Protocole d’accord relatif au travail à distance au sein de la Caisse d’allocations familiales des Deux-Sèvres
Protocole d’accord relatif au travail à distance au sein de la Caisse d’allocations familiales des Deux-Sèvres
Caisse
d’Allocations Familiales
Caisse
d’Allocations Familiales
Entre les soussignés :
La Caisse d’Allocations Familiales des Deux-Sèvres 51, route de Cherveux 79000 NIORT
Représentée par Madame – Directrice de la Caf des Deux-Sèvres d’une part
Et les organisations syndicales Cgt et Cftc représentées respectivement par Madame et Monsieur délégués syndicaux d’autre part
Il est convenu ce qui suit :
PREAMBULE
Le présent accord a pour objectif de formaliser les conditions et modalités de recours au télétravail au sein de la Caisse d’allocations familiales des Deux-Sèvres.
Il témoigne de la volonté des partenaires sociaux de prendre en compte ce nouveau mode d’organisation tel que prévu notamment par les articles L1222-9 à L1222-11 du Code du travail.
En effet, l’évolution des technologies de l’information et de la communication permet d’envisager la modernisation de notre organisation du travail en inscrivant le télétravail au cœur des actions favorisant l’amélioration de la qualité de vie et des conditions de travail et de la santé au travail.
Le télétravail a également vocation à offrir une meilleure conciliation des temps de vie, entre vie personnelle et vie professionnelle des salariés, à leur donner une plus grande autonomie dans l’accomplissement de leurs tâches et à contribuer aussi au développement durable en réduisant l’empreinte des transports sur l’environnement.
Le présent accord s’inscrit dans le cadre fixé par le protocole d’accord national signé le 11 juillet 2022.
Ainsi, c’est sur la base de ce texte, du bilan de l’application de l’accord local du 18 octobre 2018 et de l’expérience acquise durant la crise sanitaire, qu’une nouvelle négociation a été engagée au sein de la Caf des Deux-Sèvres conduisant à l’adoption des dispositions qui suivent.
Le présent accord révise en totalité les dispositions du protocole d’accord local relatif à la mise en œuvre du télétravail au sein de la Caisse d’allocations familiales des Deux-Sèvres, signé le 18 octobre 2018. Elles cessent de produire leurs effets à compter de la date d’entrée en vigueur du présent protocole d’accord.
SOMMAIRE
Article.1 – Définition
Article.2 – Champ d’application
Article.3 – Critères d’éligibilité
Article.4 – Critères de priorisation
Article.5 – Lieux de télétravail
Article.6 – L’organisation du télétravail
Article.6.1. Formules de télétravail Article.6.1.1. Télétravail sous la forme de jours fixes semaine Article.6.1.2. Enveloppe de jours de télétravail à prendre au cours de l’année Article.6.2. Jours de télétravail Article.6.3. Dysfonctionnement ponctuel Article.6.4. L’organisation matérielle du télétravail Article.6.5. Le temps de travail et les plages de disponibilité Article.6.6. Le suivi de l’activité
Article.7 – Les étapes de mise en place du télétravail
Article.7.1. Le principe du volontariat Article.7.2. Les modalités de candidatures Article.7.2.1. Les modalités de candidatures dans le cadre de la campagne annuelle Article.7.2.2. Les modalités de candidatures en dehors de la campagne annuelle Article.7.3. Les réponses au salarié Article.7.4. La formalisation du télétravail Article.7.5. La période d’adaptation Article.7.6. La suspension ou l’aménagement Article.7.7. La réversibilité temporaire ou permanente
Article.8 – Aménagements particuliers
Article.8.1. Les circonstances exceptionnelles collectives Article.8.2. Les épisodes climatiques exceptionnels et les pics de pollution Article.8.3. Le télétravail sur préconisations médicales Article 8.4. Le télétravail pour les salariés aidants
Article.9 – Participation à la vie de l’organisme
Article.10 –Assurance
Article.11 – Equipements de travail
Article.12 – Frais professionnels
Article.13 – Protection des données
Article.14 – Droits et garanties individuels et collectifs
Article.14.1. Application des dispositions légales et conventionnelles Article.14.2. Durée du travail et respect de la vie personnelle Article.14.3. Pilotage de la charge de travail et des sollicitations Article.14.4. Application du droit à la déconnexion Article.14.5. Préservation du collectif de travail
Article.15 – Relations sociales
Article.16 – Consultation de la représentation du personnel
Article.17 – Santé au travail et représentation du personnel
Article.18– Sensibilisation et formation au télétravail
Article.19 – Dispositions générales
Article.19.1. Communication auprès des salariés du présent accord Article.19.2. Durée de l’accord et entrée en vigueur Article.19.3. Suivi de l’accord et périodicité des négociations Article.19.4. Révision Article.19.5. Dépôt et formalités de publicité
Article 1 – Définition
Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’organisme est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.
