PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE AU SEIN DE LA CAF DE LA HAUTE-GARONNE
Entre d’une part,
La Caisse d’Allocations Familiales de la Haute-Garonne, représentée par son directeur, ------, dûment mandaté à cet effet par le Conseil d’Administration de l’organisme le 11 janvier 2007,
Et d’autre part,
Les Organisations Syndicales soussignées,
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule
Afin de faciliter l’organisation des futures élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique et des représentants du personnel au Conseil d’administration de la Caf de la Haute-Garonne, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place le vote électronique par Internet.
Ce recours au vote électronique s’inscrit dans une volonté de renforcer et de moderniser le dialogue social et contribue aussi à la démarche de développement durable de l’organisme. Le présent accord a pour objet d’entériner la décision de recourir au vote électronique et de fixer le cadre général de sa mise en œuvre.
Le vote électronique a notamment pour objectif de :
faciliter l’organisation des élections professionnelles, supprimant notamment l’incertitude liée aux supports papier et aux acheminements postaux,
favoriser la participation des salariés, l’électeur pouvant voter depuis n’importe quel lieu,
augmenter la sécurisation des résultats, avec la suppression des urnes physiques et des tâches liées au dépouillement papier.
Le présent protocole d’accord sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation de l’élection. Article 1 - Champ d’application
Le présent protocole d’accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Caf de la Haute-Garonne remplissant les conditions d‘âge, d’ancienneté, et en pleine possession de leurs droits civiques appelés à voter aux élections professionnelles.
Le présent protocole d’accord a ainsi pour objet de prévoir le recours au vote électronique au sein de la Caf de la Haute-Garonne pour les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique et des représentants du personnel au Conseil d’administration.
Article 2 – Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe
Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.
Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent protocole d’accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote. Les parties conviennent que le vote par correspondance postale est exclu. Article 3 - Principes généraux du vote électronique
Le système retenu par la Caf de la Haute-Garonne doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :
L’identification de l’électeur : authentification électronique et sécurisée de l’électeur
L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité : le secret du vote
Article 4 - Modalités d’organisation des opérations
4.1 Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et le nombre de sièges.
Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.
4.2 Prestataire extérieur
4.2.1 Choix du prestataire extérieur
Compte tenu de la technicité nécessaire, des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, il est prévu de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé.
A la date de signature de l’accord, le choix du prestataire se fait en application de l’instruction technique n°2019-113 du 25/02/2019 prévoyant la possibilité pour la Caf de recourir à un marché subséquent, dans le cadre de l’accord cadre inter-régime n°18AC22 de l’Ucanss.
Le cahier des charges, respectant l’ensemble des prescriptions légales, sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et sur l’intranet de l’organisme.
Le prestataire retenu sera désigné dans le protocole d’accord préélectoral. Il dispensera une formation sur le système de vote auprès des représentants du personnel et des membres des bureaux de vote.
4.2.2 Expertise indépendante du prestataire
Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :
de la Délibération CNIL
n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;
des articles L.2314-26 et R.2314-5 à R.2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;
du décret n° 2007-602 et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.
4.3 Lieu et durée du scrutin
Afin de favoriser la participation au vote, les parties conviennent, pour le premier comme pour le second tour de scrutin, que les élections auront lieu pendant une période délimitée et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix) en se connectant au site sécurisé propre aux élections.
Conformément à l’article R.2314-8 du code du travail, le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
4.4 Cellule d’assistance technique
Conformément à l’article R. 2314-10 du code du travail, « l'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire ».
Aux termes des dispositions de l’article R. 2314-16 du code du travail, « en présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système. »
4.5 Listes électorales
Le département Ressources Humaines établira un fichier « Listes électorales » comprenant les données suivantes : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, résidence administrative, adresse postale ou e-mail.
Ce fichier sera transmis au prestataire pour permettre à ce dernier de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir les codes confidentiels pour voter par internet.
Ce fichier est distinct de la liste électorale établie et affichée conformément à la législation en vigueur.
4.6 Liste de candidats et bulletins de vote
La liste des candidats et les professions de foi, établies en respect des caractéristiques imposées par le prestataire, seront transmises au secrétariat de la Direction des fonctions supports et de l’innovation qui les fera suivre en l’état au prestataire.
