PROTOCOLE D'ACCORD RELATIF à l’accès à la messagerie interne et a internet PAR LES organisations syndicales ET LEComite SOCIAL ET ECONOMIQUE
Entre : la Direction de la Caisse d’Allocations Familiales du Calvados représentée par son Directeur, Et les organisations syndicales signataires et le secrétaire du Comité Social et Economique (désigné au long du document sous le sigle CSE).
Il a été convenu :
PREAMBULE
La Direction de la Caisse d’Allocations Familiales du Calvados et les organisations syndicales renouvellent leur souhait de développer le dialogue social en s’appuyant sur les nouveaux outils de communication. Un accord a été signé le 20 mars 2018 pour définir les règles d’utilisation de la messagerie électronique, de l’intranet et des accès à internet. Depuis, les outils ont évolué, les bases Lotus ont été supprimées et la suite Office 365 a été proposée à tous les utilisateurs de la Caf. Le présent accord vise à revoir et adapter les modalités d’accès à ces outils.
TITRE 1 : CARACTERISTIQUES TECHNIQUES
La Caisse d’Allocations Familiales du Calvados met à disposition des organisations syndicales et du CSE le matériel compatible avec le réseau informatique et la messagerie : ordinateurs et logiciels bureautiques (licence E1 de la suite Office 365). Une imprimante partagée est également mise à disposition. Ce matériel, propriété exclusive de la Caisse d’Allocations Familiales du Calvados, est placé sous l’entière responsabilité de l’organisation syndicale et du CSE. La maintenance du matériel et des logiciels est assurée par le service informatique selon les procédures habituelles en vigueur. La Caisse d’Allocations Familiales du Calvados prend en charge les éléments nécessaires au fonctionnement dudit matériel comprenant les produits consommables (papier, recharge d’encre) sous réserve d’une utilisation raisonnable.
TITRE 2 : MESSAGERIE, INTRANET ET ACCES A INTERNET
Utilisation de la messagerie
Chaque organisation syndicale de la Caisse d’Allocations Familiales du Calvados et le CSE disposent d’une messagerie électronique et d’une adresse électronique destinées à une information raisonnable au regard du cadre fixé par le code du travail. La Caisse d’Allocations Familiales du Calvados confirme pour chaque agent le droit de contacter l’organisation syndicale de son choix au moyen de la messagerie électronique interne. La responsabilité des accès et de l’utilisation des adresses électroniques incombe aux Organisations Syndicales et au secrétaire du CSE. Cette adresse électronique est destinée à permettre de communiquer : Entre les mandatés, Entre les organisations syndicales et leurs adhérents, Entre les organisations syndicales de l’organisme, Entre les mandatés et / ou les organisations syndicales et la direction,
Entre les organisations syndicales et des salariés,
Entre les organisations syndicales et leurs correspondants extérieurs, dans le cadre de leurs missions.
Les messages adressés à l’ensemble des salariés sont limités à l’envoi de notifications relatives au dépôt de tracts ou informations dans l’espace dédié de l’intranet, En conséquence, le principe de la chaîne, c’est à dire la diffusion collective démultipliée par le biais du receveur d’information, est interdit de même que la diffusion de communications (tracts, pétitions, etc…) non sollicitées par leurs destinataires. La transmission de documents destinés à une diffusion générale est proscrite.
accès a internet
L’accès à Internet est accordé aux représentants du personnel pour la durée de leur mandat dans le cadre de l’utilisation prévue pour le personnel de la Caisse d’Allocations Familiales dans la charte nationale de sécurité de l’utilisateur du système d’information annexée au Règlement intérieur. La direction veille à mettre en œuvre ces accès.
Informations à l'ensemble du personnel
La Direction autorise chaque organisation syndicale à procéder à la publication de tracts, informations sur leur espace intranet. Chaque organisation syndicale disposera d'un espace dédié sur le portail intranet Cafcom pour y déposer des informations à destination des salariés. A charge pour chaque organisation d'en gérer l'actualisation et la publication. A l’intérieur de cette base, 2 rubriques sont mises à disposition des organisations syndicales : INFORMATIONS et TRACTS. Le contenu des informations déposées est librement déterminé par chaque organisation syndicale, sous réserve de l’application des dispositions relatives à la presse. Les propos ne doivent pas être insultants, injurieux ou diffamatoires et seuls les documents d’origine syndicale sont autorisés en excluant les publications d’origine politique. Les organisations syndicales pourront adresser une notification à l'ensemble des salariés pour les aviser de la mise en ligne de leur propagande. Aucune pièce ou élément de contenu ne pourra être intégré à ce message en dehors du lien d’accès à l’espace intranet Cafcom dédié. Les messages automatisés seront adressés à l’ensemble du personnel à chaque mise à jour des rubriques.
Ces messages auront pour titre : « INFORMATION DU SYNDICAT XXXXXX » ou « TRACT DU SYNDICAT XXXXX ». Ils auront pour contenu : « Le Syndicat XXXXX vous indique qu’une information a été déposée sur son espace intranet. Cordialement » Ou « Le Syndicat XXXXX vous indique qu’un tract a été déposé sur son espace intranet. Cordialement ». L’accès direct à l’espace intranet syndical concerné sera facilité par un lien inséré dans ces messages.
TITRE 3 : RESPECT DES DISPOSITIONS PREVUES
Les organisations syndicales et le CSE, par l’intermédiaire de leurs représentants signataires, s’engagent à respecter les règles ainsi édictées dans le souci du bon fonctionnement et de la sécurité des systèmes d’information. Toute utilisation abusive ou non conforme aux dispositions du présent accord fera l’objet d’un rappel par courrier à l’organisation syndicale concernée. En fonction de la gravité des manquements constatés et après réunion de tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend, la direction pourra décider de saisir la juridiction compétente. La Caisse d’Allocations Familiales du Calvados s’engage à respecter la confidentialité des échanges électroniques entre les salariés et les organisations syndicales et le CSE et à ne pas exercer de contrôle sur les listes de diffusion utilisées par les mandatés.
TITRE 4 : BILAN
Les parties conviennent de se réunir au terme de cet accord pour dresser un bilan et reconduire ou amender les dispositions ainsi édictées. Les dispositions prévues au présent accord seront réexaminées dans le cas où un accord national interviendrait dans ce domaine.
TITRE 5 : INFORMATION, PUBLICITE ET DUREE
Le présent accord sera disponible dans l’intranet de la Caf.
Il prendra effet à compter de sa signature jusqu’au 31 décembre 2023, sous réserve d’agrément par les autorités de tutelle.
Le présent accord se substitue de plein droit à tout accord et disposition qui auraient le même objet.
Il pourra être révisé à tout moment par voie d’avenant signé entre la Direction et tout ou partie des organisations syndicales signataires ou ayant adhéré au présent accord, dans les conditions définies à l'article L2222-5 du Code du travail.
Une version intégrale et une version anonymisée du présent accord sont déposées, dès sa conclusion, à l’initiative de la direction sur la plateforme de télé procédure du Ministère du Travail.
Les parties conviennent, par ailleurs, que l’intégralité du présent accord est publié dans la base de données nationale.
Un exemplaire du présent accord est remis au Greffe du Conseil de Prud’hommes territorialement compétent.
Un exemplaire original est remis dûment signé à chaque organisation syndicale représentative de la Caf du Calvados.
