Election des membres du Comité Social et Economique
ENTRE :
La CPAM d’Ille-et-Vilaine, située Cours des Alliés - 35024 RENNES, représentée par la Directrice,
ET :
Les organisations syndicales définies ci-dessous :
La CFDT représentée par les deux délégués syndicaux
La CGT représentée par la déléguée syndicale
FO représentée par la représentante syndicale
Il a été convenu ce qui suit en vue de l’élection des membres du Comité Social Economique, en application des dispositions légales.
ARTICLE 1 - OBJET DU PROTOCOLE
Le présent protocole définit les modalités d'organisation et de déroulement de l’élection des membres du Comité Social et Economique de la CPAM d’Ille et Vilaine.
ARTICLE 2 - MODALITES DU VOTE
Après consultation des organisations syndicales représentatives au sein de la CPAM, la Direction a décidé du recours exclusif au vote électronique pour les prochaines élections des membres du Comité Social et Economique sans nécessité de conclure d’accord d’entreprise.
En application de l’article R. 2314-5 du Code du Travail, le cahier des charges, établi par la CPAM sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et mis en ligne sur l'Intranet.
ARTICLE 3 - RECOURS A UN PRESTATAIRE EXTERIEUR
Dans le cadre de l’accord cadre UCANSS qui prévoit deux prestataires extérieurs, la Direction a retenu la société Paragon, spécialisée dans l'organisation des élections professionnelles.
La Direction a pu consulter la synthèse du rapport de l'expert indépendant confirmant la conformité du système de vote du prestataire aux exigences légales et aux recommandations de la CNIL s'appliquant aux systèmes de vote électronique.
Le présent protocole comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système de vote.
ARTICLE 4 - CALENDRIER DE L'ELECTION
La date de l’élection a été fixée par la Direction au 19 novembre 2019.
En conséquence il est prévu que l’élection se déroule selon le calendrier ci-après :
Etapes
Dates et heures
Annonce des élections Semaine du 9 septembre Affichage et publication des listes électorales 18 octobre Diffusion de la note d'information 18 octobre Désignation des membres des bureaux de vote et des observateurs 28 octobre à 14 h 1er tour Envoi des codes d'accès aux électeurs par courrier 6 novembre
Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées 28 octobre à 14 h
Test et scellement du système de vote 8 novembre à 14 h
Envoi des codes d'accès aux électeurs par email 8 novembre
Ouverture du vote 12 novembre à 9 h
Clôture du vote 19 novembre à 16 h
Dépouillement 19 novembre à 16 h 15 2eme tour Appel à candidature 20 novembre
Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées 21 novembre à 14 h
Test et scellement du système de vote 25 novembre à 14 h
Ouverture du vote 26 novembre à 9 h
Clôture du vote 3 décembre à 16 h
Dépouillement 3 décembre à 16 h 15 Date d'envoi des résultats à l'inspection du travail 18 décembre
ARTICLE 5 – NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR, COMPOSITION DES COLLEGES ET REGLES DU SCRUTIN 5.1 - Nombre de sièges à pourvoir
L’effectif de la CPAM est de 832.87 salariés en équivalent temps plein à la date du 19 novembre 2019
Le nombre de sièges à pouvoir pour les élections du Comité Social et Economique est de :
15 titulaires et 15 suppléants
Deux collèges électoraux comprenant chacune les catégories professionnelles suivantes sont retenues pour les élections du Comité Social et Economique :
1er collège : employés et assimilés, soit 768 personnes
2ème collège : cadres et assimilés, soit 114 personnes
Compte tenu de la répartition des effectifs :
les employés et assimilés élisent : 13 titulaires et 13 suppléants
les cadres et assimilés élisent : 2 titulaires et 2 suppléants
5.2 - Composition des collèges
Collège « employés et assimilés »
Intègrent ce collège :
les personnels de niveau 2 à 4
les personnels de niveau 5A et 5B sans fonction d’encadrement
les personnels de niveau II B à V A de la grille des informaticiens
les personnels de niveau 5 E et 6 E de la grille établissement et œuvres
Collège « cadres et assimilés »
Intègrent ce collège :
les agents de Direction
les personnels de niveau 5A à 9 ayant une fonction d’encadrement
les cadres fonctionnels à partir du niveau 6
les personnels à partir du niveau V B de la grille des informaticiens
les personnels à partir du niveau 7 E de la grille établissement et œuvres
5.3 - Règles du scrutin
Dans chaque collège électoral, l'élection a lieu au scrutin de liste, avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.
