BRINK’S ANTILLES – Boulevard Marquisat de Houelbourg – ZI de Jarry – 97122 BAIE MAHAULT – représentée par Monsieur ……………, Directeur Régional,
D’une part,
ET :
La CGTG, représentée par M. ………………, Délégué Syndical (accompagné de Mme ………… et de M. ……………) ;
IURM CFDT, représentée par M. …………………., Délégué Syndical (accompagné de M. …………..) ;
UIR CFDT, représentée par M. ……………., Secrétaire Général,
Union Départemental FO, représentée par M. ……………, Délégué Syndical,
D’autre part.
PREAMBULE
Par accord du 25 octobre 2018, il a été convenu les termes de la mise en place du Comité Social et Economique (CSE) au sein de BRINK’S ANTILLES.
Par accord du 22 novembre 2018, il a aussi été convenu d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.
Le présent protocole d’accord préélectoral a pour objet de définir et de compléter les modalités d’organisation de l’élection de l’instance commune, les mandats actuels des délégués du personnel, des membres du comité d’entreprise, des membres du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail prenant fin le 31 décembre 2018.
Avant-propos
Au 31 octobre 2018, l’effectif de la société se décompose comme suit : Effectif total : 91
Répartition Hommes : 67 Femmes : 24 Soit 26% de femmes et de 74% d’hommes
Annexe du présent protocole
Calendrier électoral
Nombre de candidats de chaque sexe attendus au sein de chaque liste (titulaire et suppléant)
Description du déroulement des opérations électorales
Description du fonctionnement du système de vote
Certificat d’expertise
I – ELECTION DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU CSE
Article 1 : Durée des mandats
Les membres de l’instance sont élus pour un mandat d’une durée de 4 ans, à compter de la proclamation des résultats.
Article 2 : Nombre de sièges à pourvoir
L’effectif de l’entreprise BRINK’S ANTILLES étant de 91 salariés. Conformément aux dispositions convenues dans l’accord de mise en place du CSE au sein de l’entreprise, le nombre de membres à élire est de 6 titulaires et 6 suppléants.
Article 3 : Nombre et composition des collèges électoraux
Le nombre et la composition des collèges électoraux se définissent comme suit :
Collège unique :91 salariés dont 24 femmes (soit 26% de femmes)
Les parties s’entendent à mettre en place un collège unique, tout en assurant une représentativité des différentes catégories socioprofessionnelles (ouvriers, employés, agent de maîtrise, haute-maîtrise et cadres).
Article 4 : Répartition des sièges entre les différentes catégories
Collège unique :6 Titulaires et 6 Suppléants
Article 5 : Représentation équilibrée des femmes et des hommes
Les représentants du personnel présents lors de la négociation du présent protocole ont été informés des dispositions de l’article L. 2324-6 du code du travail et notamment par le fait qu’ils doivent examiner les voies et les moyens en vue d’atteindre une représentation équilibrée des femmes et des hommes sur les listes de candidatures et ce, dans la mesure du possible.
Dans le cadre de la répartition du collège unique, les listes de candidats qui comportent plusieurs candidats sont composés d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale conformément aux articles L. 2314-24-1 et L. 2324-22-1 du Code du travail.
La proportion de femmes et d’hommes est la suivante :
Collège : Hommes Femmes Unique 74% 26%
Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes et dans la limite de la proportion de répartition (voir répartition en annexe 2).
II – DISPOSITIONS RELATIVES A L’ORGANISATION DU VOTE
Article 6 : Dates de scrutins
La date des élections a été fixée pour le premier tour au
19 décembre 2018 et au 03 janvier 2019 pour le second tour.
Le scrutin sera clos au plus tard à
11h30, heure des Antilles françaises, pour le premier et le second tour.
Article 7 : Liste des salariés électeurs
Sont électeurs, les salariés qui, à la date du premier tour du scrutin :
Sont âgés de 16 ans révolus
Ont acquis une ancienneté d’au moins 3 mois dans l’entreprise
Bénéficient de leurs droits civiques
Les salariés ont été informés par voie d’affichage au sein de l’entreprise dès le
17 septembre 2018 des dates des premier et second tours, des listes électorales.
La Direction actualisera selon les modalités convenues dans le protocole la liste des électeurs. Ainsi, la liste comportera l’indication les noms, prénoms, l’âge, l’ancienneté, la CSP et la répartition selon le collège.
Les listes actualisées seront affichées dans les locaux et seront accessibles au personnel aux heures ouvrables dès le
19 novembre 2018.
Article 8 : Candidatures des salariés éligibles
Conformément aux dispositions légales, sont éligibles, les électeurs qui, à la date du scrutin :
Sont âgés de 18 ans révolus
Ont travaillé pendant au moins 1 an dans l’entreprise
Ne sont pas conjoint, ascendant, descendant, frère ou sœur de l’employeur, allié au même degré à l’employeur
La Direction établira la liste des salariés éligibles. De même que la liste des électeurs, celle-ci sera actualisée par voie d’affichage dès le
19 novembre 2018.
Elle comportera l’indication des noms, prénoms, l’âge et le caractère d’éligibilité ou de non éligibilité des électeurs de l’entreprise.
Article 9 : Liste de candidats
Il est rappelé que le premier tour est réservé aux organisations syndicales et que les candidatures sont libres au second tour.
Les listes de candidats sont établies en distinguant titulaires et suppléants et ce, pour chaque scrutin.
Les organisations syndicales habilitées peuvent présenter une liste commune. Dans cette hypothèse, la répartition des suffrages exprimés se fait à parts égales entre les syndicats ayant constitué la liste commune. Ceux-ci peuvent librement décider d’une autre répartition. Cette dernière ne sera effective que si elle a été portée à la connaissance tant de l’employeur qu’à celle des électeurs de l’entreprise, par écrit au moment du dépôt des listes.
Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour, communiqueront leurs listes de candidats, sur papier à entête de l’organisation syndicale en distinguant titulaires et suppléants, à partir du jour de l’affichage des listes d’éligibles. La Direction se réserve le droit de demander à tout mandataire qui dépose une liste de candidats de faire état d’un pouvoir écrit de l’organisation syndicale qui présente la liste.
Si un second tour est nécessaire, les listes déposées pour le premier tour restent valables. Si ces listes font l’objet d’un changement ou si des listes de candidats libres sont présentées, elles doivent être portées à la connaissance de la Direction et déposées dans les conditions prévues au présent accord.
La communication de ces listes peut être réalisée auprès du Service des Ressources Humaines, dans les délais, par :
Lettre recommandée avec accusé de réception à l’adresse suivante :
BRINK’S ANTILLES
Service Ressources Humaines / Elections Boulevard Marquisat de Houelbourg BP 2131 97194 JARRY CEDEX
Lettre remise en main propre contre décharge auprès de la Responsable des Ressources Humaines, Madame Yvane RHINAN
Courrier à l’adresse suivante : y.rhinan@brinks.fr
La date limite des dépôts des listes est fixée au :
Pour le premier tour :
29 novembre 2018 à 12 heures
Pour le second tour :
24 décembre 2018 à 12 heures
La Direction sera fondée à refuser les listes électorales déposées après les dates et heures limites de dépôt indiquées au présent article.
