LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES
Entre d’une part, la Caisse d’allocations familiales de la Côte d’or, représentée par sa Directrice, Et, d’autre part les délégués syndicaux des organisations syndicales représentatives, ci-après désignés : pour la CFDT, pour FO, il est conclu le présent accord.
Table des matières
TOC \o "1-3" \h \z \u Article 1 Principe du recours à un prestataire2 Article 2 Champ d’application3 Article 3Date et lieu des élections3 Article 4 Déroulement des opérations de votes3 Article 5 Consultation de la participation5 Article 6 Le scellement5 Article 7 Assistance aux utilisateurs5 Article 8 Assistance aux personnes ne pouvant voter seules5 Article 9 Bureau de vote6 Article 10 Dépouillement6 Article 11Formalités7 Article 12 Durée du protocole d’accord7 Article 13 Rendez-vous et suivi de l’application du présent accord7 Article 14 Révision7 Article 15 Publicité8 Préambule Le présent protocole d’accord a pour objet d’autoriser, le recours au vote électronique pour les élections professionnelles de la Caf de la Côte d’Or, comme le permet la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique (n°2004-575 du 21 juin 2004) et conformément aux articles L2324-19 et L 2314-26 du Code du Travail (tels qu’ils résultent des ordonnances Macron de 2017). Les garanties offertes en termes de sécurité et de confidentialité par le système de vote retenu sont précisées dans le cahier des charges, annexé au présent accord. Le présent accord sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation des élections. Le vote électronique permettra notamment :
D’obtenir en fin de scrutin des résultats, sans erreur possible, affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés,
De limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion d’une multitude de bulletins et d’enveloppes potentiellement source d’erreurs),
De pallier éventuellement les aléas postaux,
De favoriser la participation des électeurs,
Article. 1 Principe du recours à un prestataire La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à la société spécialisée dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique qui est titulaire du marché public mutualisé mis à disposition au sein du régime général par l’UCANSS. Dans le cadre de ce marché public, un cahier des charges a été établi dans le respect des dispositions des articles R2314-5 et suivants du code du travail. Il est tenu à la disposition des salariés au service Ressources humaines après en avoir fait la demande par mail
et est également mis à disposition sur l’intranet de la Caf de la Côte d’or
Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction a décidé que tous les électeurs de l’organisme voteront de manière électronique. Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé. La solution technique choisie pour ce vote est celle de la société
, qui est titulaire du marché national à la date des élections professionnelles, ci-après dénommé le « Prestataire ».
Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral. Pour plus d’informations sur le fonctionnement et la description du vote électronique, il est également joint au présent protocole d’accord la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique du titulaire du marché national. Article. 2 Champ d’application
Ces élections concernent l’ensemble des salariés de la Caf de la Côte d’Or ayant la qualité d’électeurs à la date du 1er tour des élections professionnelles
Article. 3 Date et lieu des élections
Ces informations seront précisées dans le protocole pré-électoral.
Article 4. Déroulement des opérations de votes
Transmission d’une notice d’information
Chaque salarié sera également informé au moyen d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, de n’importe quel terminal internet ou intranet, de leur lieu de travail et/ou à distance.
Matériel de vote – Codes confidentiels
Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur recevra, avant le premier tour, à son domicile un moyen d’authentification confidentiel. Le courrier sera envoyé à l’adresse postale connue de l’employeur et inscrite dans l’applicatif de gestion du personnel L’électeur pourra exprimer son vote par voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité. Les identifiants qui se composent d’un code d’accès et d’un mot passe, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à la Caf de la Côte d’Or. L’envoi de ce matériel de vote sera réalisé entre 10 jours et 12 jours avant le premier tour, et entre 5 jours à 7 jours avant le second tour à l’adresse personnelle du salarié. Conformément aux recommandations de la CNIL, l’envoi du code d’accès (login) et du mot de passe sera fait par 2 envois séparés. Le prestataire titulaire du marché national au moment des élections professionnelles, expédiera à chaque électeur un courrier par voie postale à son domicile déclaré à son employeur et un courriel sur la boite mail professionnelle, ou la boite mail personnelle pour les salariés absent pendant la période de vote.
Seront jointes à ce courrier les explications nécessaires au vote électronique.