Lorsque le nom d'un candidat a été raturé, les ratures ne sont pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10 % des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat ; dans ce cas, les candidats sont proclamés élus dans l'ordre de présentation.
La durée du mandat des membres du Comité Social et Economique est fixée à 4 ans.
Article 6 – Electorat et Eligibilité
Les articles L.2314-18 et suivants prévoient les conditions d’électorat et d’éligibilité pour le Comité Social et Economique
Sont électeurs, les collaborateurs qui, à la date du scrutin :
ont 16 ans accomplis.
ont travaillé pendant 3 mois dans l'organisme.
ne sont pas sous le coup d'une condamnation privant du droit de vote.
Les listes électorales indiqueront les nom et prénom, l'ancienneté dans l'entreprise, la date de naissance de chaque électeur ainsi que son collège électoral.
Elles seront affichées par collège électoral et publiées sur le site de vote.
La liste électorale est établie pour les deux tours des élections professionnelles. Par conséquent, le rattachement à un collège électoral pour le premier tour vaut pour le second tour, aucun correctif ne pourra être apporté à la liste électorale postérieurement au 1er tour.
Sont éligibles, les électeurs qui, à la date du scrutin :
ont 18 ans accomplis.
ont travaillé sans interruption pendant au moins un an au sein de l’organisme.
Pour ces conditions d’électorat et d’éligibilité, l’ancienneté est calculée à la date de clôture du premier tour de scrutin, soit le 19 novembre 2019. L’ancienneté est évaluée dans les conditions prévues à l’article 30 de la convention collective à savoir en tenant compte de l’ancienneté dans l’institution et non dans le seul organisme.
ARTICLE 7 - CANDIDATURES
Les candidatures, au premier et éventuellement au second tour, devront être transmises par email à l’adresse suivante : service rh@assurance-maladie.fr , conformément au calendrier électoral.
Les listes de candidats doivent respecter les règles suivantes :
comporter les nom et prénom des salariés candidats répondant aux conditions d'éligibilité et appartenant au collège électoral concerné ; en cas de candidature d’origine syndicale, le nom de l’organisation qui la présente
être distinctes pour chaque collège électoral concerné
à l’intérieur de chaque collège, être séparées pour les titulaires et les suppléants ; il est possible de se porter candidat à la fois sur la liste des candidats titulaires et sur la liste des candidats suppléants, étant rappelé néanmoins qu’un même candidat ne peut cumuler les mandats d’élu « titulaire » et d’élu « suppléant » - en cas d’élection, il sera élu en premier lieu comme titulaire et subsidiairement comme suppléant
ne pas comprendre un nombre de candidats supérieur à celui des sièges à pourvoir. En revanche, les listes de candidats peuvent comporter moins de noms que de sièges à pourvoir.
en cas de liste commune à deux organisations syndicales, la répartition des voix pour chacune des organisations syndicales doit être précisée. À défaut d’indication des organisations syndicales, la répartition des suffrages sera réalisée à parts égales entre les organisations syndicales concernées.
conformément à l’article L.2314-30 du Code du travail, pour chaque collège électoral, les organisations syndicales s’engagent à établir leurs listes de façon à ce qu’elles soient composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale. De plus, les listes devront être composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.
Sont seuls habilités à présenter des candidats au 1er tour :
les organisations syndicales représentatives au sein de l'entreprise
les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise
les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel
les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise.
Un second tour sera organisé si au premier tour des élections :
aucun candidat n’a été présenté par les organisations syndicales
tous les sièges n’ont pas été pourvus
le quorum n’a pas été atteint (c’est-à-dire moins de 50% de suffrages valablement exprimés).
Ces situations sont appréciées séparément collège par collège. En cas de second tour, les candidatures libres sont admises.
Les listes déposées en vue du 1er tour restent normalement valables. En cas de changement dans leur composition, ou de dépôt de nouvelles listes, les modifications devront être portées à la connaissance de la Direction.
Elles seront diffusées sur l’Intranet par la Direction et publiées sur le site de vote.
ARTICLE 8 – REPRESENTATION EQUILIBREE DES FEMMES ET DES HOMMES
Conformément à l’article L.2314-30 du Code du Travail, pour chaque collège électoral, les listes de candidats qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.
