Protocole d’accord relatif au vote électronique pour
les élections professionnelles 2019 de la délégation du personnel au Comité Social et Économique
Vu les dispositions légales en vigueur, Vu les Conventions collectives nationales du personnel des organismes de sécurité sociale en vigueur,
Entre les soussigné(e)s ;
La Caf de l’Eure, représentée par Madame SOURD Annick, Directrice, dûment mandatée à cet effet,
D’une part,
Et
Les Organisations Syndicales représentatives au sein de la Caf de l’Eure, représentées par :
, en qualité de Déléguée Syndicale de la CFDT,
, en qualité de Déléguée Syndicale de la CGT,
, en qualité de Délégué Syndical de la CGT-FO,
, en qualité de Délégué Syndical de la SNFOCOS
D’autre part, Il est convenu ce qui suit.
PRÉAMBULE
La Caisse d’Allocations Familiales de l’Eure doit procéder aux élections pour la mise en place du Comité Social et Économique avant le 31 décembre 2019.
À l’instar des élections professionnelles 2017, les parties signataires du présent accord ont souhaité recourir au vote électronique (modalité initiée par la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004 et réglementée aux travers des dispositions des articles R 2314-5 à R 2314-18) afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Économique, de favoriser la participation des salariés et de renforcer la sécurisation des résultats.
L’article L. 2314-26 du Code du travail prévoit que les élections professionnelles des membres du Comité Social et Économique peuvent avoir lieu par la voie du vote électronique dont la mise en œuvre se fait par la conclusion d’un protocole d’accord d’entreprise.
Ainsi, le présent accord a pour objet de formaliser la décision prise par les parties signataires de recourir au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles 2019 des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Économique et de fixer le cadre général de sa mise en œuvre.
ARTICLE 1 : OBJET ET CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés appelés à voter aux élections professionnelles 2019 de la délégation du personnel au Comité Social et Économique au sein de la Caf de l’Eure.
ARTICLE 2 : MODALITÉS D’ORGANISATION DES OPÉRATIONS ÉLECTORALES
Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de signer un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges pour les élections.
Il est précisé que lorsque le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence au protocole d'accord préélectoral négocié en vue de l’organisation des élections professionnelles 2019.
Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral.
2.1 – VOTE EXCLUSIVEMENT PAR INTERNET
Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote exclusivement par Internet pour les élections professionnelles 2019 de la délégation du personnel au Comité Social et Économique au sein de la Caf de l’Eure.
2.2 – CHOIX D’UN PRESTATAIRE EXTÉRIEUR
Compte-tenu de la technicité qu’il est nécesaire de maîtriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent que les élections soient organisées par un « prestataire » mandaté pour ce faire par la Direction.
Le prestataire attributaire suite à une consultation relevant de la procédure des marchés publics, en lien avec le marché national Ucanss, sera désigné dans le protocole d’accord préélectoral.
Le système de vote électronique devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin choisi par le salarié et le bulletin enregistré
L’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité, le secret du vote : permet d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.
2.3 – MODALITÉS DES ÉLECTIONS
Établissement du fichier des électeurs
À des fins de préparation de l’élection, le service Ressources Humaines établit un fichier des électeurs à partir des listes électorales.
Le fichier susmentionné enregistre les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’Institution, date de naissance, collège d’appartenance, adresse postale et courriel professionnel.
Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir. Ce moyen d’authentification lui permettra :
de s’identifier et de prendre part au vote
de compléter la liste d’émargement.
Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Lieux et temps du scrutin
Afin de faciliter le vote de l’ensemble des salariés, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral qui prévoit également les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal permettant l’accès Internet (quel que soit le lieu) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.
Le système de vote électronique sera scellé lors d’une réunion de scellement (génération des clés de scellement au nombre de 2 a minima) et à la clôture automatique de scrutin par le système de vote électronique, les urnes électroniques seront déverrouillées par les détenteurs des clés afin de procéder au dépouillement.
Consultation du nombre de votants
Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne à une console permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.
Liste d’émargement
La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, noms et prénoms des électeurs ayant voté et la date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres du service Ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du bon déroulement du scrutin.
2.4 - BULLETINS DE VOTE
Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
2.5 - LISTE DES CANDIDATS
Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.
Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre établi par les organisations syndicales.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.
2.6 - INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette technique de vote et un poste informatique en libre-service sera mis à disposition avec une connexion au site sécurisé d’élections pendant la période ouvrée du scrutin.
Pendant cette période, les électeurs auront la possibilité d’appeler un numéro vert mis en place par le prestataire. Une rubrique d’aide et d’explications sera également disponible depuis l’interface de vote.
2.7 - MODALITÉS D’ACCÈS AU SERVEUR DE VOTE
Chaque électeur recevra, à son domicile par courrier simple et par pli séparé, un identifiant de vote et un code confidentiel, valables pour les deux tours le cas échéant, générés de manière aléatoire par le prestataire.
La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder à ce site.
Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées.
Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.
