Protocole d'accord relatif au recours au vote électronique
pour les élections au sein de la Caf de l’Aube
La Caisse d’Allocations Familiales d’Aube
Dont le siège se situe au 32 rue coulommière 10000 TROYES
Représenté par le Directeur de la CAF de l’Aube,
D’une part,
Et les organisations syndicales ci-dessous désignées :
La CFTC représentée par la Déléguée syndicale
La CGT représentée par la Déléguée syndicale
D’autre part,
Il a été conclu le présent accord :
Préambule
Depuis la loi du 21 juin 2004 relative à la confiance dans l’économie numérique, les articles L2314-21 et L2314 -19 du code du travail prévoient que l’élection a lieu au scrutin secret sous enveloppe ou par vote électronique. Un décret et un arrêté du 25 avril 2007 sont venus préciser les conditions de mise en œuvre du vote électronique et les prescriptions minimales à respecter. Dans ce cadre, afin de faciliter l’organisation des élections au sein de la CAF de l’Aube mais aussi de favoriser la participation des salariés et de sécuriser les résultats, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place le vote électronique par internet.
Il est à noter également que le recours au vote électronique s’inscrit dans une volonté de renforcer et de moderniser le dialogue social mais aussi contribue à la démarche de développement durable de l’entreprise.
Le présent accord sera annexé au Protocole d’accord préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation des élections.
Article 1 – Modalités d’organisation des opérations
Article 1-1 Vote exclusivement électronique
Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement électronique pour les prochaines élections. Toutefois, une expérimentation sera mise en œuvre dans le cadre du vote des représentants du personnel au conseil d’administration. Les parties signataires conviendront de mettre un terme à cet accord par avenant si l’expérimentation n’est pas jugée concluante.
Article 1-2 Choix d’un prestataire extérieur
Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maîtriser, des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé. Le cahier des charges respectant l’ensemble des prescriptions légales sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et mis sur l'intranet
Le prestataire retenu suite à une consultation relevant de la procédure des marchés publics sera désigné dans le protocole d’accord préélectoral.
Préalablement à l’organisation du scrutin, le prestataire retenu dispensera une formation sur le système de vote auprès des représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote.
Article 1-3 Fichier des électeurs à destination du prestataire
La direction établira un fichier qui enregistre les données suivantes : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, résidence administrative, adresse postale (ou e-mail). Elle transmettra ce fichier au prestataire pour permettre à ce dernier de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir les codes confidentiels pour voter par internet. Ce fichier est distinct de la liste électorale qui sera établie et affichée conformément à la législation en vigueur.
Article 1-4 Liste des candidats et bulletins de vote
La liste des candidats et les professions de foi, établies en respect des caractéristiques imposées par le prestataire, seront transmises au service des ressources humaines, qui les transmettra en l’état au prestataire.
Les listes de candidats et les professions de foi seront mises en ligne. Le prestataire veillera à ce que les dimensions des bulletins de vote et la police utilisées soient uniformes.
Article 1-5 Plan de communication
Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin pour faciliter l’appropriation par les électeurs de cette nouvelle technique de vote.
En amont du scrutin :
Information sur les conditions et les règles du vote en ligne ;
Information de la date d’envoi des codes / identifiants de vote par le prestataire
Pendant le scrutin :
Les électeurs pourront appeler la cellule d’assistance technique au sein du service des ressources humaines et/ou auprès du prestataire de vote électronique retenu afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de l’expression de leur vote.
Article 1-6 Lieux et durée du scrutin
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle, pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou d’un lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, que les élections auront lieu conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.
Le temps passé à voter est considéré comme du temps de travail (sauf pour les salariés votant en dehors des horaires de travail).
Article 2 – Déroulement des opérations de vote
Article 2-1. Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le scrutin, une note récapitulant les opérations à effectuer, accompagnée d’un identifiant de vote et d’un code confidentiel généré de manière aléatoire par le prestataire.
Plus généralement, le prestataire désigné devra respecter les recommandations éditées par la CNIL relatives à la sécurité des systèmes de vote électronique. Les modalités de génération et d’envoi des codes personnels (envoi séparée notamment des identifiants et mots de passe) doivent être conçues de façon à garantir leur confidentialité et par voie de conséquence, la sécurité du vote et la fiabilité des élections.
Une fois connecté selon le processus sécurisé par le prestataire, l’électeur pourra voter. Seules les listes correspondant à son collège et à son établissement lui seront présentées.
La liste d’émargement générée par le prestataire au fil des votes effectifs ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Article 2-2. Garantie de confidentialité des voix et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-10 et R2324-6 du code du travail, l’expression du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.
Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.
Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être communiqué au cours du scrutin.
Article 3 - Durée de l’accord et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu jusqu’au 31 décembre 2025. Il pourra être révisé dans les conditions légales. Il entrera en vigueur sous réserve de la réalisation des formalités légales de dépôt et de l’agrément prévu par l’article L123-2-1 du code de la sécurité sociale.
Le présent accord fera l’objet d’un dépôt en deux exemplaires, dont une version originale et une version électronique, à la DREETS, et d’un dépôt en un exemplaire original au Conseil des Prud’hommes de Troyes, dans le respect des dispositions légales.
Fait à Troyes, le 23 mars 2022, en six exemplaires originaux,
