PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AU DROIT A LA DECONNEXION
Entre d’une part,
La Caisse d’Allocations Familiales de la Haute-Garonne, représentée par son directeur, --------------, dûment mandaté à cet effet par le Conseil d’Administration de l’organisme le 11 janvier 2007,
Et d’autre part,
Les Organisations Syndicales soussignées,
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule
Le droit à la déconnexion est le droit pour un agent de ne pas être connecté à un outil numérique professionnel (smartphone, messagerie électronique, etc.) en dehors du temps de travail.
Les mesures prévues dans le présent protocole d’accord ont pour objet de réguler l’utilisation des outils numériques afin de préserver la santé des salariés, de garantir le respect des durées maximales de travail et minimales de repos, et de respecter la frontière entre vie professionnelle et vie privée.
Le présent protocole d’accord est conclu dans le cadre de la négociation sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, et la qualité de vie au travail précisée à l’article L.2242-17 du code du travail. Il définit les modalités d'exercice de ce droit par les salariés, conformément au 7° de l'article L. 2242-17 du code du travail.
Il synthétise les recommandations applicables à tous les salariés afin d’assurer l’effectivité du droit à la déconnexion ainsi que les modalités selon lesquelles ce droit sera garanti et se base sur l’analyse du diagnostic des outils numériques réalisé.
Ainsi, dans le prolongement de l’accord relatif au droit à la déconnexion signé le 4 juillet 2017 arrivé à échéance et concomitamment à la négociation portant sur le protocole d’accord relatif au télétravail, la Caf de la Haute-Garonne souhaite réaffirmer l’importance d’un bon usage des outils informatiques en vue d’un nécessaire respect des temps de repos et de congés ainsi que de l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle.
Article 1 - Champ d'application
Le présent protocole d’accord s'applique à tous les salariés, quels que soient la nature de leur contrat de travail (CDI ou CDD), leur durée du travail (temps plein, temps partiel ou au forfait) ou encore leur statut (cadre ou non cadre) aussi bien lorsqu’ils travaillent sur site ou à distance.
Certaines situations d’urgence, de gravité particulière ou d’importance exceptionnelle, et notamment en cas de déclenchement d’un Plan de Continuité d’Activité (PCA) ou de sinistre et incident, peuvent cependant conduire à une sollicitation exceptionnelle des salariés en dehors du temps de travail habituel par le biais d’outils de moyens de contact personnels (messagerie personnelle, SMS voire messagerie vocale).
Article 2 - Définitions
Il y a lieu d’entendre par :
Droit à la déconnexion : le droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail.
Outils numériques : outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones…) et dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet/extranet, outils collaboratifs, messagerie instantanée…) qu’ils soient professionnels ou personnels (téléphone portable personnel) permettant d’être joignable à distance.
Temps de travail : horaires de travail du salarié durant lesquels il est à la disposition de son employeur, comprenant les heures normales de travail du salarié et les heures supplémentaires, à l’exclusion des temps de repos quotidiens et hebdomadaires, des congés payés, des congés exceptionnels, des jours fériés et des jours de repos.
Article 3 - Principes du droit à la déconnexion
Les Technologies de l’Information et de la Communication font partie intégrante de l’environnement de travail et contribuent au bon fonctionnement de la Caf de la Haute-Garonne. Facilitant les échanges dans le cadre de l’activité quotidienne, elles doivent toutefois être utilisées à bon escient.
Pour assurer l’effectivité du droit à la déconnexion hors du temps de travail des salariés, il est précisé que :
Chaque salarié, quel que soit son niveau hiérarchique, veille à se déconnecter du réseau en dehors des heures habituelles de travail,
Le salarié n’est jamais tenu de prendre connaissance des messages ou sollicitations qui lui sont adressés ou d’y répondre en dehors de son temps de travail,
Le salarié en absence programmée est invité à prévoir des réponses automatiques redirigeant le cas échéant vers un autre interlocuteur afin d’éviter d’être sollicité (par messages électroniques, sms ou appels téléphoniques) en dehors des heures de travail. Le salarié actualise son statut sur les outils collaboratifs et de messagerie instantanée et désactive les notifications en dehors des heures de travail.
