accord relatif aux conditions et aux modalités d'organisation par vote électronique de l'élection 2023 des administrateurs représentant les salaries au conseil d'administration
Application de l'accord Début : 09/11/2023 Fin : 31/12/2023
ACCORD RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITES D’ORGANISATION PAR VOTE ELECTRONIQUE DE L’ELECTION 2023 DES ADMINISTRATEURS REPRESENTANT LES SALARIES AU CONSEIL D’ADMINISTRATION DE BNP PARIBAS SA
ENTRE :
BNP PARIBAS, Société Anonyme dont le siège est à PARIS 9ème, 16, Boulevard des Italiens, représentée par
XXXX, Responsable des Relations Sociales de BNP Paribas SA,
D’UNE PART,
ET :
Les syndicats ci-après, affiliés aux organisations représentatives sur le plan national (art. L 2122-1 du Code du Travail) :
La Confédération Française Démocratique du Travail (CFDT) représentée par
XXXX
Le Syndicat National de la Banque / Confédération Française de l’Encadrement - Confédération Générale des Cadres (SNB / CFE-CGC) représenté par
ARTICLE 1 -PERIMETRE DE L’ELECTION PAGEREF _Toc149414663 \h 3
ARTICLE 2 -PRINCIPES GENERAUX DU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE PAGEREF _Toc149414664 \h 4
ARTICLE 3 -MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS PAGEREF _Toc149414665 \h 4
3.1 : GESTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL ET RGPD PAGEREF _Toc149414666 \h 4 3.2 : EXPERTISE INDEPENDANTE PAGEREF _Toc149414667 \h 5 3.3 : INFORMATION - FORMATION AU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE PAGEREF _Toc149414668 \h 5 3.4 : CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE PAGEREF _Toc149414669 \h 6 3.5 : BUREAU DE VOTE CENTRAL PAGEREF _Toc149414670 \h 6 3.6 : PROGRAMMATION DU SITE DE VOTE PAGEREF _Toc149414671 \h 7
ARTICLE 4 -ACTIONS DE COMMUNICATION ET D’ANIMATION MISES EN PLACE PAR LA DIRECTION DE L’ENTREPRISE PAGEREF _Toc149414672 \h 8
ARTICLE 5 -DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE PAGEREF _Toc149414673 \h 10
5.1. : LISTES PAGEREF _Toc149414674 \h 10 5.2. : LIEU ET TEMPS DU SCRUTIN PAGEREF _Toc149414675 \h 10 5.3. : MODALITES D’ACCES AU DISPOSITIF DE VOTE ET DEROULEMENT DU VOTE PAGEREF _Toc149414676 \h 11 5.3.1 : Accès au dispositif de vote pour les électeurs de BNP Paribas SA en France PAGEREF _Toc149414677 \h 11 5.3.2 : Accès au dispositif de vote pour les électeurs de BNP Paribas SA dans les succursales à l’étranger et expatriés dans le Groupe à l’étranger PAGEREF _Toc149414678 \h 12 5.3.3 : Vote de l’électeur PAGEREF _Toc149414679 \h 12
6.1. : CLOTURE ET DEPOUILLEMENT DES VOTES PAGEREF _Toc149414681 \h 13 6.2. : COMMUNICATION DU DETAIL DES RESULTATS PAGEREF _Toc149414682 \h 13
ARTICLE 7 -GARANTIES DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET DE STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LE SCRUTIN PAGEREF _Toc149414683 \h 13
ARTICLE 8 -DISPOSITIONS FINALES PAGEREF _Toc149414684 \h 14
PREAMBULE
Le périmètre électoral de l’élection des administrateurs représentant les salariés au Conseil d’Administration de BNP Paribas SA concerne depuis l’élection de 2017, outre les salariés de BNP Paribas SA France, l’ensemble des salariés des succursales de la Banque basées à l’étranger et des salariés de la Banque expatriés dans le Groupe à l’étranger.
BNP Paribas souhaite en effet rappeler que la portée des décisions du Conseil d’Administration de la Banque concerne tant le personnel de la Banque en France que celui de ses succursales à l’étranger qui font partie de la même entité juridique.
