PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF À LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE AU SEIN DE LA CCSS DE LA CREUSE
Entre les soussignés, La CCSS de la Creuse, rue Marcel Brunet, 23000 Guéret représentée par Mr ……. en qualité de Directeur d’une part Et . Les Organisations Syndicales représentées par leurs représentants respectifs dûment mandatés :
Madame ……., déléguée syndicale CGT
Monsieur ………, délégué syndical CFDT
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule :
Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique en vue de l’élection des représentants du personnel et des représentants du personnel au Conseil dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales. Les informations relatives au processus électoral ont été et seront tout au cours de ce dernier réalisées dans le respect des dispositions légales. Les modalités d’organisation détaillées de l’élection figureront au sein du protocole d’accord préélectoral qui mentionnera, conformément à l’article R.2314-13 du code du travail, la conclusion du présent accord sur le recours au vote électronique.
Cet accord formalise une pratique déjà éprouvée au sein des organismes fusionnés. Depuis la création de la Caisse Commune de Sécurité Sociale de la Creuse au 1er mars 2026, le vote électronique constitue un outil favorisant la participation des salariés et la sécurisation des opérations électorales.
ARTICLE 1 : Principe du recours à un prestataire
La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à l’un des prestataires spécialisés dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique et retenus dans le cadre du marché public mutualisé mis à disposition au sein du Régime général par l’UCANSS.
Dans ce cadre, un cahier des charges sera établi dans le respect des dispositions des articles R2314-5 et suivants du code du travail. Il sera tenu à la disposition des salariés.
Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction a décidé que tous les électeurs de l’organisme voteront de manière électronique.
Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.
Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.
ARTICLE 2 : Déroulement des opérations de votes
2.1 Transmission d’une notice d’information
Une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales sera transmise à chaque salarié dans les conditions définies par le protocole d’accord préélectoral.
Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin définie au sein du protocole d’accord préélectoral (1er tour et, le cas échéant, 2ème tour), à partir de n’importe quel terminal internet ou intranet, de leur lieu de travail et/ou à distance.
2.2 Matériel de vote – Codes confidentiels
Conformément aux recommandations de la CNIL, le code d’accès (login) et le mot de passe permettant l’authentification de l’électeur seront envoyés séparément par le biais de deux canaux différents qui seront stipulés au sein du protocole d’accord préélectoral.
Le code d’accès et le mot passe sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise.
Conformément aux recommandations de la CNIL, lors de la connexion au système de vote électronique (pour le premier et, le cas échéant, le deuxième tour de l’élection), un troisième identifiant consistant en une question dont le salarié est le seul à connaitre la réponse (sont ainsi exclus la date de naissance et tout élément facilement décelable par un tiers) sera demandé au salarié.
2.3 Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception
En cas de perte ou de non-réception du code d’accès et/ou mot de passe, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du prestataire ou se déclarer en ligne.
L’électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant au moins 2 informations personnelles. Les modalités de récupération seront définies dans le protocole d’accord préélectoral.
Le prestataire lui adressera ses codes à l’adresse électronique professionnelle figurant dans le fichier des électeurs transmis au prestataire ou, en cas d’impossibilité d’accéder à sa messagerie professionnelle, sur une adresse électronique personnelle.
2.4 Modalités de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs. L’ordre de présentation des listes sera aléatoire.
Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
2.5 Déroulement du vote
La connexion au site de vote a lieu par le navigateur Internet à l’aide d’une adresse qui sera fournie par le prestataire.
Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse dans le navigateur internet, l’électeur devra saisir le code d’accès, son mot de passe ainsi que le troisième identifiant.
Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants.
Il pourra alors procéder à son choix :
choisir une liste complète,
raturer des candidats,
voter blanc.
Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale. À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre. La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique. Un accusé réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
ARTICLE 3 Le scellement
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire assurera, avant l’ouverture du scrutin, une formation sur le système de vote électronique auprès des membres de la délégation du personnel et du bureau de vote.
Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :
figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection),
remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,
créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.
ARTICLE 4 Assistance aux utilisateurs
La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.
Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes confidentiels.
ARTICLE 5 Assistance aux personnes ne pouvant voter seules
Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap ou d’une infirmité, ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix.
ARTICLE 6 Bureau de vote
Les membres du bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.
La participation au bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire.
À ce titre :
- les membres du bureau de vote seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées, - ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote, - ils seront alertés par la cellule d’assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile, - ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle : ▪ ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement, ▪ ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.
Les membres du bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
les listes électorales,
les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos),
la composition du bureau de vote,
l’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin,
le journal des événements,
le code de scellement du système de vote.
ARTICLE 7 Dépouillement
7.1 Procédure de dépouillement
Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection.
Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.
Dans le cadre des élections des représentants du personnel, le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.
7.2 Signature et conservation des listes d’émargement
À l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du bureau de vote.
Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur.
L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.
ARTICLE 8 Formalités
L’élection sera organisée dans le respect de la loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés dans sa version en vigueur actuellement. L’employeur s’engage à réaliser toutes les formalités nécessaires en matière de protection des données personnelles.
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire, après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports
ARTICLE 9 Durée, application, suivi et révision de l’accord
9.1 Durée, entrée en vigueur et révision de l’accord
Le présent protocole entrera en vigueur le jour suivant son agrément par la Direction de la Sécurité Sociale. Il est conclu pour une durée indéterminée.
9.2 Modalités de révision de l’accord et de dénonciation de l’accord
Le présent accord pourra être révisé, à tout moment pendant la période d’application selon les règles légales en la matière. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail. La procédure de révision du présent protocole ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du code du travail. L’information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier électronique ou courrier recommandé avec accusé de réception.
L’ouverture des négociations se fera dans un délai de trois mois au maximum à compter de la demande de révision.
Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail.
Le protocole d’accord pourra être dénoncé suivant sa prise d’effet, en respectant un préavis de 3 mois. L’accord pourra être dénoncé par la direction et par toutes les organisations syndicales représentatives au sein de l’organisme.
Dès le début du préavis de dénonciation, de nouvelles négociations pourront être initiées, à la demande de la direction ou d’une organisation syndicale représentative dans l’organisme, afin de mettre en place un accord de substitution.
9.3 - Modalités de suivi de l’accord
Les parties conviennent de se réunir 3 mois avant chaque élection, et au plus tard au moment de la négociation du protocole d’accord pré-électoral, afin de réaliser un suivi du présent accord, notamment au regard des évolutions légales et règlementaires en matière de vote électronique.
ARTICLE 10 Publicité
Il sera déposé un exemplaire auprès du greffe du Conseil de prud’hommes de Guéret 23000.
Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet accord sera également déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail.
Une copie sera remise à chaque organisation syndicale.
Le présent protocole fera l’objet d’une information aux instances représentatives et d’une diffusion auprès de l’ensemble du Personnel de la CCSS de la Creuse sur LIAM Creuse.
