BPCE Services Financiers, Groupement d’intérêt Economique (GIE) sans capital, immatriculé au registre du Commerce de Paris, sous le numéro C 479 585 614, dont le siège social est situé 110, avenue de France – 75013 Paris, représenté par Monsieur XXXX, agissant en qualité de Directeur Général,
Ci-après désignée « le GIE »
D’UNE PART,
ET :
L’organisation syndicale représentative UNSA représentées par son délégué syndical, Monsieur XXXXXX,
Ci-après désignée « l’organisation syndicale »
D’AUTRE PART,
Ensemble désignées « les Parties »
PREAMBULE
Conformément à l’article R. 2314-5 du code du travail, l’élection de la délégation du personnel du comité social et économique (CSE) peut être réalisée par vote électronique sur le lieu de travail ou à distance.
C’est dans ce cadre que les parties au présent accord sont convenues d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles prévues au mois de novembre 2023 afin de :
simplifier et sécuriser l'organisation des élections professionnelles ;
favoriser l'accès au scrutin, encourager la participation des électeurs, et ainsi renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social ;
sécuriser et accélérer les dépouillements et la proclamation des résultats ;
participer à une démarche de développement durable.
Toutefois, il est impératif que le recours au vote électronique respecte les principes fondamentaux des opérations électorales et notamment, le secret du scrutin, le caractère anonyme, personnel et libre du vote et la sincérité des opérations électorales.
Le présent accord a pour objectif, d’une part, de donner un cadre au vote électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel du CSE, et d’autre part, de rappeler les principes fondamentaux régissant ces élections.
Les dispositions du présent accord se substituent de plein droit aux dispositions existantes au sein du GIE ayant le même objet.
Article 1 - Recours à un prestataire
Les signataires conviennent de confier à une société prestataire l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.
Le GIE aura recours au service de la Société GEDIVOTE pour la mise en œuvre des opérations électorales en vue de l’élection des membres du comité social et économique.
La conception et la mise en place du système de vote électronique s’opère dans le respect du cahier des charges, annexé au présent accord sur la base des prescriptions énoncées par les articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail.
Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment à la délibération n°2019-53 du 25 avril 2019, ainsi qu’aux règles issues du règlement européen n° 2016/679 sur la protection des données (dit « RGPD »).
Article 2 - Protocole d’accord préélectoral
Postérieurement au présent accord, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.
Le protocole préélectoral mentionnera également la conclusion du présent accord ainsi que le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.
Article 3 - Caractéristiques du système de vote électronique
La Direction rappelle que le système de vote électronique retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
A ce titre, le GIE s'engage à ce que le système retenu assure :
la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales ;
la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification et leur confidentialité ;
la sécurité de l'émargement ;
la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
De plus, le système devra répondre aux caractéristiques suivantes afin de satisfaire les exigences posées par le code du travail et les recommandations de la CNIL :
le dispositif doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement ;
les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;
le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;
les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".
Article 4 - Formation
Conformément aux dispositions réglementaires du code du travail, les membres du bureau de vote, les membres du CSE, ainsi que les membres de la cellule d’assistance technique bénéficient d’une formation sur le système de vote retenu.
Article 5 - Déroulement des opérations de vote
Les parties ont convenues que le vote électronique est exclusif de tout autre mode de vote.
Afin d’assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent, tant pour le premier tour, que pour l’éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote.
Un lien vers le site de vote sécurisé sera mis en ligne sur l’Intranet de l’entreprise. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter. Notamment, une notice d’information explicative sera transmise aux salariés et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.
Chaque électeur reçoit, par courrier, avant le 1er tour des élections, ses moyens personnels d’authentification à l’aide desquels il pourra voter en toute confidentialité.
Une fois connecté au site sécurisé, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote pour l’élection des membres du Comité Social et Economique, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants. Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaitre clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.
La validation du vote par le salarié le rendra définitif et empêchera toute modification. Elle vaudra signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.
Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter pourra se faire assister par un électeur de son choix.
Pendant l’ouverture du scrutin, aucun résultat partiel n’est accessible mais le nombre de votants peut éventuellement être révélé en cours de scrutin.
Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
Article 6 - Liste des électeurs
A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs à partir des listes électorales.
Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, le collège auquel l’électeur appartient et sa date de naissance.
Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir ce moyen d’authentification qui lui permettra :
de s’identifier et de prendre part au vote,
de compléter la liste d’émargement.
Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Article 7 - Gestion des données personnelles et RGPD
La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le RGPD.
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au niveau de risque que présente le déroulement du vote.
Le prestataire indiquera les modalités de protection des locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, les modalités de protection des informations liées à la gestion des élections (stockage et accès).
Les éventuelles demandes d’accès et de rectification prévus par la Loi « informatiques et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée en 2004 et en 2018 seront à effectuer auprès de la Direction des Ressources Humaines de le GIE sous réserve de justification d’identité.
Article 8 - Liste d’émargement
La liste d’émargement enregistre les données suivantes : Nom et Prénom des électeurs ayant voté, ainsi que le collège de chaque électeur. Elle enregistrera aussi l’heure et la date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et aux membres de la Direction des Ressources Humaines habilités, à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Article 9 - Clôture et résultats
Il est rappelé que les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l’arrêté du 25 avril 2007.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.
Le dépouillement ne sera possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.
Des clés de sauvegarde seront en outre conservées sous scellés.
Le décompte des voix apparaîtra lisiblement à l'écran et fera l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Article 10 - Sécurité
10.1 - Cellule d’assistance technique
La Direction mettra en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire, pendant les opérations de vote.
La cellule d’assistance technique aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé,
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Dans le cadre de ces contrôles obligatoires, la cellule d’assistance technique pourra être assistée des représentant de chaque liste de candidats, à la demande de ces derniers.
10.2 - Dispositif de secours
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que ce dernier sera mis en place par le prestataire choisi pour mettre en place le système de vote électronique.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la Direction du GIE et du prestataire mettant en place le vote électronique, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 11 - Conservation des données
L’employeur ou le prestataire conservera sous scellés jusqu'à l'expiration des délais de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration de ces délais de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l’employeur ou, le cas échéant, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.
Article 12 - Dispositions finales
12.1 - Durée et entrée en vigueur de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.
Il produira ses effets pour les élections des membres du comité social et économique au sein de BPCE SERVICES FINANCIERS prévues au mois de novembre 2023 et pour toutes les élections professionnelles à venir au sein du GIE, y compris les élections partielles se déroulant en cours de mandat.
12.2 - Adhésion - Révision - Dénonciation
Toute organisation syndicale représentative au sein de la Société peut adhérer au présent accord. L’adhésion doit être notifiée aux signataires de l'accord et faire l'objet des mêmes formalités de dépôt que l'accord.
Le présent accord peut être révisé selon les dispositions légales dans les conditions et formes de droit commun prévues aux articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du code du travail. Tout demande de révision est notifiée aux autres parties et pourra comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement. Les discussions portant sur la révision doivent s’engager dans les trois mois suivant la date de la demande.
Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée restent en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou, à défaut, sont maintenues conformément aux dispositions légales.
Conformément aux dispositions de l'article L. 2261-9 du code du travail, le présent accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l'une ou l'autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception.
12.3 - Publicité et dépôt
Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié aux organisations syndicales représentatives dans le GIE.
BPCE SERVICES FINANCIERS s’engage à déposer le présent accord auprès de la DRIEETS selon les règles prévues par les dispositions légales et réglementaires, notamment via la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.
Un exemplaire sera également déposé auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.
Enfin, le présent accord fera l’objet d’une publication sur la base de données nationale prévue à cet effet.
Fait à Paris, le 24 août 2023
En autant d’exemplaires que de parties,
Pour BPCE SERVICES FINANCIERS :
Monsieur XXXXX
Directeur Général
Pour l’organisation syndicale :
Monsieur XXXXX
Délégué syndical UNSA
CAHIER DES CHARGES VOTE ELECTRONIQUE
Article 1 – Présentation générale des besoins
Contexte de mise en œuvre du vote électronique
Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles au sein de son entreprise, BPCE SERVICES FINANCIERS souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique par Internet.
Les élections concernées sont l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues au code du travail, spécialement aux articles L2314-4 à L2314-10.
Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique, pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.
Les élections professionnelles au sein de BPCE SERVICES FINANCIERS amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections par vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.