Ces élections seront de nouveau organisées par voie électronique. Cette solution technologique permet de recueillir facilement le vote de l’ensemble des salariés et de mener cette opération à l’échelle internationale. Elle favorise ainsi l’inclusion, dans le périmètre de l’élection, de l’ensemble des salariés des succursales de BNP Paribas SA basées à l’étranger ainsi que les salariés de BNP Paribas SA expatriés dans le Groupe à l’étranger. Le présent accord est conclu pour :
autoriser et organiser le vote électronique dans le cadre de l’élection en 2023 des administrateurs représentant les salariés au Conseil d’Administration de BNP Paribas SA, élection régie par le droit électoral, les articles L225-27 à L225-34 du code de Commerce ainsi que par les statuts de BNP Paribas SA,
confier la mise en œuvre de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux qui devra impérativement respecter les dispositions du présent accord,
- définir les garanties et mesures de sécurité entourant le recours à ce système de vote,
-préciser les actions de communication et d’animation qui accompagneront ce scrutin.
Les parties décident, dans le cadre de ces prochaines élections, d’adopter une solution de vote électronique. Ce procédé est de nature à favoriser le bon déroulement du processus électoral, à faciliter les opérations matérielles de vote et de dépouillement et à mettre rapidement à disposition de la Direction de l’Entreprise et des Organisations Syndicales des résultats fiables.
Il doit permettre aux salariés de voter plus facilement et est donc susceptible de favoriser la participation des électeurs.
PERIMETRE DE L’ELECTION
Le périmètre électoral de l’élection comprend l’ensemble des salariés de l’Entreprise en France et dans ses succursales basées à l’étranger. Il comprend également les salariés de BNP Paribas SA expatriés dans le Groupe à l’étranger.
Selon le paragraphe 2 de l’article 7 des statuts de la Banque, les administrateurs élus par le personnel salarié de BNP Paribas SA « sont au nombre de deux, dont un représentant les cadres et l’autre les techniciens des métiers de la Banque ».
Les électeurs sont donc répartis en deux collèges : le collège des cadres et le collège des techniciens des métiers de la Banque. Après avoir fait le constat partagé que cette répartition par collège est une notion tout à fait spécifique à la France, les parties conviennent de retenir la distinction entre le personnel « Executive » et le personnel « Non Executive », déjà utilisée par des entités du Groupe à l’étranger, pour répartir les électeurs des succursales à l’étranger dans les deux collèges.
Pour les besoins de l’élection, la distinction entre le personnel « Executive » et le personnel « Non Executive » est donc généralisée à toutes les succursales basées à l’étranger sous la responsabilité des Responsables Ressources Humaines des pays concernés.
PRINCIPES GENERAUX DU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE
Dans le présent accord, le « vote électronique » désigne le vote en ligne par internet.
Le vote électronique est mis en œuvre dans l’ensemble de BNP Paribas SA (donc, dans la totalité de ses établissements en France), de ses succursales à l’étranger et dans les pays accueillant ses salariés dans le cadre d’une expatriation.
Le vote se fera exclusivement par vote électronique.
Le système de vote électronique doit respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
la sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,
l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
la confidentialité et la liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
La solution de vote électronique s’inscrivant directement dans la continuité d’autres élections organisées par voie électronique (élections professionnelles, élections des administrateurs représentant les salariés), les parties conviennent de faire appel au même prestataire les ayant organisées, à savoir la Société Voxaly.
MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS
3.1 : GESTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL ET RGPD
La mise en place d’une solution de vote par voie électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679. Les traitements de données mis en œuvre sont ceux nécessaires au respect des dispositions du code du Travail. Ils sont donc licites, au vu des conditions de licéité décrites à l'article 6, paragraphe 1, alinéa C du RGPD. Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote par voie électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées. Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque. Par ailleurs et selon les préconisations de la CNIL, la Direction de l’entreprise sollicite la présence d’un huissier, pour le premier tour de scrutin, et le cas échéant pour le second tour, pour effectuer le contrôle des procédures et opérations électorales et notamment : -constat du scellement du site internet de vote par voie électronique avant le début du scrutin et à la fin du scrutin du vote par voie électronique, -constat d’ouverture du site Internet de vote par voie électronique, -constat de clôture du site Internet de vote par voie électronique, -constat de bon fonctionnement du système de dépouillement du vote par voie électronique.
3.2 : EXPERTISE INDEPENDANTE
Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :
des délibérations CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet, et n°2017-012 du 19 janvier 2017 portant adoption d'une recommandation relative aux mots de passe,
du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par les décrets et arrêté du 25 avril 2007.