Les parties signataires rappellent que chaque salarié, pour veiller au respect de son équilibre de vie, peut signaler une utilisation déraisonnable des outils numériques. Il conviendra, dans un premier temps, de privilégier l’échange direct avant d’en informer le cas échéant la ligne hiérarchique ou le département des ressources humaines. Un diagnostic sera alors mené. Afin de faciliter le dialogue, un référent pour toute question sur le droit à la déconnexion est nommé par la Direction au sein de l’entreprise.
Lorsqu’un salarié est absent, quelle qu’en soit la raison et afin de ne pas mettre en péril la continuité de service tout en préservant le droit à la déconnexion dudit salarié, la Direction s’assurera que ses missions sont assurées par d’autres salariés.
Article 4 - Lutte contre le stress lié à l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle
Afin d’éviter la surcharge informationnelle, il est recommandé à tous les salariés de :
S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles,
Appeler lorsque la demande est urgente,
S’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel,
Utiliser avec modération les fonctions « CC », « Cci » et « Accusé de réception »,
S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels,
Éviter l’envoi de fichiers trop volumineux,
Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel,
Indiquer dans l’objet du mail l’échéance attendue pour traiter le mail,
Indiquer dans l’objet une mention explicitant l’action attendue, dans la mesure du possible (exemple : « pour info » ou « pour action »).
Article 5 - Mesures visant à réduire les phénomènes de surcharge cognitive et de stress liés à l’utilisation des outils numériques professionnels, des outils collaboratifs et de la messagerie instantanée
Afin d’éviter les phénomènes de surcharge cognitive et le stress liés à l’utilisation des outils numériques professionnels, il est également recommandé à tous les salariés de :
S'interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message instantané ou joindre un collaborateur par téléphone (pendant les horaires de travail),
Ne pas solliciter de réponse immédiate si cela n’est pas nécessaire,
Appeler lorsque la demande est urgente,
Désactiver les alertes sonores ou visuelles d'arrivée d'un nouveau message,
D’activer les solutions permettant de ne pas être dérangé, sur des plages de travail réservées, par un appel téléphonique,
Paramétrer le gestionnaire d’absence du bureau sur la messagerie électronique et indiquer les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence,
Privilégier les envois différés lorsque l’envoi se situe au-delà des horaires collectifs,
Veiller à ne pas contacter les autres salariés via des messageries instantanées personnelles mais à utiliser uniquement les messageries professionnelles.
Article 6 - Droit à la déconnexion en dehors du temps de travail
Quel que soit son niveau hiérarchique, chaque salarié de l’Organisme se déconnectera du réseau pendant les périodes de repos quotidien ou hebdomadaire, les périodes de congés, jours de RTT et de suspension du contrat de travail ainsi que les jours fériés. L’employeur procèdera à des contrôles.
6.1 - Messagerie électronique professionnelle, outils collaboratifs et messageries instantanées
L’usage de la messagerie électronique professionnelle, des outils collaboratifs et de la messagerie instantanée par l’ensemble des salariés en dehors des horaires de travail définis au contrat de travail ou par les horaires collectifs applicables dans l’Organisme doit être justifié par la gravité ou l’urgence du sujet nécessitant la mobilisation immédiate du destinataire du message.
Le destinataire d’un message reçu en dehors de son temps de travail n’est jamais tenu d’en prendre connaissance et a fortiori d’y répondre.
Une mention rappelant que les envois transmis hors temps de travail ne nécessitent pas de réponse immédiate sera insérée automatiquement en bas de chaque mail.
Par ailleurs, les salariés ne sont pas autorisés à télécharger sur leur téléphone personnel les outils collaboratifs et messageries instantanées à caractère professionnel.