Les listes seront affichées par la Direction, sur les panneaux prévus à cet effet :
Pour le premier tour :
30 novembre 2018
Pour le second tour :
24 décembre 2018 (compte tenu du jour férié 25/12, l’affichage s’effectuera le jour même à la clôture de l’heure de dépôt)
Article 10 : Propagande électorale
Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre au service des Ressources Humaines, lors de la remise des listes de candidats, leurs tracts électoraux au format PDF (500 ko maximum), consistant chacun en un feuillet 21 x 29,7 (format A4), pour qu’ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet. Une version papier sous format 21 x 29,7 (format A4) sera adressée par courrier aux salariés électeurs.
Au second tour, les candidats pourront également remettre au service des Ressources Humaines leurs tracts électoraux lors de la remise des listes de candidats au même format que précité, pour qu’ils soient mis en ligne sur le site de vote. Une version papier sous format 21 x 29,7 (format A4) sera adressée par courrier aux salariés électeurs.
De même, les organisations syndicales pourront remettre au service des Ressources Humaines lors de la remise des listes de candidats un logo au format GIF ou JPG (200 ko maximum), hauteur 100 pixels pour qu’il soit mis en ligne sur le site de vote.
Il est précisé que la propagande électorale sera consultable par les électeurs à compter du scellement du système de vote. Les électeurs pourront se connecter à l’aide des identifiants personnels qui seront transmis.
Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical.
Article 11 : Vote électronique
Conformément à l’article L 2314-21 du code du Travail, la société et les organisations syndicales se sont mis d’accord quant à recourir au vote électronique.
Les modalités de mise en œuvre sont spécifiées dans l’accord signé le 22 novembre 2018 ainsi que dans les annexes jointes au présent protocole d’accord préélectoral.
Par conséquent, un dispositif de vote électronique sera mis en place sur site et à distance via une plate-forme en ligne.
Sa mise en œuvre est confiée à la société
NEOVOTE avec le système de vote dénommé « le système de vote », dont l’adresse du siège social est la suivante : 25 rue Lauriston 75 116 PARIS.
III – MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE
Article 12 : Langue, ordre des instances et affichage initial des listes
Pendant toute la durée des opérations électorales, le site de vote sera accessible par Internet à tout utilisateur muni d’un identifiant personnel fourni par le prestataire. Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.
Une fois connecté sur l’application, l’électeur se verra présenter la liste des scrutins pour lesquels il est appelé à voter.
Le logo (si disponible) et le nom de la liste seront affichés. L’électeur peut basculer d’une présentation d’une liste à l’autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d’une des listes lui est présenté ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.
Article 13 : Matériel de vote – Codes confidentiels
Les codes d’accès, qui se composent d’un Identifiant de vote personnel et d’un code confidentiel sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à la société.
Les identifiants et les mots de passe seront strictement individuels et confidentiels. Ils seront valables pour les deux tours des scrutins.
Ces codes seront générés automatiquement par le Système de vote, selon un algorithme aléatoire, et ne contiendront aucun élément permettant d’identifier l’identité du titulaire.
Pour s’authentifier au site de vote, l’électeur devra renseigner son identifiant de vote et un code qui sera sa « date de naissance » sous le format demandé.
Pour valider un vote, l’électeur devra renseigner son code confidentiel.
Une notice explicative est intégrée au matériel de vote.
Article 14 : Transmission des codes de vote aux électeurs
Le prestataire transmettra les codes de votes par courrier à chaque électeur.
Deux choix sont proposés au salarié :
Choix n°1 : envoi par lettre postale à l’adresse personnelle de l’électeur Le prestataire expédiera par voie postale au domicile de chaque électeur un courrier contenant son identifiant de vote, son code confidentiel et une notice explicative pour voter.
Choix n°2 : envoi de l’identifiant par courrier électronique + retrait du mot de passe sur le site de vote Les identifiants seront édités et adressés par le prestataire aux électeurs préalablement enregistrées dans le système de vote. Ceci est sous-entendu à une communication par l’électeur de son adresse mail. Ayant reçu leurs identifiants personnels, les électeurs seront invités à suivre la procédure ci-dessous afin de retirer leur mot de passe :
L’électeur se connecte au site de vote – dont l’adresse url est indiquée dans l’email – en saisissant son identifiant et sa date de naissance ;
L’électeur connecté au site de vote est invité à saisir un numéro de téléphone mobile, une adresse mail (personnelle) ou un numéro de téléphone fixe pour recevoir son mot de passe, nécessaire à la validation du vote ; le mot de passe lui est envoyé immédiatement par SMS, par email ou via un serveur vocal en cas de ligne fixe.
Article 15 : Procédure de secours
En cas de perte ou de non réception du matériel de vote initial, l’électeur pourra obtenir la réédition de son identifiant et/ou de son mot de passe selon l’une des procédures de secours décrites ci-après :
Traitement de la demande par le service support téléphonique de NEOVOTE
L’utilisateur contacte le service support NEOVOTE, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, au numéro VERT indiqué par NEOVOTE ;
L’opérateur recevant l’appel se connecte au Système de vote puis : ouvre la session de réédition des éléments d’authentification ; sélectionne le nom de l’utilisateur ; vérifie l’identité de celui-ci à partir des données affichées par le Système, saisit l’adresse email ou le numéro de téléphone mobile ou fixe indiqués par l’utilisateur, puis déclenche l’envoi ;
Le système de vote envoie alors automatiquement de nouveaux codes d’accès à l’utilisateur, selon le media retenu (email, SMS ou serveur vocal)
La procédure assure la confidentialité de l’envoi : à aucun moment les codes adressés ne sont affichés à l’écran
Traitement de la demande en libre-service via un formulaire en ligne
L’utilisateur accès à un formulaire en ligne, disponible 24h/24, sur la page de connexion au site de vote
L’utilisateur saisit ses données d’identification (listées ci-après) et un numéro de téléphone mobile
Le formulaire envoie par SMS un code de vérification du numéro de téléphone mobile à l’utilisateur
L’utilisateur ressaisit dans le formulaire le code de vérification et valide sa demande
Le formulaire vérifie l’ensemble des données d’identification
En cas d’exactitude, de nouveaux codes d’accès sont envoyés immédiatement à l’utilisateur par SMS,
En cas d’échec de l’identification, le formulaire propose à l’utilisateur de transmettre sa demande et ses coordonnées au Gestionnaire de l’élection pour une approbation manuelle
La procédure a pour effet :
Si l’utilisateur est électeur, de lui adresser son identifiant (inchangé) et un nouveau mot de passe (le mot de passe précédent devenant alors inutilisable)
Si l’utilisateur n’est pas électeur, de lui adresser son identifiant (inchangé)
Les données d’identification de l’électeur, sont :
Nom et prénom
Date de naissance
N° de matricule
Toute re-génération d’identifiant et de mot de passe est enregistrée au sein du Système de vote et fait l’objet d’une mention dans le compte rendu de dépouillement précisant l’émetteur, l’utilisateur (identité de l’électeur ou de l’observateur), la date et l’heure de l’envoi.
Article 16 : Cellule d’assistance technique
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, une cellule d’assistance technique, ci-après dénommée « la cellule d’assistance technique » sera mise en place dans le cadre de l’élection.
