Article 2.6 – Formalités et inscription au registre pour le respect RGPD PAGEREF _Toc232066334 \h 6
Article 3 – DURÉE DE L’ACCORD PAGEREF _Toc232066335 \h 7 Article 4 – RÉVISION PAGEREF _Toc232066336 \h 7 Article 5 – PUBLICITÉ ET ENTRÉE EN VIGUEUR PAGEREF _Toc232066337 \h 7
Vu les dispositions légales en vigueur, Vu la Convention collective nationale du personnel des organismes de sécurité sociale,
ENTRE :
La Caisse d’Allocations Familiales des Pyrénées-Orientales, 112 Rue du Docteur Henri Ey 66000 Perpignan ; représentée par M.XXXXXX , Directeur, dûment mandaté pour conclure les présentes,
ci-après désignée «
la CAF »,
d'une part,
ET :
Les organisations syndicales représentatives :
XXXXXX, déléguée syndicale FO
XXXXXX, déléguée syndicale CGT
ci-après désignées les «
Organisations Syndicales »,
d'autre part
Ci-après désignées ensemble «
Les Parties signataires ».
Il a été convenu ce qui suit :
Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique en vue des élections du comité social et économique, de la Caisse d’Allocations Familiales des Pyrénées-Orientales, dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Les informations relatives au processus électoral ont été et seront tout au cours de ce dernier réalisées dans le respect des dispositions légales.
Les modalités d’organisation détaillées de l’élection figureront au sein du protocole d’accord préélectoral qui mentionnera, conformément à l’article R.2314-13 du code du travail, la conclusion du présent accord sur le recours au vote électronique.
CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :
Article 1 – MODALITÉS D’ORGANISATION DES OPÉRATIONS
Article 1.1 – Principe de recours à un prestataire
Compte tenu de la technicité requise et des contraintes nécessaires pour garantir la sécurité du processus électoral ainsi que la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en œuvre du dispositif de vote électronique, dans le cadre des élections professionnelles du comité social et économique, à un prestataire extérieur spécialisé.
Pour chacune des élections à venir, l'identité du prestataire retenu figurera dans le protocole d'accord préélectoral. En tout état de cause, le recours à un prestataire extérieur différent d'une élection à l'autre n'emporte pas remise en cause du présent accord, dès lors que le système retenu respecte les exigences légales et réglementaires applicables.
En tout état de cause:
les informations relatives au prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique figureront dans le protocole d’accord préélectoral applicable à l’ élection concernée.
l’organisme fera appel à un expert indépendant chargé d’apprécier la conformité du système de vote du prestataire aux dispositions légales et réglementaires applicables, notamment au regard des exigences de la CNIL relatives au vote électronique.
un cahier des charges sera établi dans le respect des dispositions des articles R2314- 5 et suivants du code du travail. Il sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et sera également mis à disposition sur l’intranet.
Article 1.2 – Vote exclusivement par internet
Afin d’assurer une plus grande simplicité et une homogénéité dans l’organisation du scrutin, les parties conviennent que l’ensemble des électeurs de l’organisme votera exclusivement par voie électronique. En conséquence, aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.
Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique mises en œuvre garantissent la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour l’établissement des listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification des électeurs, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral et aux dispositions légales applicables.
Article 1.3 – Listes électorales
La Direction établira un fichier « listes électorales » qui enregistre les données suivantes : civilité, nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’organisme, date et lieu de naissance, collège d’appartenance, et éligibilité et procèdera à son affichage conformément aux préconisations légales.
La Direction des Ressources Humaines transmettra ce fichier au prestataire.
Article 1.4 – Listes de candidats et propagande électorale
Les listes des candidats doivent être transmises au Secrétariat de Direction. Les professions de foi, les logos et les photographies des candidats, établis en respect des caractéristiques imposées par le prestataire, devront être communiqués au Gestionnaire de l’élection, qui les enverra en l’état, au prestataire.
Les listes présentées par les organisations syndicales et les professions de foi seront mises en ligne sur le site de vote.
Article 1.5 – Notice d’information
Une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales sera transmise à chaque salarié dans les conditions définies par le protocole d’accord préélectoral.
À cet effet, un plan de communication interne destiné aux salariés sera déployé en amont puis durant l’ensemble du scrutin, afin de faciliter l’appropriation par les électeurs de cette modalité de vote.
