Protocole d’accord relatif à l’accès des organisations syndicales et du CSE aux nouvelles technologies d’information et de communication
Entre les soussignées : __________________ représentée par
_______________ d’une part,
Et les
Organisations Syndicales, d’autre part,
Il a été conclu le présent accord :
Préambule
Dans le cadre de la loi n°2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme.
Le présent protocole a également notamment pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.
L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.
L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte d’utilisation des moyens informatiques de l’organisme.
Article 1. L’accès à Intranet et Internet.
Tous les membres du CSE et chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un accès à Intranet, et à Internet à partir de l’ordinateur du CSE.
Cet accès doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, et soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.
Article 2. Messagerie des organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme.
Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.
A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques fonctionnelles (BALF) distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnés de chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme.
La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical de l’organisme, à charge pour lui de déterminer les éventuelles modalités de délégation de gestion.
Le CSE bénéficie d’une adresse électronique spécifique, identifiée
_____________ permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.
A cette fin, une boîte aux lettres électroniques fonctionnelle (BALF) distincte de celles réservée à un usage professionnel est ouverte aux coordonnées du CSE.
La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du secrétaire du CSE, à charge pour lui de déterminer les éventuelles modalités de délégation de gestion.
Article 2-1. Modalités d’utilisation de la messagerie électronique par le CSE et les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme.
Le CSE peut utiliser la messagerie, pendant les heures de délégations pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupé, à destination de la Direction et des salariés.
Les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme, ou en dehors de leur temps de travail peuvent utiliser la messagerie pour la réception, la lecture et pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupé, à destination de la Direction, des salariés adhérents du syndicat, des autres syndicats. Elle peut également être utilisée à destination des salariés de l’organisme, à condition d’offrir la possibilité à ces derniers de s’opposer à la réception de messages syndicaux, à charge pour ces derniers de demander à l’organisation syndicale (ou aux organisations syndicales) la suppression de leurs coordonnées dans les listes de diffusion.
La nature des communications doit rester conforme aux attributions du CSE et des organisations syndicales dans l’entreprise, et respecter les règles relatives au droit de la presse. A ce titre, l’information ne doit contenir ni injure, ni dénigrement, ni diffamation ou propos à caractère raciste ou discriminatoire, ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et du droit à l’image.
La diffusion des messages doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement de réseau informatique de l’organisme. En ce sens, les messages pourront contenir des pièces jointes mais leur taille maximale ne devra pas dépasser 5 Mo.
De même, la diffusion des messages ne doit pas entraver l’accomplissement du travail. Ainsi, le CSE et les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme s’engagent à ne pas faire d’envois en nombre, à ne pas utiliser la messagerie comme un forum et à ce que les messages soient diffusés aux heures creuses d’utilisation du réseau, à savoir avant 9 heures, entre 12 heures et 13 heures et après 16 heures. Bien entendu en cas d’urgence pour l’exercice de leur mandat de représentant du personnel il pourra être dérogé à ces préconisations.
Les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme s’engagent à transmettre à la direction les communications syndicales destinées au personnel de l’organisme
Article 2-2. La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme.
Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale.
Les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme sont tenues à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu’elles entretiennent avec les salariés.
Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.
L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité.
Article 3. Utilisation abusive
En cas de non-respect du présent accord, la direction organise dans un premier temps un échange selon le cas soit avec le secrétaire du CSE soit avec le ou les représentant(s) de l’organisation syndicale concernée. Si la divergence persiste, une lettre lui est envoyée, pour lui préciser la nature exacte du différend.
Si après discussion et envoi du courrier, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des organisations syndicales signataires, autres que celle concernée. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend. Si à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l’organisme peut décider de saisir la juridiction compétente
Article 4. La durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il est résiliable par année civile avec un préavis de 3 mois transmis par courrier ou courriel.
Il s’applique sous réserve de l’agrément prévu par l’article L123-1 du Code de la sécurité sociale.
Conformément aux mesures légales de publicité, le présent accord est rédigé en six exemplaires dont un exemplaire pour l’UT __ de la DIRECCTE, un exemplaire pour l’antenne de _________ de la Mission Nationale de Contrôle et un exemplaire pour le Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de _______.