Le rapport de l’expert indépendant, dès lors qu’il sera remis à la Direction, sera transmis aux Délégués Syndicaux Nationaux (DSN) et aux délégués de candidats.
3.3 : INFORMATION - FORMATION AU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE
Chaque Délégué Syndical National (DSN), ou un salarié de l’entreprise qu’il désigne, les membres du bureau de vote Central et les délégués de candidats bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
Cette formation, d’une demi-journée, est assurée par le prestataire quelques jours avant l’ouverture du scrutin. Elle est notamment consacrée à la présentation des modalités de vote retenues, du rôle de l’assistance téléphonique (en français et en anglais) pendant le scrutin (du lundi au vendredi de 9 h 00 à 18 h 00 – heures de Paris), du dispositif de scellement et de chiffrement du vote électronique.
Elle permet aux participants d’assister à la génération des clefs de déchiffrement et à leur remise auprès des membres du bureau de vote Central. C’est également au cours de cette formation que :
sont testés les dispositifs de vote électronique et de dépouillement des votes,
sont précisées les modalités d’accès à la participation pendant la période de vote.
3.4 : CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE
Pendant la durée des opérations de vote, il est mis en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, constituée de représentants de la Direction de l’Entreprise et de représentants du prestataire.
Elle a notamment pour mission, en présence des membres du bureau de vote Central et des délégués de candidats de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par 3 clés délivrées à cet effet,
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé,
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Un dispositif de secours, fonctionnant sur des infrastructures distinctes, susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques est mis en place. 3.5 : BUREAU DE VOTE CENTRAL
Il est mis en place un bureau de vote Central (commun aux deux collèges d’électeurs ) constitué d’un président et de deux assesseurs qui sont nécessairement un technicien des métiers de la Banque et un cadre choisis - pour des raisons de proximité géographique - parmi les salariés basés en région parisienne. Ce bureau de vote Central est installé à Paris.
Chaque candidat ou « liste de candidats » peut être représenté(e) auprès du bureau de vote Central par deux (au maximum) délégués de candidats habilités à contrôler les opérations de vote, de dépouillement, de décompte des voix et de proclamation des résultats. Les délégués de candidats seront informés en cas de dysfonctionnement.
Le bureau de vote Central :
constate l’ouverture et la fermeture de l’élection aux jours et heures définis,
lance la procédure de dépouillement des bulletins de vote,
lance la procédure de dépouillement du vote électronique (par l’activation d’au moins deux clés de déchiffrement),
proclame les résultats du scrutin,
constate la nécessité d’un second tour si au 1er tour de scrutin, aucun candidat n’obtient la majorité absolue des voix exprimées dans un, ou dans les deux, collège(s),
procède à l’établissement du procès-verbal de l’élection et y appose sa signature,
proclame les noms des élus pour les deux collèges (en cas d’égalité des voix, le siège est attribué au candidat le plus âgé ).
Le bureau se prononce sur les difficultés qui peuvent apparaître lors des opérations de vote. Ses décisions sont prises à la majorité de ses membres et sont inscrites au procès-verbal.
Pendant toutes les opérations, le bureau est assisté de représentants du prestataire, de représentants de la Direction de l’entreprise qui, le cas échéant, ont voix consultatives.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une infection virale, d’une attaque du système par un tiers, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote Central a compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
3.6 : PROGRAMMATION DU SITE DE VOTE
Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran. Il procède à l’intégration, dans le dispositif du vote électronique, des candidatures et, pour les organisations syndicales représentatives au niveau de l’Entreprise, des sigles syndicaux conformes à ceux présentés par leurs auteurs.
Pour chaque collège, chaque candidature doit obligatoirement comporter le nom du candidat et celui de son remplaçant éventuel . Le candidat et son remplaçant sont de sexe différent. Les candidatures sont présentées de manière horizontale dans l’ordre suivant :
les candidatures présentées par les organisations syndicales représentatives au niveau de l’entreprise ; elles apparaissent avec leur sigle syndical,
les candidatures libres soutenues par la signature de cent électeurs, lesquels doivent appartenir au même collège que celui pour lequel les candidatures sont présentées.
Dans chacune de ces deux catégories, les candidatures sont classées par ordre alphabétique . Dans l’éventualité d’un second tour, les candidatures et leur ordre de présentation restent inchangés.
Le prestataire veille à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les candidatures et permettent, dans toute la mesure du possible, leur affichage sur une page d’écran unique. La solution devra supporter au moins les trois résolutions les plus largement utilisées :
- 800 x 600, - 1024 x 768, - 1280 x 1024,
et permettre un affichage lisible en cas d’utilisation d’un smartphone.