La cellule d’assistance technique sera composée :
D’un représentant du Prestataire, ci-après dénommé «
Le Représentant du Prestataire »
D’un représentant de la Société, ci-après dénommé «
le Gestionnaire de l’élection » ;
Rôle du représentant du prestataire
Le représentant du prestataire veillera au bon fonctionnement du système de vote pendant toute la durée des opérations électorales.
A ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l’intégrité du Système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le prestataire.
De plus, il sera le point de contact de la Société auprès du Prestataire pour toute question relative au fonctionnement du Système de vote et conseillera cette dernière sur la bonne utilisation du système de vote.
Rôle du Gestionnaire de l’élection
Le Gestionnaire de l’élection sera chargé de la bonne utilisation du Système de vote et de l’organisation des opérations électorales au sein de la Société.
A ce titre :
Il communiquera au Prestataire l’ensemble des données et des documents électoraux et contrôlera l’importation de ces éléments par le Prestataire au sein du Système de vote ;
Il organisera les séances de contrôle des données, test et scellement du Système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les participants concernés ;
Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par la Société, à l’efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernés pendant les opérations électorales.
De plus, il sera le point de contact du Prestataire au sein de la société et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l’utilisation du Système de vote.
Le statut de Gestionnaire de l’élection ne donnera aucun droit d’accès aux identifiants et mots de passe des utilisateurs.
Article 17 : Formation et Scellement du système
Afin de garantir l’indépendance du Gestionnaire de l’élection, vis-à-vis des listes de candidats, Yvane RHINAN, Responsable des Ressources Humaine sera désigné en qualité de Gestionnaire de l’élection. Elle suivra une formation assurée à distance par conférence téléphonique.
Cette formation consiste à présenter au Gestionnaire de l’élection comment :
Administrer la liste électorale
Enregistrer et saisir les listes de candidats
Valider les données des scrutins, électeurs et candidats,
Procéder au scellement du système de vote, c’est-à-dire :
Générer les clés de scellement (au nombre de 3 a minima) destinées aux membres désignés « observateurs » et du bureau de vote
Procéder à un vote à blanc : tester la plateforme de vote avant l’ouverture du vote
Dépouiller les urnes et accéder aux résultats du vote à blanc
Réinitialiser le système et les urnes électroniques avant le scellement définitif du système
En outre, les représentants syndicaux, les observateurs et les membres du bureau de vote sont invités par le service des Ressources Humaines à assister aux opérations de contrôles, lors de la cérémonie de scellement du système.
La cérémonie de scellement sera animée par le Gestionnaire qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire.
L’information et la formation sont assurées :
Pour les représentants syndicaux et les observateurs, par la participation à cette intervention précédant l’ouverture du site de vote
Pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement
La cérémonie de scellement rassemblant le Gestionnaire, les observateurs, les représentants syndicaux et les membres du bureau de vote sera organisée afin de :
Générer les clés de scellement (au nombre de 3 a minima) destinées aux membres désignés « observateurs » et du bureau de vote
Procéder à un vote à blanc : tester la plateforme de vote avant l’ouverture du vote
Dépouiller les urnes et accéder aux résultats du vote à blanc
Réinitialiser le système et les urnes électroniques avant le scellement définitif du système
Sceller définitivement les urnes électroniques et la plateforme de vote
Article 18 : Contrôle du prestataire
Le prestataire est chargé de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Article 19 : Assistance aux électeurs
Tout électeur atteint d’une infirmité ou incapacité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix, dès lors que son vote demeure libre et éclairé.
Article 20 : Formalités de déclaration et accès aux données personnelles
Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46 / CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.
Article 21 : Conservation et destruction des fichiers supports
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire après en avoir informé le Gestionnaire de l'élection, procèdera à la destruction des fichiers supports.
Article 22 : Dispositifs de déroulement des opérations électorales
L’ensemble des dispositifs techniques sont détaillés dans l’annexe jointe au présent protocole
Article 23 : Dispositifs du fonctionnement du système de vote
L’ensemble du dispositif de fonctionnement est détaillé dans l’annexe jointe au présent protocole
Article 24 : Expertise du système de vote
Le système de vote proposé par le prestataire retenu a été soumis à une expertise indépendante – jointe au présent protocole – qui a vérifié que l’ensemble des garanties de sécurité est conforme.
IV – SUIVI DES OPERATIONS ELECTORALES
Article 25 : Dates et horaires de vote par Internet
Au premier tour, les plages horaires de vote par internet sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes :
du 14 décembre 2018 à 9 heures au 19 décembre 2018 à 11h30.
En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :
du 28 décembre 2018 à 9 heures au 03 janvier à 11h30.
Les heures de vote seront affichées sur tous les tableaux d’affichage prévus à cet effet dans l’entreprise.
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de leur lieu de travail, de leur domicile ou ailleurs, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.
Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter pendant son temps de travail. Le temps passé par l’électeur pendant son temps de travail pour voter n’entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote. Il est rappelé qu’une heure supplémentaire ou complémentaire ne sera payée pour un vote hors temps de travail.
Les salariés ne disposant pas d’accès informatique et de connexion internet seront priés de se manifester auprès du Gestionnaire afin que l’entreprise mette à disposition un ordinateur qui permettra à l’électeur de voter.
Un procès-verbal quotidien sera établi afin de signaler tout éventuel incident. Celui-ci sera tenu par le Gestionnaire.
Les organisations syndicales locales pourront à tout moment se rendre sur place et vérifier le bon déroulement des votes au sein de leur agence. En cas d’incident lors du vote d’un électeur, ils alerteront le Gestionnaire ainsi que les Observateurs.
Les électeurs sont informés qu’en cas d’arrivée tardive, ou d’arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu’ils ne puissent voter sur le poste qui pourrait être mis à disposition par l’entreprise, sur demande.
Article 26 : Observateurs
Afin de favoriser le contrôle et la transparence du processus électoral, certaines personnes pourront exercer le rôle d’
Observateurs au cours de l’élection.
Les observateurs auront accès via le site de vote aux informations suivantes, pour les deux tours du scrutin :
Les listes électorales
Les listes de candidats et les éventuels documents attachés (profession de foi, logo, photographies, etc.)
La composition du bureau de vote
L’évolution du taux de participation au cours de la période de vote
Les parties conviennent que les personnes suivantes auront le statut d’observateur au cours de l’Election :
Le Gestionnaire de l’élection
Le Représentant du prestataire : NEOVOTE
Les représentants des listes de candidats (à noter qu’ils doivent se faire connaître lors du dépôt des listes)
Les observateurs disposeront d’un identifiant personnel leur permettant d’accéder au site de vote et de consulter les informations qui leur sont destinées. S’ils sont électeurs, cet identifiant sera celui qui leur est attribué en tant qu’électeur.
Article 27 : Bureau de vote
Un bureau de vote unique composé d'un Président et de deux Assesseurs sera constitué pour l'ensemble des collèges. Il sera constitué à Baie-Mahault, Boulevard Marquisat de Houelbourg – BP 2131 – 97122 BAIE-MAHAULT.
Dans la mesure du possible, le même Bureau de vote siègera pour chaque tour de scrutin.
Le bureau de vote s’assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.
