Article 3.4 : Cellule d’assistance technique
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du Prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 3.5 : Expertise indépendante
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.
Article 3.6 : Information et formation
Chaque électeur disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Cette notice sera transmise par courriel.
Cette notice précisera les conditions et règles de fonctionnement du vote électronique et sera portée à la connaissance des salariés suffisamment en amont de l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation du vote électronique.
Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Article 4 : Déroulement des opérations de vote
Article 4.1 : Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre du processus électoral, la Société engagera une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.
Le protocole d’accord préélectoral comportera également la description détaillée du déroulement des opérations électorales ainsi que le fonctionnement du système de vote électronique retenu en se référant au présent accord et au cahier des charges.
Article 4.2 : Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Il est à ce titre convenu que le scrutin se déroulera sur 2 jours consécutifs, selon des heures d’ouverture définis dans les protocoles d’accord préélectoraux.
Les électeurs auront la possibilité de voter pendant la période de vote, de leur lieu de travail, ou à distance via tout terminal usuel en se connectant au site de vote accessible à partir d’une connexion internet (ordinateur, tablette, smartphone, etc.).
Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins.
Article 4.3 : Caractéristiques du site de vote
Les listes de candidats, qui seront établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral, ainsi que des logos et professions de foi éventuels, seront adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par ledit protocole.
Le prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.
Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.
Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.
Article 4.4 : Modalités d’accès au serveur de vote
A partir du fichier des listes électorales fourni par la Direction, le prestataire génère aléatoirement un code identifiant et un mot de passe sécurisé et unique pour chaque électeur.
L’identifiant personnel et le mot de passe seront également valables en cas de second tour.
Les modalités de transmission du code identifiant et du ou des mots de passe seront fixées et adaptées avec le Prestataire, au regard notamment des préconisations de la CNIL, et précisées à l’occasion de chaque élection professionnelle des membres du Comité social et économique dans le protocole d’accord préélectoral.
Le vote sera traité de sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant l’urne électronique et recensant tous les votes exprimés.
En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.
La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu’une seule fois.
Les membres du bureau de vote, les représentants de l’entreprise et les délégués de liste pourront consulter en permanence, sur un site sécurisé, l'évolution du taux de participation en temps réel.
En outre, pendant toute la durée des scrutins, une assistance téléphonique et par email sera mise en place par le prestataire, ayant pour objet de répondre à toutes les questions nécessaires au bon déroulement du vote.
Les électeurs auront la possibilité de joindre l’assistance téléphonique ou d’envoyer un email afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote, notamment en cas de perte ou d’oubli des codes d’accès personnels au site de vote.
Article 4.5 : Suivi des opérations de vote
La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
Article 4.6 : Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.
Avant le dépouillement, les membres du bureau de vote, avec la cellule d’assistance technique et en présence des représentants des listes de candidats, contrôleront le scellement du système.
Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).
Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.
Article 5 : Dispositions finales
Article 5.1 : Entrée en vigueur et durée de l’accord
Cet accord est conclu pour une durée indéterminée.
Il entrera en vigueur au lendemain de son dépôt.
Article 5.2 : Révision
Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions légales en vigueur à la date de révision.
Article 5.3 : Dénonciation
Le présent accord pourra être dénoncé, à tout moment, par les parties signataires en respectant un délai de préavis de 3 mois.
La dénonciation s’exercera dans les conditions légales en vigueur.
Article 5.4 : Formalités de dépôt et de publicité
Conformément aux articles L. 2231-5 et suivants du Code du travail, le présent accord sera notifié à chacune des Organisations syndicales représentatives.
Il sera également porté à la connaissance par affichage.
Par ailleurs, en application de l’article D. 2231-2 du Code du travail, le présent accord sera déposé, à la diligence de la Société :
En un exemplaire informatique à la DREETS via la plateforme « Téléaccords »,
En un exemplaire original au secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes de Paris.
Le présent accord fera également l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du code du travail.
Fait à Paris le 15 septembre 2023
Pour CFDTPour SNB ……………………………. ………………………………
Pour FO Pour CGT ………………………………………………. …………………………………
Pour la société BOA EuroServices ………………………………………………………