Dès lors, le télétravail est caractérisé par plusieurs critères cumulatifs :
le salarié peut exercer son activité en télétravail compte tenu de la compatibilité de tout ou partie des missions et activités qu’il exerce avec le travail à distance ;
le salarié accède à son environnement de travail par l’utilisation des outils numériques et de communication mis à disposition par son employeur ;
ce travail à distance est autorisé par l’employeur et organisé par le manager, compte tenu du bon fonctionnement du service et du collectif de travail, de la maitrise de l’emploi et de l’autonomie du salarié dans son poste et dans l’utilisation des outils numériques ;
le salarié alterne un temps minimal de présence sur site et un temps en télétravail ;
le télétravail s’exerce sur un autre lieu que celui auquel le salarié est habituellement affecté.
Article 2 – Champ d’application
Cet accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Caisse d’allocations familiales des Deux-Sèvres, peu important la durée de leur temps de travail et la nature de leur contrat de travail.
Il concerne toutes les catégories professionnelles dès lors que les activités exercées sont compatibles avec le travail à distance. Pour cela, la Direction appréciera la situation en vertu d’une approche au cas par cas du poste occupé par le salarié et de la quotité adéquate de télétravail.
Ne sont pas considérés comme du télétravail :
Les périodes d’astreinte réalisées à distance,
Les périodes durant lesquelles sont exercées les activités itinérantes s’effectuant par nature hors du lieu habituel de travail.
Les élus du personnel et représentants des organisations syndicales bénéficient de l’accès au travail à distance dans les mêmes conditions que les autres salariés.
Article 3 – Critères d’éligibilité
Les demandes de télétravail des salariés sont examinées par l’employeur au vu des critères ci-dessous :
Compatibilité de l’activité avec le télétravail :
Ne sont pas compatibles avec le télétravail, les activités :
Nécessitant une présence physique et/ou des contacts réguliers avec les autres services ou usagers ;
Ne permettant pas de traiter l’information sous forme dématérialisée (manutention, maintenance, installation de matériel, etc.).
Ancienneté dans l’emploi :
Le salarié doit justifier d’une ancienneté dans l’emploi de 3 mois.
Autonomie du salarié et maîtrise de la tenue du poste de travail :
Le salarié doit faire preuve d’une autonomie dans l’exercice de sa fonction. De ce point de vue, l’avis porté par la ligne managériale sur le degré d’autonomie est déterminant.
Organisation de travail et nécessité de service :
Le télétravail ne doit en aucun cas porter atteinte au bon fonctionnement du service, il doit en garantir sa continuité.
Préservation du lien avec l’organisme :
Le télétravail doit veiller à la préservation du lien entre le salarié et l’organisme.
Disponibilité du matériel informatique et capacité du système d’information :
L’acceptation des demandes est subordonnée à la disponibilité du matériel informatique nécessaire, ainsi qu’à la capacité du système d’information national.
Niveau d’éligibilité au réseau internet suffisant :
Le niveau d’éligibilité au réseau internet, du lieu où est réalisé le télétravail, doit garantir des conditions de travail similaires à celles existantes sur le lieu de travail habituel.
Article 4 – Critères de priorisation
Le temps de trajet conséquent entre le domicile et le lieu de travail ;
L’aspect de conciliation vie familiale/vie professionnelle en lien avec les contraintes familiales : La situation de garde d’enfants pourra être pris en compte.
Les salariés dont l’état de santé est attesté par avis médical et pour lequel le télétravail est préconisé.
L’état de grossesse d’une salariée.
La situation de handicap d’un salarié.
Le salarié aidant.
La possession d’un mandat d’élu municipal, départemental ou régional par le salarié.
Article 5 – Lieux de télétravail
Le travail à distance peut être réalisé :
- Depuis des locaux de l'organisme qui ne sont pas le lieu habituel de travail, en fonction des capacités d’accueil du site ;
- Depuis le domicile du salarié, dont l’adresse présente une fiabilité et est celle indiquée sur le bulletin de salaire ;
- Depuis une autre résidence privée différente du domicile, dès lors que l'adresse déclarée à l'employeur est stable, se trouve en France et que le salarié atteste que ce lieu est couvert par une assurance couvrant l'activité professionnelle et conforme électriquement. Dans le cas d’un empêchement le salarié empêché devra couvrir son absence par la prise de journées de congé, RTT ou d’un congé sans solde.
- Depuis le site d'un autre organisme du Régime général de Sécurité sociale sous réserve de la conclusion d’une convention d’hébergement ;
- Depuis un tiers-lieu en France (comme les sites de co working), déclaré au préalable au service Ressources Humaines et dès lors que ce lieu remplit les conditions de sécurité informatique suffisantes.
Article 6 – L’organisation du télétravail
Article 6.1. Formules de télétravail
Le travail à distance est organisé selon une alternance entre travail sur site et travail à distance en respectant le principe d’une présence sur site minimale de 2 jours par semaine.
Le télétravail peut s’organiser sous la forme :
Soit de jours fixes sur la semaine ;
Soit d’une enveloppe de jours de télétravail à prendre au cours de l’année de référence.
Les emplois éligibles à l’une ou l’autre de ces formules sont définis à chaque renouvellement de campagne. La notion de jour dans les deux cas explicités ci-dessus, est entendue en jour calendaire.
