La Caisse d'Allocations Familiales de la Loire, représentée par Madame Véronique HENRI-BOUGREAU, Directeur, d’une part ;
et
Les organisations syndicales représentatives du personnel mentionnées ci-après d’autre part :
CFDT, représentée par X, délégué syndical, CGT,représentée par X, délégué syndical, UNSA, représentée par X, dûment mandatée.
il a été convenu ce qui suit : Préambule
Les technologies de l’information et de la communication offrent aujourd’hui des possibilités d’organisation du travail permettant aux salariés, d’une part, de concilier différemment leur vie professionnelle et leur vie privée et, d’autre part, de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des trajets entre le domicile et le lieu de travail.
Le protocole d’accord sur le travail à distance s’inscrit dans le prolongement des accords en matière de responsabilité sociale, notamment l’accord relatif à la promotion de la diversité et de l’égalité des chances du 26 juin 2017, ainsi que dans le cadre des règles définies par le code du travail.
La Caf de la Loire a réalisé en 2016 une expérimentation du travail à distance qui a abouti à un déploiement complémentaire en 2017. Fortes de cette première expérience et conformément aux dispositions du code du travail, les parties au présent accord ont souhaité engager une négociation afin de définir le cadre local de mise en œuvre du travail à distance au sein la Caf de la Loire.
Les parties signataires du présent accord considèrent que le travail à distance peut constituer un facteur d’amélioration de la qualité de vie au travail contribuant ainsi au soutien de la motivation des salariés. Toutefois, ils ont porté une attention particulière au maintien d’un lien entre le salarié et l’organisme propre à éviter tout phénomène d’isolement, et rappellent que les conditions d’exercice de son activité professionnelle par le télétravailleur doivent s’inscrire dans le respect du droit à la déconnexion.
ARTICLE 1 : Champ d’application
Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. Le présent accord vise les situations de télétravail à domicile et éventuellement, dans les conditions définies à l’article 4 du présent accord, dans d’autres locaux de l’employeur ou dans une autre caisse d’allocations familiales limitrophe au département de la Loire.
Le télétravail est dit régulier lorsque le salarié travaille une partie de son temps en télétravail et l’autre partie à son bureau. Le présent accord vise les situations de télétravail régulier dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail à son domicile sans que la nature de son activité l’y contraigne. Il vise les salariés quelle que soit la durée de leur temps de travail.
Les contrôleurs (contrôleurs allocataires et contrôleurs des équipements), ainsi que les salariés soumis à un régime d’astreinte à leur domicile, lors de ces périodes d’astreinte, sont exclus du dispositif du télétravail.
De même, le travail à distance ne peut être ouvert que pour des emplois ou des activités compatibles avec cette forme de travail. Ne peuvent, par exemple, pas être effectuées à distance : - les activités qui doivent, par nature, être exercées dans les locaux de l’organisme en raison de la nécessité d’équipements, de matériels ou de présence physique : exploitation informatique, maintenance des bâtiments et des équipements, logistique… - les activités qui nécessitent une présence ou des démarches régulières auprès d’usagers ou de partenaires (conseillers techniques, emplois exercés dans les centres sociaux et auprès des jeunes enfants, conseillers de service à l’usager, travailleurs sociaux) Il est précisé que les techniciens conseils chargés d’accueil assurant des permanences sont éligibles au télétravail dans la mesure où ils ne sont pas absents plus de deux jours de leur lieu de travail habituel (temps partiel et journée de permanence compris) - les activités d’assistance dont le contenu ne permet pas le traitement de l’information sous format dématérialisé (assistantes de direction, secrétaires) ; - les activités liées à la formation professionnelle dans la mesure où la présence des stagiaires dans l’organisme est indispensable à la méthodologie de l’apprentissage.
On entend par télétravailleur, au sens du présent accord, toute personne salariée de la Caf de la Loire qui travaille dans les conditions définies ci-dessus.