2.8 - GARANTIE DE CONFIDENTIALITÉ DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNÉES PENDANT LA DURÉE DU SCRUTIN
Afin de répondre aux exigences posées par le code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.
Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.
ARTICLE 3 : DURÉE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée du protocole d’accord préélectoral lié aux élections professionnelles de 2019.
Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’État.
ARTICLE 4 : DÉPOT ET PUBLICITÉ DE L’ACCORD
Le présent accord et son annexe feront l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (DIRECCTE) d’Evreux, et un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de signature.
Ils seront également transmis :
à la Direction de la Sécurité Sociale dans le cadre de la procédure d’agrément
à l’antenne de la Mission Nationale de Contrôle de Rennes
à la Caisse Nationale des Allocations Familiales
Cet accord et son annexe seront également communiqués à chaque organisation syndicale présente dans l’organisme.
Fait à Evreux, le,
Pour la Caf de l’Eure,
Madame SOURD Annick, Directrice de la Caf de l’Eure
Pour les Organisations Syndicales,
CFDT, représentée par
CGT, représentée par
CGT - FO, représentée
SNFOCOS, représentée par
ANNEXE : CAHIER DES CHARGES RELATIF À L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE DU VOTE ÉLECTRONIQUE REALISÉE PAR LE PRESTATAIRE DE SERVICE
CONTEXTE
En 2019, la Caf de l’Eure, organisme privé exerçant une mission de service public, procèdera aux élections préalables à la mise en place de la délégation des membres du personnel au Comité Social et Économique.
Objectif du dispositif :
-Faciliter le vote des personnels itinérants et donc accroître la participation, -Simplifier et sécuriser les opérations de dépouillement, -Maîtriser les coûts « cachés » (internes) de ce type d’opération.
Calendrier : La date prévisionnelle du 1er tour de scrutin est fixée au 2 décembre 2019.
Le calendrier devra tenir compte des contraintes légales relatives à la mise en place de cette instance.
PRÉAMBULE
Depuis la loi du 21 juin 2004 relative à la confiance dans l’économie numérique, le code du travail prévoit la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles, sur le lieu de travail ou à distance. Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans subir les contraintes des heures d’ouverture du bureau de vote et les aléas pouvant survenir lors de vote par correspondance. Le principe d’un vote électronique pour l’organisation des élections professionnelles a été retenu par la direction de l’organisme et les organisations syndicales. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte. Ce cahier des charges précise les exigences de la Caf de l’Eure pour le dispositif de vote électronique supportant le processus d’organisation des élections professionnelles. Le cahier des charges du prestataire retenu sera annexé au protocole d’accord préélectoral. Le système mis en place par le prestataire devra, en tout état de cause, respecter les principes généraux du droit électoral essentiels au déroulement régulier d’une élection, à savoir :
La
sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La
confidentialité et la liberté du vote : participer aux élections sans subir de pression extérieure.
La surveillance effective du vote et le contrôle a posteriori par le juge de l’élection.
EXPRESSION DU BESOIN
Modalités de forme :
Le prestataire fournisseur assure la programmation des pages WEB et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Le prestataire fournisseur reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transmises au service des Ressources Humaines avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes. Les listes sont présentées sur une seule et même page dans l’ordre d’arrivée au service RH. Dans l’éventualité d’un 2nd tour, cet ordre reste inchangé et la ou les listes des candidats indépendants viendra(ont) à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire fournisseur veille à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes.
Modalités de fonds :
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe à travers l’accord cadre Ucanss sur la base d’un cahier des charges. Le système de vote proposé par le prestataire devra être conforme
aux dispositions légales et règlementaires applicables aux systèmes de vote par voie électronique pour les élections professionnelles.