Désignation des membres du Bureau de vote
Seul un électeur pourra être membre du Bureau de vote.
Le Bureau de vote sera composé d'électeurs volontaires pour exercer les fonctions correspondantes.
Les électeurs feront connaître au Gestionnaire de l'élection leur volonté de faire partie du Bureau de vote.
A défaut d'accord entre les membres du Bureau de vote, le plus âgé sera désigné Président.
Le Gestionnaire de l'élection se chargera de contacter les électeurs susceptibles de constituer le Bureau de vote, afin de vérifier qu'ils acceptent les fonctions de président ou d'assesseur qui leur sont ouvertes, et qu'ils seront disponibles pour exercer ces fonctions.
Le fait de se porter candidat n'est pas compatible avec la fonction de membre du Bureau de vote.
Enregistrement et communication des listes des membres du Bureau de vote
L'identité et le rôle (président ou assesseur) de chaque membre du Bureau de vote seront enregistrés dans le Système de vote.
La composition du Bureau de vote sera publiée sur le site de vote et pourra être consultée par les électeurs.
Rôle des membres du Bureau de vote
Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.
A ce titre :
Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement à leur attention seront générées ;
Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote (voir ci-après) ;
Ils seront alertés par la Cellule d'assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile ;
Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
- ils autoriseront le dépouillement des urnes à l'aide de leurs clés de déchiffrement ; - ils proclameront les résultats, signeront les listes d'émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.
Informations à l'attention du Bureau de vote
Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
Les listes électorales
Les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos)
La composition du Bureau de vote
Les compteurs des votes et l'évolution du taux de participation
Les listes d'émargement
Le journal des événements
Le code de scellement du Système de vote
Article 28 : Gestion des clés de déchiffrement
Génération des clés de déchiffrement
Conformément aux obligations relatives au vote électronique, chaque membre du Bureau de vote sera titulaire d'une clé de déchiffrement.
Les clés de déchiffrement seront générées par le Système de vote et attribuées à leurs titulaires lors de la réunion de contrôle des données test et scellement du Système de vote organisée avant l'ouverture des scrutins.
Transmission des clés de déchiffrement
Chacune des clés de déchiffrement sera éditée et mise sous enveloppe sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé. Chaque enveloppe sera cachetée à l'aide d'une étiquette indiquant au destinataire qu'elle ne doit être ouverte que lors de la séance de dépouillement des urnes. Les enveloppes ainsi cachetées seront regroupées et adressées en courrier postal suivi au Gestionnaire, qui remettra en main propre les enveloppes cachetées à leurs titulaires, lors de la séance de dépouillement des urnes.
Utilisation des clés de déchiffrement
Les clés de déchiffrement ne seront utilisables qu'à l'issue des votes, lors de la séance de dépouillement, au cours de laquelle elles seront enregistrées dans le Système de vote afin de procéder au dépouillement des urnes. Au moins deux clés devront être utilisées pour permettre le dépouillement des urnes.
En cas de perte de clés par plus d'un titulaire, leur récupération devra faire l'objet d'une procédure ad-hoc exceptionnelle, mise en œuvre avec le concours du Prestataire.
Sauvegarde des clés de déchiffrement
Des copies de secours des clés de déchiffrement seront sauvegardées au sein du Système de vote dès leur émission. Elles ne seront accessibles qu'en cas de force majeure, selon une procédure sécurisée.
Article 29 : Information des salariés
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, chaque salarié disposera d'une note d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
La note d'information reflétera les termes du présent protocole et de ses annexes.
La note sera consultable et téléchargeable à partir du site de vote.
Article 30 : Accès aux taux de participation
Pendant le déroulement des opérations électorales, le taux de participation sera accessible :
Aux électeurs pour les scrutins les concernant ;
Aux observateurs pour l'ensemble des scrutins ;
Les droits de consultation des utilisateurs seront enregistrés au sein du Système de vote. Les utilisateurs autorisés accèderont au taux de participation en se connectant au site de vote, à l'aide de leurs identifiants personnels.
Article 31 : Accès aux listes d’émargement
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, les listes d'émargement ne seront accessibles qu'aux membres du Bureau de vote, à des fins de contrôle du bon déroulement des scrutins pendant les opérations de vote.
Article 32 : Résultats partiels
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement des scrutins.
V – EXPRESSION DU VOTE ET RESULTAT
Article 33 : Vote électronique
Les électeurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe personnels fournis par le Prestataire pourront voter par voie électronique à partir de tout terminal (ordinateur, smartphone ou tablette) équipé d'un navigateur Internet usuel, tant professionnel que personnel, à tout moment pendant la durée d'ouverture des scrutins.
Les données saisies par l'électeur au cours de sa connexion au site de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé.
Chaque utilisateur sera invité à saisir son identifiant personnel et sa date de naissance pour se connecter au site de vote. A tout moment, chaque électeur sera libre de se faire assister par la personne de son choix dans l'utilisation du site de vote. Le vote par procuration étant interdit.
La Société s'engage à mettre en œuvre tous les moyens pour faciliter l'appropriation du vote électronique par les salariés et plus particulièrement ceux qui n'ont pas vocation par leur fonction à utiliser l'outil informatique.
Pendant la période de vote, un compteur indiquera aux électeurs le temps leur restant pour voter, lorsqu'ils se connecteront au site de vote.
Après la clôture du scrutin, les électeurs se connectant au site de vote n'auront plus la possibilité de voter.
Toutefois, le vote demeurera possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin, pour un électeur qui se serait connecté avant l'heure de clôture sur le site de vote dans la zone réservée à l'expression du vote, sans avoir encore validé son vote. Cette possibilité s'applique uniquement pour le scrutin sur lequel l'électeur est connecté.
A l'issue de chacun de ses votes, l'électeur pourra visualiser un accusé de réception électronique confirmant l'enregistrement de son vote dans le Système de vote, qu'il pourra conserver.
Les listes de candidats seront présentées sur le site de vote dans l'ordre alphabétique des noms des organisations syndicales dépositaires ou dans l'ordre alphabétique des noms des listes en l'absence d'étiquette syndicale.
Le Système de vote étant conçu pour interdire toute altération de l'acte de vote (telle que, par exemple : la modification des bulletins de vote électroniques, le panachage, le double vote), un vote électronique ne peut, dans des conditions normales d'utilisation du Système de vote, être entaché d'irrégularités. Outre le choix d'une liste, seul le vote blanc sera proposé à l'électeur. De plus, une liste de candidats dont tous les noms sont raturés correspondra à un vote blanc.
Article 34 : Vote par correspondance
Le vote à bulletin secret sous enveloppe, sur place ou par correspondance, est exclu.
Article 35 : Procédure de dépouillement
Après clôture automatique du scrutin par le système de vote électronique, le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du Bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l'élection.
Après activation des clés de déchiffrement, le Système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.
Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n'est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l'audience des candidats leur permettant d'être désignés pour des fonctions syndicales.
Article 36 : Signature et communication des procès-verbaux
Les procès-verbaux, imprimés sur les formulaires CERFA prévus à cet effet, seront signés par les membres du Bureau de vote. Les procès-verbaux seront adressés par la Société dans les quinze jours à l'Inspection du Travail en deux exemplaires et au Centre de Traitement des Elections Professionnelles en un exemplaire.
