Accord d'entreprise CAISSE D'ALLOCATIONS FAMILIALES DE VAUCLUSE

Protocole d'accord local relatif au recours du vote electronique

Société CAISSE D'ALLOCATIONS FAMILIALES DE VAUCLUSE

Le 14/11/2024

• Elections professionnelles, prorogations de mandat et vote électronique

• CGT
• CFDT

PROTOCOLE D’ACCORD LOCAL

RELATIF

AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

POUR LES ELECTIONS DU COMITE

SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA CAF DE VAUCLUSE DE 2025

S O M M A I R E

PREAMBULE ….................................................................................... 3

Article 1 : Mise en place du vote électronique...................................... 4

Article 2 : Modalités d’organisation des opérations.............................. 4

2.1 : Lieux et durée du scrutin.......................................... 4

2.2 : Listes électorales...................................................... 5

2.3 : Listes de candidats et bulletins de vote.................... 5

   2.4 : Composition d’une cellule d’assistance technique…. 5

Test et scellement du système

Article 3 : Déroulement des opérations de vote ................................. 6

Article 4  : Dépouillement des bulletins devote................................... 7

Article 5 : Conservation des données................................…………... 7

Article 6 : Dépôt et publicité de l'accord ..................................………. 7

Article 7 : Durée de l’accord................................................................ 7

Article 8 : Rendez-vous et suivi de l’application de l’accord…………. 8

Article 9 : Révision ............................................................................. 8

Annexe    : Cahier des charges du système de vote……………………… 9

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PREAMBULE

Les parties signataires du présent accord , conviennent de prendre en considération les nouvelles dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative àl’organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise, et notamment l’article L2314-26 du Code du travail, instaurant le vote électronique comme moyen d’organisation légitime pour l’élection du Comité Social et Économique.

 Ce procédé permettra notamment de :

 - faciliterl’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social Economique,

- favoriser la participation des salariés,

- sécuriser les opérations électorales.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité sont précisées dans le cahier des charges annexé au présent accord.

Le présent accord sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

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Article 1 : Mise en place du vote électronique

Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement  électronique pour lesélections professionnelles de 2025.

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

La Direction de la CAF de Vaucluse s’engage, pour ce faire, à ce que chaque salarié puisse accéder à un ordinateur avec connexion internet sur son lieu et son temps de travail.

Compte tenu des exigences techniques et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, il a été convenu de confier la conception et la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé.

Le prestataire choisit est la société …..

 Le prestataires’engage, durant le processus électoral, à exercer sa prestation dans le respect des principes généraux du droit électoral.

 Le système doit dans ces conditions garantir :

• La sincérité et l’intégrité du vote ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

•  Le secret et l’anonymat du vote :impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• La confidentialité et la liberté du vote.

Le dispositif retenu permet d’observer strictement :

- La délibération de la CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via internet.

- Le décret n°20l7-1386 du 29 septembre 2017 relatif au « comité social et économique », notamment en ses articles R.2314-6 à R.2314-21 du code du travail

- Le Règlement Général sur la Protection des Données n° 2016/679 du 14 avril 2016

Le prestataire sera chargé d’assister les membres du bureau de vote et les organisations syndicales tout au long du processus électoral, sur la base du cahier des charges annexé au présent protocole.

Article 2 : Modalités d’organisation des opérations

2.1 : Lieu et durée du scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le 1er  tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que lesélections auront lieu sur plusieurs jours conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal internet ou intranet, depuis leur lieu de travail et/ou à distance.

Les salariés seront informés par courriel de l’ouverture des bureaux de vote. Une relance sera effectuée par courriel en milieu de période de scrutin.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles, pendant les horaires de travail, n’entraîne aucune réduction de salaire.

2.2 : Listes électorales

 Le service des Ressources Humaines établira un fichier « listes électorales » (collègeemployés et collège cadres) qui enregistre les données suivantes : numéro de l’agent, nom, prénom des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, numéro de sécurité sociale, adresse mail professionnelle, collège et coordonnées postales.

Le service des Ressources Humaines transmettra ce fichier au prestataire après vérification conjointe de la liste avec les organisations syndicales.

2.3 : Listes des candidats et bulletins de vote

Les listes de candidats et les professions de foi établies dans le respect des caractéristiques imposées par le protocole d’accord préélectoral (nom de la liste, collège, nom et prénom des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant) seront transmises au service des Ressources Humaines, qui lui-même les transmettra en l’état au prestataire.

Le prestataire assurera la programmation des accès internet et intranet. Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.

Ces listes apparaîtront sur les écrans dans un ordre aléatoire déterminé par le système de vote électronique.