En amont du scrutin :
Information sur les conditions et les règles du vote en ligne
Information de la date d’envoi des identifiants de vote par le prestataire et message de rappel
Messages ciblés sur l’Intranet et supports dématérialisés de communication
Pendant le scrutin :
Les électeurs pourront appeler la Cellule d’assistance technique composée d’un représentant du prestataire et du Gestionnaire de l’organisme afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de l’expression de leur vote.
Des messages de rappel de l’élection en cours seront adressés aux personnels.
Le Gestionnaire de l'élection sera chargé de la bonne utilisation du Système de vote et de l'organisation des opérations électorales au sein de la CAF. A ce titre :
Il communiquera au Prestataire l'ensemble des données et des documents électoraux et contrôlera l'importation de ces éléments par le Prestataire au sein du Système de vote ;
Il organisera les séances de contrôle des données, test et scellement du Système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les participants concernés ;
Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par la CAF, à l'efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernées pendant les opérations électorales.
De plus, il sera le point de contact du Prestataire au sein de la CAF et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l'utilisation du Système de vote.
Le statut de Gestionnaire de l'élection ne donnera aucun droit d'accès aux identifiants et mots de passe des utilisateurs. Les membres des bureaux de vote et les observateurs bénéficieront d'une formation sur le Système de vote. Cette formation sera dispensée via :
la présentation du Système de vote et les explications fournies lors de la séance de contrôle des données, test et scellement du Système de vote ;
les informations contenues dans la note d'information à l'attention de l'ensemble des électeurs ;
l'annexe du protocole d'accord préélectoral sur le fonctionnement du système de vote.
Parallèlement, les dispositions suivantes seront prises pour que l'ensemble des salariés ait accès aux explications nécessaires pour voter, et puisse bénéficier d'une assistance éventuelle en cas de difficulté :
Les courriers contenant les codes d'accès personnel des électeurs rappelleront les plages d'ouverture du vote et fourniront les informations nécessaires pour accéder au site de vote ;
Un mode d'emploi du vote, décrivant à l'aide de copies d'écran les étapes à suivre pour voter et contenant le numéro du prestataire sera communiqué aux électeurs avec les codes d'accès au site de vote ;
Le service support du prestataire répondra à toute question des électeurs relative au fonctionnement du site de vote et à l'expression du vote, et pourra assister à distance tout électeur en difficulté.
Article 1.6 – Lieux, durée du scrutin
Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter dont l’accès à des postes dédiés dans l’organisme. Le temps passé au sein de l’organisme par ces derniers à voter sera considéré comme du temps de travail.
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours, et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin définie au sein du protocole d’accord préélectoral (1er tour et, le cas échéant, 2ème tour), de n’importe quel terminal internet (via ordinateur, tablette, smartphone), de leur lieu de travail, de leur domicile ou d’un lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Article 2 – DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE
Article 2.1 – Modalités d’accès au serveur de vote
Pendant toute la durée des opérations électorales, le site de vote sera accessible par Internet à tout utilisateur muni d'un identifiant personnel fourni par le Prestataire.
Un identifiant personnel sera attribué aux électeurs (dont les membres des bureaux de vote et les candidats), ainsi qu'aux observateurs.
Outre leur identifiant, les électeurs recevront un mot de passe. La saisie du mot de passe sera nécessaire pour valider un vote.
Les identifiants et les mots de passe seront strictement individuels et confidentiels. Conformément aux recommandations de la CNIL, le code d’accès et le mot de passe permettant l’authentification de l’électeur, seront envoyés séparément par le biais de deux canaux différents : Selon les modalités définies au sein du protocole d’accord préélectoral. Afin de sécuriser le vote et d’en garantir la fiabilité, un troisième identifiant distinct sera mis en place sous la forme d’une question dont seul le salarié connaît la réponse. Sont exclus la date de naissance, le numéro d’agent ainsi que tout élément facilement décelable par un tiers.
Ces codes aléatoires seront générés automatiquement par le Système de vote et ne contiendront aucun élément permettant d'identifier l'identité du titulaire.
Article 2.2 –Expression du vote
Seules les listes correspondant à son collège seront présentées à l’électeur. L’électeur sera invité à sélectionner la liste de son choix, les candidats souhaités ou le vote blanc puis à vérifier et valider son choix en saisissant son mot de passe. A ce stade, l’électeur peut encore modifier son choix.