6.2 - Téléphone professionnel
Les managers s’abstiennent, sauf urgence avérée, de contacter les membres de leur équipe en dehors des horaires de travail définis au contrat de travail ou des horaires collectifs applicables au sein de l’Organisme.
Aucun salarié n’est tenu de répondre aux appels téléphoniques ou de prendre connaissance des messages téléphoniques reçus en dehors de son temps de travail que ce soit sur des messageries personnelles ou professionnelles.
Article 7 - Sensibilisation et formation à la déconnexion
Pour permettre la réalisation effective du droit à la déconnexion, l’ensemble des salariés, y compris ceux ayant des responsabilités managériales, seront sensibilisés à l’usage efficient et responsable des outils numériques. Une information sur le droit à la déconnexion est mise à disposition de l’ensemble du personnel, dans l’intranet.
Article 8 - Durée du protocole d’accord
Le protocole d’accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans et entrera en vigueur à compter du premier jour suivant sa date d’agrément par l’autorité compétente de l’État.
Il prendra fin de plein droit à l'arrivée de son terme, et cessera de produire tout effet à cette date. Il n'est pas renouvelable par tacite reconduction.
Article 9 - Révision du protocole d’accord
Le protocole d’accord pourra être révisé suivant sa prise d’effet. La procédure de révision du présent protocole d’accord ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du code du travail. L’information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier électronique ou courrier recommandé avec accusé de réception. L’ouverture des négociations se fera dans un délai de deux mois au maximum à compter de la demande de révision.
Article 10 - Suivi de l’accord
Un bilan des actions de sensibilisation décrites à l’article 7 du présent protocole d’accord sera présenté annuellement aux membres du CSE.
Article 11 - Clause de rendez-vous
Les parties conviennent de se revoir en cas de modifications légales, réglementaires ou conventionnelles des règles impactant les termes du présent protocole d’accord. D’ores et déjà, les parties se fixent rendez-vous au plus tard un mois avant l’expiration du présent protocole pour faire un bilan de la période écoulée et évaluer l’opportunité de poursuivre et/ou modifier le contenu de cet accord.
Article 12 - Périodicité
La périodicité de négociation du présent protocole d’accord est de 3 ans, dans le cadre des négociations relatives à la qualité de vie au travail.
Article 13 - Validité du protocole d’accord
Le présent protocole d’accord sera valable après avoir été signé par une ou plusieurs Organisations Syndicales représentatives ayant recueilli plus de 50% des suffrages exprimés en faveur d'organisations représentatives au premier tour des dernières élections des Titulaires au Comité Social et Economique.
Si cette condition n'est pas remplie mais que l'accord a été signé par des Organisations Syndicales représentatives ayant recueilli plus de 30% des suffrages exprimés en faveur d'organisations représentatives au premier tour des élections mentionnées ci-dessus, celles-ci pourront demander une consultation des salariés visant à valider l'accord. Celui-ci sera valable s'il est validé par les salariés à la majorité des suffrages exprimés.
Article 14 - Procédure d'agrément, de dépôt et de publicité du protocole d’accord
Le présent protocole d’accord sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale, dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux, conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale. L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la Sécurité Sociale et en l’absence d’un retour de cette dernière, à l’issue d’un mois après avis du Comex de l’Ucanss.
En application de l’article L. 2231-5 du Code du travail, le présent protocole d’accord est notifié à l’ensemble des Organisations Syndicales représentatives dans l’organisme. Il est également communiqué au Comité Social et Economique. Conformément à l’article D. 2231-4 du Code du travail, le présent protocole d’accord fait l’objet d’un dépôt sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail. Il est versé dans une base de données nationales en application de l’article L. 2231-5-1 du Code du travail. Un exemplaire du protocole d’accord est déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes de Toulouse ainsi qu’à la Cnaf. Enfin, ce dernier est remis à chaque salarié lors de l’embauche et sera tenu à disposition par l’employeur en version papier pour consultation et sur l’intranet de l’organisme.