Les listes présentées par les Organisations Syndicales seront mises en ligne. Le prestataire veillera à ce que les dimensions des bulletins de vote et la police utilisée soient uniformes.
4.7 Programmation du site
Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.
Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.
Article 5 - Déroulement des opérations de vote
5.1 Information, accompagnement et formation sur le système de vote électronique
5.1.1 Information et accompagnement des salariés
Conformément à l’article R. 2314-12 du code du travail, tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.
Sur rendez-vous, le département Ressources Humaines se tiendra à disposition des salariés qui souhaiteraient un accompagnement dans le cadre de l’utilisation du site de vote.
5.1.2 Formation des membres de la délégation du personnel et des membres du bureau de vote
Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu. Cette formation est à la charge de l’employeur qui la sélectionne, l’organise et la finance.
5.2 Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et, ses moyens personnels d’authentification, en deux envois distincts (identifiant d’une part et mot de passe d’autre part) par courrier et/ou par mail.
A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.
L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.
L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois dans le cadre du processus électoral.
5.3 Déroulement du vote
Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.
Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran, il peut être modifié avant validation.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote. Cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.
5.4 Sécurité et confidentialité 5.4.1 Anonymat et confidentialité des suffrages
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
5.4.2 Dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 6 - Clôture et résultats
6.1 Clôture
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
6.2 Décompte et attribution des sièges
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote.
La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et les deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
6.3 Délais de recours et destruction des données
L’entreprise et le prestataire retenu conservent sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
A l’expiration de ces délais, l’entreprise et le prestataire, procèdent à la destruction des fichiers supports. Article 7 - Validité du protocole d’accord
Le présent protocole d’accord sera valable après avoir été signé par une ou plusieurs Organisations Syndicales représentatives ayant recueilli plus de 50% des suffrages exprimés en faveur d'organisations représentatives au premier tour des dernières élections des Titulaires au CSE.
Si cette condition n'est pas remplie mais que l'accord a été signé par des Organisations Syndicales représentatives ayant recueilli plus de 30% des suffrages exprimés en faveur d'organisations représentatives au premier tour des élections mentionnées ci-dessus, celles-ci pourront demander une consultation des salariés visant à valider l'accord. Celui-ci sera valable s'il est validé par les salariés à la majorité des suffrages exprimés. Article 8 - Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur à compter du premier jour suivant sa date d’agrément par l’autorité compétente de l’État.
Article 9 - Révision ou dénonciation du protocole d’accord
Le protocole d’accord pourra être révisé ou dénoncé suivant sa prise d’effet. La procédure de révision ou de dénonciation du présent protocole d’accord ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du code du travail. L’information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision ou de dénonciation par courrier électronique ou courrier recommandé avec accusé de réception. L’ouverture des négociations se fera dans un délai de deux mois au maximum à compter de la demande de révision. Article 10 - Suivi de l’accord et clause de rendez-vous
Les parties conviennent de se revoir en cas de modifications légales, réglementaires ou conventionnelles des règles impactant les termes du présent protocole d’accord. Les parties se fixent rendez-vous après chaque élection pour faire un bilan de la période écoulée et évaluer l’opportunité de modifier le contenu de cet accord.
Article 11 - Procédure d'agrément, de dépôt et de publicité du protocole d’accord
Le présent protocole d’accord sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale, dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux, conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale. L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la Sécurité Sociale et en l’absence d’un retour de cette dernière, à l’issue d’un mois après avis du Comex de l’Ucanss.
En application de l’article L. 2231-5 du Code du travail, le présent protocole d’accord est notifié à l’ensemble des Organisations Syndicales représentatives dans l’organisme. Il est également communiqué au CSE. Conformément à l’article D. 2231-4 du Code du travail, le présent protocole d’accord fait l’objet d’un dépôt sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail. Il est versé dans une base de données nationales en application de l’article L. 2231-5-1 du Code du travail.
Un exemplaire du protocole d’accord est déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes de Toulouse et une copie envoyée à la Cnaf.
Enfin, ce dernier est remis à chaque salarié lors de l’embauche et sera tenu à disposition par l’employeur en version papier pour consultation et sur l’intranet de l’organisme.