L’organisation du télétravail dans le cadre des plans de continuité d’activité mis en place en cas de circonstances exceptionnelles n’entre pas dans le champ d’application du présent accord. Un régime dérogatoire a vocation à être mis en place dans ce cas de figure.
ARTICLE 2 : Les critères d’éligibilité du salarié
Le télétravail est ouvert aux salariés exerçant une activité professionnelle à temps plein ou à temps partiel d’une durée minimum équivalente à 80 % d’un temps plein.
Le salarié qui souhaite travailler à son domicile doit avoir la capacité de travailler à distance, c’est à dire : - être autonome : accomplir ses activités professionnelles dans le cadre d'objectifs prédéfinis en ayant recours ponctuellement à ses collègues et/ou à sa hiérarchie ; - savoir organiser son travail : prioriser ses activités en fonction des objectifs à atteindre et organiser son temps de travail en conséquence ; - avoir une maîtrise suffisante de l’outil informatique ; - avoir la faculté de bien vivre la situation de détachement partiel du groupe tout en maintenant le lien social.
Le travail à distance est ouvert aux salariés ayant au moins 1 an d’ancienneté dans leur emploi, sur avis favorable de leur encadrement quant à leur niveau d’autonomie, leur capacité à organiser leur travail et leur maitrise de l’outil informatique. Cet avis sera formalisé dans une grille complétée par les managers.
ARTICLE 3 : Conditions de mise en œuvre du travail à distance
3.1 – Les différentes formes de télétravail régulier
Le télétravail régulier peut être réalisé selon deux modalités : - des jours de télétravail déterminés dans l’avenant selon les dispositions évoquées dans l’article 3.31 ; - une enveloppe de jours de télétravail pouvant être posés sur une année selon les dispositions de l’article 3.31.
3.2 - Principe du volontariat
Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat.
Une campagne annuelle de recensement des demandes de travail à distance est mise en place en parallèle de la campagne annuelle temps partiel.
Les demandes exprimées par les salariés sont examinées par l’employeur au vu des conditions de faisabilité tant techniques qu’organisationnelles au regard du poste de travail considéré, de la compatibilité avec le bon fonctionnement du service, de la disponibilité du matériel informatique nécessaire, et de la maîtrise de l’emploi dont fait preuve le salarié, notamment de sa capacité à travailler de manière autonome.
Le nombre de salariés travaillant à distance est limité pour des raisons techniques et organisationnelles. Il doit être compatible avec le bon fonctionnement du service et l’organisation du travail. Un taux maximal de télétravailleurs par unité de travail est défini chaque année au moment de la campagne d’appel à volontariat.
Dans l’éventualité où le nombre de candidats remplissant les conditions d’éligibilité serait supérieur au taux prévu, une priorisation des demandes serait opérée selon les critères suivants : - éloignement géographique du domicile par rapport au lieu de travail habituel et/ou temps de trajet ; - enfant(s) à charge de moins de 11 ans (année d’entrée en 6ème); - salarié de plus de 55 ans.
La décision de l’employeur est notifiée au salarié concerné dans un délai maximum de 45 jours sauf circonstances exceptionnelles.
En cas de refus, celui-ci doit être motivé par écrit. Dans ce cas, le salarié peut demander un réexamen de sa demande en adressant une saisine écrite et argumentée à la direction dans un délai maximum de 30 jours suivant la notification de la décision initiale. La direction répond par écrit et de façon motivée à la demande de réexamen dans un délai maximum de 30 jours suivant la réception du courrier du salarié.
En cas d’acceptation, cette décision est prise sous réserve de la fourniture de l’attestation d’assurance prévue à l’article 3 et du diagnostic de conformité des installations électriques prévu à l’article 4 lorsque la demande porte sur le télétravail régulier à domicile.