Les résultats seront portés à la connaissance du personnel.
Une copie des procès-verbaux sera également transmise par la Société aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.
Article 37 : Signature et conservation des listes d’émargement
A l'issue du dépouillement, les listes d'émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.
Les listes d'émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par la Société.
L'enveloppe sera détruite à l'issue de la période de recours (15 jours calendaires après le dépouillement du scrutin) et, si une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive.
Article 38 : Proclamation des résultats
Le Président du Bureau de vote, ou à défaut un assesseur, proclamera oralement le nom des candidats élus à l'issue de la signature des procès-verbaux.
Article 39 : Organisation d’un second tour
Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour sera organisé dans les cas suivants :
quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),
un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour,
carence de candidats au premier tour.
Si un second tour doit avoir lieu, les électeurs en seront informés.
Le premier et le second tour se dérouleront selon les mêmes modalités.
VI – FORMALITES ET DEPOT
Article 40 : Durée
Le présent protocole est conclu pour la durée de l’élection de la délégation des membres du Comité Social et Economique de BRINK’S ANTILLES.
Cet accord deviendra applicable dès sa signature et sera opposable après la période légale d’opposition et par l’exécution des formalités de dépôt.
Article 41 : Formalités
Il sera établi en autant d’exemplaires originaux que de parties à la négociation.
Il sera déposé par la partie diligente conformément aux dispositions légales en vigueur.
Un exemplaire sera affiché sur les panneaux d’affichage prévus à cet effet.
Fait à Jarry, le 22 novembre 2018
En 5 exemplaires
Pour la société BRINK’S ANTILLESPour les organisations syndicales
…………………CGTG, M. …………….
Directeur Régional
IURM CFDT, M. ……………….
UIR CFDT, M. ……………………….
UD FO, M. ………………………….
ANNEXE 1 : Calendrier électoral – scrutin à deux tours
17 SEPTEMBRE 2018
Affichage listes électorales + liste éligibles Note d’information au personnel
29 NOVEMBRE 2018 à 12h au plus tard
Dépôt listes candidats syndicales
30 NOVEMBRE 2018
Affichage listes candidats 1er tour
05 DECEMBRE 2018
Désignation des membres du bureau de vote et des observateurs
03 DECEMBRE 2018
Envoi des codes d’accès par le Prestataire
12 DECEMBRE 2018
Formation, test et scellement du système de vote
Du 14 DECEMBRE 2018 9h
au 19 DECEMBRE 2018 11h30
Vote par Internet 1er tour
24 DECEMBRE 2018 à 12h au plus tard
Dépôt listes candidats libres pour 2ème tour
24 DECEMBRE 2018
Affichage listes candidats 2ème tour
27 DECEMBRE 2018
Formation, test et scellement du système de vote
Du 28 DECEMBRE 2018 à 9h
au 03 JANVIER 2018 à 11h30
Vote par Internet 2ème tour
03 JANVIER 2018
Proclamation des résultats
ANNEXE 2 : A titre d’information, nombre de candidats de chaque sexe attendus au sein de chaque liste (titulaire et suppléant)
Collège
Type de siège
Nombre de sièges à
pourvoir
Nombre de candidats de la liste
Nombre de candidats femmes
Nombre de candidats hommes
Collège Unique Titulaires ou Suppléants 6 6 2 4
5 2 3
4 1 3
3 1 2
2 1 1
1 Indifférent Indifférent
Pour rappel :
Collège unique6 Titulaires et 6 Suppléants
Nota :
La constatation par le juge, après l'élection, du non-respect par une liste de candidats des proportions de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale entraîne l'annulation de l'élection d'un nombre d'élus du sexe surreprésenté égal au nombre de candidats du sexe surreprésenté en surnombre sur la liste de candidats au regard de la part de femmes et d'hommes que celle-ci devait respecter. Le juge annule l'élection des derniers élus du sexe surreprésenté en suivant l'ordre inverse de la liste des candidats.
La constatation par le juge, après l'élection, du non-respect par une liste de candidats de l'alternance d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes entraîne l'annulation de l'élection du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions
ANNEXE 3 : Description du déroulement des opérations électorales
Les opérations électorales se déroulent en 4 phases :
Organisation des élections ;
Préparation des scrutins ;
Opérations de vote ;
Dépouillement et clôture des élections.
PHASE 1 - ORGANISATION DES ELECTIONS
1.1 - Invitation des organisations syndicales
Avant le lancement du processus électoral, les organisations syndicales intéressées sont invitées à négocier le protocole d'accord préélectoral et à établir les listes de leurs candidats.
1.2 - Négociation du protocole d'accord préélectoral
Le protocole d'accord préélectoral est négocié avec les organisations syndicales intéressées.
1.3 - Annonce de l'élection
L'annonce de l'élection informe les salariés de l'organisation des élections. Elle est affichée et précise la date envisagée pour le premier tour.
1.4 - Création du « Dossier de vote » dans le système de vote
Le « Dossier de vote » reflétant les dispositions du protocole d'accord préélectoral est créé dans le système de vote.
Les caractéristiques générales des élections sont enregistrées :
Titre des élections ;
Règles des scrutins ;
Modalités de vote ;
Calendrier prévisionnel (dont les dates et heures d'ouverture et de fermeture prévues du 1er et du 2ème tour des élections) ;
Modalités d'envoi des codes d'accès aux électeurs ;
Procédure de régénération des codes d'accès perdus ou non reçus ;
Modalités de remise des clés de déchiffrement.
Les instances et collèges sont définis :
Pour chaque instance : type de scrutin, raison sociale, adresse, SIRET, IDCC, effectifs, date des dernières élections, nombre de sièges de titulaires à pourvoir, nombre de sièges de suppléants à pourvoir, collèges ;
Pour chaque collège de chaque instance : intitulé du collège, nombre de sièges de titulaires à pourvoir, nombre de sièges de suppléants à pourvoir.
1.5 - Déclaration au registre
Dans la perspective de la constitution du fichier électoral, une déclaration du traitement au registre est effectuée.
1.6 - Edition et publication de la note d'information
La note d'information à l'attention des électeurs est établie et publiée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral.
1.7 - Personnalisation du système de vote
Le système de vote est personnalisé en fonction des éléments graphiques et d'identité attendus sur le site de vote et sur les documents proposés par le système de vote. PHASE 2 - PREPARATION DES SCRUTINS
2.1 - Etablissement et enregistrement du fichier électoral
Le fichier électoral est établi en fonction des données légales et nécessaires aux opérations de vote, conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.
Le fichier est enregistré dans le système de vote.
2.2 - Publication des listes électorales
Les listes électorales sont publiées conformément aux modalités et au calendrier fixés par le protocole d'accord préélectoral.
2.3 - Correction éventuelle des listes électorales et du fichier des électeurs
En fonction des observations recueillies dans le délai autorisé, les corrections nécessaires sont apportées aux listes électorales. Les listes corrigées sont publiées.
2.4 - Désignation et enregistrement des membres du bureau de vote
Le bureau de vote est constitué conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.
La composition du bureau de vote est enregistrée dans le système de vote.
2.5 - Désignation et enregistrement des observateurs
Les observateurs sont désignés conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.
La liste des observateurs est enregistrée dans le système de vote.
