Protocole d’accord relatif à l’accès des organisations syndicales aux technologies de l’information et de la communication
Entre
La caisse d'Allocations familiales de la Manche (Caf) représentée par sa Directrice, ,
D’une part,
Et
-Les organisations syndicales. et du personnel de la caisse d'Allocations familiales de la Manche respectivement représentées par, , déléguées syndicales,
D’autre part,
IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
Préambule
Dans un contexte de développement de l’usage des outils collaboratifs, les parties signataires du présent accord ont souhaité définir les modalités d’accès et d’utilisation des technologies d’information et de communication par les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel au sein de la Caf de la Manche.
Cet accord annule et remplace le précédent accord et ses avenants « relatif à l’accès des organisations syndicales aux technologies de l’information et de la communication » signé le 28 décembre 2021. L’accès à ces technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.
Les outils de communication mis en place par le présent accord permettent en outre à tout salarié d’accéder librement à l’information syndicale de son choix depuis un poste de travail d’entreprise connecté au réseau sécurisé de la Caf de la Manche.
Article 1 : Champ d’application
Le présent accord est d’application impérative dans tous les sites de la Caf de la Manche.
Cet accord bénéficie à l’ensemble des organisations syndicales, représentatives ou non, ayant constitué une section syndicale au sein de l’entreprise ou d’un établissement au sens de l’article L 2142-1 du Code du travail, ci-après dénommées organisations syndicales.
Article 2 : Principes généraux
Le présent article a pour objet de définir les règles générales applicables à la communication des organisations syndicale et des Instances Représentatives du Personnel au sein de la Caf de la Manche quel que soit le site concerné, par voie d’affichage électronique ou par courriel.
2.1. Principes relatifs au contenu et aux modalités de diffusion des communications et messages
Les principes généraux qui régissent l’usage des outils visés par le présent accord sont les suivants :
Le contenu des communications et messages émis via les outils mis en place par le présent accord revêtent un caractère exclusivement syndical. Sous cette réserve, le contenu des communications et messages est librement déterminé par les acteurs habilités à émettre les contenus ;
Les communications et messages émis via les outils mis en place par le présent accord respectent les règles relatives au droit de la presse. Ils doivent ne contenir ni injures, ni diffamation, et doivent assurer le respect de la vie privée et du droit à l’image ;
Chaque information syndicale est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de la Caf de la Manche ;
Les documents transmis aux membres des Instances représentatives du personnel et signalés comme confidentiels par l’employeur ne peuvent faire l’objet d’une mise en ligne et d’une diffusion interne et externe à l’entreprise.
Il est rappelé que le personnel de la Caf de la Manche est soumis à l’obligation de secret professionnel ;
Article 2.2. : Principes relatifs à la sécurité du réseau informatique et à la maintenance
L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la Charte de la sécurité informatique.
Les Organisations Syndicales et les Instances Représentatives du Personnel utilisent les outils mis à leur disposition en s’assurant que :
Les forums de discussion et les espaces collaboratifs sont privés et soumis à habilitation
Toutes les informations sont mises à disposition et non affichées directement dans les messages
En cas d’incident, les organisations syndicales bénéficieront de la maintenance du matériel et des outils informatiques dans les conditions en vigueur dans l’établissement concerné.
Article 3 : Communication par les organisations syndicales
Le présent article a pour objet de mettre en œuvre la communication des organisations syndicales, par voie d’affichage électronique ou par courriel.
Article 3.1: Espace de communication syndicale par voie d’affichage électronique
Les salariés peuvent accéder aux espaces de communication syndicale de chaque organisation syndicale par le biais du portail Cafcom. Ce dernier permet une redirection vers un SharePoint consacré et géré par chaque syndicat.
Cet espace est utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale.
Le contenu des espaces syndicaux sera accessible et identique pour l’ensemble du personnel de la Caf de la Manche.
Article 3.2 : Communication syndicale par messagerie électronique et par équipe Teams
Outre l’information syndicale, l’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales a vocation à prévenir l’ensemble des collaborateurs de la Caf de la Manche, de la mise en ligne de documents et des mises à jour des rubriques syndicales disponibles sous l’Intranet.
Les courriels sont adressés à la liste de destinataires en copie cachée afin d’éviter que des réponses soient adressées à tous.
Le corps du courriel envoyé sur la boîte aux lettres électronique de chaque salarié ne doit pas contenir le contenu même du tract, mais un lien qui permet la redirection vers le tract qui sera sous l’espace SharePoint dédié. En revanche, le thème du tract peut apparaître dans l’objet du courriel.
Il sera créé une boîte aux lettres partagée pour chacune des organisations et sections syndicales présentes dans l’entreprise, sécurisée selon les principes des chartes informatiques sous le format : CAF50-BP-Syndicat-XXXX
Chaque organisation syndicale désignera un nombre limité d’utilisateurs de la boîte aux lettres dédiée à l’organisation syndicale. Les délégués syndicaux seront habilités à demander au service support de donner les accès.
Dès lors que chaque organisation Syndicale et chaque Instance représentative du personnel disposent d’une BAL, les élus ne sont pas autorisés à diffuser des messages à caractère syndical à partir de leur messagerie nominative professionnelle.