3.3 – Jours et organisation du travail à distance et préservation du lien avec l’organisme
3.31 - Temps minimum de travail effectué dans l’organisme
Afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et son organisme employeur, et pour répondre également aux exigences de la continuité de service le télétravailleur doit être présent dans l’unité de travail à laquelle il appartient au moins 3 jours par semaine. Par conséquent les salariés pourront exercer leur activité à leur domicile dans la limite de 2 journées par semaine au maximum pour un temps plein et d’une journée pour les temps partiels et les permanenciers.
3.32 – Aménagements du télétravail dans des situations particulières
Le maintien dans l’emploi
Quand le télétravail est de nature à favoriser l’emploi de salariés en situation de handicap, ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir un salarié en activité, l’employeur examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées. Cet examen peut notamment le conduire à déroger aux trois jours minimum de présence dans l’organisme.
Modification ponctuelle du jour de télétravail
Il est possible, en accord avec son supérieur hiérarchique, de déplacer son jour de télétravail lorsque les conditions d’accès au lieu de travail sont ponctuellement détériorées (mouvements de grève dans les transports en commun, intempéries majeures sur le trajet concerné, restriction de circulation en voiture en cas de pic de pollution…). Cette disposition est limitée aux circonstances exceptionnelles et remplace le jour de télétravail initialement prévu. Les situations restent toutefois appréciées au cas par cas par le manager.
3.33 - Participation à la vie de l’organisme
Afin de garantir l’information et le lien avec l’organisme, les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et aux réunions de service.
3.4 - Conditions de mise en place
3.41 - Avenant au contrat de travail
Préalablement à la mise en œuvre du télétravail, le salarié signe un avenant à son contrat de travail. Cet avenant, conclu pour une durée d’un an, peut être renouvelé autant de fois que de besoin dès lors que le salarié et l’employeur en conviennent.
3.42 - Période d’adaptation et réversibilité permanente
Période d’adaptation et entretien de bilan
Afin de permettre au salarié et à l’organisme de s’assurer que le télétravail correspond à leurs attentes, il est prévu une période dite d’adaptation d’une durée de 3 mois. Au plus tard 15 jours avant le terme, un bilan entre le télétravailleur et son manager est opéré afin d’apprécier l’opportunité de la poursuite du télétravail. L’ensemble des situations est ensuite validé au niveau de chaque direction de branche. Au cours de cette période, les deux parties sont libres de mettre fin au télétravail moyennant un délai de prévenance de 30 jours.
Cette période d’adaptation est effective une seule fois, et ne s’applique pas si l’avenant au contrat de travail relatif au télétravail est renouvelé lorsque le salarié conserve le même poste.
Réversibilité à l’issue de la période d’adaptation
À l’issue de la période d’adaptation, les parties peuvent convenir de mettre fin au télétravail avant le terme initialement prévu par l’avenant au contrat de travail, sous réserve de respecter un préavis, qui, sauf accord des parties, est de 30 jours pour l’employeur et de 15 jours pour le salarié. Le salarié retrouve alors son poste et ses conditions de travail antérieures. Cette décision, qui met automatiquement fin à l’avenant au contrat de travail, est notifiée par écrit.
Situation en cas de changement de fonctions ou de domicile
La poursuite du télétravail en cas de changement de domicile est subordonnée à l’accord des deux parties et à la conclusion d’un nouvel avenant entre le salarié et l’organisme. En cas de changement d’emploi en cours de période de télétravail, le télétravail est interrompu (1 an d’ancienneté dans l’emploi étant requis).
3.43 - Durée du travail et respect de la vie personnelle
A son domicile, le télétravailleur organise son temps de travail comme il l’entend dans le cadre du règlement d’horaire variable (annexe du règlement intérieur), notamment dans le respect des plages fixes et des plages variables.
Les horaires de travail du télétravailleur sont pris en compte au moyen d’un outil de badgeage présent sur l’ordinateur. L’employeur et les collègues de travail peuvent contacter le salarié pendant les plages horaires badgées.
Enfin, le télétravail ne doit pas conduire à ce que l’employeur s’immisce dans la vie personnelle du salarié ou dans l’organisation de celle-ci.