Article 6.1.1. Télétravail sous la forme de jours fixes sur la semaine
Afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et son organisme employeur, le télétravailleur est limité à deux jours par semaine, consécutifs ou non.
Le choix des jours de télétravail résulte d’un accord entre les parties, qui doit permettre d’assurer le bon fonctionnement et la continuité du service d’affectation du salarié.
Article 6.1.2. Enveloppe de jours de télétravail à prendre au cours de l’année
Certains salariés ne répondent pas aux conditions permettant d’organiser le télétravail sur la semaine. Ainsi, pour les emplois définis au moment du renouvellement de la campagne annuelle, le télétravail peut être organisé sous la forme d’une enveloppe, de 60 jours, à prendre par le salarié au cours de la période de référence.
Ce mode d’organisation du télétravail ne doit pas conduire le salarié à réaliser plus de 2 jours de télétravail, consécutifs ou non, par semaine.
Les jours devront faire l’objet d’une planification mensuelle validée par le responsable hiérarchique.
Article 6.2. Jours de télétravail
Les jours de télétravail résultent d’un accord entre les parties qui doit permettre d’assurer le maintien du bon fonctionnement du service d’affectation du salarié. Ni l’employeur, ni le salarié ne peuvent imposer leur choix. A défaut d’accord, le télétravail ne peut être mis en place.
Il est convenu que le télétravail pourra être réalisé sous forme de demi-journée dès lors que la demi-journée de télétravail complète une demi-journée d’absence (RTT, congé ou autres) ou une demi-journée de temps partiel. Pour les salariés en enveloppe, elle est décomptée comme une journée complète de l’enveloppe de jours.
Le salarié doit être présent dans son unité de travail au moins 2 jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail et sauf lorsque le télétravail est mis en place dans le cadre des situations prévues à l’article 8 du présent accord.
Article 6.3. Dysfonctionnement ponctuel
Dans le cas d’un dysfonctionnement, informatique (problème de connexion internet, etc.) ou autres, qu’il soit lié au domicile du télétravailleur ou au système d’information en situation de télétravail, ne permettant pas au salarié de réaliser son activité en télétravail, la journée de télétravail est annulée. Le salarié doit revenir travailler sur site ou positionner une absence par la prise de congé, RTT ou autres.
Article 6.4. L’organisation matérielle du télétravail
Le télétravailleur doit pouvoir être joignable par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance.
À cet effet, l’employeur fournit au télétravailleur le matériel informatique et de communication nécessaire. Il revient au télétravailleur de s’assurer qu’il dispose personnellement à son domicile de tout l’équipement nécessaire et adapté.
L’utilisation de ces matériels est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle.
L’employeur assure la maintenance et l’adaptation des équipements aux évolutions technologiques.
Le salarié s’engage à prendre soin des équipements et à restituer le matériel lorsqu’il est mis fin au télétravail.
Une convention de mise à disposition de l’ensemble des matériels et équipements est signée par le salarié.
Article 6.5. Le temps de travail et les plages de disponibilité
Les salariés en télétravail s’engagent à respecter les dispositions législatives relatives au temps de travail ainsi que toutes les dispositions du règlement d’horaires variables applicable au sein de l’organisme (notamment le respect des plages fixes).
Il est rappelé que le télétravailleur dispose des mêmes droits que chaque salarié concernant le droit à la déconnexion.
Article 6.6. Le suivi de l’activité
La charge de travail, la productivité et les délais d’exécution seront évalués dans les mêmes conditions que pour les autres salariés en tenant compte des spécificités de chaque poste de télétravail.
En tout état de cause, les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux qui auraient été obtenus dans le lieu habituel de travail.
Par ailleurs, les télétravailleurs devront donner le même niveau de visibilité sur leur activité qu’un salarié travaillant sur leur site habituel.
Article 7 – Les étapes de mise en place du télétravail
Article 7.1. Le principe du volontariat
Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat du salarié et de l'accord de l'employeur.
En cas d'acceptation, cette décision est prise sous réserve de la fourniture de l'attestation d'assurance, et de l'attestation sur l'honneur de conformité des installations électriques lorsque la demande porte sur le télétravail à domicile, ou le cas échéant de l'attestation de diagnostic de conformité électrique.
Article 7.2. Les modalités de candidatures
Article 7.2.1. Les modalités de candidatures dans le cadre de la campagne annuelle
Une campagne annuelle de télétravail est ouverte pour une mise en place au 1er janvier de chaque année. Les accords seront donnés pour un an.
A titre exceptionnel, la première campagne mise en place au titre des présentes dispositions démarrera au 1er septembre 2024 et prendra fin au 31 décembre 2025. L’enveloppe de jours de télétravail, pour les emplois qui y sont éligibles, sera proratisée sur la période (80 jours).
Le salarié concerné candidat au télétravail formalise sa demande par écrit en utilisant le formulaire spécifique.
La demande est ensuite transmise au responsable pour avis.