Sur la page Web reprenant les candidatures, le prestataire intègre pour chaque candidature l’accès -sous la forme d’un fichier attaché- aux professions de foi (propositions d’orientation axées sur l’administration et le contrôle de la gestion de BNP Paribas SA) telles qu’elles auront été remises à la Direction de BNP Paribas SA dans les délais définis.
Ces professions de foi doivent être produites sous la forme d’un fichier de préférence en format PDF dont la taille ne doit pas dépasser 2 méga octets, sur un document A4 sur deux pages au plus, en noir et blanc ou en couleur. Il peut être produit une version en français et une version en anglais.
Les professions de foi seront également intégrées à la page Echonet Mobile dédiée ouverte à l’occasion de ces élections. Elles seront présentées selon les mêmes dispositions prévues pour la programmation du site de vote.
ACTIONS DE COMMUNICATION ET D’ANIMATION MISES EN PLACE PAR LA DIRECTION DE L’ENTREPRISE
Afin de favoriser la participation des salariés à l’élection, la Direction de l’entreprise s’engage à accompagner la mise en œuvre du vote par voie électronique par le dispositif suivant :
Des actions de communication spécifiques mises en œuvre tout au long des élections :
information en première page d’Echonet (accessible aux salariés de BNP Paribas SA en France et aux électeurs des succursales à l’étranger),
création d’une page dédiée sur Echonet (accessible aux salariés de BNP Paribas SA en France et aux électeurs des succursales à l’étranger) donnant différentes indications en lien avec les élections (listes électorales, listes de candidats, profession de foi, précision sur comment voter ….),
campagne de mass mailing auprès des salariés (de BNP Paribas SA en France, de ses succursales basées à l’étranger et expatriés dans le Groupe à l’étranger) à l’ouverture du scrutin,
information régulière sur l’évolution du taux de participation (pour BNP Paribas SA en France et par pays) pendant la période du scrutin,
dans les immeubles de l’établissement des Pôles et Fonctions, dans la mesure du possible, passage de visuels et de messages sur les écrans plasma,
si nécessaire, une seconde campagne de mass mailing de rappel pendant la période de scrutin
Un contenu peut être remis à la Direction de BNP Paribas SA pour être inséré sur la page Echonet Mobile dédiée sous format : texte, infographie, image (gif animé, jpeg, png, flash) dans la limite de 2 mégaoctets. L’utilisation de la vidéo est également possible dans le respect des contraintes suivantes :
la vidéo est éditée sous format de type MPEG-4 (mp4),
elle a une durée maximum de 2 minutes,
des supports ou des images importées de médias externes (type documentaire, site Internet, Youtube, Dailymotion ou autres…) ne peuvent pas être utilisés et aucune technique d’interactivité n’est autorisée,
il doit rester exclusivement constitué par les propositions d’orientation axées sur l’administration et le contrôle de la gestion de BNP Paribas SA,
pour des raisons d’accessibilité, il est recommandé qu’elle soit sous-titrée,
elle peut être en français et en anglais (le cas échéant 2 supports peuvent être fournis),
elle est communiquée préalablement au Département des Relations Sociales de RHG qui s’assure de sa conformité aux dispositions du présent accord.
Des actions d’animation au niveau des établissements de BNP Paribas SA en France :
création d’un évènement sur une des premières journées de la période de scrutin avec des initiatives locales pour faciliter le vote : moments dédiés (par exemple : ouverture retardée des points de vente, temps dédié dans les entités : Pôles et Fonctions, GPAC, …),
pendant toute la période de scrutin, information quotidienne par la Fonction RHG des RH des Pôles et Fonctions sur l’évolution des taux de participation,
suivi de la participation par les Responsables de Relations Sociales (RRS) de BCEF en lien avec les responsables des entités de leur établissement. Pour l'établissement des Pôles et Fonctions, ce suivi se fera en lien avec les référents qui auront été identifiés préalablement aux élections au sein des équipes RH des différentes entités.
Des actions de communication et d’animation dans les succursales de BNP Paribas SA à l’étranger :
les correspondants Ressources Humaines identifiés dans chaque succursale ayant des électeurs recevront un kit de communication en langue anglaise afin d’accompagner la diffusion de l’information et des informations détaillées sur le processus de vote électronique,
toute la documentation électorale sera traduite en anglais pour accompagner la diffusion et favoriser la participation des électeurs.
DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
5.1. : LISTES
L’affichage des listes électorales sera organisé de manière électronique pour en faciliter l’accès à l’ensemble des électeurs. Elles seront disponibles sur la page dédiée mise à disposition sous Echonet.
Dès réception des listes électorales, du fichier des électeurs, des listes et fichiers des candidats, le prestataire doit assurer leur sécurité et leur confidentialité.
Compte tenu du périmètre électoral de l’élection et des outils et processus de reporting des effectifs dans le Groupe à l’étranger, l’effectif électoral est arrêté :
le 31 juillet 2023, pour les succursales à l’étranger et les salariés de BNP Paribas SA expatriés à l’étranger,
le 31 août 2023, soit 3 mois avant la date de clôture du premier tour du scrutin pour BNP Paribas SA en France,
sous réserve d’actualisation(s) portée(s) à la connaissance du prestataire avant l’ouverture du scrutin.
5.2. : LIEU ET TEMPS DU SCRUTIN
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, de quatre jours ouvrés (1er tour et éventuel second tour) dont les dates et heures ont été communiquées par la Direction de l’entreprise au cours de la Commission de Droit Social du 8 septembre 2023, avec le calendrier de l’ensemble des opérations électorales. Les parties conviennent que cela est de nature à favoriser la participation des électeurs et à permettre de mener les actions d’animations et communication appropriées. Les heures d’ouverture et de fermeture du site de vote seront définies en heures de Paris.
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou d’un autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié à l’élection.
Les heures d'ouverture et de fermeture du vote électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote Central en présence des délégués de candidats.
Le scellement des urnes intervient avant l’ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin.
Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées. Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable ;
chaque traitement de surveillance est effectué périodiquement et avec une composante aléatoire, empêchant toute prédiction possible. Une quinzaine d’empreintes sont réalisées par jour,
chaque traitement donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision. Le journal des traitements est associé à l'archive finale, réalisée lors de la fermeture du vote.
Le bureau de vote Central et les délégués de candidat(s) disposent d’un accès autonome au contrôle de la stabilité. Ainsi, à tout moment du scrutin, ils ont les moyens de vérifier la conformité et l’authenticité de la version en production.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible.
Les membres du bureau de vote Central, les Délégués Syndicaux Nationaux (DSN), les délégués de candidats et des représentants de la Direction de l’entreprise ont la possibilité de suivre en temps réel, la participation des électeurs au vote. Ce suivi est renseigné pour chaque collège. En complément, un reporting détaillé (pour chaque collège, en France, au niveau de chaque établissement au sens CSEE , et au niveau de chaque pays pour l’étranger) sera mis à disposition des délégués de candidats au moins une fois par jour.
5.3. : MODALITES D’ACCES AU DISPOSITIF DE VOTE ET DEROULEMENT DU VOTE
La procédure d’identification pour l’accès au site de vote pour les électeurs (en France et dans le Groupe à l’étranger) permet leur authentification par un serveur dédié du prestataire. Ils peuvent alors accéder aux pages du site sécurisé de l’élection.
5.3.1 : Accès au dispositif de vote pour les électeurs de BNP Paribas SA en France
Afin de favoriser la participation des salariés à l’élection, la Direction de l’entreprise souhaite offrir le choix aux électeurs entre deux modes d’authentification depuis la page d’accueil du site de vote. Ce choix permettra à chacun l’accès depuis un terminal (smartphone, ordinateur, tablette…) personnel ou professionnel.
5.3.1.1 : Accès via le dispositif SSO
Simple et sécurisée, uniquement accessible depuis un terminal BNP Paribas, l’authentification SSO correspond aux standards déployés dans le Groupe : il s’agit d’une connexion par identifiant et code PIN ou mot de passe annuaire. A noter que la plupart des applications Groupe nécessitent aujourd’hui une authentification SSO pour y accéder.
Cette connexion peut être automatique si le collaborateur s’est connecté au terminal BNP Paribas via une carte à puce.