3.44 - Choix des jours de télétravail
Le choix des jours de télétravail résulte d’un accord entre les parties, qui doit permettre d’assurer le bon fonctionnement et la continuité du service d’affectation du salarié. Aussi, et afin de permettre la tenue de réunions, deux jours sont écartés du dispositif : le mercredi et le jeudi. Il peut y être dérogé dans les seules conditions visées à l’article 3.32.
3.45 - Enveloppe de jours de télétravail à prendre dans l’année
Certaines catégories du personnel disposent d’une enveloppe de jours de télétravail.
Les référents et les managers, dont la présence au sein des unités de travail apparait comme une condition d’appui aux équipes, disposent d’un droit de tirage annuel de 15 jours de télétravail positionnables dans la limite d’une journée maximum tous les 15 jours.
3.46 - Suspension provisoire du télétravail
Dans certaines circonstances (formation, nécessités de service, situation de charge exceptionnelle, panne informatique, indisponibilité du domicile…), le télétravailleur ou son manager peut demander la suspension ou l’aménagement à titre temporaire du télétravail. Dans les cas de panne informatique ou d’indisponibilité du domicile, un retour dans l’organisme peut s’organiser au plus tôt par accord entre le manager et le télétravailleur. Dans les autres cas, ce délai est fixé à 48 heures. Les jours de télétravail suspendus dans le cadre des circonstances évoquées ci-dessus ne sont pas rattrapés.
3.47 – Suivi du télétravailleur
Un bilan annuel est réalisé entre le salarié et son manager à l’occasion de l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement afin de déterminer la pertinence de la poursuite de l’activité en télétravail. Sont notamment évoqués les conditions d’activité du salarié en télétravail, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l’organisme.
ARTICLE 4 : Télétravail sur un site autre que le domicile du salarié
L’employeur s’engage à rechercher les possibilités d’offrir aux salariés la mise en place du travail à distance :
Dans d’autres locaux de l’employeur (sites différents de la résidence administrative du salarié concerné). Dans cette perspective l’employeur s’engage au cours de la période de mise en œuvre du protocole de lister les sites sur lesquels des postes de travail libres permettraient la réalisation de l’activité d’un salarié.
Dans les locaux d’une autre Caf limitrophe au département. Après avoir interrogé les caf concernés sur leur possibilité d’accueillir des salariés de la Caf de la Loire, l’employeur s’engage à établir une convention d’accueil de ses salariés avec la Caf qui offrirait cette possibilité.
Dans l’hypothèse où ces recherches aboutiraient, la campagne de télétravail suivante intègrerait ces nouvelles modalités. Les salariés volontaires feraient acte de candidature comme les autres salariés. Les conditions d’éligibilité seraient identiques à celles des salariés souhaitant le télétravail à domicile. Toutefois, ces sites étant équipés de matériel fournis soit par l’employeur soit par l’organisme d’accueil, aucun matériel spécifique ne serait mis à disposition des salariés retenus et à ce titre aucune indemnité ne serait perçue, aucune attestation d’assurance ne serait exigée.
ARTICLE 5 : Assurance et équipements de travail
En cas de télétravail, le salarié doit informer son assureur qu’il exerce à son domicile une activité professionnelle, et s’assurer que son assurance multirisques habitation couvre sa présence pendant ces journées de travail. Le surcoût éventuel lié à la modification du contrat d’assurance du salarié est pris en charge par l’employeur sur présentation de la facture. Le télétravailleur doit fournir à son organisme une attestation de son assureur en ce sens, avant signature de l’avenant à son contrat de travail.
Un diagnostic de conformité des installations électriques est réalisé par un professionnel et pris en charge par l’employeur (dans la limite d’un diagnostic par période de douze mois ou pour la durée de l’avenant). En cas de non-conformité des installations, les frais de mises aux normes demeurent à la charge du salarié.