En tant que de besoin, et notamment pour les demandes initiales, un entretien entre le responsable et le salarié est organisé afin de permettre au manager d’émettre un avis favorable ou défavorable à la demande de télétravail.
Les demandes sont ensuite centralisées au service Ressources Humaines puis transmises à la Direction. Les demandes sont examinées par l’employeur notamment au regard des critères d’éligibilité et de priorisation déterminés aux articles 3 et 4 du présent accord.
Lorsqu'un salarié exprime une demande de télétravail, cette dernière est examinée au vu des conditions de faisabilité tant techniques, que budgétaires et/ou qu'organisationnelles au regard du ou des activités éligibles au sein du poste considéré, de la disponibilité du matériel informatique nécessaire, et de la maîtrise de l'emploi dont fait preuve le salarié, notamment de sa capacité à travailler de manière autonome. Ceci dans le cadre de la préservation de la continuité de service.
Pour des raisons de continuité de service, le nombre et les jours de télétravail, pour la formule en jours fixes, seront déterminés en concertation avec l’encadrement.
Article 7.2.2. Les modalités de candidatures en dehors de la campagne annuelle
En dehors de la campagne annuelle de télétravail, des demandes peuvent être formulées dans les cas suivants :
En cas de changement d’emploi (arrivée dans l’organisme ou changement d’emploi interne). La demande sera analysée au regard des critères d’éligibilité ;
Dans le cas d’une des situations particulières prévues à l’article 8 du présent accord qui en fixe les modalités de mise en œuvre ;
S’il y a un refus du télétravail, à l’issue du plan d’accompagnement mis en place pour accroitre l’autonomie du salarié.
Article 7.3. Les réponses aux salariés
En tout état de cause, la Direction informera le salarié de sa décision dans un délai qui ne pourra excéder un délai de 30 jours, sauf circonstances exceptionnelles.
Un entretien individuel est proposé par le responsable direct au salarié qui n’obtient pas d’accord. En cas de refus du télétravail au motif que le salarié manque d’autonomie, un accompagnement lui permettant d’accroitre cette dernière lui sera proposé s’il n’a pas déjà été mis en place.
En cas de refus, celui-ci sera motivé par écrit et reposera sur des motifs objectifs. Le délai de réponse de l’employeur ne pourra excéder 30 jours sauf circonstances exceptionnelles.
Les motifs de refus peuvent être les suivants, la liste n’étant ni limitative, ni impérative :
Infaisabilité technique ;
Incompatibilité aux règles d’hygiène et de sécurité ;
Insuffisante maitrise de l’emploi dont fait preuve le salarié ou incapacité du salarié à travailler de manière autonome ;
Incompatibilité entre le télétravail et l’organisation de l’équipe ou du service ;
Incompatibilité entre le télétravail et la quotité de tâches télétravaillables.
Le salarié pourra alors demander le réexamen de sa demande dans un délai de 30 jours.
Article 7.4. La formalisation de l’accord des parties
L’accord de l’employeur est formalisé par un avenant au contrat de travail. L’avenant au contrat de travail précisera notamment les modalités d’exécution du télétravail :
Le lieu de travail à distance ;
La période pour laquelle l’autorisation de télétravail est donnée ainsi que les conditions de renouvellement ;
La répartition des jours de télétravail et de présence sur site ;
Les plages horaires pendant lesquelles le salarié peut être contacté ;
Le matériel mis à disposition ;
Les frais pris en charge ;
La durée de la période d’adaptation ;
Les conditions de réversibilité du télétravail ;
Le rappel des règles de sécurité et de confidentialité ;
Le rappel des règles d’exercice du droit à la déconnexion.
Sauf situation exceptionnelle, notamment celles mentionnées à l’article 8 du présent accord, l’autorisation de télétravail est donnée pour la période de référence qui expire le 31 décembre de l’année correspondante.
La date de démarrage est en principe le 1er janvier de l’année correspondante, si l’ensemble des formalités administratives (remise des documents préalables et signature de l’avenant) sont réalisées. A défaut, le télétravail démarre à une date ultérieure et prendra fin au 31 décembre de l’année correspondante. L’autorisation peut être renouvelée auquel cas le salarié devra en faire la demande lors de la campagne annuelle.
Article 7.5. La période d’adaptation
Lors de l’entrée dans le dispositif de télétravail d’un nouveau télétravailleur, ou dans la cadre d’une situation exceptionnelle nécessitant sa mise en place, une période d’adaptation d’au maximum 3 mois est prévue durant laquelle l’employeur ou le salarié peut mettre fin au télétravail moyennant un délai de prévenance de 15 jours.
Un entretien est organisé entre le salarié et son manager au plus tard 15 jours avant l’arrivée du terme de la période d’adaptation afin d’effectuer un bilan sur la situation en télétravail. Ce bilan est l’occasion pour les deux parties d’apprécier l’opportunité de la poursuite ou non du télétravail.
Dans tous les cas, le manager porte une attention renforcée au suivi du salarié lorsqu'il débute le télétravail, afin d'accompagner sa prise d'autonomie et la maitrise des outils de travail et de communication à distance.