2.6 - Dépôt et enregistrement des listes de candidats et des documents attachés
Les listes de candidats et les documents attachés sont déposés par leurs représentants selon les modalités et le calendrier prévus dans le protocole d'accord préélectoral.
Dès la date et l'heure limites de dépôt, ces éléments sont transmis à Neovote, pour enregistrement dans le système de vote.
2.7 - Génération des codes d'accès
Un identifiant et un mot de passe personnels aléatoires sont attribués par le système de vote à chaque électeur. Un identifiant est attribué à chaque observateur non électeur.
Nota : les codes d'accès générés lors du 1er tour sont valables pour l'éventuel second tour. Il n'est donc pas nécessaire de répéter l'opération pour le 2ème tour.
2.8 - Transmission des codes d'accès
Les codes d'accès à l'attention des électeurs et des observateurs leur sont transmis selon le calendrier et les modalités précisées dans le protocole d'accord préélectoral.
PHASE 3 - OPERATIONS DE VOTE
3.1 - Réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote
Avant l'ouverture du vote, une réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote est organisée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral. La réunion se déroule selon la séquence ci-après.
3.1.1 - Réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote
Les éléments suivants sont vérifiés :
Paramètres des scrutins, dont :
- Droits d'accès des différents profils d'utilisateurs au taux de participation, - Droits d'accès des différents profils d'utilisateurs aux listes d'émargement, - Informations utilisées pour authentifier les appels des électeurs demandant la régénération de leurs codes d'accès
Plage d'ouverture du vote (date et heure d'ouverture, date et heure de fermeture) ;
Nombre de sièges à pourvoir par scrutin (i.e. instance, collège, type de siège) ;
Liste électorale par instance et par collège ;
Listes de candidats par scrutin (i.e. instance, collège, type de siège) et documents attachés (professions de foi, photographies et vidéos éventuelles) ;
Composition du bureau de vote ;
Liste des observateurs et droits d'accès aux informations de chaque observateur.
3.1.2 - Vérification du fonctionnement du système de vote
A l'issue des vérifications précédentes, un test est lancé afin de constater :
le bon état de fonctionnement du système de vote (système principal et système de secours) ;
l'absence de vote et l'absence d'émargement dans le système de vote.
3.1.3 - Génération et transmission des clés de déchiffrement
La génération des clés de déchiffrement s'effectue après vérification des noms des titulaires et des modalités de transmission prévues.
Au minimum, trois clés de déchiffrement sont générées.
Les clés de déchiffrement sont transmises à leurs titulaires selon les modalités précisées dans le protocole d'accord préélectoral.
3.1.4 - Scellement du système de vote
A l'issue des opérations précédentes, le scellement du système est déclenché. Le scellement a pour effet de figer les paramètres et les données enregistrées.
Lors de l'opération, le « code de scellement » du système est généré et affiché par le système de vote. Le code inclut la signature du serveur principal, la signature du serveur de secours et la signature des données.
3.2 - Ouverture des scrutins
L'ouverture des scrutins est automatique et s'effectue à la date et à l'heure enregistrées dans le système de vote (vérifiée lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote).
3.3 - Expression des votes
Les électeurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe peuvent exprimer leur vote par voie électronique pour chacun des scrutins les concernant dans la plage de vote définie.
Avant de voter, les électeurs peuvent consulter les informations publiées sur le site de vote conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.
Note : le vote demeure possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin pour les électeurs qui, connectés au système de vote, ont ouvert avant l'heure de clôture du scrutin la page du système de vote réservé au vote, mais n'ont pas encore exprimé leur vote.
3.4 - Assistance téléphonique des électeurs
Une assistance téléphonique est mise en place au cours des opérations de vote.
L'assistance téléphonique est accessible selon les horaires définis dans le protocole d'accord préélectoral.
3.5 - Régénération des codes d'accès
A la demande d'un électeur ayant perdu ou n'ayant pas reçu ses codes d'accès personnels, l'assistance téléphonique est en mesure de déclencher la régénération et l'envoi de nouveaux codes d'accès à son attention, après authentification de l'électeur selon la procédure prévue.
3.6 - Clôture des scrutins
La clôture des scrutins est automatique et s'effectue à la date et à l'heure enregistrées dans le système de vote (vérifiée lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote).
PHASE 4 - DEPOUILLEMENT ET CLOTURE DES ELECTIONS
4.1 - Réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats
A l'issue des opérations de vote, la réunion dépouillement, lecture et proclamation des résultats est organisée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral. Au niveau de chaque bureau de vote, la réunion se déroule selon la séquence ci-après.
4.1.1 - Contrôle du scellement du système de vote
Le contrôle consiste à :
Vérifier que le code de scellement du système, recalculé en séance, est inchangé par rapport à celui constaté lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote (voir phase 3) ;
Vérifier qu'aucune alerte n'a été enregistrée au cours des opérations de vote.
En cas d'écart entre les deux codes de scellement, les membres du bureau de vote décident, en fonction des événements ayant conduit à la modification du code de scellement, de la suite des opérations.
4.1.2 - Dépouillement des urnes
A l'issue des vérifications précédentes, les membres du bureau de vote dévoilent leurs clés de déchiffrement. Celles-ci sont saisies dans le système de vote, sous le contrôle des participants.
Le système affiche alors, pour chaque scrutin dans le périmètre du bureau de vote, les données ci-après.
Dans un premier tableau :
Le nombre d'électeurs inscrits ;
Le nombre de votes enregistrés ;
Le nombre d'émargements enregistrés ;
Le taux de participation ;
Le nombre de bulletins blancs ;
Le nombre de suffrages valablement exprimés ;
Le quorum.
Dans un second tableau, pour chaque liste de candidats :
Le nombre de suffrages valablement exprimés en faveur de la liste (et le pourcentage correspondant des suffrages valablement exprimés) ;
Le nombre de voix obtenues par chaque candidat (i.e. le nombre de suffrages portés sur la liste, diminué du nombre de ratures portées sur le nom du candidat) ;
Le nombre de ratures portées sur chaque candidat ;
Les élus éventuels.
Pour chaque scrutin, le calcul détaillé conduisant à l'éventuelle attribution de sièges est affiché et peut être vérifié par les participants :
Etape 0 : calcul du quorum, s'agissant du premier tour ;
Etape 1 : calcul du quotient électoral ;
Etape 2 : calcul du nombre de voix de chaque liste ;
Etape 3 : attribution de sièges aux listes sur la base du quotient électoral ;
Etape 4 et suivantes éventuelles : attribution des sièges restants aux listes sur la base de la plus forte moyenne ;
Dernière étape : attribution des sièges obtenus par chaque liste aux candidats.
A chaque étape, le système affiche la définition des termes employés, indique les règles de calcul appliquées, et précise ses conclusions.
4.1.3 - Edition des procès-verbaux et des listes d'émargement
A l'issue de la lecture des résultats, les procès-verbaux (formulaires CERFA) sont édités puis signés par les membres du bureau de vote.
De plus, un lien à usage unique donnant accès aux listes d'émargement est adressé à l'un des membres du bureau de vote. Celui-ci imprime les listes d'émargement.