Les données saisies par l'électeur au cours de sa connexion au site de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé.
A l'issue de son vote, l'électeur pourra visualiser un accusé de réception électronique confirmant l'enregistrement de son vote dans le Système de vote, qu'il pourra conserver.
L’Entreprise mettra à disposition des électeurs des postes informatiques. L’emplacement de ces postes permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote.
Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap, ou d’une infirmité, auront la possibilité de se faire assister par un électeur de leur choix sans porter atteinte au secret du vote ni à la liberté de choix de l’électeur.
La procédure assure la confidentialité de l’envoi : à aucun moment les codes adressés ne sont affichés à l’écran.
Toute régénération d'identifiant et de mot de passe est enregistrée au sein du Système de vote et fait l'objet d'une mention dans le compte rendu de dépouillement précisant l'émetteur, l'utilisateur (identité de l'électeur ou de l'observateur), la date et l'heure de l'envoi.
Les listes d'émargement ne seront accessibles qu'aux membres des bureaux de vote, à des fins de contrôle du déroulement des scrutins pendant les opérations de vote. Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et les taux de participation.
Article 2.3 – Cellule d’assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire et de l’organisme, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 2.4 – Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre à l’exigence posée par l’article R2314-7 du code du travail l’expression du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.
Le secret du vote est assuré par :
le cryptage du vote à la source, c’est-à-dire dans le navigateur Internet utilisé par l'électeur, rendant le vote illisible jusqu'à son dépouillement,
le cryptage des communications entre le terminal de vote et le système de vote,
la séparation du fichier des électeurs et du contenu de l'urne, rendant impossible le rapprochement d'un vote et d'un électeur.
Le processus mis en œuvre par le prestataire garantira ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.
Article 2.5 – Dépouillement
Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres des bureaux de vote, des représentants de listes souhaitant être présents, des observateurs éventuels, de la Directrice des Ressources et du Gestionnaire de l'élection.
Pour chaque collège, il sera déclenché par l’activation conjointe d’au moins deux des trois clés de déchiffrement, conservées par les membres du bureau de vote.
Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.
Les procès-verbaux des résultats seront édités par le Système de vote, puis signés par les membres du bureau de vote.
De plus, les listes d'émargement seront imprimées et signées par les membres du bureau de vote. Après signature par les membres du Bureau de vote, les listes d'émargement seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur ou le gestionnaire de l’élection (agissant en délégation de l’employeur). L'enveloppe sera détruite, avec le matériel de vote issu du dépouillement des votes à l'issue de la période de recours.
Article 2.6 – Formalités et inscription au registre pour le respect RGPD
L’élection sera organisée dans le respect de la loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés dans sa version en vigueur actuellement. L’employeur s’engage à réaliser toutes les formalités nécessaires en matière de protection des données personnelles.
La CAF des Pyrénées-Orientales agit en qualité de responsable de traitement au sens du règlement (UE) 2016/679 relatiif à la protection des personnes à l’égard du traitement des données à caractère personnel. Le prestataire agit en qualité de sous-traitant et s’engage à respecter les obligations résultant de la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles. Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire, après en avoir informé le Gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables. Article 3 – DURÉE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et s’appliquera à l’ensemble des prochaines élections professionnelles du comité social et économique. Article 4 – RÉVISION
Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant.
Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.
La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.
À la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord. Article 5 – PUBLICITÉ ET ENTRÉE EN VIGUEUR
L'accord collectif sera transmis à la DSS dans le cadre de la procédure d'agrément des accords locaux conformément à l'article D.224-7-3 du Code de la Sécurité sociale.
L'accord sera réputé agréé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d'examen de la DSS, et en l'absence d'un retour de la DSS, à l'issue d'un mois après avis du Comex.
ll entrera en vigueur le jour suivant l'obtention de l'agrément par l'autorité compétente de l'Etat (articles L. 123-1 et L. 123-2 du code de la Sécurité sociale).
Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l'organisme, aux instances représentatives du personnel. ll fera l'objet d'une diffusion, auprès du personnel par note de direction, affichage et diffusion dans l’intranet. Le présent accord fera l'objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DREETS via la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, et du greffe du conseil des prud'hommes.
A Perpignan, le 11 juin 2026,
Le Directeur,
XX XXXX
Les Organisations syndicales,
XX XXXX, déléguée syndicale FO XX XXXX déléguée syndicale CGT
