Protocole d’accord relatif aux horaires individualisés
Entre les soussignés : D’une part, La Caisse d’Allocations Familiales de la Vienne, dont le siège est situé 41 Rue du Touffenet à POITIERS, représentée par Mr XXX, en sa qualité de Directeur
Et d’autre part,
Les Organisations Syndicales représentatives au sein de la Caisse d’Allocations Familiales de la Vienne :
CGT représentée par Mme XXX, déléguée syndicale,
CFDT représentée par Mr XXX, délégué syndical.
Il a été conclu le présent accord :
Préambule
Les dispositions du présent accord sont prises en application du protocole d’accord de l’Ucanss du 31 janvier 1977 relatif aux horaires individualisés. Il annule et remplace le précédent règlement de l’horaire mobile du 23 juin 2014 et toutes les notes de direction relatives au temps de travail (ND 10-201 Dérogation à l’horaire mobile, ND 08-2017 Valorisation du temps de formation, ND 13-2022 Rappel des bonnes pratiques relatives au temps de travail).
Il a pour objectif d’organiser le temps de travail en lien avec l’accord relatif à la réduction du temps de travail à la Caf de la Vienne.
L’aménagement du temps de travail doit permettre de concilier quatre impératifs, qui ont servi de base à la négociation entre la Direction et les organisations syndicales en 2023 et 2024 :
La mission de service public et donc la continuité d’activité ;
La protection de la santé au travail des salariés ;
La préservation du collectif de travail et du sentiment d’appartenance à une même entité ;
La conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle des salariés.
Ce référentiel de valeurs est décliné comme suit :
L’horaire variable permet aux salariés d’organiser leur temps de travail selon les nécessités de service, en adaptant leurs heures d’arrivée et de départ à l’intérieur de la journée de travail, dans le respect de la durée légale. Il repose essentiellement sur la confiance et conduit à favoriser la notion de responsabilité individuelle et collective.
Ainsi chaque salarié veille, sous sa responsabilité, à effectuer son temps de travail hebdomadaire arrêté contractuellement dans la limite du débit/crédit autorisé.
Article 1 - Champ d’application et objet
Les principes établis par le présent accord concernent l’ensemble des salariés de l’organisme qui relèvent de la Convention Collective Nationale du Travail du personnel des organismes de Sécurité Sociale du 8 février 1957, à l’exception des cadres dirigeants et des salariés au forfait jours.
Article 2 - Temps de présence - Plages fixes et plages mobiles
2.1. Période de référence
La période de référence retenue pour le calcul du temps de travail est la semaine conformément aux dispositions du code du travail.
2.2. Plages fixes
Il s’agit des périodes de la journée pendant lesquelles chaque salarié doit être présent à son poste de travail :
de 9h30 à 11h15
de 14h à 15h
du lundi au vendredi.
2.3. Plages mobiles
Il s’agit des périodes au cours desquelles chaque salarié fixe son heure d’arrivée et de départ en fonction des nécessités de service :
de 7h15 à 9h30
de 11h15 à 14h
de 15h à 18h30
du lundi au vendredi.
2.4. Durée du travail
La durée annuelle légale du travail effectif est fixée à
1607 heures, incluant la journée de solidarité.
L’amplitude de la journée est la période qui s’étend de l’heure d’ouverture
7h15 à l’heure de fermeture 18h30. La présence au poste de travail en dehors de ces horaires n’est pas autorisée.
La durée de travail effectif maximale journalière ne peut excéder
9 heures et une plage de travail effectif continue ne peut excéder 6 heures.
La durée minimale d’une journée de travail ne peut être inférieure à
4 heures.
Pour un salarié à temps plein, le cumul hebdomadaire d’heures ne peut excéder
43 heures, hors heures supplémentaires.
Pour un salarié à temps partiel, le cumul hebdomadaire d’heures ne peut excéder
34 heures.
2.5. Pause déjeuner
Une pause obligatoire de minimum 30 minutes doit être observée
entre 11h15 et 14 heures pour la pause repas. Cette interruption n’est pas considérée comme du temps de travail effectif et doit faire l’objet d’un badgeage en sortie et en entrée.