Après signature par les membres du bureau de vote, les listes d'émargement sont conservées selon les modalités prévues par le protocole d'accord préélectoral.
4.1.4 - Edition des documents et publication des résultats
Une fois les procès-verbaux signés, les résultats sont proclamés par le président du bureau de vote.
L'annonce des résultats et la liste des élus sont éditées, pour communication auprès des électeurs.
A l'issue des étapes précédentes, les résultats peuvent être validés dans le système de vote. La validation déclenche leur publication sur le site.
4.2 - Envoi des procès-verbaux
Une fois signés, s'ils correspondent à des scrutins finalisés, les procès-verbaux sont adressés à l'Inspection du travail et au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP).
Les procès-verbaux sont également communiqués aux organisations syndicales ayant déposé des listes de candidats et/ou négocié le protocole d'accord préélectoral.
Nota : la page recto des procès-verbaux correspondant à des scrutins non finalisés au 1er tour sera complétée au 2ème tour par la page verso. Les deux pages forment le procès-verbal finalisé.
4.3 - Archivage des données
La clôture des opérations déclenche la sauvegarde et l'archivage automatiques des données électorales, incluant notamment le contenu des urnes, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs du système de vote. Les éléments archivés sont figés, horodatés et scellés.
4.4 - Appel à candidatures
A l'issue du 1er tour, dans l'éventualité où un deuxième tour serait nécessaire, un appel à candidatures est adressé aux électeurs.
4.5 - Destruction des données électorales
A l'issue de la période de recours (ou à l'issue de la décision du tribunal en cas de recours), les données électorales sont détruites.
ANNEXE 4 : Description du fonctionnement du système de vote
1 - CARACTERISTIQUES GENERALES DU SYSTEME DE VOTE
Le système de vote est conçu pour gérer chaque phase du processus électoral :
Organisation des élections ;
Préparation des scrutins ;
Opérations de vote ;
Dépouillement et clôture des élections.
Ses utilisateurs sont : le gestionnaire des élections, les électeurs, les membres du bureau de vote, les observateurs.
Le système de vote respecte :
les principes généraux du droit électoral ;
la loi sur l'informatique et les libertés ;
le décret et l'arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise et modifiant le code du travail ;
les recommandations de la Commission nationale de l'informatique et des libertés sur la sécurité des systèmes de vote électronique, précisées dans sa délibération du 21 octobre 2010 ;
les règles applicables aux élections des membres de la délégation du personnel du CSE, inscrites dans le Code du travail.
Conformément aux dispositions légales, le système de vote a fait l'objet d'une expertise indépendante confirmant le respect des dispositions légales avant sa mise en œuvre dans le cadre des élections.
2 - FONCTIONNALITES
Phase 1 - Organisation des élections
Au cours de cette phase, un « dossier de vote » correspondant aux élections est créé au sein du système de vote.
Les caractéristiques des scrutins sont enregistrées au sein du système, notamment :
les règles des scrutins ;
les modalités de vote ;
le calendrier prévisionnel ;
les modalités d'envoi des codes d'accès aux électeurs ;
la procédure de régénération des codes d'accès perdus ou non reçus ;
les modalités de remise des clés de déchiffrement.
Phase 2 - Préparation des scrutins
Au cours de cette phase, le fichier électoral, les listes de candidats, la composition du bureau de vote et la liste des observateurs sont enregistrées dans le système de vote.
A l'issue de ces enregistrements, le système génère les codes d'accès personnels des utilisateurs, ainsi que les trames des courriers et/ou emails à leur attention.
Les codes d'accès personnels des électeurs sont adressés aux utilisateurs par Neovote selon les modalités définies dans le protocole d'accord préélectoral. Deux codes sont générés à l'attention de chaque électeur : un « identifiant » (5 caractères alphanumériques) et un « mot de passe » (5 chiffres). L'identifiant est nécessaire pour se connecter au site de vote et pour être reconnu par le système de vote ; le mot de passe est utilisé pour valider le vote. Ces codes sont valables pour le 1er et le 2ème tour éventuel de l'élection. Ils doivent donc être conservés entre les deux tours de scrutins.
Le fichier électoral enregistré dans le système de vote contient, pour chaque électeur, les données suivantes : collège, civilité, prénom, nom, date de naissance, date d'entrée, coordonnées de réception des codes d'accès, éventuelles données personnelles utilisées en plus des données précédentes pour authentifier les appels des électeurs demandant la régénération de leurs codes d'accès.
Les listes de candidats enregistrées dans le système de vote peuvent être accompagnées des logos des listes, des professions de foi, des photographies des candidats et de vidéos de présentation.
Phase 3 - Opérations de vote
L'ouverture du vote est précédée d'une séance de vérification des paramètres et des données enregistrées dans le système de vote, à l'issue de laquelle le système de vote est scellé.
La séance donne le GO de l'ouverture puis de la fermeture automatiques des scrutins, selon le calendrier enregistré.
Le scellement du système de vote s'accompagne de l'édition du « code de scellement » du système, valable pour les opérations lancées. Le code de scellement caractérise l'état du logiciel et des données et peut être vérifié à tout moment par les membres du bureau de vote ; il est également vérifié lors du dépouillement des urnes. La non-modification du code de scellement du système de vote au cours des opérations électorales prouve l'absence de toute modification du logiciel et des données électorales au cours des opérations de vote.
Trois clés (codes) de déchiffrement au minimum sont générées lors de la séance de scellement à l'attention du président et des assesseurs désignés du bureau de vote. Ces clés sont nécessaires pour dépouiller les urnes à l'issue des votes. Elles sont remises à leurs titulaires selon les modalités prévues par le protocole d'accord préélectoral.
Phase 4 - Dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats
Le dépouillement des urnes s'effectue en présence des participants prévus dans le protocole d'accord préélectoral, dont les membres du bureau de vote.
Après vérification de l'intégrité du scellement du système de vote, les membres du bureau de vote révèlent leurs clés de déchiffrement en séance, lesquelles sont saisies dans le système de vote.
La saisie des clés déclenche le dépouillement automatique des urnes. Le système de vote affiche alors le contenu de chaque urne ainsi que les résultats correspondants.
Après le contrôle des membres du bureau de vote, les résultats sont proclamés. La proclamation des résultats est matérialisée par leur validation dans le système de vote.
Les différents documents utiles sont édités par le système de vote.
Aucun dépouillement n'est possible en cours de scrutin. Le dépouillement est possible 5 minutes après la clôture des scrutins.
La saisie de deux clés de déchiffrement suffit pour déclencher le dépouillement des urnes.
La validation des résultats déclenche leur publication automatique sur le site de vote (et donc la possibilité pour tout utilisateur du site de les consulter).
A l'issue de la séance de dépouillement, l'ensemble des données sont archivées. Les données sont conservées pendant la période de recours, et sont détruites ensuite.
3 - ACCESSIBILITE ET NEUTRALITE DU SYSTEME DE VOTE
Accessibilité
Le système de vote est accessible par Internet via tout terminal (ordinateur, tablette, smartphone) équipé d'un système d'exploitation et d'un navigateur Internet usuels.
Aucune installation n'est nécessaire sur le terminal utilisé (en particulier la présence du logiciel Java n'est pas requise).