Le télétravailleur doit réserver à son domicile un espace aménagé affecté à l’activité professionnelle. Il conserve son poste de travail au sein de l’organisme.
Concernant l’environnement informatique, le salarié doit disposer d’une box personnelle (ADSL ou fibre) avec une disponibilité suffisante (2 méga octets minimum) de la bande passante pendant les horaires de travail. L’équipement informatique (ordinateur portable relié à la box de préférence en filaire, souris, clavier, écran, webcam, casque filaire) est fourni par l’employeur. Celui-ci assure la maintenance et l’adaptation de l’équipement aux évolutions technologiques. L’utilisation de ce matériel est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle. En cas de dysfonctionnement du matériel, le télétravailleur doit en informer immédiatement les services spécialisés de l’organisme, ainsi que son manager.
Par ailleurs, sur présentation d’un certificat médical et afin d’assurer l’ergonomie du poste du télétravailleur à son domicile, l’organisme met à sa disposition un mobilier adapté. Le salarié s’engage à prendre soin de cet équipement. Il s’engage également à restituer le matériel lié à son activité de télétravail lorsqu’il est mis fin au télétravail.
Une formation est dispensée par le service informatique et les agents éligibles doivent procéder eux-mêmes à l’installation de leurs équipements. Si nécessaire, ils peuvent bénéficier d’un appui téléphonique du service informatique.
ARTICLE 6 : Frais professionnels
Une indemnité forfaitaire mensuelle est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail (abonnement internet, consommation d’électricité, d’eau, de chauffage).
Cette indemnité forfaitaire mensuelle, qui est fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés, s’élève à 10 euros pour une journée par semaine en télétravail, à 20 euros pour 2 jours par semaine en télétravail. Elle est versée sur 10,5 mois afin de tenir compte des congés annuels.
Le versement de l’indemnité forfaitaire mensuelle est suspendu en cas d’absence du télétravailleur de plus d’un mois continu (maladie, maternité, congés sabbatiques,…).
En cas d’absence supérieure à un mois, le télétravailleur doit restituer le matériel informatique mis à sa disposition afin que celui-ci puisse être reconnecté au réseau informatique de la Caf de la Loire.
Lorsque le télétravail est organisé sous la forme d’une enveloppe de jours à prendre par le salarié au cours de l’année civile, l’indemnité est versée en fin d’année sur la base d’une valorisation de 2,50 euros par jour télétravaillé.
Ces montants sont revalorisés au 1er janvier de chaque année en fonction du taux d’évolution annuelle constaté de l’indice Insee « Logement, eau, gaz et combustible », ou de tout indice qui viendrait à s’y substituer, publié au bulletin mensuel de statistique. L’Ucanss notifie aux organismes, dès la publication de l’indice Insee de référence de décembre, les nouveaux montants revalorisés de ces indemnités forfaitaires.
ARTICLE 7 : Protection des données
Le télétravailleur s’engage à respecter la charte des sécurités du système d’information annexée au règlement intérieur, en particulier tous les protocoles visant à assurer la protection des données et leur confidentialité. Il s’engage à faire preuve d’une vigilance particulière quant à l’intégrité de ces données et le maintien de leur confidentialité, notamment par l’application des dispositions en matière de mot de passe. Un rappel des règles de sécurité, confidentialité et secret professionnel est inséré dans l’avenant au contrat de travail. Le salarié doit rapporter son ordinateur portable une fois par mois au siège ou sur son site habituel de travail, afin de vérifier les conditions de sécurité du poste informatique. Ces dispositions sont présentées lors de la formation dispensée par le service informatique.
ARTICLE 8 : Droits et garanties individuels et collectifs
Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que les autres salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’organisme, notamment en matière d’accès aux informations syndicales et de manière générale à toutes les informations relatives à la vie de l’organisme.
Il bénéficie des mêmes opportunités d’évolution professionnelle que ses autres collègues. À ce titre, il a le même accès à la formation que les salariés qui travaillent dans les locaux de l’organisme.