Article 2 - Fonctionnalités attendues du système de vote électronique
Système de vote électronique distant
Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par BPCE SERVICES FINANCIERS, mais chez un prestataire externe.
Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.
Période des élections
La durée du premier tour de scrutin et d’un éventuel second tour sera déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections professionnelles. Durant cette période, les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24 depuis tout poste informatique connecté à Internet.
Nature des élections
L’élection à organiser est l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique, titulaires et suppléants.
Les électeurs pourront participer à l'ensemble des élections pour lesquelles ils détiennent des droits de vote.
Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):
le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes ;
les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;
le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;
le dispositif doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.
Par ailleurs, le prestataire fournira à BPCE SERVICES FINANCIERS les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique, ou s’engagera à mettre à disposition de BPCE SERVICES FINANCIERS les documents nécessaires pour la réalisation d’une expertise indépendante mandatée par BPCE SERVICES FINANCIERS. Dans ce second cas, le prestataire acceptera de collaborer avec l’expert désigné afin de permettre une expertise de son système effectuée selon les règles de l’art.
Article 3 - Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes pour chaque élection :
une étape d’authentification de l’électeur : celui-ci devra saisir un code identifiant, un mot de passe ainsi qu’une question défi-réponse non triviale qui seront contrôlés avant d’accéder au vote ;
une étape de présentation des listes de candidatures en présence ;
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc » ou “nul” ;
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie ;
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés ;
la confirmation par l’électeur du choix effectué ;
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote ;
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un accusé de réception confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote).
Accusé d’enregistrement du vote
L’électeur dispose de la possibilité de générer un accusé de confirmation de la prise en compte de son vote.
Cette possibilité lui est offerte à l’issue de la séquence de vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.
Il mentionne l’élections concernée, la date et l’heure d’émission de chaque suffrage ainsi qu’une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
l’unicité et la confidentialité des votes : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote pour chaque élection à laquelle participe cet électeur ;
l’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés.
A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé après une phase de test et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.
Article 4 - Programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections
La programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote désignés au sein de BPCE SERVICES FINANCIERS. Ces membres comportent un Président et deux assesseurs.
La procédure d’ouverture des élections comportera les étapes en ligne suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure d’ouverture : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;
le contrôle du certificat serveur de l’application de vote ;
le contrôle du scellement du système de vote électronique ;
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides ;
le contrôle du nombre d’inscrits et du nombre de sièges par élection ;
le contrôle de la liste des émargements ;
la création par les membres du bureau de vote d’une clé de chiffrement des bulletins de vote, remise en ligne au prestataire, et dont la clé de déchiffrement correspondante reste secrète ;
la programmation par les membres du bureau de vote des jours et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin.
Article 5 - Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes en ligne suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;
la remise en ligne au prestataire de la clé de déchiffrement permettant le dépouillement des bulletins de vote ;
l’édition en ligne des résultats des élections : compteurs de voix par élection, par liste et par candidat ;
la remise par le prestataire des Procès-Verbaux complétés et conformes aux modèles Cerfa ;
la fourniture par le prestataire de l’état présentant la représentativité syndicale.
Scellement du système
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le contrôle du scellement doit pouvoir être effectué à tout moment durant la période de vote par les membres du bureau de vote.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec une clé de chiffrement selon un algorithme asymétrique.
La clé de déchiffrement sera tenue secrète durant toute la période des élections. Elle sera remise au prestataire à l’issue des élections afin de permettre le dépouillement de l’urne électronique.
Le prestataire proposera un système permettant aux seuls Président et Assesseurs de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques.
Résultats
A l’issue du déchiffrement des bulletins de vote par le bureau de vote, les résultats seront consultables en ligne. Plusieurs états seront générés automatiquement :
les résultats bruts qui présentent les compteurs de voix par élection, par liste, par candidat ;
les Procès-Verbaux complétés conformes aux modèles Cerfa ;
l’état de la représentativité syndicale et de l’audience électorale des syndicats.
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
La liste d’émargement comprendra :
les noms et prénoms des électeurs,
le collège de l’électeur.
Les listes d’émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote.
Article 6 - Assistance technique
Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique qui sera composée par les membres des bureaux de vote, le représentant de la Direction et éventuellement les représentants des Organisations Syndicales. Cette formation pourra se dérouler lors de la programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections.
Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Il mettra en œuvre, par ailleurs, un service d’assistance téléphonique dans le but de renseigner les électeurs.
Article 7 - Dispositifs de secours
Le système de vote électronique devra pouvoir garantir une continuité en cas de panne du système principal. Un dispositif de secours devra prendre le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Pour ce faire, le bureau de vote possède les clés permettant à tout moment d’opérer la clôture du scrutin.
Article 8 - Gestion du processus électoral et paramétrage de la solution
Listes électorales et fichier des électeurs
Les listes électorales sont constituées par BPCE SERVICES FINANCIERS. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer aux élections. Elles sont établies par établissement et par collège.
Les listes électorales seront consolidées au sein d’un fichier électeurs par BPCE SERVICES FINANCIERS et seront ensuite fournies au prestataire.
Ainsi, le fichier électeurs contiendra notamment, pour chaque électeur :
la civilité de l’électeur,
les nom et prénom de l’électeur,
la date de naissance de l’électeur,
le collège d’appartenance de l’électeur,
les droits de vote de l’électeur,
des informations d’authentification (éventuellement).
Le fichier électeurs sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
contrôler les accès au système de vote électronique,
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
éditer les listes d’émargement.
Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.
Le prestataire devra s’engager à conserver de manière confidentielle et sécurisée toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le fichier électeurs pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.
Le prestataire devra s’engager à détruire le fichier électeurs à l’issue de l’opération de vote électronique et à ne conserver aucune de ses données et à préciser le procédé de destruction. Le fichier électeurs pourra subir des modifications jusqu’à l’ouverture des élections notamment suite à la suppression ou à l’ajout d’électeurs sur les listes électorales.
Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l’ouverture des élections puissent disposer de codes d’accès au vote électronique. Le protocole d'accord préélectoral pourra prévoir une date limite de prise en compte de ces modifications.
Moyens d’authentification
A partir des informations du fichier électeurs, le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur.
Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du mot de passe durant toutes les étapes.
Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :
un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,
un mot de passe qu’il sera seul à connaître.
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, l'électeur devra répondre à une question défi-réponse non triviale.
Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.
Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.
Listes de candidats
Les listes de candidats sont établies par les représentants du personnel de BPCE SERVICES FINANCIERS et seront transmises au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote. Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de BPCE SERVICES FINANCIERS ou par des candidats non affiliés.
Les listes de candidats mentionnent notamment :
le collège électoral concerné (techniciens, cadres, employés…),
l’appartenance syndicale le cas échéant,
les nom et prénom de chaque candidat,
l’ordre de présentation des candidats dans les listes.
Le prestataire proposera un système de mise à jour en ligne via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de test du vote électronique et la recette du système.
Ce système permettra par ailleurs l’intégration en ligne des professions de foi et des photos des candidats sur le site.
Recette du système de vote électronique
Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant aux représentants de la Direction, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs pour chaque élection.
Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture des élections dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.
Le prestataire devra proposer les moyens de tester l’ensemble des scénarios durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.
Cette période de test sera déterminée d’un commun accord entre BPCE SERVICES FINANCIERS et le prestataire. Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats.
Scrutin à blanc
Le scrutin à blanc a lieu après la période de test qui vise à contrôler et valider les scénarios d’élections et la bonne intégration des listes de candidats, professions de foi et photos des candidats.
Il doit être effectué sur le système de vote électronique définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote électronique avant l’ouverture effective des élections.
Le scrutin à blanc vise à tester l’application en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote. Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.
Au terme de ce test, les membres du bureau de vote valideront l’intégrité du dispositif. Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’a été sujette à aucune modification.
Une fois le scrutin à blanc validé, le bureau de vote programmera l’ouverture et la fermeture des élections.
Prestation de conseil et d’assistance de la DRH
Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :
la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction du protocole d’accord intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs,
la présentation du système aux partenaires sociaux.
Article 9 - Gestion informatique et technique du système de vote électronique
Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant deux périodes correspondantes à la préparation et à l’ouverture du vote pour deux tours d’élections. Durant ces périodes, le système sera disponible 24h/24.
Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.
Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire
Le prestataire indiquera comment sont protégés les locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections de BPCE SERVICES FINANCIERS (stockage et accès).
Conservation des données
Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel préalablement défini et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à l’épuisement des voies de recours, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel ou de l’épuisement des voies de recours, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