En cours d'exercice du télétravail, un bilan de la situation de télétravail est systématiquement réalisé lors de l'entretien annuel d'évaluation afin d'identifier les adaptations éventuelles qui pourraient être apportées.
Article 7.6. La suspension ou l’aménagement
Le salarié peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l'empêcher, de manière temporaire, de réaliser ses missions en télétravail (par exemple incendie ou inondation du lieu de télétravail, indisponibilité de la connexion internet, mise en œuvre de prérequis au démarrage du télétravail en cas de changement de domicile tels que l'assurance et l'attestation sur l'honneur relative à la conformité électrique, ou le cas échéant, le diagnostic électrique), dans ces hypothèses, le salarié ou le manager du salarié peut demander, dès qu'il a connaissance de ces événements, la suspension ou l'aménagement à titre temporaire du télétravail.
En cas de changement de fonction ou de lieu de travail, l’employeur analysera la poursuite du télétravail notamment, au regard de cette évolution.
Le maintien du télétravail dans ce cas, est subordonné à l’accord des deux parties et à la conclusion d’un nouvel avenant au contrat de travail. Cet avenant aura vocation à courir jusqu’à la fin de la période de référence en cours.
Article 7.7. La réversibilité temporaire ou permanente
Le télétravail relevant d'une décision commune du salarié et de son employeur, les parties ont la possibilité, au cours de l'exercice, d'adapter ou de mettre fin au travail à distance selon les modalités suivantes :
A l'initiative du salarié :
En cours d'exercice du télétravail, le salarié peut demander d’adapter ou de mettre fin au télétravail, sous réserve de respecter un délai de préavis de 15 jours maximum. En cas d'accord entre les parties ce délai peut être réduit.
A l'initiative de l'employeur :
En cours d'exercice du télétravail, l'employeur peut décider d’adapter ou de mettre fin, ou suspendre temporairement, le télétravail compte tenu de l'existence de motifs objectifs et argumentés rendant l'exercice du travail à distance inadapté. La décision de l'employeur est notifiée par écrit et argumentée.
Cette décision prend appui sur une observation de la problématique rencontrée, matérialisée lors d'entretien réguliers de suivi, et fait suite à la mise en place préalable d'actions visant à résoudre la problématique visée. Cette décision prend effet sous réserve de respecter un délai de préavis de 30 jours.
La réversibilité du télétravail, à l'initiative du salarié comme de l'employeur, ne fait pas obstacle à la formulation d'une nouvelle demande de télétravail par le salarié. En tout état de cause, l'employeur garantit au salarié les conditions de retour sur son poste de travail.
Les parties peuvent par ailleurs adapter les modalités du télétravail par commun accord à tout moment. Cette modification est notifiée par écrit et elle est conditionnée à la validation formelle de l'employeur et du salarié.
Article 8 – Aménagements particuliers
Par exception au principe de 2 jours de présence sur site, quand le télétravail est de nature à favoriser la continuité d’activité et le maintien dans l’emploi, le recours à un télétravail adapté pourra être mis en place.
Article 8.1. Les circonstances exceptionnelles collectives
L’organisation dérogatoire du télétravail mis en place en cas de circonstances exceptionnelles collectives peut relever du champ d’application de l’accord relatif au travail à distance, s’il vise une situation d’une durée et d’une ampleur significatives telles que l’activation d’un plan de continuité d’activité (PCA), une opération de déménagement, etc. Il ne pourra être déclenché qu’à l’initiative de l’employeur, compte tenu des circonstances locales, dans le respect des prérogatives des élus du personnel et des organisations syndicales. Les règles d’indemnisation ci-après continueront de s’appliquer dans ce cadre.
Article 8.2. Les épisodes climatiques exceptionnels et les pics de pollution
En cas d’épisode climatique exceptionnel (inondation, neige, canicule, etc.) ou de pics de pollution faisant l'objet de mesures prises par le préfet, telles que notamment des restrictions de circulation en voiture, selon les critères fixés à l'article L 223-1 du code de l'environnement, la Direction peut autoriser les salariés à travailler un jour habituellement travaillé sur site.
Article 8.3. Le télétravail sur préconisations médicales
Sur préconisations d’un médecin, si des mesures d’aménagement sont rendues nécessaires alors elles sont examinées par la Direction en lien avec les acteurs de la santé au travail (le Médecin du travail, le référent santé et sécurité au travail, etc.).
Cet examen peut notamment conduire à déroger aux 2 jours minimums de travail sur site.
L’aménagement retenu sera limité dans le temps.
Ces aménagements peuvent concerner les situations suivantes :
Les salariés en situation de handicap ;
Les situations de grossesse ;
Les situations médicales visant à favoriser la continuité de l’activité et le maintien dans l’emploi, dans le sens de la prévention de la désinsertion professionnelle.
Article 8.4. Le télétravail pour les salariés aidants
Le télétravail est ouvert aux salariés aidants. La situation de salarié aidant est analysée au regard des dispositions légales et conventionnelles et peut notamment conduire à déroger aux 2 jours minimums de travail sur site.