2.4 : Composition d’une cellule d’assistance technique - test et scellement du système

Une cellule d’assistance technique est créée en amont du scrutin afin de :

- procéder à un test à blanc du système de vote électronique : test de la plateforme de vote et du logiciel de dépouillement avant l’ouverture du vote,

- réinitialiser les urnes électroniques et constater qu’elles sont vides,

 -générer les clefs de scellement (au nombre de 3) destinées aux membres du bureau de vote,

- sceller le système de vote électronique.

Elle est composée de :

 -la Directrice Adjointe et de la Responsable Ressources Humaines de la CAF de Vaucluse en tant que correspondantes opérationnelles du processus électoral ;

- les membres du bureau de vote ;

- les organisations syndicales signataires du présent protocole et du protocole d’accord préélectoral,

- le représentant du prestataire.

La date de test et de scellement du système de vote électronique sera définie dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 3 : Déroulement des opérations de vote

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique, dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra 10 jours avant le 1er tour des élections, un courrier à son domicile contenant son identifiant ainsi qu’une notice d’information détaillée.

7 jours avant le 1er  tour des élections, les mêmeséléments seront envoyés sur la boite mail professionnelle.

Pour s’authentifier sur la plateforme de vote, l’électeur devra saisir :

• son identifiant reçu par courrier et par mail professionnel,

•  les 4 derniers chiffres (sans la clé) de son numéro de sécurité sociale.

 Une fois passée cette étape d’authentification, il devra renseigner son numéro de téléphone afin de recevoir un code à usage unique par SMS (téléphone portable) ou par serveur vocal (téléphone fixe) pour confirmer son identité.

 Unefois connecté, l’électeur pourra voter. Seules les listes correspondant à son collège lui seront présentées. La validation définitive du vote vaudra signature et émargement.

La liste d’émargement sera accessible aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle. Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

L’ensemble des organisations syndicales et la direction pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, interroger un compteur leur permettant de relever avec précision le nombre de votants pour chacune des élections.

Les membres du bureau de vote pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clé d’accès, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation.

Article 4 : Dépouillement des bulletins de vote

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote par les membres du bureau.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins 2 clés de chiffrement différentes dont celle du président du bureau de vote.

Les membres du bureau de vote éditeront les PV et proclameront les résultats.

Article 5  :Conservation des données

Le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultat et de sauvegarde.

A l'expiration de ces délais, le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

Article 6  : Dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est déposé sur la plateforme institutionnelle prévue à cet effet : https://accords locaux.ucanss.fr  pour transmission à la Direction de la Sécurité Sociale (DSS), à l’Union des Caisses nationales deSécurité Sociale (UCANSS) et à la Caisse Nationale des Allocations Familiales (CNAF) dans le cadre de la procédure d'agrément des accords locaux conformément à l'article D224-7-3 du code de la sécurité sociale.

L'agrément sera réputé accordé en l'absence d'un retour de la DSS à l'issue d'un mois après avis du Comex de l’UCANSS, sauf en cas de prorogation explicite du délai d'examen de la DSS.

Il entrera en vigueur le jour de l'obtention de l’agrément prévu par l’article L 123-1 du code de la Sécurité Sociale.

Il donnera lieu à dépôt à la Dreets, via la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, et au secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes d’Avignon.

Un exemplaire dématérialisé sera remis à chacune des parties signataires.

Enfin, il sera diffusé à l'ensemble du personnel, via Cafcom

Article 7 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à celle nécessaire pour l’organisation des élections professionnelles de 2025.

Article 8  :Rendez-vous et suivi de l’application de l’accord

En vue du suivi de l’application du présent accord, les parties conviennent de se revoir le mois suivant la fin des élections afin de réaliser un bilan.

Article 9 : Révision

Le présent accord pourra être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1  du code du travail.

La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.

A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.

L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.

Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail.

Avignon, le 14 novembre 2024

Le Directeur,

La Déléguée Syndical CFE-CGC	La DéléguéeSyndicale CFDT	Le Délégué Syndical CGT

ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE POUR LA CAF DE VAUCLUSE

1 - Dispositions générales

 Le prestataire candidat s’engage, pendanttoute la durée du contrat, et notamment durant le processus électoral, à exercer sa prestation dans le respect des principes généraux du droit électoral.

 Le système doit dans ces conditions garantir :

• La sincérité et l’intégrité du vote ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• Le secret et l’anonymat du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• La confidentialité et la liberté du vote.

Le dispositif retenu permet d’observer strictement :

- La délibération de la CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via internet.