2.6. Délégations de mission en dehors de l’amplitude journalière de l’organisme
En cas de nécessités de service, une dérogation aux règles relatives à l’article 2.4 du présent protocole peut être autorisée par le manager. Il s’agit notamment des situations suivantes : réunions partenariales, événements particuliers. Dans ce cas, le salarié devra obtenir l’accord préalable de son manager. Cette demande fera état de la durée prévisible de la mission, cette durée prévisible étant ajustée au réel au retour du salarié.
Les heures effectuées dans ce cadre sont injectées au réel dans le compteur journalier.
A l’initiative de l’employeur et sur la base d’une autorisation écrite et explicite, en fonction des pics d’activité propres à chaque service, des heures supplémentaires pourront être comptabilisées.
Article 3 - Conciliation des horaires individualisés et du bon fonctionnement des services
L’aménagement du temps de travail doit également tenir compte des réalités fonctionnelles de l’organisme. Ainsi, la continuité du service public et la garantie de la cohésion d’équipe priment sur les considérations relatives à l’organisation personnelle des salariés. Le manager peut imposer la présence du salarié à des horaires précis en dehors des plages fixes pour raisons de service qui peuvent être :
liées aux activités à réaliser (exemples : relation de service, participation à des événements particuliers, etc.),
liées à la cohésion d’équipe (exemples : organisation de réunion de service, formation, temps conviviaux, journée du personnel, etc.).
Article 4 - Enregistrement du temps de travail
4.1. Pour les salariés travaillant sur un lieu équipé de postes de travail permettant le badgeage ou en télétravail :
Les salariés doivent réaliser 4 badgeages quotidiens (ou 2 pour les salariés qui ne travaillent que sur la demi-journée) : arrivée du matin, départ pour le déjeuner, retour du déjeuner, départ le soir.
Les badgeages permettent de mesurer le temps de travail réalisé par les salariés. Ils doivent donc refléter la réalité des temps de présence et d’absence.
Afin de faciliter la conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle, il est possible de débadger 2 fois (sortie puis entrée) le matin et 2 fois (sortie puis entrée) l’après-midi en dehors des plages fixes, sous réserve des dispositions de l’article 2.3 prévoyant un temps de travail effectif minimum de 4 heures. Le débadgeage sur plage fixe implique une demande d’autorisation d’absence validée par le manager. Un salarié peut être amené à s’absenter en cours de journée en urgence. Dans tous les cas, il doit prévenir son manager pour préserver le bon fonctionnement du service et organiser sa suppléance le cas échéant.
4.2. Pour les salariés en mission hors de l’organisme ou de leur domicile :
Il y a lieu de déclarer les heures effectuées via l’outil X-Time :
pour les salariés qui en bénéficient, via leur smartphone ;
via un pointage déclaratif une fois le déplacement réalisé, à validation du manager.
Article 5 - Décompte des heures effectuées – débit et crédit d’heures
Les heures effectuées par chaque salarié au cours de la semaine sont enregistrées et cumulées quotidiennement.
Le cumul de crédit ne peut excéder
8 heures au total hors compensation de temps de trajets professionnels qui fait l’objet d’une gestion spécifique.
Les temps de trajets professionnels (réunion, formation, permanence, etc.) sont comptabilisés dans le compteur sur la base du temps de trajet réel du lieu de résidence administrative au lieu de destination (selon l’itinéraire conseillé par le site viamichelin ou le site de la SNCF pour les trajets en train) : le salarié doit alors réduire son temps de travail les jours suivants et doit, au plus tard le vendredi de la semaine suivante, faire revenir son cumul horaires entre -5 et +8h.
Lorsque les nécessités de service ou l’absence du salarié rendent impossibles la récupération la semaine suivante, le manager pourra autoriser le salarié à récupérer les heures correspondant au trajet effectué dans un délai ne pouvant excéder 1 mois.
Le cumul de débit ne peut excéder -5h.
La récupération du crédit d’heures ne peut être prise par anticipation. Elle est autorisée sur une ½ journée ou une journée après accord du manager dans la limite d’un jour par trimestre. Pour ce faire, le compteur doit être suffisamment créditeur la veille de la récupération pour garantir que le cumul demeure supérieur à -5h.
