relatif au recours au vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Conseil d'administration
Entre
les soussignés :
La Direction de la caisse d’Allocations familiales de la Moselle,
Sise 4 boulevard du Pontiffroy – 57774 Metz Cedex 9 Représentée par Monsieur , Directeur
d’une part,
et
Délégué syndical FO
Délégué syndical SUD
Délégué syndical CFE-CGC
Déléguée syndicale CGT
Déléguée syndicale CFTC
d’autre part, il est convenu ce qui suit :
Préambule
Afin de faciliter l’organisation et de sécuriser au mieux les résultats des prochaines élections des représentants du personnel au Conseil d'administration, la Direction de la Caf de la Moselle, dans une réflexion partagée avec les organisations syndicales représentatives, a proposé de recourir au vote électronique pour les prochaines élections.
Conformément à l’article R2314-5 du code du travail, le recours au vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Conseil d’administration impose de suivre un cahier des charges précis respectant les prescriptions légales (articles R2314-6 et suivants du code du travail).
Le présent accord a donc pour objet d’entériner la décision prise par les parties de recourir au vote électronique et de fixer le cadre général de sa mise en œuvre.
Il devra être annexé au protocole d’accord préélectoral qui lui, fixera en détail les modalités d’organisation des prochaines élections des représentants du personnel au Conseil d’administration.
Champ d’application
Le présent dispositif s’applique à l’ensemble des salariés de la Caf de la Moselle ainsi qu’aux salariés mis à sa disposition au sens de l’article L. 2314-23 du code du travail et ayant fait le choix de voter au sein de l’organisme.
ARTICLE 1 – MODALITÉS D’ORGANISATION DES OPÉRATIONS
Article 1-1 : Modalités de vote
Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet à l’occasion des prochaines élections des représentants du personnel au Conseil d'administration au sein de la Caf de la Moselle. La mise en place d’un dispositif de vote électronique nécessite la maîtrise d’un haut niveau de technicité et induit le respect de contraintes pour assurer notamment la confidentialité des données et la sécurisation de l’ensemble du processus électoral. Compte tenu de l’expertise nécessaire, les parties signataires conviennent de faire appel à un prestataire spécialisé en la matière et dont l’expertise a été reconnue par un cabinet d’audit informatique. Le prestataire retenu à la suite de la consultation sera explicitement désigné dans le protocole d’accord préélectoral.
Article 1-2 : Modalités des élections
Fichier des électeurs
Le pôle ressources humaines établit un fichier des électeurs à partir des listes électorales. Le fichier des électeurs enregistre les données suivantes : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, adresse postale. Le fichier des électeurs permettra l’envoi à chaque électeur, par le prestataire retenu, du matériel de vote électronique (voir article 2-1 du présent accord).
Lieux et temps du scrutin
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours, et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral. Les dates et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin seront également indiquées dans le protocole d’accord préélectoral. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.
Suivi de l’évolution du taux de participation aux élections
Le nombre de votants pourra être relevé pendant la période de scrutin. Pour ce faire, les membres du bureau de vote auront un accès en ligne à une console leur permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel et pour chaque scrutin. Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin (voir article 2-3 du présent accord).
Article 1-3 : Bulletins de vote et listes des candidats
Le prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
Le prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles auront été enregistrées sur le site par le pôle des ressources humaines.
Les listes et les professions de foi seront présentées sur un seul et même écran et dans un ordre aléatoire.
Par ailleurs, dans le souci de garantir une stricte égalité de traitement à l’égard des différentes listes déposées, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes.
ARTICLE 2 – DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE
Article 2-1 : Plan de communication
Un plan de communication sera mis en œuvre avant et pendant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation par les électeurs de cette technique de vote.
Avant le premier tour de scrutin, l’ensemble des supports de communication à disposition sera utilisé pour diffuser les informations pratiques nécessaires au bon déroulement des opérations électorales :
Notes d’information et plaquettes explicatives précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne ;
Note informant le personnel de la date d’envoi du matériel de vote par le prestataire ;
Messages sous Outlook ;
Articles dans le portail Cafcom.
Pendant la période correspondant à l’ouverture du scrutin :
-Des messages sous Outlook seront diffusés régulièrement pour encourager la participation des électeurs au scrutin ; -Une cellule d’assistance technique sera mise en place afin de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système. Les électeurs auront la possibilité de contacter les membres de cette cellule afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement du vote.
Article 2-2 : Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, à son domicile, par courrier simple, une note explicative incluant le « matériel de vote ». Cette note reprendra les étapes pour voter par Internet, un code confidentiel généré de manière aléatoire par le prestataire ainsi qu’un identifiant de vote spécifique pour chaque électeur. Conformément aux recommandations de la CNIL, l’envoi du code d’accès (login) et du mot de passe sera fait par deux envois en courrier simple séparés au domicile de chaque électeur.
L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote ainsi que d’un code personnel et confidentiel attribué à l’électeur. La connexion au site de vote se fera par des liaisons sécurisées qui rendent impossible l’accès au serveur à toute personne non reconnue par le système.
Une fois connecté, l’électeur pourra procéder au vote. Seules les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Chaque vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel, ce qui garantit l’unicité de vote.
Chaque saisie de code confidentiel vaudra ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, nom et prénom de l’électeur ayant voté, heure et date de vote. Elle ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Article 2-3 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Le système de vote électronique mis en œuvre par le prestataire assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement ainsi que le contenu de l’urne électronique ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Afin de répondre aux exigences posées par les articles R 2314-6 et suivants du code du travail, le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée, sans lien aucun avec le fichier d’émargement des votants.
Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit ainsi l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.
En cas de panne du dispositif de vote, le prestataire retenu veillera à la mise en œuvre opérationnelle d’un dispositif de secours capable de prendre le relai sans que les opérations de vote n’aient à être suspendues.
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections des représentants du personnel au Conseil d’administration, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration d’un délai de 15 jours suivant la proclamation des résultats ou lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les données incluses dans les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
ARTICLE 3 – SUIVI ET RÉVISION
Le présent accord peut être révisé à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.
Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail.
ARTICLE 4 - DURÉE, DÉPÔT ET PUBLICITÉ DE L’ACCORD
Le présent protocole est conclu pour une durée déterminée correspondant à la période d’organisation des prochaines élections des représentants du personnel au Conseil d'administration qui seront prévues par un arrêté fixant le calendrier de ces élections.
Conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du code du travail, le présent accord sera déposé sur support électronique auprès de la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (Direccte) et sur support papier auprès du Conseil des Prud’hommes de Metz.
Il sera consultable par l'ensemble des salariés sur le portail Cafcom.
Fait à Metz, le 16 juin 2025 en sept exemplaires originaux