De nouveaux codes seront générés en cas de deuxième tour. Pour les deux tours d’élections, lors de la connexion, un 3ème identifiant consistant en une question dont le salarié est le seul à connaitre la réponse (sont ainsi exclus la date de naissance et tout élément facilement décelable par un tiers) sera posée au salarié.
Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception
En cas de perte ou de non-réception de ce courrier, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du Prestataire ou se déclarer en ligne.
L’électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant obligatoirement ses noms et prénoms et au choix : son département de naissance, une partie du numéro de sécurité sociale, son code postal de résidence, son matricule. Ces éléments seront à déterminer avec le prestataire et inclus dans le protocole pré- électoral.
Le prestataire lui adressera ses codes, soit à son adresse électronique professionnelle, soit à une adresse électronique personnelle, qui sera communiquée par l’électeur, et fournie dans le fichier des électeurs transmis au prestataire.
Modalités de vote
Le prestataire assure la réalisation de la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs dans le (s) format (s) demandé (s) par le prestataire.
L’ordre de présentation des listes de candidats et des professions de foi sera déterminé aléatoirement par le système.
Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
Déroulement du vote
La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide d’une adresse qui sera fournie par le prestataire.
Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse dans le navigateur internet, l’électeur devra saisir le code d’accès et son mot de passe ainsi que le troisième identifiant. Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son Collège, pour les titulaires et les suppléants. Il pourra alors à son choix :
choisir une liste complète,
raturer des candidats,
voter blanc.
Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale. À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre. La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique. Un accusé réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Article 5. Consultation de la participation
Le prestataire est autorisé à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l'ouverture du vote électronique. Il les consulte sur demande de la Direction de la Caf de la Côte d’Or, puis les lui communique afin qu'elle se charge de diffuser, le cas échéant, cette information selon les termes du protocole préélectoral.
Article 6. Le scellement
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera sur le dispositif de scellement, avant l’ouverture du vote, des représentants de la direction ( des salariés des ressources humaines) et des représentants du personnel (a minima un représentant par organisation syndicale de la caf ) et les membres du bureau de vote. Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :
Figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection),
Remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,
Créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.
Article 7. Assistance aux utilisateurs
La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement et à la supervision technique de ce système de vote. Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès.
Article 8. Assistance aux personnes ne pouvant voter seules
Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap ou d’une infirmité, ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix.
Article 9. Bureau de vote
Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats. La participation au Bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire. A ce titre,
Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées,
Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote,
Ils seront alertés par la Cellule d’assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile,
Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
Ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement,
Ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.
Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
Les listes électorales,
Les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos),
La composition du bureau de vote,
L’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin, le journal des événements,
Le code de scellement du Système de vote.
Article 10. Dépouillement
Procédure de dépouillement
Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection ou son représentant. Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, 3 clés valides sur 4 seront suffisantes pour procéder au déscellement des urnes, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin. Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.
Signature et conservation des listes d’émargement
À l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote. Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur. L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.
Article 11. Formalités
Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, une déclaration à la CNIL sera effectuée par l’employeur au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats. Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité. Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau. À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.
Article 12. Durée du protocole d’accord
Le présent accord est valable pour les élections du Comité Social Economique et pour une durée indéterminée.
Article 13. Suivi de l’application du présent accord
En vue du suivi de l’application du présent accord, un bilan sera fait tous les 4 ans en CSE
Article 14. Dénonciation
Chaque partie signataire peut dénoncer le présent accord. La dénonciation devra être notifiée par son auteur aux autres parties signataires ainsi qu’à la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) et ce, par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette dénonciation prendra effet 3 mois après la réception de cette demande. Pour le reste, il sera fait application des dispositions légales du Code du travail
Article 15. Révision
Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail. La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord. L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision. Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232- 12 du code du travail.
Article. 16 Publicité
Un exemplaire original de cet accord sera remis à chacune des parties signataires. Le présent protocole sera déposé auprès de la DREETS via la plate-forme de téléprocédure du Ministère du travail, ainsi qu’un exemplaire original auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes de Dijon. En application de la loi du 8 août 2016, cet accord sera publié dans son intégralité selon les modalités définies par le décret du 3 mai 2017 relatif à la publicité des accords collectifs. Le présent protocole fera l’objet d’une publication dans l’intranet de la Caf de la côte d’or Fait, en 4 exemplaires le 17 janvier 2023 à Dijon