Concernant l’expression du besoin : - Le prestataire mettra à disposition un chef de projet dédié à la Caf de l’Eure - Les opérations de vote peuvent être réalisées depuis le lieu de travail (sur les ordinateurs des salariés) ou à distance depuis tout autre ordinateur professionnel ou personnel, ou également depuis un terminal (de type smartphone/tablette…) bénéficiant d’une connexion internet, - La confidentialité la plus absolue des données transmises : listes électorales, sécurité des moyens d’authentification (transmission par voie postale), émargement, enregistrement et dépouillement des votes, - La déclaration auprès de la CNIL d’un tel système de vote, et l’accompagnement du prestataire pour la réalisation d’une déclaration en local le cas échéant, - La possibilité pendant le vote de choisir une liste, un candidat ou un vote blanc, de revenir sur ce choix jusqu’à la validation qui déclenche l’envoi du bulletin de vote et génère une confirmation de l’envoi, - Pendant l’élection, l’accès aux éléments d’authentification, clés de chiffrement/déchiffrement, contenu de l’urne, ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et maintenance du système chez le prestataire uniquement en cas de dysfonctionnement (attaque par un tiers, attaque virale…), - Un système automatique doit être prévu pour informer les membres du bureau de vote d’une intervention du prestataire sur le système en cas de dysfonctionnement. Une journalisation des opérations sur le serveur doit être prévue, - Le scellement total du système à l’ouverture et la fermeture du scrutin, - Le traitement informatique distinct des fichiers électeurs et du contenu de l’urne électronique : à aucun moment, y compris après le dépouillement, il ne doit pouvoir être mis en relation l’identité des électeurs et l’expression de leur vote, aucun horodatage du stockage du bulletin dans l’urne,
- Le recours à une expertise indépendante sur le système de vote déjà réalisée par le prestataire, permettant de vérifier ces éléments (code source du logiciel, mécanismes de scellement, de chiffrement…) par un informaticien spécialisé en sécurité informatique, la remise du rapport au responsable du traitement et transmission à la CNIL,
- Le respect des recommandations CNIL en matière de sécurités informatiques (mesures physiques, logiques, algorithmes de chiffrement, système informatique distinct en cas d’hébergement de plusieurs scrutins via une virtualisation des systèmes par exemple) et respect du RGPD,
- La réalisation d’une notice d’information à destination des salariés sur le déroulement des opérations électorales, - La réalisation de campagne de rappel à destination des salariés concernant la possibilité de voter pendant la période ouvrée du scrutin, - La formation des gestionnaires et des membres du bureau de vote, - La mise en place d’une cellule d’assistance technique, - Les tests et contrôle par la cellule d’assistance technique du système de vote avant l’ouverture (vérification que l’urne électronique est vide, que le système est scellé) puis après la fermeture (vérification du scellement), - La génération des clés de déchiffrement des bulletins de vote doit être publique avant l’ouverture du scrutin et seuls les membres du bureau de vote doivent entrer en leur possession, - L’accès uniquement aux membres du bureau de vote à la liste d’émargement à des fins de contrôle du déroulement du scrutin, - L’inaccessibilité totale pendant le déroulement des opérations électorales à des résultats partiels, - La conservation jusqu’à l’expiration du délai de recours ou en cas d’action contentieuse jusqu’à son terme, l’ensemble des données, permettant le cas échéant de relancer la procédure de décompte des votes, - La localisation sur le territoire national des serveurs et autres moyens du système de vote. Les serveurs utilisés seront propriété du prestataire, - L’existence d’une solution de secours prenant le relai en cas de panne et offrant les mêmes garanties et caractéristiques, - Le respect des recommandations CNIL en matière de contrôle des opérations de vote a posteriori par le juge électoral, - Moyens d’authentification : chaque électeur recevra avant le 1er tour des élections, à son domicile, par courrier simple et par pli séparé, un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire ainsi qu’un mot de passe. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l’unicité de son vote. Seul le prestataire aura connaissance de ces codes d’authentification et de ces mots de passe, - L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote, - Une cellule d’assistance téléphonique en cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant géré uniquement par le prestataire. Cette liste n’est pas exhaustive, il est important que chaque prestataire se réfère aux articles et recommandations listées et valide la conformité de son dispositif avec ceux-ci. Chaque prestataire veillera dans sa réponse à préciser à quel article du code du travail, du décret ou de la CNIL, se réfère telle ou telle fonctionnalité du dispositif.
CONTEXTE JURIDIQUE
Les obligations de l’employeur liées à la mise en place d’un système de vote électronique sont notamment les suivantes :
Signature d’un protocole d’accord préélectoral
Formalités préalables à accomplir auprès de la CNIL, suivies d’une information auprès des organisations syndicales
Mise à disposition des salariés d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales
Conditions relatives aux prestations intellectuelles :
La Caf de l’Eure confie au prestataire la mission de mise en place d’un système de vote électronique. La description de la mission ainsi que les conditions financières seront détaillées dans le contrat que les parties signeront ultérieurement et qui reprendra l’intégralité des présentes conditions. Le prestataire devra remplir toutes les obligations d’information et de mise en garde préalables et durant le(s) scrutin(s). Il devra également assurer l’originalité des Livrables qui seront remis à la Caf de l’Eure dans le cadre de sa mission. A ce titre, le prestataire devra assurer fournir des Livrables qui ne plagient pas une œuvre déjà existante et s’être assurer de disposer de tous les droits au titre de la propriété intellectuelle nécessaires à l’exécution de la mission. Enfin, le prestataire s’engage à respecter les délais et échéances prévus par le calendrier électoral, tel que fixé par protocole d’accord préélectoral.
Assurance :
Le prestataire déclare avoir souscrit à une assurance suffisante pour couvrir sa responsabilité civile y compris du fait de son personnel et/ou toute personne intervenant pour son compte.
Déontologie et confidentialité :
Le prestataire s’engage à respecter les règles de déontologie et de moralité les plus élevées. Notamment, le Prestataire s’engage formellement à respecter et à faire respecter, par ses salariés ou toute personne susceptible d’intervenir à son compte, la discrétion la plus absolue sur l’ensemble des renseignements, informations ou données techniques, commerciales ou financières qui pourraient lui être fournis, par écrit ou par oral. Toute sortie de document appartenant à la Caf de l’Eure devra faire l’objet d’une demande d’autorisation écrite. Cette obligation demeurera cinq ans après la fin de la mission, quelle qu’en soit la cause.