L’aménagement retenu sera limité dans le temps.
Article 9 – Participation à la vie de l’organisme
Afin de garantir l’information et le lien avec l’organisme, les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et aux réunions organisées par l’organisme.
Le salarié s’engage à participer à la vie de l’organisme peu important sa situation de télétravailleur. Ainsi, si la présence physique le nécessite, il s’engage à revenir sur site (par exemple, pour une formation ou une réunion). La journée de télétravail est annulée. Elle pourra être replanifiée sur la même semaine.
Chaque manager identifie un cadre propre à assurer des jours de regroupement collectif au sein de son équipe en prévoyant par exemple un jour de présence sur site obligatoire par semaine commun à toute l’équipe. Ces temps de regroupement seront notamment l’occasion de faire vivre le collectif de travail, par tous moyens, identifiés par le manager (organisation des réunions d’équipe ces jours de regroupement, animation managériale particulière, temps convivial, etc.).
Article 10 – Assurance
En cas de télétravail à domicile, ou depuis une résidence privée le salarié doit informer l'assureur du domicile qu'il y exerce une activité professionnelle, et s'assurer que l'assurance multirisques habitation souscrite couvre sa présence pendant ses journées de travail.
Il doit fournir à son organisme une attestation de l'assureur en ce sens avant la validation du démarrage en télétravail.
Article 11 – Equipements de travail
Le lieu d'exercice du télétravail doit être compatible avec l'exercice d'une activité professionnelle au regard des règles en matière d'hygiène et sécurité.
Lorsque le télétravail s'effectue à domicile, une attestation sur l'honneur visant la conformité électrique est demandée au salarié avant la validation de son démarrage en télétravail. Cette attestation sera requise en cas de télétravail depuis une autre résidence privée.
A la demande du salarié, une prestation d'un diagnostiqueur professionnel sera prise en charge par l'employeur pour le seul domicile principal, avant la mise en place du télétravail, ou en cas de transformation notoire de l'installation électrique durant l'exercice du télétravail. L'employeur informe les salariés de cette faculté. En cas de non-conformité, les travaux de remise aux normes sont à la charge du salarié.
Le télétravailleur doit pouvoir exercer son activité, être joignable par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance. A cet effet, il sera fourni au télétravailleur le matériel informatique et de communication nécessaire, afin de lui permettre d'exercer son activité professionnelle dans les mêmes conditions que lorsqu'il travaille sur site. A ce titre, une ligne téléphonique professionnelle ou un téléphone portable est mis à disposition du télétravailleur par l'employeur.
Celui-ci assure la maintenance et l'adaptation de l'équipement aux évolutions technologiques. L'utilisation de ce matériel ne peut se faire pour un usage privé. En cas de dysfonctionnement du matériel, le télétravailleur doit en informer immédiatement les services spécialisés de l'organisme, ainsi que son manager.
Par ailleurs, en tant que de besoin, afin d'assurer l'ergonomie du poste du télétravailleur à domicile, l'organisme met à sa disposition un mobilier adapté ainsi que les équipements nécessaires à l'exercice de ses fonctions dans des conditions équivalentes à celles dont il bénéficie lorsqu'il travaille sur site.
Un examen individuel de la situation de chaque salarié en situation de handicap afin de mettre en place les mesures spécifiques, que celles-ci soient organisationnelles ou matérielles en lien avec les préconisations du médecin du travail et grâce à l'appui éventuel d'un ergonome tel que le service de médecine du travail peut être sollicité.
Le salarié s'engage à prendre soin de ces équipements. Le salarié s'engage à restituer le matériel lié à son activité de télétravail lorsqu'il est mis fin au télétravail.
Une convention de mise à disposition de l’ensemble des matériels et équipements est signée par le salarié.
Article 12 – Frais professionnels
Sur présentation de factures, l'employeur prend en charge les frais professionnels inhérents à la situation de télétravail à domicile dans les conditions suivantes : - le coût réel de la réalisation du diagnostic de conformité des installations électriques à la demande du salarié concernant son domicile, - le surcoût éventuel de l'assurance du domicile où exerce le télétravailleur pour son montant réel.
Quelle que soit la formule de télétravail, une indemnité forfaitaire journalière est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l'exercice du travail à distance (notamment abonnement internet, consommation d'électricité, d'eau, de chauffage).
Cette indemnité forfaitaire journalière est versée, mensuellement, pour chaque jour effectivement télétravaillé depuis le domicile, une autre résidence privée différente du domicile ou un tiers- lieu (co-working), à hauteur de 2,95 €.
Elle est également versée, sans proratisation, au salarié en télétravail sur la demi-journée.
L'indemnité forfaitaire n'est versée que pour les jours de télétravail effectif, elle n'est pas due lorsque le salarié n'a pas été en situation de télétravail (en raison d'absences diverses, travail sur site, formation, mission, réunion, etc.), y compris lorsqu'une journée de télétravail était initialement prévue.