 - L’ordonnance n°20l7-1386 du 22 septembre 2017 relative à « lanouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales », notamment en son article L.2314-26 du code du travail

 - Le décret n°20l7-1386 du 29 septembre 2017relatif au « comité social et économique », notamment en ses articles R.2314-6 à R.2314-21 du code du travail

- Le Règlement Général sur la Protection des Données n° 2016/679 du 14 avril 2016

 2- Prestation attendue

2.1 - Préparation et mise en place des opérations électorales

 Afin d’organiser convenablement les élections professionnelles, un directeur de projet devra être mis à disposition du responsable de traitement afin d’être l’interlocuteur privilégié.

 Durant la première réunion, un rétroplanning devra être mis en place afin d’avoir une vue d’ensemble des élections, tenant compte des normes juridiques en vigueur et notamment le code du travail. Les dates pourront être ajustées au besoin.

 Des modèles devront être fournis sur demande du responsable de traitement et notamment : l'accord d'entreprise/ de groupe ou une décision unilatérale, la lettre d'information aux salariés et aux organisations syndicales, les coordonnées des OS à inviter, le protocole d'accord préélectoral, l'accusé de réception de candidatures.

2.2 - Transmission des éléments de configuration

 Le prestataire devra fournir les différents documents types qui permettront de faciliter lacollecte de données par le responsable de traitement et notamment :

- Fichier des électeurs 

- Fichier de modification des listes électorales 

- Fichier des candidatures 

 - Fichier de constitution des bureaux de vote

Les documents devront ensuite pouvoir être déposés sur un espace sécurisé transitent via un canal chiffré, avec des droits d'accès permettent de limiter les accès à cet espace aux seules personnes nécessitant la consultation.

Chaque fichier déposé dans cet espace de partage qui contient des données personnelles devra être supprimé dès qu’il aura été traité par le directeur de projet. Tous les autres documents seront automatiquement détruits en même temps que la plateforme.

2.3 - Scellement du système de vote

  Quelques jours avant le début du scrutin la plateforme de vote devra être scellée par les membres du bureau de vote lors d’unecérémonie à laquelle les électeurs peuvent assister.

A cet effet, les membres du bureau de vote devront recevoir une formation à l’utilisation de la plateforme de vote par le directeur de projet.

Le scellement du système entraîne l'impossibilité de modifier la configuration du vote, les listes électorales, les listes de candidats ainsi que les heures d’ouverture et de fermeture des votes. Ce scellement devra s’effectuer concrètement par la génération de clés de chiffrement qui permettent le cryptage et le décryptage du système de vote électronique.

Au moins 3 clés de chiffrement devront être éditées. Le scellement est effectué par la combinaison d'au moins deux clés de chiffrement, dont celle du président du bureau de vote (ou son représentant) et celle d'au moins un assesseur.

 2.4 - Assistance aux électeurs

 En cas d’erreur dans ses coordonnées (email, information non-triviale, numéro de téléphone…), l’électeur ne sera pas reconnu par le système et ne pourra pas se connecter à la plateforme. Il devra pouvoir, via un formulaire disponible depuis l’interface de connexion, générer un ticket pour une demande d’assistance.

 Le ticket sera modéré, dans un premier temps, par les équipes du prestataire et pourra ensuite être assigné au responsable de traitement notamment si le ticket concerne l’information non-triviale.

 Par ailleurs, une cellule d’assistance téléphonique devra être disponible dès l’envoi des identifiants de connexion et jusqu’à l’issue des scrutins pour aider les électeurs dans leur processus de connexion et de vote. Elle devra être accessible gratuitement aux électeurs et joignable 7j/7 et 24h/24.

2.5 - Dépouillement et proclamation des résultats

 La cérémonie de dépouillement est une réunion publique qui peut être ouverte aux électeurs.

 A la fermeture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants devront être figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Les empreintes numériques permettant ces scellements devront être automatiquement envoyées par email aux membres du bureau de vote.

Le dépouillement ne pourra être déclenché qu’en présence du Président (ou son représentant) et d’au moins un assesseur détenteur de clé.

 Immédiatement après le dépouillement, un tableau récapitulatif de l’état de l’urne sera misà notre disposition, sur lequel nous pourrons consulter, entre autres, le nombre de bulletins dans l’urne, le taux de participation, le nombre de bulletins blancs…Ainsi qu’un tableau décomptant les voix obtenues liste par liste avec le pourcentage associé.

 A la fin des opérations de dépouillement, l’ensemble des documents nécessaires à attester de la bonne conformité des élections devront être générés ainsi que le CERFA et récupérables dans la zone de partage de documents par le responsable de traitement.

3 - Modalités technique du système de vote

3.1 - Expertise indépendante

Conformément à la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet, le prestataire retenu devra être en mesure de fournir une version simplifiée du dernier audit effectué en dehors de tout cadre électoral, afin de témoigner de la conformité de sa solution.