Les heures effectuées au titre du déplacement sont comptabilisées sous forme de crédit d’heures dans le compteur journalier sans donner lieu au paiement d’heures supplémentaires. A l’initiative de l’employeur et sur la base d’une autorisation écrite et explicite, en fonction des pics d’activité propres à chaque service, des heures supplémentaires pourront être comptabilisées.
Lorsque le décompte hebdomadaire des heures de travail effectuées est inférieur à la durée théorique de la semaine de travail, le dépassement est comptabilisé sous forme de débit d’heures qui ne peuvent être régularisées par une alimentation de congés.
Avoir un compteur en deçà de - 5h autorisé est susceptible d’être considéré comme une absence non justifiée. Il convient au salarié de régulariser au plus vite en concertation avec son manager.
Des contrôles réguliers et des alertes sont réalisés par le pôle RH : ils donnent lieu à l’envoi à chaque manager d’un rapport sur son équipe. En cas de dépassement des cumuls hebdomadaires, le manager pourra recevoir le salarié pour proposer un plan d’actions adaptées à chaque situation et permettant de régulariser le compteur dans le cadre prévu par ce protocole.
Article 6 - Gestion des absences
Chaque jour d’absence sera validé pour la valeur théorique de la journée de travail, quel que soit le motif. Les demandes d’absences, quelle que soit la période de l’année, sont acceptées en fonction des nécessités de service.
Article 7 - Gestion des formations
Le salarié participant à une formation est dispensé de badgeage et doit respecter les horaires indiqués sur la convocation. Le temps de travail valorisé correspond au temps de présence basé sur une journée contractuelle de travail.
Article 8 - Les mesures de surveillance
8.1. Le rôle du service RH
Le service RH est chargé de suivre :
les absences injustifiées,
les absences de pointages et les oublis répétés de pointage,
les compteurs au-delà de 8h00, en deçà de -5h,
le respect des 9h maximum par jour.
8.2. Le rôle du manager
Les horaires variables sont gérés dans l’outil prévu à cet effet : chaque manager consulte les pointages et les compteurs des membres de son équipe en temps réel et valide les pointages manquants soumis par ses collaborateurs. Il doit veiller à préserver la continuité du service. En cas d’alerte du pôle RH sur un dépassement des cumuls autorisés par le présent accord, il reçoit le salarié en entretien individuel pour trouver des solutions adaptées à la situation.
Article 9 - Départ du salarié de l’organisme
En cas de départ définitif du salarié, celui-ci est tenu de régulariser son débit ou crédit d’heures au cours du préavis et en tout état de cause avant son départ.
Article 10 – Respect du protocole
Les dispositions du présent accord reposent sur la confiance.
Toute fraude de pointage ou tentative de fraude constitue une faute et pourra donner lieu à une sanction disciplinaire. Tout enregistrement fait pour le compte d’autrui constitue également une faute. Toute omission ou erreur de pointage doit être signalée à son manager via l’outil de gestion des horaires. En cas de non-respect de ces règles, des mesures pourront être prises conformément au règlement intérieur. Il pourra notamment être décidé de retirer au salarié le bénéfice de l’horaire variable et de lui imposer des horaires fixes.
Article 11 - Agrément, publicité et dépôt de l’accord
Conformément aux dispositions du code du travail, le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives.
Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (article L123-1 et L.123-2 du code de la sécurité sociale).
Sa mise en œuvre sera effective le 1er janvier 2025 afin de permettre le paramétrage des outils de gestion du temps de travail. Une période de transition doit permettre d’apurer les compteurs de récupération et dérogation au 30 juin 2025.
Article 12 - Durée, révision et dénonciation de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée après avoir recueilli l’avis conforme du CSE lors de sa séance du 20 juin 2024 et pourra être révisé ou dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires dans les conditions prévues par l’article L2261-7 du code du travail. Un bilan du présent accord sera réalisé au 30 juin 2026 et partagé avec les organisations syndicales.
En cas de modification législative, réglementaire ou conventionnelle ayant une incidence sur le présent accord, les parties signataires se réuniront à l’initiative de la plus diligente, afin d’examiner les modifications éventuelles à y apporter. Fait à Poitiers, le 25 juin 2024 Le DirecteurLa Déléguée syndicale CGTLe Délégué syndical CFDT