Le montant de l'indemnité est revalorisé au 1er janvier de chaque année en fonction du taux d'évolution annuelle constaté de l'indice Insee « Logement, eau, gaz et combustible », ou de tout indice qui viendrait à s'y substituer, publié au bulletin mensuel de statistique. L'Ucanss notifie aux organismes, ainsi qu'aux organisations syndicales, dès la publication de l'indice Insee de référence de décembre, les nouveaux montants revalorisés de ces indemnités forfaitaires.
La compensation des frais de repas se réalise par le bénéfice d’un titre restaurant.
Article 13 – Protection des données
Le télétravailleur s'engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l'organisme, en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données, leur confidentialité et le bon usage des ressources informatiques mises à disposition.
Il fera preuve d'une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l'application des dispositions en matière de mot de passe pour les travaux effectués à domicile ou depuis un tiers-lieu.
Dans un souci de protection des données, aucun document papier comportant des données personnelles (notamment relatives aux allocataires et/ou partenaires) ne doit être amené au domicile ni aucune impression y être réalisée. Cette interdiction ne s’applique pas à la documentation générale.
Des rappels sont réalisés auprès des salariés pour les sensibiliser aux enjeux de sécurité des données et du système d’information.
Article 14 – Droits et garanties individuels et collectifs
Article 14.1. Application des dispositions légales et conventionnelles
Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'organisme, notamment en matière d'accès aux informations syndicales, et de manière générale à toutes les informations relatives à la vie de l'organisme.
En particulier, il doit avoir les mêmes opportunités d'évolution professionnelle que ses autres collègues.
À ce titre, les télétravailleurs ont le même accès à la formation que des salariés qui travaillent dans les locaux de l'employeur. Lors de l'entretien professionnel, peuvent être abordés les besoins de formation spécifiques à ce mode d'organisation du travail.
Toutefois, les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables en situation de télétravail.
La direction informe le télétravailleur de la politique de l'organisme en matière de santé et de sécurité au travail, ce dernier étant tenu de respecter les règles en découlant lorsqu'il est en situation de télétravail.
Article 14.2. Durée du travail et respect de la vie personnelle
S'agissant des télétravailleurs soumis aux horaires collectifs, l'organisation du télétravail s'exerce dans le cadre des horaires de travail applicables au sein de l’organisme définis par accord, et donc dans le respect des règles légales en vigueur.
À ce titre, ils bénéficient des horaires variables définis localement par accord. La Direction s’engage, conformément aux obligations légales, à respecter et faire respecter les plages horaires, et veillera qu’aucun salarié ne soit contacté en dehors de celles-ci.
Le télétravailleur ne peut effectuer des heures supplémentaires qu'à la demande de la Direction.
Il est rappelé que le télétravailleur dispose des mêmes droits que chaque salarié concernant le droit à la déconnexion.
Pour ce qui concerne les salariés relevant d’un forfait annuel en jours, chaque journée effectuée dans le cadre du télétravail équivaut, quel que soit le nombre d’heures effectuées, à une journée de télétravail au sens de la convention de forfait.
Article 14.3. Pilotage de la charge de travail et des sollicitations
La Direction s'engage à ce que la charge de travail et les délais d'exécution du télétravailleur soient évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l'organisme.
Lors de l'entretien annuel d'évaluation, un échange spécifique sur le télétravail est prévu, avec un temps dédié à la charge de travail et aux modalités d'exercice du télétravail.
Afin de maitriser la densité des sollicitations en lien avec la diversification des canaux de contacts à distance, des bonnes pratiques sont mises en œuvre. Une démarche collective interne est mise en place pour travailler sur l’utilisation à bon escient du bon outil de communication.
Article 14.4. Application du droit à la déconnexion
Le télétravail, en ce qu'il s'appuie sur l'usage des outils numériques et peut s'exercer au domicile du salarié, comporte un enjeu renforcé pour l'exercice effectif du droit à la déconnexion.
Il est rappelé que le télétravailleur bénéficie, comme tous les salariés, d'un droit à la déconnexion qui s'exerce dans les conditions posées par le code du travail.
Il s'entend comme le droit pour chaque salarié à ne pas être connecté à un outil numérique professionnel en dehors de son temps de travail, et à bénéficier d'un temps de repos non interrompu.
Il appartient également à chaque salarié de porter une attention avisée au respect de son propre droit à la déconnexion, ainsi qu'à l'exercice du droit à la déconnexion des autres.
Le droit à la déconnexion se met en œuvre conformément au protocole d’accord local sur le sujet.
Article 14.5. Préservation du collectif de travail
Le travail régulier à distance peut avoir pour effet d'accentuer le risque d'isolement des télétravailleurs.
Le manager a un rôle majeur pour développer des nouveaux modes d'association des salariés dans le cadre d'une organisation mixte du travail, en utilisant les technologies numériques de communication et d'information, et en adaptant les modalités de coopération au sein de son équipe, et avec les autres services. Cette dimension fait l'objet d'un accompagnement renforcé dans l'accompagnement de la fonction managériale.