Les navigateurs Internet suivants peuvent être utilisés pour se connecter à l'Espace de vote :
Pour les ordinateurs :
- Internet Explorer : V7 et suivantes - Firefox : V2 et suivantes - Safari : V1 et suivantes - Chrome : V1 et suivantes - Opera : V9 et suivantes - Avant Browser : V11.7 et suivantes
- Flock : V2.5 et suivantes - Green : Browser V5.3 et suivantes - Maxthon : V1.6.7 et suivantes - K-Meleon : V1.5.4 et suivantes - Sleipnir : V2.9.3 et suivantes - SlimBrowser : V4.12 et suivantes
Pour les smartphones et tablettes :
- iOS (iPhone et iPad) - Android
- Blackberry : V4 et supérieures - Windows Phone
Le système vote est disponible à tout moment pendant la plage de vote définie.
Les électeurs peuvent s'y connecter :
Avant l'ouverture du vote pour consulter les informations qui y sont publiées ;
Pendant la période d'ouverture du vote, pour voter ;
A l'issue du vote, pour consulter les résultats.
Le système de vote est compatible avec les systèmes de lecture pour mal voyants.
Neutralité
Le système de vote présente de manière égale les informations relatives aux différentes listes de candidats ainsi que les choix possibles pour l'électeur.
En particulier, lors de la sélection d'une liste (ou du vote blanc), le système divise l'espace disponible sur l'écran de l'électeur en zones de tailles égales pour chaque choix, si bien que toutes les listes sont visibles de manière égale sans défilement ; de plus, aucune couleur, aucune police de caractères ne distingue un choix d'un autre.
L'ordre de présentation des listes est défini lors du paramétrage du système de vote, en fonction des dispositions du protocole d'accord préélectoral.
4 - SECURITE ET CONFIDENTIALITE DU VOTE
La sécurité du système de vote est assurée par de nombreux dispositifs, mis en œuvre conformément aux obligations légales et aux recommandations de la CNIL. Ces dispositifs garantissent le respect des principes de tout processus électoral : l'authentification de l'électeur, le secret du vote, l'unicité et l'inaltérabilité du vote.
Authentification de l'électeur
L'authentification de l'électeur est assurée par l'attribution et l'envoi sécurisé, à chaque électeur, de codes d'accès personnels (un identifiant et un mot de passe), nécessaires pour accéder au site de vote et pour voter. Les codes d'accès sont générés aléatoirement par le système de vote. Les mots de passe ne sont pas connus des opérateurs de Neovote. La re-génération des codes d'accès (nécessaire en cas de perte ou de non réception) est sécurisée.
Le mot de passe de l'électeur est conservé crypté dans le système de vote.
Lorsque de nouveaux codes d'accès sont adressés à l'électeur selon la procédure prévue par le protocole d'accord préélectoral, à aucun moment l'opérateur traitant la demande de l'électeur n'a accès aux codes envoyés.
Secret du vote
Le secret du vote est assuré par : le cryptage du vote à la source (c.à.d. dans le navigateur Internet utilisés par l'électeur) rendant le vote illisible jusqu'à son dépouillement ; le cryptage des communications entre le terminal de vote et le système de vote ; la séparation du fichier des électeurs et du contenu de l'urne, rendant impossible le rapprochement d'un vote et d'un électeur.
Le rapprochement d'un vote et d'un électeur étant impossible, il est également impossible à un électeur de revenir sur un vote exprimé et de le modifier, une fois celui-ci confirmé.
Unicité et inaltérabilité du vote
L'unicité du vote est assurée par les règles de conception et de fonctionnement du logiciel de vote, lequel interdit toute nouvelle expression d'un vote par un électeur ayant déjà émargé pour le scrutin considéré.
L'inaltérabilité du vote est assurée par les dispositifs de protection du système vis-à-vis de toute tentative d'intrusion, et par l'impossibilité de modifier les données correspondantes au cours des opérations de vote et postérieurement à celles-ci.
L'unicité du vote n'est pas remise en cause par la re-génération des codes d'accès d'un électeur. En effet l'opération a pour effet de re-générer le mot de passe de l'électeur (en annulant et remplaçant le mot de passe précédent), mais son identifiant reste le même.
5 - ILLUSTRATIONS
Connexion à l'espace de vote
L'électeur accède au site de vote en saisissant dans son navigateur Internet l'adresse URL correspondante (communiquée en même temps que ses codes d'accès).
Pour se connecter à l'espace de vote, l'électeur est invité à saisir son identifiant et sa date de naissance.
Page d'accueil du site de vote
Une fois connecté, l'électeur accède à la page d'accueil du site de vote. Un message de bienvenue lui permet de vérifier qu'il a bien été identifié.
L'électeur peut consulter les informations à sa disposition en cliquant sur les boutons correspondants.
Pour voter, l'électeur est invité à cliquer sur le bouton « Voter ».
Expression du vote
Pour chacun des scrutins le concernant (c.à.d chaque instance et chaque type de siège dans son collège), l'électeur est invité à sélectionner la liste de son choix (ou le vote blanc).
Nota :
Selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral, des photographies peuvent être attachées aux candidats.
La sélection d'une liste de candidats conduit à sélectionner tous les candidats de la liste. La rature d'un candidat est cependant possible : elle s'effectue en décochant le candidat.
Ayant cliqué sur le bouton « Suite », l'électeur est invité à vérifier et valider son choix, en saisissant son mot de passe composé de 5 chiffres sur le pavé numérique.
A ce stade, l'électeur peut encore revenir à la page précédente – et modifier son choix – en cliquant sur bouton « Modifier votre choix ».
Pour chaque vote exprimé, l'électeur peut imprimer, enregistrer ou envoyer à l'adresse mail de son choix l'accusé de réception correspondant.
Informations à l'attention des membres du bureau de vote
Via l'espace de vote, les membres du bureau de vote accèdent à un tableau de bord leur permettant de vérifier le bon déroulement des opérations de vote.
Le tableau les renseigne sur :
l'état fonctionnement du système principal et du système de secours ;
le taux de participation pour chaque scrutin ;
le nombre d'émargements et le nombre de votes enregistrés par le serveur principal et le serveur de secours pour chaque scrutin.
Le journal des événements renseigne les membres du bureau de vote sur les événements qu'ils ont à connaître.
Les évènements retracés sont notamment :
les événements du cycle de vie du scrutin ;
les régénérations de codes d'accès ;
la mise en liste noire temporaire d'une connexion par suite de saisies multiples d'identifiants ou de mot de passe erronés ;
toute intervention dans les serveurs de vote (qui résulterait d'un cas de force majeure et ferait par ailleurs l'objet d'une communication auprès des membres du bureau de vote).
A tout moment, les membres du bureau de vote peuvent vérifier l'intégrité du code de scellement.
Informations à l'attention des observateurs
Les observateurs accèdent aux informations mise à leur disposition dans le périmètre les concernant (par exemple l'ensemble des scrutins, ou les scrutins relevant d'un périmètre électoral donné). Ils peuvent donc vérifier à tout moment la bonne publication des informations publiées dans l'espace de vote. Dans leur périmètre d'observation, les observateurs peuvent suivre en temps réel le taux de participation.
L'évolution du taux de participation depuis l'ouverture du vote leur est également accessible à tout moment.