  Il devraégalement, à la demande du responsable de traitement, se soumettre à une expertise complète couvrant notamment :
- le code source correspondant à la version du logiciel effectivement mise en œuvre ;
- les mécanismes de scellement utilisés aux différentes étapes du scrutin ;
- le système informatique sur lequel le vote va se dérouler ;
- les échanges réseau ;
- les mécanismes de chiffrement utilisés, notamment pour le chiffrement du bulletin de vote ;
- les mécanismes d'authentification des électeurs et la transmission des secrets à ces derniers ;
- l'évaluation du niveau de risque du scrutin ;
- la pertinence et l'effectivité des solutions apportées par la solution de vote aux objectifs de sécurité.

Cette expertise devra être réalisée par un expert indépendant n’ayant aucun intérêt dans la société émettrice de la demande d’expertise ou dans celle du prestataire de vote.

 3.2 -Sécurité de l'adressage des moyens d'authentification

En plus des méthodes standards SPF / DKIM / DMARC permettant d’identifier l’expéditeur des emails, le prestataire devra parfaire la sécurité de l'adressage et notamment utiliser le protocole de sécurité TLS (Transport Layer Security) qui chiffre les e-mails lors de leur transfert pour améliorer la confidentialité.

 Quels que soient les protocoles de sécurité complémentaires mis en place, ils devront garantir l’acheminement sécurisé des moyens d’authentification.

3.3 - Chiffrement des bulletins et horodatage

 La plateforme de vote devra être en mesure de chiffrer les bulletins afinque le vote reste anonyme. Aucune relation entre le bulletin de l’électeur et son identité ne devra être possible.

L’horodatage devra être utilisé sur la plateforme de vote électronique pour sécuriser les registres d’activité, sceller les empreintes numériques prises au moment du scellement ou au moment de la fermeture des urnes et enregistrer les émargements.

3.4 - Incident et résolution

Une procédure de gestion des incidents permettant de détecter, qualifier, analyser et corriger les  dysfonctionnements devra être prévu par le prestataire conformément aurèglement général sur la protection des données (RGPD).

Si un incident venait à être détecté sur la plateforme de vote les organisateurs devraient, par ailleurs, être immédiatement prévenus. Dans le cas où l’incident viendrait à entrainer une fuite de données personnelles constituant un risque au regard de la vie privée des personnes concernées, le prestataire reconnaît avoir conscience qu’un signalement à la CNIL deviendra obligatoire dans un délai de 72h.

 Les incidents seront répertoriés dans le registre d’activité de la plateforme de vote.

4 - Modalités pratiques du vote électronique

4.1 - Réception du matériel de vote

 Chaque électeur devra recevoir environ 10 jours avant le début du vote, un identifiant généré aléatoirement. Il recevra également une notice de vote lui détaillant la procédure au préalable. En cas de perte ou de non-réception, il pourra rentrer en contact avec le prestataire afin de permettre un réassort.

 4.2 - Authentification

 Le prestataire devra être en mesure d’apporter des conseils sur la méthode d’authentification qui sera retenue en fonction du niveau de sécurité adéquat pour ce type de scrutin.

En outre, la procédure devra s’appuyer sur les recommandations de la CNIL, demandant 2 canaux distincts et la réponse à une question non-triviale, afin de renforcer l’authentification et de réduire les risques d’usurpation d’identité.

4.3 - Procédure de réassort

 Le prestataire devra prévoir une procédure de réassort permettant de garantir l’exercice personnel du droit de vote et la sincérité du scrutin. La cellule d’assistance devra notamment s’assurer de bien identifier l’électeur avant de procéder à quelconque action.

 4.4 - Affichage et vote

Une fois identifié, l’interface électeur devra permettre :

• Consulter les candidatures, professions de foi…

• Consulter la liste des membres du bureau de vote

Pendant le scrutin :

• • Voter

  • Télécharger l’accusé de réception de vote

  • Interroger l’urne pour connaître le nombre de bulletins (optionnel, peut-être désactivé)

Après proclamation des résultats :

• • Consulter les résultats (si publiés par l’organisateur du vote)

  • Télécharger le procès-verbal (si publié par l’organisateur du vote)

 5 - Données personnelles

  Le prestataire devra se conformer auxrecommandations de la CNIL en matière de vote électronique et au Règlement Général sur la Protection des Données notamment son article 28 relatif à la sous-traitance.

Par ailleurs, un onglet accessible avant et après connexion devra définir de manière claire et précise le traitement et la manière dont les électeurs pourront faire valoir leurs droits.