Une attention particulière est portée au maintien du collectif de travail. Des dispositions spécifiques sont prévues sur la participation à la vie de l’organisme à l’article 9 du présent accord.
Article 15. Relations sociales
En tant que salariés de l’organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d'effectifs.
À l'occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d'électorat et d'éligibilité que les autres salariés.
Comme eux, ils bénéficient de l'information diffusée par les représentants du personnel et ils ont comme les autres salariés accès à leurs représentants.
Enfin, les télétravailleurs peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel, et disposer pour cela des mêmes moyens.
Le crédit d'heure peut être utilisé, pour tout ou partie, pendant les périodes en télétravail. Pour permettre aux salariés en télétravail d’accéder à toute information diffusée par les organisations syndicales, les parties signataires prennent appui sur l’accord local relatif à l’accès des organisations syndicales aux nouvelles technologies de l’information et de la communication.
Article 16. Consultation de la représentation du personnel
La mise en œuvre du télétravail fait l'objet d'une consultation préalable de la représentation du personnel.
Un bilan annuel des données relatives au télétravail dans l'organisme lui est présenté.
Article 17. Santé au travail et représentation du personnel
Le télétravail peut constituer un facteur d'amélioration de la qualité de vie au travail contribuant ainsi au soutien de la motivation des salariés et de leur implication
Néanmoins, l'exercice fréquent du travail à distance peut emporter des risques spécifiques liés à l'isolement du salarié, ou encore au travail prolongé en posture assise et sur écran. Ceux-ci sont pris en compte dans le cadre du dialogue social via l'identification d'actions dans le plan de prévention des risques professionnels issus du DUERP.
L’employeur et les représentants du personnel doivent pouvoir s'assurer que les locaux utilisés pour le télétravail respectent les règles relatives à l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent ainsi avoir accès au domicile du télétravailleur sous réserve de son accord et de sa présence.
En cas d'opposition du salarié à la visite de conformité du domicile, l’employeur pourra décider de refuser la demande de télétravail ou mettre fin à la situation de télétravail.
En cas de risques identifiés liés à l'état du domicile du télétravailleur, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du télétravail à domicile jusqu'à l'achèvement de la remise aux normes.
L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant les plages horaires du télétravail est présumé être un accident de travail au sens des dispositions du Code de la Sécurité sociale.
À cet effet, le télétravailleur informe le service des Ressources Humaines de l'accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l'élaboration de la déclaration d'accident de travail dans la journée où l'accident s'est produit ou au plus tard dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d'impossibilité absolue ou de motif légitime).
Article 18. Sensibilisation et formation au télétravail
Les télétravailleurs reçoivent par l’expertise du service informatique une sensibilisation appropriée notamment sur les équipements mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail. Ils bénéficient, en tant que de besoin, d’une formation.
De plus, les salariés en situation de télétravail reçoivent également une sensibilisation concernant la protection des données et la bonne utilisation du matériel informatique en posture de travail à distance.
Les managers chargés d’encadrer les télétravailleurs sont formés afin de développer leurs compétences en matière de management à distance.
Les salariés de l’unité de travail du télétravailleur sont sensibilisés par leur responsable direct à cette forme d’organisation du travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de télétravail.
Article 19 – Dispositions générales
Article 19.1. Communication auprès des salariés du présent protocole
L’employeur porte à la connaissance de chaque agent le contenu du présent protocole.
Article 19.2. Durée de l’accord et entrée en vigueur
Le présent accord entre en vigueur à compter du 1er septembre 2024 et est conclu pour une durée indéterminée.
Il révise en totalité les dispositions du protocole d’accord local relatif à la mise en œuvre du télétravail au sein de la Caisse d’allocations familiales des Deux-Sèvres, signé le 18 octobre 2018. Elles cessent de produire leurs effets à compter de la date d’entrée en vigueur du présent protocole d’accord.
Article 19.3. Suivi de l’accord et périodicité des négociations
En vue du suivi de l’application du présent accord, les parties conviennent de se revoir tous les 4 ans et négocier sur la thématique du télétravail. Un bilan de l’utilisation du dispositif sera réalisé, 3 ans après son entrée en vigueur, et présenté aux instances représentatives du personnel.
Article 19.4. Révision
Conformément à l’article L. 2261-7-1 du Code du travail, sont habilitées à engager la procédure de révision du présent accord :
Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel cet accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de l'accord et signataires de cet accord ;
A l'issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application de l’accord.
La demande de révision sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des parties à l’accord. Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans un délai de trois mois à partir de l’envoi de cette lettre, les parties devront s’être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d’un avenant de révision. Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un tel avenant.
L’avenant de révision est négocié et conclu dans les conditions de droit commun de la négociation collective. Il se substitue de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie.
Article 19.5. Dépôt et formalités de publicité
Les présentes dispositions s’appliquent sous réserve de l’agrément prévu par l’article L. 123-2-1 du code de la sécurité sociale.
Il sera déposé un exemplaire auprès du greffe du Conseil de prud’hommes compétent.
Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet accord sera également déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail.
Une copie sera remise à chaque organisation syndicale.