5.3.1.2 Accès via le module d’authentification Voxaly pour les salariés FRANCE
Le prestataire communique à chaque électeur, avant le premier tour de l’élection, à son domicile personnel, par courrier simple dans une enveloppe portant le logo de BNP Paribas SA :
les dates et heures d’ouverture et de fermeture du vote,
l’adresse du site sécurisé de vote,
un code d’accès généré de façon aléatoire par le prestataire ; il est valable pour les deux tours de l’élection. Seul le prestataire a connaissance de ce code d’accès. Lors de sa première connexion, pour s’authentifier, chaque électeur sera invité à saisir ce code d’accès ainsi qu’un code de sécurité (« captcha »). Il devra ensuite renseigner un numéro de téléphone portable déclaratif pour recevoir un code de validation permettant d’accéder au vote. Par la suite, afin de valider son choix de vote, il sera demandé à l’électeur de renseigner une clef d’authentification. Il a été retenu de renseigner l’année d’entrée dans le Groupe BNP Paribas.
les professions de foi des candidats.
Sur le site sécurisé du vote, le prestataire permet à l’électeur (24h/24h et 7 jours/7) n’ayant pas reçu ou ayant égaré son code d’accès de se le faire à nouveau communiquer à une adresse e-mail personnelle ou professionnelle ou à un numéro de téléphone portable professionnel ou personnel. Le prestataire réalisera cette opération dans des conditions sécurisées permettant l’authentification de l’électeur.
Le prestataire gère également une assistance téléphonique (du lundi au vendredi) à laquelle l’électeur peut faire appel pour obtenir les informations qu’il juge nécessaire au bon déroulement du vote.
5.3.2 : Accès au dispositif de vote pour les électeurs de BNP Paribas SA dans les succursales à l’étranger et expatriés dans le Groupe à l’étranger Le prestataire adresse à l’ouverture du scrutin un courriel sur la messagerie professionnelle des électeurs à l’étranger contenant un lien personnalisé vers le dispositif de vote et un code d’accès personnel.
L’électeur est invité à cliquer sur son lien personnalisé, s’authentifier en renseignant son code d’accès personnel ainsi qu’un code de sécurité (« captcha »). Il devra ensuite renseigner un numéro de téléphone portable déclaratif pour recevoir un code de validation permettant d’accéder au vote. Par la suite, afin de valider son choix de vote, il est demandé à l’électeur de renseigner une clef d’authentification. Il a été retenu de renseigner l’année d’entrée dans le Groupe BNP Paribas.
Dans les pays où cela est possible, l’authentification SSO sera mise à disposition des électeurs.
5.3.3 : Vote de l’électeur
Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur (en France et dans le Groupe à l’étranger) et garantit l’unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’a pas accès au serveur de vote.
Une fois connecté, l’électeur se voit présenter uniquement les candidatures correspondant à son collège.
L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois au site tant qu’il n’a pas validé son vote.
Lorsque l’électeur accède aux candidatures et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.
A réception du vote, la saisie d’une clef d’authentification par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement et clôt définitivement l’accès au vote (pour chaque tour de l’élection).
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. Cet accusé de réception est exprimé en français et en anglais.
Tout électeur en situation de handicap le mettant dans l’impossibilité de voter seul est autorisé à se faire assister par un électeur de son choix.
CLOTURE – DEPOUILLEMENT – RESULTATS
6.1. : CLOTURE ET DEPOUILLEMENT DES VOTES
Les membres du bureau de vote Central (qui est installé en région parisienne, en France), en présence du prestataire, des représentants de la Direction et des délégués de candidats, constatent la fermeture effective du dispositif de vote électronique à l’heure préalablement définie.
Le dépouillement n’est possible qu’en respectant un dispositif permettant d’assurer l’intégrité et la sécurité du scrutin. Pour ce faire, il sera utilisé un dispositif de clés dématérialisées de déchiffrement. La saisie conjointe d’au moins deux de ces clés sur les trois générées permettra d’initier le dépouillement. La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, sera alors réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et les deux assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne Le bureau de vote Central vérifie si la condition de majorité requise lors du premier tour est atteinte : si au 1er tour de scrutin, aucun candidat n’obtient la majorité absolue des suffrages exprimés dans un (ou dans les deux) collège(s), un second tour a lieu pour attribuer à la majorité relative le siège au candidat qui a obtenu le plus grand nombre de suffrages exprimés.
L’attribution des sièges et la désignation des élus sont effectuées conformément aux dispositions des articles L 225-27 à L 225-34 du code du Commerce et aux statuts de BNP Paribas SA.