Le télétravailleur peut prétendre, dans les mêmes conditions que les autres salariés, au bénéfice des titres restaurant et perçoit le remboursement de l’abonnement de transport en commun souscrit pour effectuer le trajet pour se rendre sur son lieu de travail dans l’organisme à l’identique des autres agents. En revanche, les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne lui sont pas applicables les jours de télétravail.
La direction s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution du télétravailleur soient évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l’organisme.
Enfin, il est rappelé que le télétravailleur bénéficie, comme tous les salariés, d’un droit à la déconnexion qui s’exerce dans les conditions posées par le code du travail.
ARTICLE 9 : Relations sociales
En tant que salariés de l’organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs.
À l’occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres salariés.
Comme eux, ils ont accès à leurs représentants et bénéficient de l’information diffusée par ces derniers. Enfin, les télétravailleurs peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel et disposer pour cela des mêmes moyens, notamment en termes de crédit d’heures. Ce crédit peut être utilisé, pour tout ou partie, pendant les périodes en télétravail.
ARTICLE 10 : Santé au travail et représentation du personnel
L’employeur informe le télétravailleur de la politique de l’organisme en matière de santé et sécurité au travail, ce dernier étant tenu de respecter les règles en découlant lorsqu’il est en situation de télétravail.
L’employeur et les représentants du personnel doivent pouvoir s’assurer que les locaux utilisés pour le télétravail respectent les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent avoir accès au domicile du télétravailleur sous réserve de son accord et de sa présence.
En cas d’opposition du salarié à la visite de conformité de son domicile, l’employeur peut refuser la demande de télétravail ou mettre fin à la situation de télétravail.
En cas de risques identifiés liés à l’état du domicile du télétravailleur, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du télétravail à domicile jusqu’à l’achèvement de la remise aux normes.
L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant les plages horaires du télétravail est présumé être un accident de travail au sens des dispositions du Code de la Sécurité sociale. À cet effet, le télétravailleur informe l’employeur de l’accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’accident de travail dans la journée où l'accident s'est produit ou au plus tard dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d'impossibilité absolue ou de motif légitime).
ARTICLE 11 : Sensibilisation et formation au télétravail
Les télétravailleurs reçoivent une formation appropriée, notamment sur les équipements techniques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail.
Les managers chargés d’encadrer des télétravailleurs sont formés afin de développer leurs compétences en matière de management à distance.
Les salariés de l’unité de travail du télétravailleur sont quant à eux sensibilisés à cette forme d’organisation de travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leur collègue durant les périodes de télétravail.
ARTICLE 12 : Durée et entrée en vigueur de l’accord
L’accord est conclu pour une durée déterminée de 5 ans à compter du 1er jour du mois civil suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat. Il prend fin de plein droit à l’arrivée de son terme et cesse de produire ses effets à cette date.
Il peut être révisé dans les conditions légales posées par le code du travail.
Un bilan annuel des données relatives au télétravail dans l’organisme est présenté à la représentation du personnel. En outre, la liste nominative des salariés en situation de télétravail est transmise annuellement au médecin du travail ainsi qu’à la représentation du personnel.
ARTICLE 13 : Formalités de dépôt et publicité
Le présent accord sera transmis :
aux organisations syndicales représentatives dans l’organisme ainsi qu’à la représentation du personnel,
à la Direction de la Sécurité Sociale, pour agrément, laquelle le transmettra à l’Ucanss pour avis du Comex conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale,
à la Direccte Rhône-Alpes, Unité territoriale de la Loire, en deux exemplaires,
au greffe du Conseil des prud’hommes de Saint-Etienne.
L’accord sera mis à disposition des salariés de la Caf de la Loire sur le site intranet de l’organisme.
Fait à Saint-Etienne en autant d’exemplaires originaux que de parties signataires, dont un exemplaire remis à chacune des parties.