Lorsque l'application de cette règle n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :
Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5,
Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
Compte tenu des effectifs, la proportion de femmes et d'hommes pour chaque collège se définit conformément au tableau suivant :
Instance
Collège
Nombre de personnes
Proportion
de femmes
Proportion
d'hommes
Total
F H
Comité Social et Economique Collèges employés et assimilés 652 116 84,90% 15,10% 100,00%
Collèges cadres et assimilés 82 32 71,93% 28,07% 100,00%
Ainsi une liste complète de candidats doit comporter :
Collège employés et assimilés : 11 femmes et 2 hommes
Collège cadres et assimilés : 1 femme et 1 homme
Ces règles s'appliquent aux listes de titulaires et de suppléants et pour les deux tours des élections le cas échéant.
Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.
Lorsque la liste ne respecte pas les principes de la représentation équilibrée, ou si l'alternance entre les sexes n'est pas appliquée par la liste, toute personne intéressée pourra demander au juge d'instance l'annulation de l'élection du ou des élus du sexe surreprésenté ou du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.
ARTICLE 9 - PROPAGANDE ELECTORALE
La propagande électorale antérieure au premier tour est réservée aux syndicats ayant déposé une ou plusieurs listes de candidats. La propagande électorale sera ouverte à toutes les listes de candidats à l’issue du premier tour.
Les professions de foi des listes de candidats devront être déposées par email, sous format PDF avec une taille recommandée inférieure à 3 Mo à l’adresse suivante : service rh@assurance-maladie.fr, conformément au calendrier électoral.
Ces professions de foi seront publiées sur le site de vote et accessibles aux électeurs. Les professions de foi devront être au format A4, recto/verso (4 pages maximum) et seront publiées en l’état, la mise en page et le sens de l’affichage relevant de la responsabilité des candidats. Les listes peuvent être accompagnées d’un logo qui sera affiché sur le site de vote sécurisé. Dans ce cas, le logo doit être transmis en même temps que la profession de foi dans un fichier à part. Les modalités d’information des organisations syndicales auprès du personnel seront définies par note de service.
ARTICLE 10 – BUREAU DE VOTE
Les deux tours se déroulent dans les mêmes conditions. Le bureau de vote sera constitué des délégués désignés par les listes de candidats dans les conditions précisées ci-après et dans la limite d’un représentant par liste.
Si le nombre de délégués désigné par les listes de candidats au sein d’un bureau de vote est inférieur à trois, le bureau de vote sera complété d’un nombre d’électeurs permettant de constituer un bureau de trois personnes.
Dans ce cas, les membres supplémentaires désignés seront le ou les premiers électeurs volontaires pour exercer les fonctions correspondantes.
Le Président du bureau de vote sera désigné lors de la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote. A défaut d’accord, le membre du bureau de vote le plus âgé sera désigné Président du bureau de vote. Le bureau de vote s’assurera de la régularité et du secret du vote et proclamera oralement les résultats à la fin du dépouillement. Il contrôlera le procès-verbal des élections selon les formulaires qui lui ont été remis et les signera. Chaque liste de candidats pourra désigner deux observateurs qui assisteront aux opérations électorales. Le temps passé par les observateurs au déroulement des élections est rémunéré comme temps de travail. Compte tenu de l’accord sur le recours au vote électronique, les membres du bureau de vote recevront une formation, sur le système de vote électronique, avant l’ouverture du scrutin. Le bureau de vote testera la plate-forme de vote électronique et procèdera à un scrutin à blanc lui permettant de s’assurer du bon fonctionnement de la plate-forme de vote. A l’issue de la validation complète de la plate-forme de vote par le bureau de vote, ce dernier procédera au scellement de la plate-forme de vote afin de garantir que c’est bien cette version logicielle qui sera utilisée durant le scrutin. Le scellement des urnes électroniques internet a 3 effets : - figer les données de l'élection (fichier électeurs, fichier candidats, professions de foi, paramétrage global de votre élection) - remettre tous les compteurs d'urne à zéro - créer la clé globale de chiffrement de l’élection (pour le chiffrement du bulletin de vote) Il sera réalisé un scellement global qui scellera toutes les urnes électroniques en une fois : urnes « titulaires » + urnes « suppléants ». Le processus de scellement nécessite la saisie de 4 clés numérique à 6 positions par les membres du bureau de vote dans l’interface logicielle de Paragon Transaction. Deux clés seront saisies par le Président et une par chaque autre membre du bureau de vote. Ces clés seront mises sous enveloppe fermée au coffre de la DFC puis détruites à l’issue des élections.