Le bureau de vote Central procède à l’établissement du procès-verbal de l’élection et y appose sa signature. Puis il proclame les résultats du scrutin et les noms des élus pour les deux collèges.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
6.2. : COMMUNICATION DU DETAIL DES RESULTATS
A partir du lendemain du jour des opérations de dépouillement, les résultats définitifs du vote électronique sont communiqués aux Délégués Syndicaux Nationaux des organisations syndicales représentatives au niveau de l’entreprise par collège et par établissement au sens CSEE , ainsi que par pays de BNP Paribas SA à l’étranger. Ces résultats sont aussi communiqués, sur demande auprès de RHG – Relations Sociales, aux délégués des candidats libres.
GARANTIES DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET DE STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LE SCRUTIN
Le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. A ce titre, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.
Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Le prestataire conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
A l’expiration de ces délais, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
DISPOSITIONS FINALES
8.1 : DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée liée à l’élection des administrateurs représentant les salariés au Conseil d’Administration de BNP Paribas SA qui a lieu en 2023 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l’élection desdits administrateurs réalisée et définitive. Il entrera en vigueur à compter de la date de sa signature.
A l’issue de l’élection effectuée par voie électronique, un bilan pourra être effectué.
8.2 : REVISION
Chaque partie signataire ou adhérente au présent accord peut en demander la révision selon les modalités suivantes. La partie qui prend l’initiative de la révision en informe chacun des signataires par lettre recommandée avec accusé de réception. La demande de révision devra préciser la ou les dispositions concernées. Une commission de droit social sera alors réunie pour engager la négociation dans un délai de deux mois suivant la réception de la demande de révision. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion éventuelle de l’avenant de révision dans les conditions prévues par la loi.
8.3. : FORMALITES DE DEPOT ET DE PUBLICITE
Le présent accord ainsi que les pièces accompagnant le dépôt seront déposés dans le respect des dispositions légales et réglementaires sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.
Un exemplaire sera déposé auprès du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris
Un exemplaire original sera remis à chacune des parties signataires. Une copie sera remise aux organisations syndicales représentatives au niveau de l’entreprise non-signataires.
Fait à Paris, le 9 novembre 2023.
Noms des signataires
Signatures
Pour BNP Paribas SA
XXXX
Pour la CFDT
XXXX
Pour le SNB / CFE-CGC
XXXX
ANNEXE : structure de suivi des résultats après dépouillement définitif
CSEE Grand Est
GE - Direction
GE - Entrepreneurs
GE - Banque Privée
GE - Entreprise
GE - Territoires Territoire A
Territoire B
Etc.
CSEE Grand Ouest
GO - Direction
GO - Entrepreneurs
GO - Banque Privée
GO - Entreprise
GO - Territoires Territoire A
Territoire B
Etc.
CSEE IDF Est
IDFE - Direction
IDFE - Entrepreneurs
IDFE - Banque Privée
IDFE - Territoires Territoire A
Territoire B
Etc.
CSEE IDF Ouest
IDFO - Direction
IDFO - Entrepreneurs
IDFO - Banque Privée
IDFO - Territoires Territoire A
Territoire B
Etc.
CSEE Nord
NRD - Direction
NRD - Entrepreneurs
NRD - Banque Privée
NRD - Entreprise
NRD - Territoires Territoire A
Territoire B
Etc.
CSEE Nouvelle Aquitaine
NAQ - Direction
NAQ - Entrepreneurs
NAQ - Banque Privée
NAQ - Entreprise
NAQ - Territoires Territoire A
Territoire B
Etc.
CSEE Occitanie
OCC - Direction
OCC - Entrepreneurs
OCC - Banque Privée
OCC - Entreprise
OCC - Territoires Territoire A
Territoire B
Etc.
CSEE Paris
PARIS - Direction
PARIS - Entrepreneurs
PARIS - Banque Privée
PARIS - IDF Entreprise
PARIS - IDF PME
PARIS - Territoires Territoire A
Territoire B
Etc.
CSEE Rhône Alpes Auvergne
RAA - Direction
RAA - Entrepreneurs
RAA - Banque Privée
RAA - Entreprise
RAA - Territoires Territoire A
Territoire B
Etc.
CSEE Sud-Est
SE - Direction
SE - Entrepreneurs
SE - Banque Privée
SE - Entreprise
SE - Territoires Territoire A
Territoire B
Etc.
CSEE Opérations
GPAC Grand Sud-Ouest / GPAC Lyon / GPAC Marseille
GPAC Grand Paris et Grand Est / GPAC Nord / GPAC Bretagne