Il sera créé, seulement avec l’accord des organisations syndicales et avec possibilité de revenir sur leur décision, des Teams syndicales, avec Sharepoint associé, pour chacune des organisations et sections syndicales présentes dans l’entreprise, sous la forme suivante :
CAF50-E-xxxxx (xxxxx étant le nom du syndicat)
Article 4 : Communication relative au Comité social et économique
Le présent article a pour objet de mettre en œuvre la communication relative au Comité social et économique, par voie d’affichage électronique ou par courriel, par le biais de BAL dédiées.
Les salariés peuvent accéder aux espaces de communication du CSE par le biais du portail Cafcom. Ce dernier permet une redirection vers un SharePoint consacré et géré par le CSE. Le règlement intérieur et toute autre information inhérente au CSE sont hébergés sur ce SharePoint.
Article 4.1 : Espace de communication par voie d’affichage électronique
Article 4.1.1 : Ordres du jour et comptes rendus du CSE
Dans tous les sites de la Caf de la Manche, le personnel bénéficie d’un accès à l’espace de communication de CSE à partir de Cafcom.
Les procès-verbaux des réunions plénières et extraordinaires sont mis en ligne dans la zone adéquate du Sharepoint, par le CSE.
Article 4.2 : Communication par messagerie électronique et par équipe Teams
Une boîte aux lettres générique Caf sera créée pour le Comité social et économique sous le format suivant : CAF50-BP-CSE
Il sera également créé, une équipe Teams pour les membres du CSE, sous la forme suivante :
CAF50-E-CSE
Article 5 : Moyens mis à disposition pour la mise en œuvre de l’accord
Le présent article a pour objet de définir les moyens alloués dans le cadre de la communication des organisations syndicales et celle relative au Comité social et économique, par voie d’affichage électronique ou par courriel.
Article 5.1 : Formation et accompagnement
Pour la mise en œuvre des articles 3 et 4 du présent accord, les personnes dûment habilitées par les organisations syndicales et le secrétaire du CSE, ou ses adjoints, seront formées à la gestion des outils et logiciels mis à disposition par la Direction.
Des guides techniques seront également mis à la disposition des utilisateurs des outils.
Article 5.2 : Moyens matériels
Dans le cadre du présent accord, la Caf de la Manche met à disposition le matériel informatique ainsi que les logiciels nécessaires à la communication par voie d’affichage électronique et l’utilisation de la messagerie électronique.
Les délégués/représentants syndicaux et représentants du personnel utilisent leur compte utilisateur Caf lors du lancement de la session Windows sur les postes de travail Caf. Le matériel reste la propriété de la Caf de la Manche. Il est placé sous la responsabilité des organisations syndicales et des représentants du personnel. Il ne pourra être utilisé d’autres logiciels que ceux utilisés par l’organisme.
Article 6 : Utilisation non-conforme des outils
Si la Direction constate une utilisation non-conforme des espaces de communication syndicale ou de la messagerie électronique par une organisation syndicale ou par le CSE au regard des dispositions du présent accord, un premier échange aura lieu avec l’administrateur ou le responsable concerné afin de régulariser la situation.
Si la situation persiste, un courrier précisant la nature de l’utilisation non-conforme constatée sera adressé par la Direction à l’organisation syndicale concernée.
A l’issue de cette procédure et si le différend persiste, la Direction saisira la juridiction compétente.
En cas d’urgence, la Direction peut saisir directement la juridiction compétente.
Cette procédure s’applique aux communications syndicales locales, internes ou externes ainsi qu’à celles du CSE.
Article 7 : Règlement Général sur le Protection des Données RGPD et respect de la vie privée
Chaque organisation syndicale est responsable des traitements de données à caractère personnel qu’elle met en œuvre et à ce titre doit se conformer strictement au « Règlement Général sur la Protection des Données".
Le Délégué à la Protection des Données national pour la Caf (DPO) et le Référent Informatique et Libertés de la Caf De la Manche (RIL) ne sont pas compétents pour les traitements émanant des organisations syndicales.
Article 8 : Durée et modalités de révision, de dénonciation et de suivi de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée, sous réserve de l’agrément prévu à l’article L 123 -1 du Code de la Sécurité Sociale et ne vaut en aucun cas engagement unilatéral de l’employeur.
Il peut être révisé ou dénoncé, à l’initiative d’un ou plusieurs signataires.
La demande de révision est adressée par courrier en recommandé avec accusé de réception. La demande de révision est inscrite d’office à l’ordre du jour de la réunion suivante de négociations avec les organisations syndicales, si elle est programmée. A défaut, les syndicats représentatifs sont convoqués dans un délai maximum de 2 mois. Les conditions de dénonciation du présent accord sont celles prévues aux articles L 2222-6, L 2261-9 et L 2261-11 du Code du Travail. La durée du préavis de dénonciation qui doit précéder celle -ci est fixée à trois mois de la date de la signature.
Article 9 : Publicité et dépôt de l’accord
L’accord s’applique sous réserve de l'agrément prévu par le code de la Sécurité sociale et ne vaut en aucun cas engagement unilatéral de l'employeur.
Il sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives puis mis en ligne sur Cafcom à destination de l’ensemble du personnel de la Caf de la Manche.
Il sera transmis à la Dreets (via la procédure TéléAccords) et au Greffe du Conseil des Prud’hommes compétents.