Article 11 – Expression du vote
Conformément au planning électoral, chaque électeur recevra à son domicile, un courrier précisant l’adresse de connexion au site de vote ainsi que ses codes d’accès personnels et confidentiels. Cet envoi sera doublé d’un envoi par mail sur les adresses électroniques professionnelles des électeurs Ces codes d’accès seront strictement individuels et confidentiels. Ils seront valables pour les deux tours des scrutins. Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège, titulaires et suppléants. Le prestataire assure la réalisation des pages Web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs. Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique. Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
Le déroulement du vote est le suivant :
Après avoir saisi l’URL dans la barre d’adresse de son navigateur internet, l'électeur devra saisir son code d’accès et son mot de passe imprimés sur son courrier ainsi qu’un code secret non imprimé sur son courrier.
Ce code secret sera
son numéro d’agent (à 4 chiffres sans le zéro)
Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix :
choisir une liste complète
raturer des candidats,
voter blanc
Le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier. A tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.
La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique. Un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.
En cas de perte, l’électeur pourra au choix contacter la hotline du prestataire ou se déclarer directement en ligne. L'électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant :
ses Nom et Prénom
sa date de naissance
son numéro d’agent (à 4 chiffres sans le zéro)
Le prestataire lui adressera ses codes, soit à son adresse mail professionnelle, soit à une adresse mail personnelle, qui sera communiquée par l'électeur.
Une information sera mise en ligne sur l’intranet Myamie au moment de l’ouverture du scrutin.
Selon le calendrier précisé ci-après, un message de relance sera adressé, par le gestionnaire de l’élection à l'attention du personnel.
Cette communication rappellera les dates et heures d'ouverture du vote ainsi que l'adresse url du site de vote.
Les emails de relance seront adressés aux dates et heures suivantes :
relance n°1 : 14 novembre 2019 à 9h00
relance n°2 : 19 novembre 2019 à 9h00
Article 12 - L’assistance aux utilisateurs
La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.
Durant la période d’ouverture du scrutin telle que définie à l’article 1 du présent protocole d’accord, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs à l’adresse Email : supportelection@paragon-europe.com ou par téléphone (numéro et horaires communiqués lors de l’envoi des codes d’accès).
Les électeurs auront également la possibilité de s’adresser au pôle ressources humaines.
Article 13 - Dépouillement - Procès-verbaux
A la clôture du scrutin à l'heure fixée par le présent protocole, le président du bureau annoncera la clôture du scrutin. Le site de vote électronique ne sera plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, de l'employeur ou son représentant. Le processus de dépouillement est le suivant :
-clôture du site internet de vote, -déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote : descellement, - dépouillement dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants, -calcul automatique des résultats et attribution des sièges, -téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des éléments d’établissement de la représentativité, -impression et signature des procès-verbaux pré-remplis, -proclamation des résultats. Il est précisé que les résultats du premier tour devront impérativement être dépouillés même si le quorum n’a pas été atteint. A l’issue des opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote qui ont réalisé les opérations de scellements des urnes électroniques procèdent au descellement en saisissant leurs clés définies au scellement pour desceller l'élection. Le processus de descellement déchiffre le contenu des urnes électroniques pour accéder aux résultats et aux listes d’émargement. Ils contrôlent et signent les PV de résultats. Les résultats sont proclamés par le président oralement. Les résultats seront diffusés par la Direction, le lendemain de chaque tour. Les résultats de chaque scrutin seront consignés dans un procès-verbal signé par les membres du bureau et établi en plusieurs exemplaires :
un exemplaire pour la Direction ;
un exemplaire pour chaque organisation syndicale signataire du protocole d’accord préélectoral
deux exemplaires qui seront communiqués à l’Inspection du travail dans les 15 jours suivant la tenue des élections ;
un exemplaire à l’opérateur désigné par le Ministre chargé du travail (conformément aux dispositions réglementaires applicables) : CTEP- TSA 79104 – 76934 Rouen Cedex 9.
ARTICLE 14 - CONSERVATION ET DESTRUCTION DES FICHIERS SUPPORT
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire après en avoir informé le Gestionnaire de l'élection, procèdera à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 15 - Durée et validite du présent protocole
Le présent protocole est conclu pour la durée des élections. Il sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation. Un exemplaire original sera transmis par la direction à l'inspection du travail du siège de l'entreprise.
Il sera consultable par l'ensemble des salariés sur l'intranet de l'entreprise.
Fait à Rennes, le 3 octobre 2019.
En 4 exemplaires originaux, dont un pour chacune des parties signataires.
